JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING JPS 1/97
GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN PROGRAM PEMBANGUNAN JPS
1.0 TUJUAN
1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk mewujudkan satu mekanisma pengurusan kewangan program pembangunan Jabatan bagi mencapai objektif-objektif berikut :
(i) Menggendalikan satu sistem pengurusan kewangan program pembangunan yang sistematik dan berkesan.
(ii) Meningkatkan kebertanggungjawapan dalam pengurusan kewangan program pembangunan.
2.0 LATARBELAKANG
2.1 Jemaah Menteri telah mengarahkan supaya semua Menteri dan Jabatan berkenaan hendaklah mengesan program pembangunan masing-masing.
Dalam pada itu, Unit Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri (UPP) dalam suratnya UPP:PSN 177/490/1/18/klt.4(29) bertarikh 12 April 1997 telah mengarahkan supaya mulai tahun 1997 format SMBSS (Sistem Maklumat Bersepadu SETIA/SIAP) akan digunakan baginya memperakukan belanjawan pembangunan tahunan Jabatan. Di samping itu, UPP juga telah mengarahkan supaya format SMBSS dikemaskini setiap bulan dan dikemukakan kepada UPP sebelum 10 haribulan bulan berikutnya.
2.2 Bahagian Perancangan dan Penilaian telah ditugaskan untuk menyelaras pengurusan kewangan pembangunan serta pemantauan kemajuan pelaksanaan projek pembangunan. Untuk memastikan keperluan para 2.1 dipenuhi serta perbelanjaan mencapai target kerajaan, satu garispanduan yang menggariskan tangunggjawab Pengarah Negeri, Pengarah Bahagian dan Bahagian Perancangan dan Penilaian masing-masing adalah perlu.
2
3.0 TATACARA PENYEDIAAN ANGGARAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN (ABP) TAHUNAN
3.1 Semua Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahunan (ABP) hendaklah dikemukakan melalui Pengarah Bahagian masing-masing mengikut format yang biasa digunakan (rujuk contoh dalam Lampiran 1) sebagaimana ditetapkan oleh Perbendaharaan Malaysia. Di samping itu, format SMBSS sebagaimana ditetapkan oleh Unit Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri juga hendaklah disertakan dalam bentuk disket bagi setiap subprojek.
3.2 Semua Pengarah Negeri dihendaki melengkapkan format-format sebagaimana diterangkan dalam para 3.1 dan mengemukakannya kepada Pengarah Bahagian masing-masing pada atau sebelum 31 Januari tahun sebelumnya. (Rujuk Lampiran 2a)
3.3 Semua Pengarah Bahagian dikehendaki menyemak permohonan Pengarah Negeri dan seterusnya membuat perakuan untuk di kemukakan kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian pada atau sebelum 15 Februari tahun sebelumnya. (Rujuk Lampiran 2a)
3.4 Bagi butiran P19-17100 – Rancangan Tebatan Banjir, tatacara sebagaimana diterangkan dalam para 5.6 juga hendaklah digunakan untuk menyediakan perakuan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahunan kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
4.0 TATACARA PERMOHONAN DAW
4.1 Pada awal bulan November setiap tahun, apabila Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahun hadapan diluluskan oleh Parlimen, Bahagian Perancangan dan Penilaian akan mengedarkan satu senarai mengandungi semua butiran serta peruntukan tahunan berkenaan yang diluluskan kepada semua Pengarah Negeri dan Pengarah Bahagian.
4.2 Semua Pengarah Negeri dikehendaki membuat perancangan berasaskan peruntukan yang diluluskan bagi tahun hadapan dan menyediakan satu senarai yang menunjukkan agihan peruntukan setiap sub-projek dan mengemukakannya kepada Pengarah Bahagian masing-masing serta salinan kepada Pengarah Perancang dan Penilaian sebelum 31 Disember setiap tahun. (Rujuk Lampiran 2b)
4.3 Semua Pengarah Bahagian dikehendaki membuat perakuan berasaskan permohonan Pengarah Negeri dan mengisi borang untuk dikemukakan kepada Pengarah Perancang dan Penilaian sebelum 15 Januari tahun semasa. (Rujuk Lampiran 2b & 3)
4.4 Berasaskan perakuan Pengarah Bahagian sebagaimana diterangkan dalam para 4.3, Bahagian Perancangan dan Penilaian akan memberi sokongan supaya DAW disediakan oleh Bahagian Pentadbiran dan Kewangan sebelum ia ditandatangani dan dikeluarkan oleh Pegawai Pengawal.
