INSTITUT PENYELlDIKAN PERHUTANAN MALAYSIA

(1)

fR~b1

INSTITUT PENYELlDIKAN PERHUTANAN MALAYSIA

Forest Research Institute Malaysia (FRIM)

52109 Kepong, Selangor Darul Ehsan Tel: 603-6279 7000 Fax: 603-6273 1314 Portal Rasmi : www.frim.gov.my

FRIM100-1/6/1KIt.2(9) OMei 2018

PEKELILING KETUA PENGARAH BIL. 6 TAHUN 2018

PENGURUSAN FAIL PROJEK PENYELlDIKAN, PERKHIDMATAN PERUNDINGAN DAN PERKHIDMATAN UJIAN

1.0

TUJUAN

Pekeliling ini merupakan pindaan kepada Pekeliling Ketua Pengarah Bilangan 10 Tahun 2017 dengan menggariskan penambahbaikan terhadap tatacara pengurusan fail-fail projek penyelidikan dan perkhidmatan perundingan serta perkhidmatan ujian.

(2)

Pekeliling ini perlu dibaca bersama Arahan Keselamatan, Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 9 Tahun 2017 : Pelaksanaan Sistem Pengurusan Fail Bagi Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia, Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 6 Tahun 2010 : Pelaksanaan Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik (GOE-EGDMS) dan Pekeliling Ketua Pengarah Bil.

8 Tahun 2013 : Dasar Pelaksanaan Penyelidikan dan Penyimpanan Maklumat serta Data Projek-Projek Penyelidikan, Pembangunan dan Perundingan.

2.0

PANDUAN UMUM

Fail-fail projek penyelidikan, perkhidmatan perundingan dan perkhidmatan ujian di FRIM telah dikelaskan sebagai fail terperingkat.

Oleh itu, semua penyediaan dokumen!rekod terperingkat hendaklah mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972 di mana hanya pegawai yang diberikan kuasa sahaja yang dibenarkan untuk menentukan taraf keselamatan sesuatu dokumen yang dikeluarkan. Semua pegawai perlulah mematuhi prosedur berikut:

2.1 Dokumen terperingkat hendaklah ditentukan taraf keselamatan terlebih dahulu sebagai Sulit atau Terhad sebelum dokumen tersebut disediakan;

2.2 Bilangan salinan dokumen yang disediakan hendaklah seboleh- bolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja;

2.3 Pengurus Dokumen di setiap Bahagian! Program! CUMBS dan semua personel yang mengendalikan dokumen dalam kategori Sulit, hendaklah telah lulus tapisan keselamatan kasar;

(3)

2.4 Semua dokumen Sulit dan Terhad hendaklah disimpan di dalam kabinet besi atau almari besi berkunci;

2.5 Semua kunci bagi almari besi/kabinet besi/bilik tempat penyimpanan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah Bahagian atau Ketua Program atau Pengurus Dokumen atau Setiausaha Pejabat (PA) atau Ketua Projek atau Ketua Makmal.

2.6 Pengarah Bahagian dan Ketua Program adalah dikehendaki memastikan pegawai-pegawai yang akan bertukar/bersara hendaklah menyerahkan fail/dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain yang mengambil alih tugas sebelum tarikh pertukaran/bersara;

2.7 Cawangan Dasar dan Perancangan Penyelidikan (RePP) bagi fail projek penyelidikan atau Bahagian Inovasi dan Komersialisasi (ICD) bagi fail perkhidmatan perundingan atau Ketua Makmal bagi fail perkhidmatan ujian bertanggungjawab membuat permohonan pendaftaran fail terperingkat baharu kepada Pendaftar Rahsia;

2.8 Kawalan pergerakan fail/dokumen terperingkat perlu dilaksanakan berdasarkan Arahan Keselamatan iaitu; ia hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat tanpa tingkap atau dibawa dalam beg yang gelap;

(4)

2.9 Personel yang ditugaskan dalam urusan penghantaran/pengambilan/pemulangan rekod-rekod terperingkat hendaklah telah melalui tapisan keselamatan kasar dan hendaklah mengisi Slip Transit Pinjaman Fail Terperingkat (sila lihat Lampiran A) dan slip dikemukakan kepada Pendaftar Rahsia bagi tujuan memudahkan pengesanan pergerakan fail; dan

2.10 Semua dokumen/rekod terperingkat hendaklah diturun tarafkan oleh jawatankuasa yang dilantik kepada taraf terbuka dahulu sebelum proses pelupusan.

