LAPORAN LAPORAN
AUDIT PERSIJILAN SEMULA AUDIT PERSIJILAN SEMULA
MS ISO 9001 : 2008 SIRIM
MS ISO 9001 : 2008 SIRIM
TARIKH AUDIT
TARIKH AUDIT
LAPORAN KETAAKURAN LAPORAN KETAAKURAN
Perkara Bilangan
JUMLAH KETAKAKURAN KECIL (MINOR NCR) 2 JUMLAH KETAKAKURAN BESAR (MAJOR NCR) 0
KUMPULAN KETAKAKURAN KECIL YANG
MEMBAWA KETAKAKURAN BESAR TIADA
LAPORAN KETAAKURAN 1 LAPORAN KETAAKURAN 1
Penemuan SIRIM
Dikeluarkan kepada JPS Kelantan.
Surat permohonan beserta Borang Pembaikan dan Tentukuran Peralatan Hidrologi untuk tentukuran alat telah dibuat pada 26
September 2013. Punca Kelewatan ini disebabkan oleh kekurangan alat ganti dan sekiranya dihantar untuk tujuan kalibrasi akan
menyebabkan sukat luah tidak dapat dijalankan.
Pembetulan
JPS Kelantan telah mengemaskini inventori alat dan tarikh tentukuran
alat supaya perkara ini tidak akan berulang di masa hadapan.
LAPORAN KETAAKURAN 2 LAPORAN KETAAKURAN 2
Penemuan SIRIM
Dikeluarkan kepada JPS Kelantan.
Setelah disemak didapati pemungutan data kualiti air tidak dibuat 12 kali setahun disebabkan :
Sungai Lanas : mengalami banjir pada hujung tahun.
Sungai Lebir : jarak stesen yang jauh dan kekangan kenderaan
Pembetulan
JPS Kelantan akan memastikan data kualiti air akan dibuat 12 kali
setahun.
Penemuan Audit 1 Penemuan Audit 1
Dokumentasi
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dibangunkan oleh JPS –
Malaysia – BSAH adalah merangkumi Manual Kualiti, Kualiti Polisi dan Objektif, arahan kerja, Prosedur Pengurusan dan Operasi serta
borang-borang dan senarai semak berkaitan proses operasi dan pengurusan data hidrologi.
Berdasarkan auditan, dokumen SPK telah memenuhi kehendak
piawaian ISO 9001:2008 . Namun, prosedur perolehan sedia ada
perlu dikaji semula agar ia lebih komprehensif untuk proses perolehan
di peringkat BSAH.
Penemuan Audit 2 Penemuan Audit 2
Kajian Semula Pengurusan
Mesyuarat MKSP Bil 1/2013 dijalankan pada 8 Julai 2013 yang
dipengerusikan oleh Dato Pengarah BSAH, membincangkan prestasi perjalanan sistem dan pengurusan jabatan sepanjang tahun 2012/13.
Berdasarkan minit, agenda dan hasilan mesyuarat memenuhi kehendak piawaian ISO 9001:2008 dan butiran perbincangan direkodkan dengan jelas bersama lampiran sokongan yang menunjukkan percapaian tahunan objektif jabatan. Tindakan penambahbaikan terhadap sistem SPK dan proses pengurusan
operasi BSAH yang diputuskan untuk pelaksanaan bagi tahun semasa
PENEMUAN AUDIT 3 PENEMUAN AUDIT 3
Keberkesanan Audit Dalaman
Audit dalaman telah dijalankan oleh pasukan audit luar terlatih yang dilantik oleh pihak Pengurusan Atasan JPS-BSAH . Pasukan Audit telah berjaya menilai proses pelaksanaan sistem SPK di seluruh Syeksen/Unit dan pejabat JPS BSAH di seluruh negara bermula Januari sehingga Jun 2013. Terdapat 18 Laporan Ketaakuran kecil dikeluarkan, di mana kesemua isu tersebut telah ditangani dan ditutup.
