PEMBANGUNAN SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT TADIKA
MOHAMAD ALIF SYAZWAN BIN MUSTAPHA DALBIR SINGH A/L VALBIR SINGH
Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat, Universiti Kebangsaan Malaysia
ABSTRAK
Tadika merupakan tempat yang penting dan tempat pembelajaran pertama untuk seseorang pelajar sebelum mereka memasuki kealam persekolahan. Tadika adalah institusi yang penting supaya dapat melahirkan seorang pelajar yang cemerlang dan melahirkan rakyat yang berilmu agar melahirkan sebuah Negara yang aman dan damai. Antara masalah yang terdapat dalam pengurusan tadika adalah keselamatan pelajar. Jadi sistem ini mempunyai konsep konsep keselamatan, maka orang yang tidak dikenali perlu mengisi maklumat yang disediakan sekiranya ingin membawa pulang pelajar tersebut. Selain itu, sistem ini juga menyediakan bahagian data analisis. Data analisis ini terhasil daripada data yang telah dimasukkan oleh cikgu sekaligus sistem ini dapat memapar laporan akhir pelajar. Oleh itu, ibubapa dan guru dapat mengenalpasti potensi dan kelemahan pelajar. Masalah lain yang terdapat dalam pengurusan ini adalah di bahagian pengurusan maklumat kerana dilakukan secara manual.
Sebagai contoh, pembayaran yuran atau pendaftaran. Jadi dengan wujudnya sistem pengurusan tadika ini, data akan lebih tersusun, dan dapat meringankan bebanan pekerja dan ibubapa.
Seterusnya, kaedah yang digunakan adalah Agile metodologi untuk pembangunan sistem ini.
Hal ini kerana, Agile metodologi dapat menambahbaik kualiti sistem ini. Seterusnya, Agile metodologi juga lebih fokus kepada sesuatu nilai terhadap sistem yang akan dibangunkan.
Kesimpulannya, pada masa yang kian maju ini masyarakat lebih cenderung kepada teknologi yang memberi impak positif seperti menjimatkan masa dan mudah untuk digunakan. Jadi dengan adanya sistem pengurusan tadika ini, kita dapat merealisasikan tujuan institusi tadika.
Copyright@FTSM UKM
1 PENGENALAN
Pada era globalisasi ini, pengurusan memainkan impak yang besar dalam bidang hospital, sekolah, perpustakaan dan tadika(KIM, 2014) kerana keberkesanan dan keselamatan menyimpan sesuatu data untuk sesebuah organisasi. Pengurusan sistem merujuk kepada pentadbiran dalam sesebuah organisasi jadi dengan adanya pengurusan sistem ini, produktiviti maksimun dapat dicapai dengan sangat baik. Sesebuah organisasi yang bagus adalah organisasi yang mempunyai pengurusan sistem yang baik. Jadi dengan wujudnya Sistem Pengurusan Maklumat Tadika Dalam Talian, ia akan memberi impak yang positif terhadap tadika tersebut.
Sebagaimana yang kita sedia maklum, pengurusan maklumat data tadika perlu direkodkan setiap hari. Oleh itu, setiap rekod kehadiran data pelajar, peperiksaan, peristiwa atau majlis yang memerlukan data disimpan akan sentiasa direkod dan disimpan dan dapat dirujuk semula dan dapat meringankan bebanan pekerja.
Lebih-lebih lagi, kebiasaanya tadika menyimpan maklumat atau data secara manual.
Pekerja perlu merekodkan data dan maklumat dalam buku yang hendak ditulis satu demi satu dan menyimpan buku itu kedalam rak. Hal ini boleh menyebabkan, kehilangan laporan atau memakan masa yang agak lama untuk mencari data untuk satu pelajar sahaja sekaligus membebankan pekerja(YACOB, 2012). Bayangkan sekiranya memerlukan data 30 orang pelajar pada masa yang singkat. Seterusnya, pembayaran yuran secara atas talian dapat meringankan bebanan pelajar. Sebagai contoh, pembayaran secara atas talian dapat mengelakkan pelajar dari beratur atau membawa wang sendiri untuk membayar yuran.