3.0

KAEDAH PENGURUSAN FAIL PROJEK PENYELlDIKAN

3.1 Setiap projek penyelidikan hanya perlu mewujudkan satu (1) fail induk (Kulit fail warna hijau) dan satu (1) fail pendua (kulit fail warna hijau) sahaja.

3.2 Fail induk akan disimpan dan diurus oleh RePP manakala fail pendua disimpan dan diurus oleh Ketua Projek dengan bantuan PA Bahagian/Program.

3.3 Ketua Projek bertanggungjawab mendaftarkan semua projek yang telah diluluskan kepada RePP. RePP akan memohon pendaftaran fail tersebut kepada Pendaftar Rahsia. RePP bertanggungjawab mendaftarkan projek berkenaan ke dalam sistem Research Information Management System (RIMS).

3.4 RePP akan membuka fail induk setelah mendapat pengesahan nombor fail.

(5)

Contoh Faillnduk di RePP: FRIM(S).600-1/25/Y

FRIM

· ·

Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia (FRIM) (S)

· ·

Peringkat Fail

600

· ·

Penyelidikan & Pembangunan (Fungsi)

1

· ·

Pengurusan Penyelidikan & Pembangunan (Aktiviti)

25

Pemantauan Projek Kerjasama (Sub Aktiviti) y

· ·

Pemantauan Projek XXX (FaillTransaksi)

(5) 600 - 1 I 25 I Y

I

Peringkat Fail

Tanda Noktah

Penyelidikan& Pembangunan Tanda Sengkang

Pengurusan Penyelidikan &

Pembangunan Tanda Serong '---+---+ • Pemantauan

Kerjasama Tanda Serong

Projek

Pemantauan Projek XXX

3.5 Ketua Projek pula akan membuka fail pendua dengan nombor dan nama fail yang sarna diikuti Nombor Identifikasi Bahagian.

(6)

Contoh Fail Pendua di Ketua Projek : FRIM(S).600-1/2S/Y-XY

FRIM

· ·

Peringkat Fail

600 · ·

1

· ·

Pengurusan Penyelidikan & Pembangunan (Aktiviti)

25 · ·

Pemantauan Projek Kerjasama (Sub Aktiviti)

y · ·

Pemantauan Projek XXX (FaillTransaksi)

Xy · ·

Nombor Identifikasi Sahagian

(5) . 600 - 1 I 25 I Y - XV

I

--"

Peringkat Fail Tanda Noktah

Penyelidikan & Pembangunan Tanda Sengkang

Pembangunan Tanda Serong

Pemantauan Projek Kerjasama Tanda Serong

Pemantauan Projek XXX Tanda Sengkang

3.6 Semua fail penyelidikan perlu mengandungi rekod-rekod sokongan seperti data primer, data sekunder, buku log dan semua maklumat ini:

(7)

a. Perlu dicatatkan di satu helaian dan diletakkan sebagai muka surat pertama selepas kulit fail di dalam fail penyelidikan;

b. Perlu didaftarkan dalam D10 CUMBS Ketua Projek; dan

c. Perlu diberikan nombor rekod yang sarna dengan fail pendua tanpa huruf (5). Manakala pernomboran di hujung rekod sokongan perlu berturutan mengikut keperluan rekod yang diwujudkan sebagai rekod sokongan projek penyelidikan terlibat.