Secara umumnya kematangan hampir semua juruaudit dalam
menjalankan audit pemantauan SPK adalah terbukti berdasarkan
rekod-rekod audit dalaman dan laporan audit yang dikeluarkan.
Penemuan Audit 4 Penemuan Audit 4
Pengendalian Aduan Pelanggan
Tiada aduan direkodkan sepanjang Julai 2012 – Jun 2013. Secara
rumusan , indek kepuasan pelanggan bagi tahun 2012/13 adalah
93.58% (53 maklumbalas).
Penemuan Audit 5 Penemuan Audit 5
Peningkatan Berterusan
Beberapa penganugerahan telah diterima oleh BSAH sepanjang pelaksanaan SPK anataranya Tempat Pertama pada KIK-NRE dan KIK-JPSM bagi ketogeri Pengurusan. Pencapaian-pencapaian ini adalah testimonial bagi bagi BSAH sebagai bukti terhadap
perlaksanaan sistem pengurusan kualiti yang berterusan.
Penemuan Audit 6 Penemuan Audit 6
Perbandingan berguna dengan keputusan audit yang lepas
Dua ketaakuran kecil dikeluarkan pada audit kali ini dan hampir semua
penemuan pada audit yang telah diambil tindakan secara berkesan
dan berkesinambungan
KESIMPULAN PENEMUAN KESIMPULAN PENEMUAN
AUDIT AUDIT
Kematangan sistem dan keberkesanan sistem dalam mencapai objektif yang ditetapkan termasuk keperluan/kehendak yang dipersetujui dan lain-lain
pemerhatian yang positif serta kelemahan :
Berdasarkan pemerhatian audit, beberapa perkara dalam proses pengurusan data hidrologi yang melibatkan aktiviti pengumpulan dan analisis data seta penggunaan borang-borang SPK perlu diberi penekanan yang lebih khusus ke arah sistem yang kekal konsisten dan effektif.
Komitmen dan kerjasana dari pihak pengurusan serta kakitangan ibupejabat dan negeri terlibat dalam proses pengendalian audit persijilan adalah baik.
Secara kesimpulan , JPSM-BSAH telah melaksanakan sistem pengurusan kualiti prosidur yang dibangunkan serta memenuhi secara asasnya keperluan Standard MS ISO 9001:2008.
PELUANG PELUANG
PENAMBAHBAIKAN
PENAMBAHBAIKAN
BIL BUTIRAN
1 Kawalan ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan Tiada tandatangan PHN/JTKN/JTN di dalam Buku Penyerahan Data
Buku Penyerahan Data hanya digunakan untuk merekod data sejatan sahaja.
Penyerahan data kualiti air tidak direkodkan.
Diberitahu bahawa di Kelantan telah menggunakan Auto Logger untuk mencatit bacaan hujan. Hujan manual telah tidak direkodkan lagi mengikut sistem sediada, tetapi prosidur masih belum dikemaskini.
Data mentah enapan telah dihantar ke HQ untuk dianalisa. Walaubagaimanapun keputusan dari HQ samada perlu amibil tindakan atau tidak tidak dimaklumkan semula ke Kelantan.
Data Kualiti air telah dihantar ke Jabatan Kimia dan keputusan telah dihantar ke HQ pada 27 Jan dan 13hb Jun tahun ini. Tetapi tiada maklumbalas dari pihak HQ.
2 Kawalan Rekod
Buku Penyerahan data tidak diisi bagi penyerahan data kualiti air 3 Audit Dalam
Audit dalam punca masalah (root cause) terlepas pandang tidak sesuai digunakan untuk mengenalpasti tindakan penambahbaikan
BIL BUTIRAN
4 KEUPAYAAN , KESEDARAN DAN LATIHAN
Penilaian keberkesanan kursus tidak konsisten. Kursus sukat luah pada 7/10/12 En Marzukey tiada dibuat keberkesanan penilaian kursus.
