Bahagian Perolehan / Zon Kewangan Jabatan Bendahari
Universiti Kebangsaan Malaysia (u/p:)
Syarat Lantikan:
1. Keahlian dan tanggungjawab Jawatankuasa hendaklah merujuk kepada Garis Panduan UKM-SPKP- BEN-PKU04-GP08 Penyediaan Spesifikasi/Teknikal dan Penilaian Tawaran Sebut harga/Tender 2. Lantikan ini dianggap sebagai surat lantikan secara rasmi daripada PTJ. Walau bagaimanapun,
sekiranya berlaku pindaan keahlian atau penambahan, PTJ perlu mengeluarkan surat lantikan yang baru.
3. Senarai lantikan hendaklah dihantar kepada urusetia di Jabatan Bendahari untuk kelulusan sebelum spesifikasi disediakan. Sekiranya lantikan ahli kurang sesuai, PTJ akan diminta untuk meminda/menambah semula lantikan keahlian berkenaan.
4. Setiap ahli perlu menandatangani surat Integrity Pact sebelum dan selepas mesyuarat. Rujuk UKM- SPKP-BEN-PK02-BO30 Integrity Pact (Lampiran B & C)
Senarai semak
Bil Perkara Ya/Tidak
1 Peruntukan telah diluluskan
2 Kelulusan Jawatankuasa / agensi telah diperolehi (jika berkaitan contohnya Jawatankuasa Pembangunan ICT /Pihak Berkuasa Tempatan)
3 Senarai ahli telah lengkap sebagaimana dinyatakan di Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi dan Penilaian Tawaran Sebut harga dan Tender (Bekalan dan Perkhidmatan)
4 Ruang telah ada bagi perolehan yang memerlukan ruang khusus 5 Keperluan kapasiti bekalan kuasa (jika berkaitan)
Rujukan (TOR) berikut:
No. Sebut Harga / Tender Tajuk Sebut Harga / Tender
1. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Bil
.
UKM (Per)
Nama PTJ/
Agensi
Gred Jawata
n
Peranan Tandatangan
Pengerusi
Ahli
Ahli 2. Jawatankuasa Penilaian Spesifikasi /Teknikal
Bil .
UKM (Per)
Nama PTJ/
Agensi
Gred Jawata
n
Peranan Tandatangan
Pengerusi
Ahli
Ahli 3. Jawatankuasa Penilaian Harga
Bil .
UKM (Per)
Nama PTJ/
Agensi
Gred Jawata
n
Peranan Tandatangan
Pengerusi
Ahli
Ahli 4. Jawatankuasa Penyelarasan
Bil .
UKM (Per)
Nama PTJ/
Agensi
Gred Jawata
n
Peranan Tandatangan
Pengerusi
Ahli
Ahli
Diperaku oleh:
____________________
Tandatangan dan cop Jawatan
Ketua PTJ / Sub PTJ / Ketua Projek / Ketua Pentadbiran Disemak oleh:
_____________________
Tandatangan dan Cop Jawatan (urusetia)
Dilulus oleh:
_____________________
Tandatangan & Cop Jawatan Bendahari / wakil
** Terma Rujukan (TOR) seperti di Lampiran
L A M P I R A N
TERMA RUJUKAN (TOR)
JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI 1. Memastikan peruntukan telah diluluskan
2. Menyedia anggaran samada berdasarkan kajian pasaran atau perolehan lepas 3. Memastikan kelulusan-kelulusan yang berkaitan dengan Jawatankuasa dan agensi
diperolehi
4. Memastikan ruang bagi penempatan dan keperluan alat disediakan
5. Menyediakan spesifikasi mengikut keperluan PTJ yang munasabah berdasarkan keperluan terkini:
a. Hendaklah disediakan secara telus, bebas dari pengaruh luar dan tidak menjurus kepada jenama tertentu
b. Kajian pasaran hendaklah dibuat bagi memastikan spesifikasi yang disediakan terdapat dipasaran dan tidak bias
c. Keperluan kepada piawai tertentu hendaklah mengambilkira standard yang diiktiraf oleh Malaysia dan antarabangsa
d. Spesifikasi hendaklah tepat, jelas, ringkas, padat dan mudah difahami
6. Menetapkan markah dan wajaran serta peratusan markah minimum bagi keperluan Jawatankuasa Penilaian spesifikasi/teknikal
7. Memastikan spesifikasi disahkan di Jawatankuasa Pengesahan Spesifikasi sebelum pelawaan dibuat