4.5 Bagi butiran P19-17100 tatacara sebagaimana terkandung dalam para 5.6 juga hendaklah digunakan semasa mengemukakan perakuan pengeluaran DAW kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
5.0 BIDANG KUASA PENGARAH NEGERI DAN PENGARAH BAHAGIAN DALAM PENGURUSAN PERUNTUKAN PEMBANGUNAN DI BAWAH KAWALAN MASING-MASING
5.1 Pada dasarnya, kos projek dan siling Rancangan Pembangunan Lima Tahun bagi setiap butiran atau sub-butiran yang disenaraikan dalam senarai projek yang diluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi untuk sesuatu Rancangan Pembangunan Lima Tahun Malaysia tidak boleh diubah. Dalam pada itu, perutukan yang diluluskan oleh Parlimen bagi setiap butiran sebagaimana terkandung dalam belanjawan pembangunan yang diedarkan oleh Perbendaharaan juga tidak boleh diubah. Walaupun demikian, bagi memastikan pengurusan belanjawan yang berkesan dan juga mengambilkira keperluan/keadaan yang berubah-ubah ditapak, pengecualian boleh diberi terhadap dasar tersebut bagi keadaan sebagaimana diterangkan dalam para 5.2 hingga 5.4 berikut.
5.2 Bagi butiran imbuhbalik dan butiran 17100 yang di bawah jagaan Pengarah Negeri, sekiranya ia memerlukan peningkatan siling atau peningkatan kos projek bagi projek-projek di dalam butiran itu, Pengarah Negeri perlu mengemukakan justifikasinya kepada Pengarah Bahagian berkenaan.
Pengarah Bahagian berkenaan akan mengemukakannya untuk kelulusan Jawatankuasa Pengesanan Program Pembangunan JPS Malaysia yang dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah I dan berurusetia di Bahagian Perancangan dan Penilaian. Bagi UPPP Kelantan dan Pengarah Negeri Kelantan yang mana butiran 17100 dibawah ‘one-line’ RTB Negeri Kelantan, Pengarah Saliran akan menjalankan kerja penyelarasan sebagaimana yang diterangkan di para 5.6.
4
5.3 Bagi kes-kes peningkatan siling yang tidak mengakibatkan peningkatan siling Rancangan Pembangunan Lima Tahun Jabatan secara keseluruhan, Bahagian Perancangan dan Penilaian atas perakuan Pengarah Bahagian akan mengemukakannya untuk kelulusan Jawatankuasa Pengesanan Program Pembangunan JPS Malaysia dari masa ke semasa apabila perlu. Bagi kes-kes peningkatan siling yang mengakibatkan kos projek Bahagian Perancangan dan Penilaian akan mengumpulkannya untuk dipertimbangkan semasa Kajian Separuh Penggal bagi sesuatu Rancangan Pembangunan Lima Tahun.
5.4 Bagi butiran imbuhbalik dan butiran 17100 yang di bawah kawalan Pengarah Negeri, sekiranya tambahan peruntukan tahunan bagi sesuatu butiran diperlukan, Pengarah Negeri perlu mengemukakan jutifikasinya kepada Pengarah Bahagian berkenaan. Pengarah Bahagian berkenaan akan mengemukakannya untuk kelulusan Jawatankuasa Pengesanan Program Pembangunan JPS Malaysia. Bagi UPPP Kelantan dan Pengarah Negeri Kelantan yang mana butiran 17100 dibawah ‘one line’ RTB Negeri Kelantan, Pengarah Saliran akan menjalankan kerja penyelarasan sebagaimana yang diterangkan di para 5.6.
5.5 Bagi butiran ‘one line’ yang dibawah jagaan Pengarah Bahagian masing- masing, tatacara sebagaimana diterangkan dalam para 5.2 hingga 5.4 juga hendaklah dipatuhi. Walau bagaimanapun, Pengarah Bahagian mempunyai budibicara untuk mengagih semula siling dan peruntukan tahunan antara negeri bagi butiran di bawah jagaannya.