Sistem Pengurusan Maklumat Tadika Dalam Talian ini dibangunkan untuk memudahkan pekerja menguruskan data seperti data kemasukkan guru baharu dan pelajar baharu yang mendaftar. Sistem ini akan memastikan data dan maklumat yang telah direkodkan akan dijaga dengan rapid dan disusun secara kosisten bagi memudahkan pekerja atau guru yang ingin mencari maklumat atau data. Selain itu, sistem ini juga boleh memasukkan data dan menyimpan data yang mereka inginkan. Selepas itu, data dan maklumat boleh disimpan, dikemaskini dan dipadam.(YACOB, 2012)
Copyright@FTSM UKM
2 PENYATAAN MASALAH
Umur ketika memasuki tadika adalah umur yang kritikal untuk pembangunan kanak kanak(Priyankara, et al., 2013). Tadika juga memainkan peranan yang penting tentang pemahaman dan tingkah laku kanak-kanak apabila mereka membesar nanti. Pemerdagangan kanak-kanak merupakan jenayah yang keji dan tidak menghormati hak kanak-kanak(Human
& Governance, 2019). 33 kes penculikan kanak-kanak telah berlaku dalam tempoh 10 tahun sahaja di Malaysia(Mohd Azrone et al., 2019). Kes penculikan merupakan mimpi ngeri bagi setiap ibubapa yang mempunyai anak. Oleh itu, sistem ini menyediakan satu alternatif untuk mengelakkan perkara sedemikian berlaku ketika kanakkanak berada di tadika. Alternatif yang disediakan ialah konsep keselamatan pelajar. Individu yang ingin membawa pulang pelajar, hendaklah mengisi maklumat dan data keselamatan pelajar.
Antara masalah lain yang dihadapi, penggunaan data analisis merupakan perkara baru bagi pihak pengurusan tadika(Wayman et al., 2005). Hal ini memberi impak negatif kerana kefahaman mereka tentang data analisis masih baru. Sebagai contoh, kegunaan data-data yang sedia ada, cara melihat graf dan membuat rumusan dimanakah kekurangan dan potensi pelajar untuk dikenalpasti. Penyelidikan memberitahu bahawa penggunaan data dapat membuat keputusan yang boleh mempengaruhi potensi dan penambahbaikkan prestasi pelajar(Vanthienen & De Witte, 2017) jadi penggunaan data analisis sangat penting dalam pembelajaran untuk membantu pelajar dan guru agar dapat mengenalpasti potensi sebenar pelajar mereka. Secara keseluruhannya, masalah-masalah yang dinyatakan diatas menjadikan tunjang utama keperluan membangunkan sistem ini agar masalah yang dinyatakan dapat diselesaikan.
Copyright@FTSM UKM
3 OBJEKTIF KAJIAN
Matlamat membangunkan Sistem Pengurusan Maklumat Tadika Dalam Talian adalah bertujuan untuk menyelesaikan masalah yang dinyatakan dibahagian penyataan masalah.
Sistem Pengurusan Maklumat Tadika Dalam Talian mempunyai objektif mereka tersendiri.
Antara objektif secara khususnya dinyatakan dibawah:
i. Mengenalpasti keperluan sistem untuk konsep keselamatan dan data analisis.
ii. Membangunkan Sistem Pengurusan Maklumat Tadika Dalam Talian.
4 METOD KAJIAN
Agile metodologi merupakan metodologi yang paling ringkas dan berkesan. Selain itu, Agile metodologi lebih fokus kepada memberi respon yang cepat sekiranya berlaku perubahan tanpa memberi impak yang besar terhadap proses pembangunan.
Selepas itu, Agile method yang lebih fokus kepada kod berbanding rekabentuk dan agile method adalah bertujuan untuk menyampaikan perisian yang berfungsi dengan baik dan cepat sekaligus dapat memenuhi perubahan permintaan oleh klien.
4.1 FASA PERANCANGAN
Fasa ini merupakan proses yang bertujuan untuk mengenalpasti masalah, kajian dan skop.
