Статический бюджет — это твердый план, в котором доходы и расходы планируются исходя только из заданного объема реализации. Исполнение бюджета контролируется по фактическим показателям без каких-либо корректировок. Статический бюджет позволяет оценить только абсолютные показатели исполнения бюджета. Статический бюджет отражает факт полученного результата. Статические бюджеты используются для внутрихозяйственных служб, в подразделениях, работа которых не зависит от объемов производства или реализации продукции.
Статический бюджет, как правило, предназначен для определенного уровня деловой активности предприятия, он не может использоваться для контроля затрат при изменении уровня активности.
Провести детальный анализ результатов деятельности предприятия, используя статический бюджет, невозможно.
Поэтому на практике чаще используется гибкий бюджет.
2 Статический и гибкий бюджеты
Гибкий бюджет предусматривает несколько альтернативных вариантов объема реализации и всевозможные корректировки затрат и доходов в зависимости от изменения объемов. Гибкий бюджет учитывает изменение затрат в зависимости от изменения уровня продаж, он представляет собой динамическую базу для сравнения достигнутых результатов с запланированными показателями.
В основе составления гибкого бюджета лежит разделение затрат на переменные и постоянные. Если в статическом бюджете затраты планируются, то в гибком бюджете они рассчитываются.
Сравнивая статический и гибкий бюджеты, можно сказать, что последний предоставляет более объективные данные для анализа выполнения плановых заданий.
Гибкий бюджет можно использовать как для планирования, так и для анализа и оценки различных хозяйственных ситуаций в условиях возможных непредвиденных обстоятельств.
Показатели Бюджет Выпол- нение
Отклоне- ние
Скорректирован- ный на выполнение
бюджет
Отклонение от скорректирован-
ного бюджета
Объем реализации, шт.
1000 800 -200 800 -
Доход от реализации продукции
5000 4800 -200 4000 +800
Производственная себестоимость продукции
3800 3200 -600 3040 +160
Валовая прибыль 1200 1600 +400 960 +640
Общехозяйственные расходы
750 750 - 750 -
Коммерческие расходы
70 150 +80 70 +80
Прибыль 380 700 +320 140 +560
Исполнение бюджета предприятия
Контроль за исполнением бюджетов осуществляется в виде предварительного, текущего и последующего видов контроля.
Предварительный контроль является самым важным видом контроля. Основная цель предварительного контроля — показать эффективность использования ресурсов предприятия при выборе того или иного варианта производства и реализации продукции. Данный вид контроля осуществляется на стадии планирования при анализе представленных альтернативных вариантов. В результате проведенной оценки принимается и утверждается вариант бюджета, наиболее соответствующий установленным критериям.
Предварительный контроль должен осуществляться на каждой стадии составления главного бюджета. Каждая смета в отдельности должна пройти предварительный контроль.
3 Контроль за исполнением бюджетов
Например, предварительный контроль подготовленного бюджета продаж должен быть проведен по программе, которая содержит следующие вопросы:
1) Какова вероятность того, что наша продукция будет иметь спрос на момент реализации?
2) Насколько реальны представленные в бюджете объемы реализации с точки зрения:
предполагаемого спроса
производственных мощностей?
3) Какова реальность представленных в бюджете цен реализации продукции?
4)Насколько оптимальна структура реализации?
Тщательно проведенный предварительный контроль обеспечивает устранение всякого рода ошибок, в том числе умышленных. С его помощью достигается включение всех видов затрат в расчет себестоимости планируемой к производству продукции, максимально исключается возможность появления неучтенных затрат непосредственно на стадии производства и реализации.
Профессионально составленный и сбалансированный по всем показателям бюджет предприятия обеспечивает своевременное бесперебойное снабжение производства сырьем и материалами; исключает затраты на хранение излишков сырья и готовой продукции на складах;
обеспечивает рациональное размещение работников по рабочим местам, проведение эффективной политики по своевременному привлечению финансовых средств, эффективное размещение свободных денежных средств.
Текущий контроль бюджета осуществляется в ходе его исполнения путем сопоставления плановых показателей с фактическими учетными данными, в процессе которого выявляют отклонения.
Выявленные отклонения подвергаются анализу, выясняются причины, их вызывающие.
Затем либо выявленные причины устраняются, либо производится корректировка бюджета.
Текущий контроль может осуществляться двумя путями:
- в режиме «on-line» — при наличии интегрированной компьютерной информационной системы по управленческому учету;
- с помощью управленческой отчетности.
