PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009 (PERUBAHAN HAD NILAI

(1)

Tajuk Audit:

Jabatan/

Pusat:

PTJ:

Prosedur/

Proses:

Had Nilai Dan Syarat Perolehan Secara Sebut Harga Bagi

Bekalan/Perkhidmatan Dan Kerja

Juruaudit: Tarikh:

Bi

l. Perkara/ Prosedur/ Proses

Semakan Audit (Dokumen/ Rekod/

Sampel)

Catatan 1. Had Nilai Sebut Harga

Perolehan Bekalan / Perkhidmatan Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan

sekurang-kurangnya 5

pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kem. Kewangan.

Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 dipelawa di kalangan

sekurang-kurangnya 5

pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kem. Kewangan.

Pembuat/pembekal tempatan berdaftar dengan Ke. Kewangan dan beralamat di negeri berkaitan.

Perolehan Kerja

Perolehan kerja kecil atau pembaikan bernilai antara RM20,000 hingga RM200,000 dipelawa sekurang- kurangnya 5 kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia.

Perolehan kerja melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dipelawa sekurang-kurangnya 5 kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia.

Semua perolehan kerja elektrik bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000

UKM-SPKP-UAD-PK01-SS02 No. Semakan:00 Tarikh Kuatkuasa:

01/01/2013

SENARAI SEMAK AUDIT – SURAT PEKELILING

PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009 (PERUBAHAN HAD NILAI

DAN TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN SECARA SEBUT

HARGA)

(2)

dipelawa sekurang-kurangnya 5 kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor dan Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia.

Bi

Sampel)

Catatan 2. Pelawaan Sebut Harga

Dokumen Sebut Harga

Pelawaan sebut harga bagi bekalan dan perkhidmatan menggunakan dokumen sebut harga iaitu Lampiran Q.

Bagi perolehan kerja, borang/format JKR/JPS digunakan dan diubah suai mengikut keperluan agensi.

Senarai semakan disediakan dan disertakan bersama dokumen sebut harga.

Penjualan Dokumen Sebut Harga Kadar harga semuka dokumen mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen tender tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi 1 set dokumen sebut harga.

Tatacara Menguruskan Sebut Harga Mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam agensi, selain daripada mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.

Pemberitahuan sebut harga dipamerkan di papan kenyataan sekurang-kurangnya 7 hari berturut- turut.

Kaedah pelawaan sebut harga dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

1 daftar diselenggara untuk mencatat senarai edaran sebut harga atau

(3)

pembuat/pembekal/ kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.

Semua borang sebut harga diberi nombor siri untuk pengawalan.

1 penyebut harga dibenarkan mengemukakan 1 tawaran sebut harga sahaja.

Penyebut harga mengemukakan tawaran harga dan tawaran teknikal dalam 2 sampul surat berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.

Sebut harga kerja tawaran dikemukakan dalam 1 sampul surat berlakri sahaja.

(4)

Bi

Sampel)

Catatan Notis Sebut Harga di papan kenyataan

awam agensi menyatakan:

- Agensi yang memanggil sebut harga

- Tajuk sebut harga

- Syarat kelayakan penyebut harga

- Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran

- Tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu ditutup.

Sebut harga diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.

Tempoh Sah Laku Sebut Harga Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga.

Sebut harga dipelawa semula jika tempoh sah laku tawaran tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran.

3. Penerimaan Sebut Harga Peti Tawaran

Peti tawaran dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

Peti tawaran dikunci dengan 2 kunci berbeza dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh 2 orang pegawai kanan agensi.

Agensi menyediakan anggaran harga jabatan bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

Peti tawaran ditutup pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja.

(5)

(6)

Bi

l. Perkara/ Prosedur/ Proses Semakan Audit (Dokumen/ Rekod/

Sampel)

Catatan Pembukaan Peti Tawaran

Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup.

Tawaran dibuka oleh J/K Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian secara bertulis.