5.6 Di peringkat Pengarah Bahagian, bagi butiran P.19-17100, tanggungjawab menyelaras pengurusan kewangan belanjawan pembangunan dan pengurusan teknikal telah diagihkan di antara Pengarah Saliran dan Pengarah Kejuruteraan Sungai oleh Jawatankuasa Pengesanan Program Pembangunan JPS Malaysia seperti dalam Lampiran 4. Pengarah Bahagian yang ditugaskan untuk menyelaras pengurusan kewangan belanjawan pembangunan bagi sesuatu negeri dikehendaki menjalankan tugas menyemak anggaran dan memperakukan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahunan negeri berkenaan, memperakukan permohonan DAW negeri berkenaan dan lain-lain tugas sebagaimana diterangkan dalam surat pekeliling ini. Di kes-kes yang mana dua Pengarah Bahagian ditugaskan untuk menyelaras P19 – 17100 bagi sesuatu negeri misalnya luarbandar oleh Bahagian Kejuruteraan Sungai dan bandar oleh Bahagian Saliran, kedua-dua Pengarah Bahagian hendaklah berbincang dan bersepakat sebelum mengemukakan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahunan atau permohonan DAW yang diperakukan kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
5.7 Bagi butiran ‘on line’ P19 – 15200 – Rancangan Pengurusan Sungai yang meliputi dua Bahagian iatu Bahagian Kejuruteraan Sungai dan Bahagian
Saliran, kedua-dua Pengarah Bahagian dikehendaki berbincang dan bersepakat sebelum mengemukakan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan tahunan atau permohonan DAW yang diperakukan kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
5.8 Untuk memastikan bahawa peruntukan tahunan dan siling Rancangan Pembangunan Lima Tahun dapat dibelanjakan mengikut sasaran kerajaan, Pengarah Bahagian dan Pengarah Negeri boleh membuat ‘forward commitment’ bagi butiran-butiran di bawah jagaan masing-masing jika syarat-syarat berikut dipatuhi :
(i) Kos setiap projek yang diluluskan oleh UPE tidak diubah.
(ii) Jumlah ‘commitment’ tidak melebihi siling Rancangan Lima Tahun yang diluluskan bagi tahun butiran berkenaan.
(iii) Perbelanjaan tahunan tidak melebihi apa yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan.
6.0 TARIKH KUATKUASA
Surat Pekeliling ini berkuatkuasa pada 1hb Ogos 1997.
Sekian, Terima kasih.
‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,
(IR. HAJI KEIZRUL BIN ABDULLAH) b.p. : Ketua Pengarah
Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia.
1 Ogos 1997
Lampiran 1
ABP 1/S2 SISTEM PENGESAHAN PROJEK PEMBANGUNAN YANG DISATUKAN (SETIA)
RANCANGAN MALAYSIA KETUJUH
ANGGARAN PERUNTUKAN UNTUK PROJEK-PROJEK PEMBANGUNAN TAHUN BARU
1. KEMENTERIAN 2. JABATAN/AGENSI 3. MAKSUD PEMBANGUNAN: P
4. BUTIRAN
5. TAJUK BUTIRAN 6. KENYATAAN
7.
Siri Projek
8.
Nama Projek
9.
Jumlah Anggaran
10.
Belanja Sebenar
11.
Siling
12.
Belanja Sebenar
13.
Anggaran Yang Di-
14.
Anggaran Dipohon Tahun Baru
15.
Anggaran Dilulus Tahun Baru
Projek Kos
Projek
RM 6 RM 7 RM 7 Pinda
Tahun Semasa
14A.
Cara Langsung
14.B Pinjaman
15A.
Cara Langsung
15.B Pinjaman
RM RM RM RM RM RM RM RM RM
JUMLAH BUTIRAN
16. Pegawai Memohon: _______________________ 17. Tarikh: ______________________ 18. Telefon: ____________________
19. Pegawai Melulus: _________________________ 20. Tarikh: ______________________ 21. Telefon: ____________________
Lampiran 1 (samb) ABP 2/S2(A) SISTEM PENGESAHAN PROJEK PEMBANGUNAN YANG DISATUKAN (SETIA)
RANCANGAN MALAYSIA KETUJUH
ANGGARAN PERUNTUKAN UNTUK PROJEK-PROJEK PEMBANGUNAN TAHUN BARU (PRESTASI PELAKSANAAN PROJEK)
1. KEMENTERIAN:
2. JABATAN/AGENSI:
3. MAKSUD PEMBANGUNAN: P
4. BUTIRAN:
5. TAJUK BUTIRAN 6. KENYATAAN:
7.
Siri Projek
8.
Nama Projek
9.
Lokasi Projek
10.
Peringkat Pelaksanaan
11.
Tarikh Siap
12.
% Siap
13.
Catatan/
Masalah
Lampiran 1 (samb)
ABP 3/S2(B) RINGKASAN ANGGARAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN TAHUN BARU
MENGIKUT NEGERI
1. KEMENTERIAN: 2. JABATAN:
3. MAKSUD PEMBANGUNAN DAN BUTIRAN: P 4. TAJUK BUTIRAN:
5. JUMLAH PEMBANGUNAN DI RUANGAN (9) MENGIKUT NEGERI-NEGERI
Negeri-negeri
6.
Perbelanjaan Sebenar Tahun Lepas
RM
7.
Anggaran Peruntukan Tahun Semasa
RM
8.