Seterusnya, proses seperti pengumpulan, pencarian dan pembacaan jurnal bagi menambah idea untuk membangunkan sistem ini dilakukan. Antara contoh rapat topic yang berkaitan adalah konsep reka bentuk seni bina, reka bentuk pangkalan data dan reka bentuk antara muka.
Sumber sumber ini dicari dengan menggunakan internet bagi mencapai maklumat yang berkaitan dan pencarian bahan seperti di laman sesawang Fakulti Teknologi Sains Maklumat bagi menambahkan idea yang bernas.
4.2 FASA ANALISIS
Fasa ini merupakan fasa analisis dan tafsiran maklumat yang telah berjaya dikumpul ketika fasa perancangan sedang dijalankan. Analisis yang berkaitan dengan topik sistem yang akan dibangunkan dan memberi penilaian terhadap sistem yang akan dibangunkan ini. Selain itu, analisis juga menceritakan tentang perkakasan dan perisian yang akan dijalankan bagi memastikan perkakasan dan perisian yang sedia ada dapat digunakan dengan jaya bagi memastikan proses pembangunan projek ini berjalan dengan lancar.
Copyright@FTSM UKM
4.3 FASA REKA BENTUK
Reka bentuk seni bina adalah proses mengenalpasti koleksi perkakasan dan perisian komponen dan antara muka untuk mengukuhkan framework bagi bertujuan pembangunan perisian sistem maklumat. Sistem pengurusan maklumat tadika perlu mempunyai three-tier application. Web browser seperti Google Chrome merupakan tempat yang penting bagi membentangkan data atau memperolehi data atau maklumat. Pembangunan ini akan menggunakan laravel sebagai framework ketika proses pembangunan sistem maklumat sedang dijalankan. Rajah 3.4 merupakan Three-Tier Architecture.
Rajah 3.4 Three-Tier Architecture
Reka bentuk pangkalan data merupakan satu proses tentang penjanaan maklumat dan data bagi pangkalan data untuk sistem pengurusan maklumat tadika. Reka bentuk pangkalan data juga menerangkan bagaimana data akan disimpan dan bagaimana data berinteraksi antara entiti yang berbeza.
Copyright@FTSM UKM
4.4 FASA PENGUJIAN
Fasa ini menerangkan tentang pengujian sistem perisian merupakan sebagai menguji atau mengevaluasi sesebuah sistem untuk mencari kesalahan atau kesilapan ketika proses pembangunan sistem. Pengujian juga amatlah kritikal untuk dilakukan selepas pembangunan sistem atas tujuan untuk menguji setiap fungsi agar berfungsi mengikut keperluan pengguna agar sistem dapat berfungsi dan dikeluarkan kepada pengguna dengan baik. Proses pengujian yang paling asas di dalam pengujian adalah terdiri daripada perancangan dan kawalan, analisis dan reka bentuk, implementasi dan perlaksanaan, menilai kriteria dan pelaporan, dan aktiviti penutupan pengujian.
Seterusnya, pengujian sistem perisian merupakan sebagai menguji atau mengevaluasi sesebuah sistem untuk mencari kesalahan atau kesilapan ketika proses pembangunan sistem.
Pengujian juga amatlah kritikal untuk dilakukan selepas pembangunan sistem atas tujuan untuk menguji setiap fungsi agar berfungsi mengikut keperluan pengguna agar sistem dapat berfungsi dan dikeluarkan kepada pengguna dengan baik. Proses pengujian yang paling asas di dalam pengujian adalah terdiri daripada perancangan dan kawalan, analisis dan reka bentuk, implementasi dan perlaksanaan, menilai kriteria dan pelaporan, dan aktiviti penutupan pengujian.
Oleh itu, bagi memastikan sistem dapat dibangunkan dengan jayanya dan pengguna dapat menggunakan sistem pengurusan maklumat tadika ini, jadi keperluan perisian, perkakasan untuk pembanguna sistem dan pengguna merupakan alternatif yang wajib untuk memastikan semua ini dapat berjalan dengan lancar. Maklumat tentang perisian yang digunakan dalam pembangunan sistem ini dan penerangan yang lebih terperinci dapat dilihat jadual 3.2 dan 3.5 dibawah.