J/K Pembuka Sebut Harga terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 orang pegawai yang mana seorang daripadanya daripada pegawai

Kumpulan Pengurusan dan

Profesional.

Tugas-Tugas J/K Pembuka Sebut Harga

Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga.

Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih.

Merekod pada borang jadual sebut harga dengan mencatat nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang.

Memastikan tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam 2 sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja tawaran dikemukakan dalam 1 sampul surat berlakri sahaja.

Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam senarai semakan.

(7)

Bi

Sampel)

Catatan 4. Penilaian Sebut Harga

Sebut harga yang diterima dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada J/K Sebut Harga.

Sekiranya perlu, nasihat daripada jabatan teknik hendaklah diperolehi.

Penilaian sebut harga disiapkan dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima daripada urus setia.

5. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas Jawatankuasa

Pelantikan ahli J/K Penilaian Sebut Harga dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga.

Penilaian sebut harga bekalan / perkhidmatan dibuat 2 jawatankuasa berasingan iaitu;

- J/K Penilaian Teknikal - J/K Penilaian Harga

J/K Penilaian Teknikal terdiri daripada tidak kurang 3 orang.

Ahli-ahli J/K Penilaian Teknikal pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

Penilaian teknikal dilaksanakan secara bermesyuarat.

J/K Penilaian Harga terdiri tidak kurang daripada 2 orang.

Penilaian harga dilaksanakan secara bermesyuarat.

Penilaian sebut harga kerja dibuat oleh 1 J/K Penilaian sahaja.

J/K dianggotai tidak kurang daripada 3 orang pegawai di mana salah seorang ahli J/K seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.

Proses penilaian sebut harga disiapkan dan dilaksanakan tidak melebihi tempoh 14 hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada J/K Penilaian.

(8)

Laporan penilaian ditandatangani oleh semua ahli J/K.

Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

Bi

Sampel)

Catatan Keupayaan/kemampuan penyebut

harga.

Analisis harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran.

Kemampuan kewangan dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi RM200,000 – RM500,000 dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5% daripada anggaran harga jabatan.

Penyebut harga mempunyai modal minimum dalam bentuk aset mudah cair.

6. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

Kertas taklimat sebut harga disediakan oleh urus setia sebut harga dengan maklumat berikut:

- Salinan borang/notis sebut harga

- Salinan spesifikasi sebut harga - Jadual sebut harga

- Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab - Salinan sijil pendaftaran

dengan Kementerian

Kewangan/PKK/LPIPM/ CIDB - Laporan Penilaian Sebut Harga - Kertas Perakuan/Taklimat

Sebut Harga

- Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh J/K Sebut Harga.

7. Jawatankuasa Sebut Harga

Semua ahli J/K Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal melantik secara bertulis mana-mana pegawai daripada

(9)

Kumpulan Pengurusan dan Profesional sebagai Pengerusi.

Keahlian jawatankuasa terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 orang pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

Bagi perolehan kerja, seorang daripada ahli J/K Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal.

Pengerusi dan ahli J/K Sebut Harga dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali.

J/K Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah bersidang dalam tempoh 2 minggu selepas penilaian dibuat.

Bi

Sampel)

Catatan Ahli J/K Sebut Harga tidak

menganggotai J/K Pembuka Sebut Harga atau mana-mana J/K Penilaian.

8. Pertimbangan Sebut Harga

J/K Sebut Harga menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling menguntungkan kerajaan.

J/K Sebut Harga hendaklah bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Perbincangan dan keputusan J/K Sebut Harga dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli J/K Sebut Harga.

Asas pemilihan sebut harga dicatatkan dengan jelas.

9. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

Pesanan kerajaan/inden kerja dikeluarkan dengan segera kepada pembuat/pembekal/ kontraktor yang berjaya, setelah menerima keputusan J/K Sebut Harga.