Contoh pernomboran bagi rekod-rekod sokongan:

*Data Primer : FRIM600-1/25/Y-XY/1

(/1 adalah nombor turutan Rekod sokongan yang diwujudkan)

*Data Sekunder: FRIM600-1/25/11-XY/2

*Nota:

Bergantung kepada jenis projek, tidak terhad kepada dua (2) contoh di atas sahaja

FRIM

· ·

Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia (FRIM) 600

· ·

1 Pengurusan Penyelidikan & Pembangunan (Aktiviti) 25

· ·

Pemantauan Projek Kerjasama (Sub Aktiviti)

(8)

Y

· ·

Pemantauan Projek

xxx

(FaillTransaksi) XY

· ·

1

· ·

Nombor Turutan Rekod Sokongan

600 - 1 I 25 I Y - XV I 1

I

.

Pembangunan Tanda Serong

Pemantauan Projek Kerjasama Tanda Serong

Pemantauan Projek XXX Tanda Sengkang

Nombor Identifikasi Sahagian Tanda Serong

Nombor Turutan Rekod Sokongan Yang Diwujudkan

3.7 Semua Ketua Projek perlu mendaftar sebagai pengguna sistem Malaysian Ecological Research Network (MyERnet).

3.8 Sagi data primer dan data sekunder dalam bentuk digital, ia perlu disimpan di dalam sistem MyERnet. Akses kepada data perlu diberikan oleh Ketua Projek kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah (Penyelidikan), Pengarah Sahagian dan Ketua Program yang berkenaan. Akses kepada data juga boleh

(9)

diberikan kepada ahli-ahli projek atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah mengikut kesesuaian.

3.9 Untuk fail induk : RePP bertanggungjawab memastikan semua dokumen fizikal yang dimasukkan ke dalam fail induk perlu disalinkan kepada Ketua Projek. Dokumen juga perlu diimbas ke dalam sistem GOE-EGDMS dan dikandung ke dalam fail induk.

Ketua Projek akan menggunakan Nombor Dokumen yang sarna untuk kandungan fail pendua.

3.10 Untuk fail pendua : Ketua Projek dan PA Sahagian/Program bertanggungjawab memastikan semua dokumen fizikal yang dimasukkan ke dalam fail pendua perlu disalinkan kepada RePP.

Dokumen juga perlu diimbas ke dalam sistem GOE-EGDMS dan dikandung ke dalam fail pendua. RePP akan menggunakan Nombor Dokumen yang sarna untuk kandungan fail induk.

3.11 RePP serta Ketua Projek bertanggungjawab melakukan penyelarasan kandungan fail induk, fail pendua dan sistem GOE- EGDMS dari semasa ke semasa.

3.12 RePP berhak untuk mendapatkan semua maklumat berkaitan sesuatu fail, sekiranya kandungan fail yang diterima tidak memenuhi deskripsi fail yang telah ditetapkan. Ini juga termasuk mana-mana fail yang telah tamat sebelum sistem fail Arkib dikuatkuasakan.

3.13 Apabila projek penyelidikan/perundingan tamat, Ketua Projek bertanggungjawab menghantar fail pendua, rekod data primer,

(10)

rekod data sekunder dan buku log yang didaftarkan kepada fail tersebut ke RePP untuk penyelarasan akhir dengan fail induk.

3.14 Ketua Projek boleh memohon kepada RePP untuk menyimpan fail pendua untuk tempoh maksimum 5 tahun selepas projek tarnal. Manakala fail induk akan disimpan kekal di RePP.

3.15 Selepas tempoh 5 tahun, fail pendua berserta rekod data primer, rekod data sekunder dan buku log yang didaftarkan kepada fail projek perlu diserahkan kepada RePP untuk simpanan.

4.0 KAEDAH PENGURUSAN FAIL PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

4.1 Setiap perkhidmatan perundingan hanya perlu mewujudkan satu (1) fail (Kulit fail warna hijau) sahaja.

4.2 Fail bagi setiap perkhidmatan perundingan akan disimpan oleh Perunding dan diurus oleh Perunding dengan bantuan PA Bahagian/Program.