Copyright@FTSM UKM
Jadual 3.2 Keperluan Perisian Untuk Pembangunan Sistem
Jadual 3.3 Keperluan Perisian Untuk Pengguna
Jadual 3.4 Keperluan Perisian Untuk Pengguna
Copyright@FTSM UKM
Jadual 3.5 Keperluan Perisian Untuk Pengguna
5 HASIL KAJIAN
Bahagian ini menerangkan tentang proses pembangunan sistem Pengurusan Maklumat Tadika.
Aplikasi web ini dibangunkan menggunakan perisian Sublime Text 3 dan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP, HTML dan JavaScript. Projek aplikasi web ini dibangunkan dengan menggunkan komputer peribadi dan pelayan local yang digunakan adalah XAMPP. Selain itu, pangkalan data untuk aplikasi web ini menggunakan MySQL. Pelayan lrgs.ftsm.ukm.my akan digunakan ketika pembentangan dijalankan dan kemaskini dilakukan setiap hari untuk pembangunkan aplikasi web yang akan dijalankan dengan menggunakan komputer peribadi.
Rajah 4.0 menunjukkan bahagian modul ini dari keseluruhan seni bina sistem Pengurusan Maklumat Tadika. Aplikasi web ini mempunyai satu pengguna sahaja iaitu admin. Kadang- kadang guru juga boleh dijadikan sebagai admin kerana pengurusan tadika yang tidak mempunyai pekerja yang ramai. Admin boleh mendaftarkan pelajar dan guru. Selain itu, pengguna sistem tadika dapat menghasilkan invois sekiranya terdapat pelajar yang ingin melakukan transaksi membayar yuran atau hutang. Rajah 5.1 sehingga 5.5 dibawah ini merupakan antara muka untuk aplikasi web sistem Pengurusan Maklumat Tadika. Dibawah ini merupakan paparan muka yang telah dibangunkan.
Copyright@FTSM UKM
5.1 Log Masuk
5.2 Antara Muka Depan
Copyright@FTSM UKM
Rajah dibawah merupakan antara muka bagi pelajar sekiranya pengguna ingin melakukan proses seperti menambah, mengemaskini atau menghapus maklumat pelajar.
Berikut adalah papan muka yang dibangunkan.
5.3 Pendaftaran Pelajar
5.4 Mengubah Data Pelajar
Copyright@FTSM UKM
5.5 Memadam Data Pelajar
Pengujian aplikasi perlu dijalankan selepas pembangunan aplikasi web ini berjaya dijalankan dengan baik. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan aplikasi web ini berjalan dengan baik tanpa sebarang ralat ketika digunakan oleh pengguna.
Copyright@FTSM UKM
6 KESIMPULAN
Sistem Pengurusan Maklumat Tadika dibangunkan untuk bertujuan mempermudahkan tugasan atau pekerjaan bagi guru atau staf di tadika untuk menguruskan bahagian pendaftaran pelajar atau guru, laporan pelajar, bahagian kewangan dan kedatangan pelajar. Sistem ini juga bukan sahaja memberi kemudahan kepada staf tadika tetapi kepada ibubapa juga. Hal ini kerana sistem ini mempunyai bahagian keselamatan pelajar. Bahagian ini sangat kritikal untuk memastikan keselamatan pelajar terjamin. Seterusnya, Sistem Pengurusan Maklumat Tadika akan memakan masa dalam linkungan 20 minggu untuk berjaya dibangun dan boleh diguna pakai oleh pihak pengurusan tadika.
Selain itu, setiap keperluan bagi Sistem Pengurusan Maklumat Tadika berjaya dikumpul dengan menggunakan dua kaedah iaitu temu ramah dan tinjauan untuk para ibubapa.
Pihak pengurusan ditemu ramah dan diajukan soalan berkenaan bagaiamana pengurusan mereka berkerja, apa maklumat yang perlu ada dalam sisten ini dan keperluan yang dikehendaki oleh mereka. Manakala kaedah tinjauan kepada para ibubapa menggunakan alternatif menanyakan soalan tentang kemudahan yang ada di rumah mereka.