Penilaian dibuat terlalu awal, Cuma 3 hari selepas tarikh kursus.
5 Kawalan Dokumen
Borang permohonan alat tiada di dalam induk dokumen terkawal 6 Perolehan
Ada kekeliruan mengenai keperluan prosidur perolehan ada yang mengatakan perolehan tidak berkaitan. Tetapi kualiti Manual jelas menyatakan perolehan adalah berkaitan.
7 Kawalan ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
Tiada mekanisme untuk mengurus jumlah peralatan yang perlu dikalibrasi
BIL BUTIRAN
8 Kawalan Proses
Stesen aras air Sg. Arau di Ladang Tebu Felda (stn/No:6503401) telah ditutup sementara untuk kerja-kerja RTB sekitar kawasan berkenaan. Namun penutupan stsesn tersebut tidak jelas disokong oleh surat/email atau Borang Perancangan Stsesen Hidrologi yang berkaitan.
Rekod hujan (auto logger) untuk Stesen Hujan Bkt Temiang (Stn/No:6502010) bagi bulan Ogos 2013 tidak terdapat dalam pangkalan data Sistem Tedida apabila diminta ketika auditan.
Data hujan yang digunakan untuk kiraan sejatan di Stesen Padang Katong adalah merujuk kepada bacaan hujan manual yang dicatatkan oleh orang awam dalam kad Penyata Hujan Bulanan (J.P.S 6 Pin 3.83) . Bagaimanapun data hujan
berdasarkan alat Auto Logger menunjukkan julat bacaan yang ketara antara 9.0- 28.9mm dan ketepatan kiraan adalah diragui seandainya ia dijadikan rujukan rasmi hidrologi nasional ( Data Bulan Ogos 2013)
BIL BUTIRAN
9 Data Analisis
Rumusan data analisis untuk 6 bulan pertama 2013 menunjukkan BSAH berjaya menyelesaikan permohonnan data hidrologi pelanggan kurang dari 7 hari. Namun berdasarkan Buku Log Dartar Permohonan untuk tempoh Jan-Jun 2013, terdapat 6 kes yang gagal diselesaikan dalam tempoh tersebut.
LPKS – Laporan penghantaran kad SRAM telah digantikan dengan Laporan Data Logger Hujan. Namun masih terdapat proseduir yang merujuk kepada Laporan Penghantaran SRAM.
10 LPKS – Laporan penghantaran kad SRAM telah digantikan dengan Laporan Data Logger Hujan. Namun penggunaan borang ini tidak dapat ditunjukkan dengan jelas.
BIL BUTIRAN
11
Terdapat percanggahan di antara proses pemantauan implimentasi pungutan data hidrologi dan sasaran yang ditetapkan oleh pihak jabatan.
a)Pihak jabatan telah mensasarkan tahap prestasi pungutan semua jenis data hidrologi bagi setiap stesen tidak kurang daripada 95% walaubagimanapun peratusan ini hanya diukur bagi data hujan dan air. Pencapaian bagi data lain tidak diukur berdasarkan sasaran ini.
b)Prosedur berkaitan (BSAH-PK(O)-03) meletak sasaran tertentu. Contoh :
minimum 6 kali pungutan data sukat luahan sungai setahun dan minimum 12 kal pungutan sampel bagi data enapan ampai dan kualiti air. Pelaporan pencapaian berkaitan sasaran ini pula tidak direkodkan dengan jelas.
Pscan Data Logger ( data yang diperolehi daripada program tideda) disemak secara atas talian dan manual. Namun begitu, semakan terhadap Pscan Data Logger secara manual bercetak tidak dapat ditunjukkan dengan konsisten.
Masih terdapat keperluan di dalam prosedur yang menyatakan semakan ke atas Pscan Data Logger oleh PLPL ( Pelukis Plan Pengurursan Maklumat) walaupun jawatan tidak diisi dan diambil alaih ileh juruteknik dan juruteknik kanan.