4.3 Manakala, ICD akan mewujudkan dua (2) fail pengurusan perundingan iaitu:

i. Fail pengurusan permohonan perkhidmatan perundingan; dan ii. Faillaporan akhir serta laporan kewangan.

4.4 Perunding bertanggungjawab mendaftarkan semua perundingan yang telah diluluskan kepada ICD berdasarkan Pekeliling Ketua Pengarah berkaitan Peraturan Perkhidmatan Perundingan di bawah Syarikat FRIM Incorporated Sdn Bhd.

(11)

4.S ICD akan memohon pendaftaran fail perkhidmatan perundingan yang telah diluluskan kepada Pendaftar Rahsia melalui PA Bahagian ICD.

4.6 PA Bahagian ICD akan memaklumkan kepada PA Bahagian Perunding untuk membuka fail fizikal setelah mendapat pengesahan nombor fail daripada Pendaftar Rahsia.

Contoh Faillnduk di Perunding : FRIM(S).600-S/3/Y

FRIM

· ·

Peringkat Fail

600

· ·

5

· ·

Khidmat PerundinganI Pakar RundingI Pakar RujukI Perkhidmatan Ujian (Aktiviti)

3

· ·

Khidmat Perundingan (Sub Aktiviti)

y

· ·

Nombor Pendaftaran Perkhidmatan Perundingan (FaillTransaksi)

(5) 600 - 5 I 3 I Y

I

_r

--'"

Khidmat Perundingan Runding I Pakar Perkhidmatan Ujian Tanda Serong

I Pakar Rujuk I

Khidmat Perundingan Tanda Serong

Nombor Pendaftaran

Perkhidmatan Perundingan

(12)

4.7 PA Bahagian Perunding akan menyerahkan fail fizikal yang telah dibuka kepada Perunding untuk pelaksanaan perkhidmatan perundingan yang berkenaan.

4.8 Semua fail perkhidmatan perundingan perlu mengandungi rekod-rekod sokongan seperti data primer, data sekunder, buku log dan semua maklumat ini:

a. Perlu dicatatkan di satu helaian dan diletakkan sebagai muka surat pertama selepas kulit fail di dalam fail perkhidmatan perundingan;

b. Perlu didaftarkan dalam D10 CUMBS Ketua Projek; dan

c. Perlu diberikan nombor rekod yang sama dengan fail induk tanpa huruf (8). Manakala pernomboran di hujung rekod sokongan perlu berturutan mengikut keperluan rekod yang diwujudkan sebagai rekod sokongan perkhidmatan perundingan terlibat.

*Data Primer : FRIM600-S/3/y/1

*Data Sekunder : FRIM600-S/3/Y/2

*Nota: Bergantung kepada jenis perkhidmatan perundingan, tidak terhad kepada dua (2) contoh di atas sahaja

12

(13)

FRIM

·

Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia (FRIM) 600

· ·

5

· ·

Khidmat Perundingan I Pakar Runding I Pakar Rujuk I Perkhidmatan Ujian (Aktiviti)

3

· ·

Khidmat Perundingan (Sub Aktiviti)

Y

· ·

^Nombor Pendaftaran Perkhidmatan Perundingan (FaillTransaksi)

1

· ·

Nombor turutan rekod sokongan

600 - 5 I 3 I Y I 1

I

..

4.9 ICD bertanggungjawab mendaftarkan perkhidmatan Penyelidikan&Pembangunan Tanda Sengkang

Khidmat Perundingan I Pakar Runding I Pakar Rujuk I Perkhidmatan Ujian

Tanda Serong

Khidmat Perundingan Tanda Serong

Nombor Pendaftaran Perkhidmatan Perundingan Tanda Serong

perundingan berkenaan ke dalam sistem Research Information Management System (RIMS).