Agensi mengadakan satu kontrak

formal bagi perolehan

bekalan/perkhidmatan bermasa atau

(10)

perolehan kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).

Keputusan muktamad J/K Sebut Harga dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin selepas pesanan kerajaan/inden kerja dikeluarkan.

(11)

Tajuk Audit:

Jabatan/

Pusat:

PTJ:

Prosedur/

Proses: Pentadbiran Kontrak

Juruaudit: Tarikh:

Bi

Sampel)

Catatan 1. Bon Pelaksanaan

Bon Pelaksanaan dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM200,000.

Kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan diguna pakai sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan.

2. Bayaran Pendahuluan

Bayaran pendahuluan diberi kepada pembuat/pembekal tempatan 25% dpd nilai kontrak atau maksimum RM100,000 mengikut mana yang rendah.

Bayaran pendahuluan diberi kpd pembekal perkhidmatan sehingga 25%

dpd nilai kontrak atau maksimum RM50,000 mengikut mana yang rendah.

Bayaran pendahuluan bagi kontrak kerja diberi sehingga 25% dpd nilai kerja pembina atau maksimum RM100,000 mengikut mana yang rendah.

Perlu patuhi syarat-syarat:

- Bagi kontrak bernilai melebihi RM200,000 – RM500,000 - Inden kerja/pesanan kerajaan

telah ditandatangani dan dikeluarkan

- Polisi insuran telah dikemukakan

- Jaminan bagi bayaran pendahuluan dikemukakan seperti ditetapkan dalam AP 200.2. Jaminan sama nilai dengan bayaran pendahuluan.

- Bayaran pendahuluan dipohon

(12)

pada peringkat awal kontrak dan tidak melebihi 1 bulan dari tarikh Inden kerajaan/ Pesanan kerajaan.

Bi

Sampel)

Catatan - Tidak dibenarkan jika tempoh

penghantaran/perkhidmatan/sia p kerja tidak melebihi 3 bulan.

3. Bayaran Balik Pendahuluan

Bayaran balik pendahuluan dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja

atau bekalan yang telah

disempurnakan.

Bagi kontrak kerja, potongan selesai dibuat selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%.

Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.

4.

Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal.

Syarat kelulusan perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh:

- Kontrak bernilai melebihi RM200,000 – RM500,000 - Kontrak masih berkuat kuasa

semasa perlanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan

- Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak

- Perlanjutan tempoh kontrak diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum sehingga 2 tahun - Bagi kontrak bekalan,

tambahan kuantiti tidak melebihi 50% dpd kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000

(13)

- Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% dpd kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000

(14)

Bi

Sampel)

Catatan

5. Perubahan Kerja Dan Perlanjutan Masa Untuk Kontrak Kerja

Dibenarkan tertakluk kepada syarat berikut:

- Peruntukan mencukupi

- Kelulusan J/K Sebut Harga diperolehi terlebih dahulu sebelum perubahan kerja dilaksanakan

- Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% dpd nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah. Sekiranya melebihi, dirujuk untuk kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

Perlanjutan masa bagi kontrak kerja melebihi RM200,000 – RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan J/K Sebut Harga.

(15)

Tajuk Audit:

Jabatan/

Pusat:

PTJ:

Prosedur/

Proses: Pematuhan Dan Tanggungjawab

Juruaudit: Tarikh:

Bi

Sampel)

Catatan

1. Tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan

Agensi menyediakan rekod lengkap mengandungi maklumat antaranya

tajuk perolehan, nama

pembuat/pembekal/kontraktor, nilai perolehan dan sebagainya seperti dalam format SPP 5/2009.

Rekod dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan setiap bulan dan 1 salinan dikemukakan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan, Kem Kewangan dan Unit Audit Dalam agensi.

Peraturan di atas dibatalkan apabila SPP 7 Tahun 2011 berkuatkuasa pada 8 Julai 2011 Maklumat perolehan direkodkan ke

dalam sistem GPIS di Kementerian Kewangan.