В режиме «on-line» текущий контроль обеспечивается в соответствии с заданной программой. Все производимые расходы при вводе информации соответствующим образом кодируются и в автоматическом режиме фиксируются в графах «фактические расходы»
определенных бюджетов. Кроме того, каждая запись сопровождается расчетом экономии или перерасхода на заданный период.
Менеджер, контролирующий исполнение
того или иного бюджета, принимающий решение
по расходам или доходам, в любой момент может
видеть реальную картину по всем позициям,
необходимым ему для полноценного управления.
Значительно сложнее процедура текущего контроля на предприятиях, в которых нет компьютерной системы по управленческому учету. В этом случае необходимо разработать
«внутрифирменную» отчетность и установить сроки ее представления. Как правило, эти сроки отчетности не должны превышать одного месяца. В основном отчетность формируется за рабочую неделю, 10 дней, 20 дней и месяц.
При разработке форм отчетности очень важно, чтобы они четко соответствовали плановым формам, а фактические показатели расходов и доходов были сопоставимы с плановыми заданиями.
Иначе говоря, нельзя формировать отчетные данные о выполнении планового задания в количественном выражении, если они запланированы в стоимостном выражении, и наоборот;
не допускается отчетная информация в валюте, отличной от зафиксированной в смете. Не допускается представление отчетных данных, которые нуждаются в доработке для обеспечения сопоставимости с плановыми показателями.
Очевидно, что менеджеры разного уровня нуждаются в информации разного уровня. Например, менеджеру, связанному непосредственно с производственным процессом в цехе А, необходима детальная информация по использованию каждого вида сырья (в натуральных единицах), количеству произведенной продукции (в натуральных единицах), количеству отработанного каждым работником времени (в часах) и др.
Такому менеджеру для выполнения своих обязанностей необходима информация, содержащая до нескольких сотен различных показателей деятельности (плановые задания до него также доводятся в натуральных показателях с соответствующей детализацией). Некоторые формы отчетности менеджеру по производству готовятся ежедневно.
В то же время менеджеру высшего звена, как правило, достаточно информации по 10—15 основным показателям деятельности, он не нуждается в излишне детализированной информации, она перегружает его, это не его компетенция. И периодичность отчетности может быть реже, например один раз в месяц.
В случае возникновения серьезных проблем по
исполнению плановых показателей готовятся
специальные аналитические записки, в которых
подробно разбираются возникшие отклонения
фактических данных от бюджетных показателей,
выявляются и объясняются причины отклонений,
даются рекомендации по устранению выявленных
причин либо по корректировке бюджетных
показателей.
Корректировки, вносимые в какую-либо смету, как правило, затрагивают взаимосвязанные сметы и в целом весь бюджет предприятия. В компьютеризированной системе управленческого учета внесение каждой корректирующей записи меняет все бюджетные показатели в автоматическом режиме. Очевидно, что внесение корректировок в таком случае должно осуществляться только уполномоченными лицами с фиксированием фамилии лица, внесшего изменение. Лица, не имеющие права вносить изменения в бюджетные показатели, не должны иметь допуска и пароля.
В случае если на предприятии управленческий
учет не компьютеризирован, корректировочные
записи производятся с учетом взаимосвязи всех
показателей, при этом пересчитываются все сметы.
Последующий контроль бюджета осуществляется по завершении бюджетного периода, он носит «исторический»
характер. В отличие от текущего контроля, который иначе называют оперативным, последующий контроль бывает более точным и взвешенным, а значит, более глубоким и объективным.
Последующий контроль также осуществляется с помощью форм управленческой отчетности. Они содержат данные по плановым и фактическим показателям, а также данные по отклонениям факта от плана. Кроме того, как правило, формы отчетности предусматривают сопоставимость названных показателей за отчетный и предшествующий периоды.
Последующий контроль является заключительным этапом бюджетного процесса. Он дает целостную информацию о завершении бюджета, предполагает возможность анализа эффективности использования денежных и материальных средств, оптимальности структуры производимой продукции и позволяет (с учетом полученной информации) более точно рассчитывать последующие бюджеты.
Объем производства = Объем продаж + Прогнозируемый запас готовой продукции на конец года - Запас готовой продукции на начало периода
Количество материалов, необходимых для обеспечения плана производства = Материалы, необходимые для производства запланированного объема продукции - Запасы материалов на начало периода
Объем закупок материалов = Материалы, необходимые для производства запланированного объема продукции + Запасы материалов на конец периода - Запасы материалов на начало периода
Себестоимость реализованной продукции = Запас готовой продукции на начало периода + Себестоимость произведенной за планируемый период продукции - Запас готовой продукции на конец периода