Anggaran Peruntukan Tahun Baru
RM PERLIS
KEDAH
PULAU PINANG PERAK
SELANGOR
WILAYAH PERSEKUTUAN NEGERI SEMBILAN MELAKA
JOHOR KELANTAN TERENGGANU PAHANG SABAH SARAWAK
PELBAGAI NEGERI
9. JUMLAH
Lampiran 3 (CONTOH) Lampiran: PNP/DAW Penyata Pengesahan Perbelanjaan Peruntukan Pembangunan
Butiran:15400
Rancangan Pembangunan Sistem Saliran Pertanian f
NEGERI Siling RM 7 Peruntukan 1997 DAW Dikeluarkan Kementerian DAW Dikeluarkan Jabatan
(1)
Asal (RM)
(2)
Pinda (RM) (3)
Asal (RM)
(4)
Pinda (RM) (5)
1 (RM)
(6)
2 (RM)
(7)
3 (RM)
(8)
1 (RM)
(9)
2 (RM)
(10)
3 (RM)
(11)
PERAKUAN (12) 15400
Ibu Pejabat
Perak Selangor Negeri Sembilan
Johor Pahang (Rompin-Endau)
Kelantan Sarawak
93,535,000
0
21,430,000 3,100,000 1,250,000 5,800,000 6,500,000
7,955,000 47,500,000
93,535,00
392,000
21,430,000 3,100,000 1,250,000 5,800,000 6,108,000
7,955,000 47,500,000
15,000,000
0
4,299,990 1,100,000 10 2,000,000 1,000,000
650,000 5,950,000
15,000,000
392,000
4,199,990 1,100,000
10 1,800,000 1,000,000
608,000 5,900,000
10,000,000
-
- - - - -
- -
-
-
- - - - -
- -
-
-
- - - - -
- -
8,842,000
392,000
(bayaran kontrak di Ibu
Pejabat)
4,000,000
(cadangan)
1,000,000
(cadangan
- 1,800,000 1,000,000
650,000
(cadangan
0 0
Diperakukan oleh Pengarah Bahagian: Disemak oleh Bahagian P & P: Disokong oleh Bahagian P & P:
LAMPIRAN 2a
KALENDAR AKTIVITI PENYEDIAAN ANGGARAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN OLEH PENGARAH NEGERI DAN PENGARAH BAHAGIAN
Tarikh Aktiviti
31 Januari tahun sebelumnya
15 Februari tahun sebelumnya
28 Februari tahun sebelumnya
Pengarah Negeri mengemukakan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan kepada Pengarah Bahagian.
Pengarah Bahagian mengemukakan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
Bahagian Perancangan dan Penilaian mengemukakan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Pembangunan kepada Kementerian Pertanian.
LAMPIRAN 2b
KALENDAR AKTIVITI PERMOHONAN DAW OLEH PENGARAH NEGERI DAN PENGARAH BAHAGIAN
Tarikh Aktiviti
30 November tahun sebelumnya
31 Disember tahun sebelumnya
15 Januari tahun semasa
Februari/Mac tahun semasa
Bahagian Perancangan dan Penilaian mengedarkan senarai peruntukan tahunan yang diluluskan oleh Parlimen.
Pengarah Negeri mengemukakan keperluan DAW kepada Pengarah Bahagian.
Pengarah Negeri mengemukakan keperluan DAW kepada Bahagian Perancangan dan Penilaian.
Bahagian Perancangan dan Penilaian mengeluarkan DAW kepada Pengarah Negeri.
LAMPIRAN 4
PENGAGIHAN TANGGUNGJAWAB PENYELARASAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENGURUSAN TEKNIKAL ANTARA
PENGARAH SALIRAN (PS) DAN
PENGARAH KEJURUTERAAN SUNGAI (PKS)
TANGGUNGJAWAB KEWANGAN TEKNIKAL
BAHAGIAN/NEGERI SALIRAN KEJ.SUNGAI SALIRAN KEJ. SUNGAI 1. PERLIS
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/ / 2. KEDAH
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/
/ 3. P.PINANG
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/ /
4. PERAK a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/
/ 5. SELANGOR
a. Bandar b. Luar Bandar
/ /
/
/ 6. WILAYAH
PERSEKUTUAN a. K.L
b. Labuan
/ /
/ / 7. NEGERI
SEMBILAN a. Bandar b. Luar Bandar
/ /
/ / 8. MELAKA
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/ / 9. JOHOR
a. Bandar b. Luar Bandar
/ /
/
/ 10. PAHANG
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/
/ 11. TERENGGANU
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/
/
LAMPIRAN 4 (SAMB.)
12. KELANTAN a. Bandar (UPPP) b. Luar bandar
(JPS K’TAN)
/ /
/
/ 13. SABAH
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/ / 14. SARAWAK
a. Bandar b. Luar bandar
/ /
/ /