(14)

4.10 Semua Perunding perlu mendaftar sebagai pengguna sistem Malaysian Ecological Research Network (MyERnet).

4.11 Bagi data primer dan data sekunder dalam bentuk digital, ia perlu disimpan di dalam sistem MyERnet. Akses kepada data perlu diberikan oleh Perunding kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah (Penyelidikan), Pengarah Bahagian, Ketua Program yang berkenaan, Pengarah ICD dan FRIM Inc. Akses kepada data juga boleh diberikan kepada perunding lain dalam pasukan perunding berkenaan atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah mengikut kesesuaian.

4.12 Perunding dan bertanggungjawab

PA Bahagian/Program Perunding memastikan semua dokumen fizikal dimasukkan ke dalam fail termasuk semua komunikasi di antara FRIM Inc. dengan pelanggan yang disalinkan kepada (s.k.) kepada Perunding serta perlu dikandungkan sebagai Surat Masuk dan diminitkan pada kertas minit fail induk berkenaan. Dokumen juga perlu diimbas ke dalam sistem GOE-EGDMS dan dikandung ke dalam fail selaras dengan keperluan yang digariskan dalam Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 9 Tahun 2017: Pelaksanaan Sistem Pengurusan Fail Bagi Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia.

4.13 Perunding dan PA Bahagian/Program Perunding bertanggungjawab melakukan penyelarasan kandungan fail dan sistem GOE-EGDMS dari semasa ke semasa.

(15)

4.14 PA Bahagian/Program Perunding bertanggungjawab berurusan dengan Pendaftar Rahsia sekiranya fail induk telah mencapai ukuran 4cm atau 1 inci bagi keperluan penutupan fail dan pembukaan kulit fail seterusnya.

4.15 Apabila perkhidmatan perundingan tamat, Perunding bertanggungjawab menghantar fail, rekod data primer, rekod data sekunder dan buku log yang didaftarkan kepada fail tersebut ke ICD.

4.16 PA Bahagian/Program Perunding perlu memaklumkan kepada PA Bahagian ICD untuk berurusan dengan Pendaftar Rahsia bagi proses penutupan fail perkhidmatan perundingan termasuk dalam sistem GOE-EGDMS.

4.17 ICD bertanggungjawab mengemaskini kandungan fail ke dalam sistem RIMS.

4.18 Perunding boleh memohon kepada ICD untuk menyimpan fail perkhidmatan perundingan untuk tempoh maksimum lima (5) tahun selepas perundingan tamat.

4.19 Selepas tempoh lima (5) tahun maksimum tersebut, fail berserta rekod data primer, rekod data sekunder dan buku log yang didaftarkan kepada fail perkhidmatan perundingan perlu diserahkan kepada ICD untuk simpanan sebelum proses pelupusan rekod dilaksanakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR) FRIM yang berkuat kuasa.

(16)

5.0 KAEDAH PENGURUSAN FAIL PERKHIDMATAN UJIAN

5.1 Setiap perkhidmatan ujian hanya perlu mewujudkan satu (1) fail (Kulit fail warna hijau) sahaja.

5.2 Fail bagi setiap perkhidmatan ujian akan disimpan dan diurus oleh Ketua Makmal, Pengurus Dokumen Makmal dengan bantuan PA Bahagian/Program.

5.3 Ketua Makmal akan memohon pendaftaran fail perkhidmatan ujian kepada Pendaftar Rahsia melalui Pengurus Dokumen Makmal.