8. Menarik diri dari Jawatankuasa sekiranya terdapat apa jua kepentingan di dalam perolehan berkenaan
JAWATANKUASA PENILAIAN SPESIFIKASI /TEKNIKAL
1. Menilai spesifikasi tawaran yang dikemukakan oleh syarikat berdasarkan kemahiran, kepakaran dan pengalaman di dalam bidang bekalan/perkhidmatan berkenaan berdasarkan berikut :
a. Dokumen yang dikemukakan dan/atau penilaian fizikal contohnya melalui sampel
b. Penilaian secara objektif, adil dan saksama, seragam serta bebas dari pengaruh luar
c. Tidak mengetahui maklumat harga tawaran dan nama syarikat d. Penilaian keatas prestasi semasa dan pengalaman
2. Memahami spesifikasi yang disediakan serta syarat-syarat tawaran serta keperluan standard dan dasar kerajaan bagi perolehan berkenaan
3. Memberi markah berdasarkan ketetapan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi 4. Melaksana penilaian secara bermesyuarat
5. Menyenaraikan tawaran mengikut keutamaan markah dan menyatakan alasan penolakan secara terperinci bagi tawaran yang markahnya ditolak
6. Memberi cadangan penawaran yang paling menguntungkan universiti 7. Melaporkan sekiranya terdapat
a. Perkara yang dilihat penting untuk dilapor b. Cadangan pemilihan lebih dari satu
c. Tiada tawaran yang menepati semula dan cadangan jawatankuasa
8. Menarik diri dari Jawatankuasa sekiranya terdapat apa jua kepentingan di dalam perolehan berkenaan
JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA 1. Menilai harga tawaran dengan mengambilkira faktor berikut :
a. Penilaian secara objektif, adil dan saksama, seragam serta bebas dari pengaruh luar
b. Kos-kos lain yang terlibat seperti alatganti, latihan, penghantaran, pengtauliahan, pemasangan, jaminan, penyelenggaraan dan perkhidmatan lepas jualan jika berkaitan
c. Jadual pembayaran, syarat dan kadar bayaran, tempoh diskaun, harga pasaran , keupayaan syarikat jika berkaitan
d. Cukai yang dikenakan dan dasar kerajaan e. Analisis kekerapan penggunaan jika berkaitan 2. Menilai keupayaan kewangan syarikat dari segi
a. Kedudukan penyata akaun bank bulanan b. Analisis penyata kewangan
c. Kemudahan-kemudahan kredit
3. Membandingkan harga berasaskan faktor atau unsur yang sama (equal footing) 4. Melaksana penilaian secara bermesyuarat
5. Menyenaraikan tawaran mengikut kedudukan terendah dan menyatakan alasan penolakan secara terperinci bagi tawaran yang markahnya ditolak. Anggaran digunapakai sebagai rujukan
6. Memberi cadangan penawaran yang paling menguntungkan universiti 7. Melaporkan sekiranya terdapat
a. Perkara yang dilihat penting untuk dilapor
b. Cadangan pemilihan lebih dari satu berdasarkan prinsip faedah terbaik
8. Menarik diri dari Jawatankuasa sekiranya terdapat apa jua kepentingan di dalam
JAWATANKUASA PENYELARASAN
1. Menyelaras laporan dari Jawatankuasa Penilaian Spesifikasi/Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga serta mencadangkan satu tawaran atau lebih sekiranya terdapat keperluan
2. Menilai secara objektif, adil dan saksama, seragam serta bebas dari pengaruh luar 3. Melaksana penilaian secara bermesyuarat
4. Memberi cadangan penawaran yang paling menguntungkan universiti dan menyatakan alasan penolakan secara terperinci bagi tawaran yang ditolak
5. Melaporkan sekiranya terdapat
a. Perkara yang dilihat penting untuk dilapor
b. Cadangan pemilihan lebih dari satu berdasarkan prinsip faedah terbaik
6. Menarik diri dari Jawatankuasa sekiranya terdapat apa jua kepentingan di dalam perolehan berkenaan