5.4 Ketua Makmal akan membuka fail induk setelah mendapat pengesahan nombor fail.

(17)

Contoh Faillnduk Perkhidmatan Ujian : FRIM(S).600-5/6/X FRIM

·

· ·

Peringkat Fail

600

·

5

· ·

Khidmat PerundinganI Pakar RundingI Pakar RujukI Perkhidmatan Ujian (Aktiviti)

6

· ·

Perkhidmatan Ujian (Sub Aktiviti)

X

· ·

Nombor Fail Perkhidmatan Ujian (FaillTransaksi)

(5) 600 - 5 I 6 I X

I

~

Khidmat Perundingan Runding I Pakar Perkhidmatan Ujian Tanda Serong

I Pakar Rujuk I

Perkhidmatan Ujian Tanda Serong

Nombor Pendaftaran Perkhidmatan Ujian

(18)

S.S Semua fail perkhidmatan ujian perlu mengandungi rekod-rekod sokongan seperti data primer, data sekunder, buku log dan semua maklumat ini:

a. Perlu dicatatkan di satu helaian dan diletakkan sebagai muka surat pertama selepas kulit fail di dalam fail perkhidmatan ujian;

b. Perlu didaftarkan dalam 010 CUMBS Ketua Makmal; dan c. Perlu diberikan nombor rekod yang sarna dengan fail induk

tanpa huruf (5). Manakala pernomboran di hujung rekod sokongan perlu berturutan mengikut keperluan rekod yang diwujudkan sebagai rekod sokongan perkhidmatan ujian terlibat.

*Oata Primer : FRIM600-S/6/Xl1

*Oata Sekunder : FRIM600-S/6/X/2

*Nota: Bergantung kepada jenis perkhidmatan ujian, tidak terhad kepada dua (2) contoh di atas sahaja

(19)

FRIM

· ·

Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia (FRIM) 600

· ·

Penyelidikan & Pembangunan(Fungsi)

5

· ·

Khidmat PerundinganI Pakar RundingI Pakar RujukI Perkhidmatan Ujian(Aktiviti)

6

· ·

Perkhidmatan Ujian(Sub Aktiviti)

X

· ·

Nombor Fail Perkhidmatan Ujian (FaillTransaksi) 1

· ·

Nombor Turutan Rekod Sokongan

600 - 5 I 6 I X I 1

I

-

Khidmat Perundingan I Pakar Runding I Pakar Rujuk I Perkhidmatan Ujian

Tanda Serong Perkhidmatan Ujian Tanda Serong

Nombor Fail Perkhidmatan Ujian

Tanda Serong

(20)

5.6 Ketua Makmal, Pengurus Dokumen Makmal dan PA Bahagian/Program bertanggungjawab memastikan semua dokumen fizikal dimasukkan ke dalam fail termasuk semua komunikasi dengan pelanggan perlu dikandungkan sebagai Surat Masuk dan diminitkan pada kertas minit fail induk berkenaan.

Dokumen juga perlu diimbas ke dalam sistem GOE-EGDMS dan dikandung ke dalam fail selaras dengan keperluan yang digariskan dalam Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 9 Tahun 2017:

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Fail Bagi Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia.

5.7 Ketua Makmal, Pengurus Dokumen Makmal dan PA Bahagian/Program bertanggungjawab melakukan penyelarasan kandungan fail dan sistem GOE-EGDMS dari semasa ke semasa.

5.8 Pengurus Dokumen Makmal bertanggungjawab berurusan dengan Pendaftar Rahsia sekiranya fail induk telah mencapai ukuran 4cm atau 1 inci bagi keperluan penutupan fail dan pembukaan kulit fail seterusnya.

5.9 Pengurus Dokumen Makmal perlu berurusan dengan Pendaftar Rahsia bagi proses penutupan fail perkhidmatan ujian termasuk dalam sistem GOE-EGDMS, sekiranya perkhidmatan ujian tersebut tidak lagi ditawarkan kepada pelanggan disebabkan faktor teknikal di makmal terlibat untuk suatu tempoh masa yang melebihi lima (5) tahun.

(21)

5.10 Ketua Makmal boleh memohon kepada Pendaftar Rahsia untuk menyimpan fail perkhidmatan ujian untuk tempoh maksimum lima (5) tahun selepas fail perkhidmatan ujian berkenaan ditutup sepenuhnya dan segala tindakan selesai.

5.11 Selepas tempoh lima (5) tahun maksimum tersebut, fail berserta rekod data primer, rekod data sekunder dan buku log yang didaftarkan kepada fail perkhidmatan ujian perlu diserahkan kepada Pendaftar Rahsia untuk simpanan sebelum proses pelupusan rekod dilaksanakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR) FRIM yang berkuat kuasa.

6.0

NAZIRAN FAIL

Jawatankuasa Naziran dilantik oleh Ketua Pengarah FRIM adalah terdiri daripada Pegawai Rekod Jabatan, Pendaftar Rahsia, Pegawai PJK, Pegawai RePP, Pegawai ICD dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan yang bertanggungajwab melaksanakan naziran fail-fail yang diwujudkan di FRIM dan SPF.

Frekuensi pelaksanaan naziran fail adalah sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan pengurusan fail-fail di FRIM termasuk fail penyelidikanl perkhidmatan perundingan/perkhidmatan ujian adalah seragam dan teratur berdasarkan peraturan, pekeliling dan prosedur yang telah ditetapkan.

(22)

7.0 PELANGGARAN

Penjawat Awam yang didapati melanggar peraturan di atas boleh diambil tindakan seperti dalam Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 9 Tahun 2017: Pelaksanaan Sistem Pengurusan Fail Bagi Institut Penyelidikan Perhutanan Malaysia.

8.0 PENGEMASKINIAN PERATURAN

Pekeliling ini perlu dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut perubahan objektif dan Dasar Pengurusan Dokumen terperingkat Kerajaan Malaysia serta keperluan maklumat negara.

9.0 TARIKH KUATKUASA

Pekeliling ini berkuat kuasa sepenuhnya mulai tarikh pekeliling ini dikeluarkan. Dengan berkuat kuasanya pekeliling ini, Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 10 Tahun 2017 adalah terbatal.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

"NEGARAKU, HUTAN WARISANKU"

Saya yan menurut perintah,

(DATO' DR. A L TI BIN MOHMOD)

KETUA PENG H

INSTITUT PENYELlDIKAN PERHUTANAN MALAYSIA (FRIM)

No. Dokumen : 10225642

(23)

\~

INSTTTUT PENYEUDIKAN PERHUTANAN MALAYSIA (FRIM) PEJABAT KETUA PENGARAH (pKP)

No. Keluaran; Tarikh Kuat kuasa: 15 Julai 2013 No. Pindaan: 1; Tarikh Pindaan: 29 Mac 2018 Muka Surat: 1 dari 1

B/pKP/12-1/1

TERHAD

SLIP TRANSIT PEMINJAMAN FAIL TERPERINGKAT

Slip ini hendaklah diisi dan dihantar dengan segera kepada Pendaftar Rahsia.

Nombor Fail:

--- Kulit:

Perkara:

Nama Pegawai yang menghantar/mengambil Fail:

Fail dihantar kepada:

Tarikh fail dihantar/diambil: Tandatangan:

---

Semakan No. Kandungan fail berdasarkan minit: * Lengkap/Tidak Lengkap

Diluluskan Oleh:

--==~--~~~~~---

Tandatangan:

---

Tarikh:

(KPlPendaftar Rahsia) Nota

*

potong yang tidak berkenaan

SLIP TRANSIT PEMULANGAN FAIL TERPERINGKAT

Slip ini hendaklah diisi dan dihantar dengan segera kepada Pendaftar Rahsia

Nombor Fail: Kulit:

--- Perkara:

---

Nama Pegawai yang menghantar Fail: Tandatangan

---

Fail diterima oleh: Tandatangan

--- Tarikh fail dikembalikan:

---

Pengesahan kandungan fail yang dikembalikan: *Lengkap/Tidak Lengkap Jika tidak lengkap nyatakan tindakan:

Nota

*

potong yang tidak berkenaan

Sila gunakan satu slip yang berasingan bagi setiapfail.