Selepas itu, Sistem Pengurusan Maklumat Tadika dibangunkan dalam hanya satu bentuk iaitu laman sesawang sahaja. Pengguna bagi Sistem Pengurusan Maklumat Tadika hanya mempunyai dua pengguna sahaja iaitu staf, guru tadika dan ibubapa atau penjaga. Staf menggunakan fungsi bahagian pendaftaran pelajar dan guru, bahagian kewangan, bahagian keselamatan pelajar dan bahagian laporan pelajar. Manakala guru tadika menguruskan bahagian kedatangan pelajar dan laporan pelajar. Pengguna ibubapa atau penjaga hanya menggunakan di bahagian keselamatan pelajar untuk bertujuan membawa pulang pelajar tersebut. Ibubapa hanya perlu mengisi borang keselamatan pelajar.
Kesimpulannya, pembangunan Sistem Pengurusan Maklumat Tadika ini dapat memudahkan dan membantu pengurusan tadika untuk meringankan tugasan mereka seperti bahagian pengurusan maklumat dan pelajar dan dapat memudahkan tentang keselamatan anak mereka ketika di tadika bagi ibubapa.
Copyright@FTSM UKM
7 RUJUKAN
Mohd Azrone, S., Mohd Iskandar, I., & Ahmad Suhael, A. 2019, April 2. 33 kes culik
kanak-kanak dalam tempoh 10 tahun | Nasional | Berita Harian. Berita Harian Online.
https://www.bharian.com.my/berita/nasional/2019/04/548042/33-kes-culik-kanak- kanak-dalam-tempoh-10-tahun [2 November 2020]
MALAYSIA, S. G. (n.d.). Tadika Seri Soka | Soka Gakkai Malaysia (SGM).
http://www.sgm.org.my/en/index.php?cur=page/page&id=281&title=Tadika_S eri_Soka [3 November 2020]
MyPt3. (n.d.). Ranking Tadika Terbaik di Malaysia 2020: Pilihan Ibu Bapa. 19
December 2018. https://mypt3.com/review-tadika-terbaik-di-malaysia [8 January 2020]
Nishadha. (n.d.). Ultimate Flowchart Tutorial ( Complete Flowchart Guide with
Examples ). Creately., from https://creately.com/blog/diagrams/flowchart-guide- flowchart-tutorial/ [5 November 2020]
PEMBANGUNAN_SISTEM_PENGAWASAN_KESELAMATAN_PELAJAR_DI_TADI KA_MENGGUNAKAN_TEKNOLOGI_KOD_QR.pdf.(n.d.).from
http://www.ftsm.ukm.my/fyp-archive.php [2 November 2020]
Shema, A. A. 2019. School Management System Using VB By Aisha Shema Application Design : Available on Request. September.
https://doi.org/10.13140/RG.2.2.32243.48163 [30 October 2020]
Srivastava, P. (n.d.). School Management System - Use Case Diagram., from
https://www.academia.edu/22255299/School_Management_System_Use_Case _Diagram [4 November 2020]
Vanthienen, J., & De Witte, K. 2017. Data analytics applications in education. Data
Analytics Applications in Education, October, 1–266.
https://doi.org/10.1201/b20438 [22 October 2020]
VisualParadigmOnlineDiagrams. (n.d.). Use Case Diagram Tutorial. From
Copyright@FTSM UKM
https://online.visual-paradigm.com/diagrams/tutorials/use-case-diagram-tutorial/[4 November 2020]
VisualParadigmOnlineDiagrams. (n.d.). How To Draw Class Diagram?. From
https://www.visualparadigm.com/support/documents/vpuserguide/94/2576/7190_dra wingclass.html#:~:text=A%20class%20diagram%20is%20a,other%20diagrams%20as
%20 supplementary%20models. [16 November 2020]
YACOB, A. B. 2012. KINDERGARTEN MANAGEMENT SYSTEM FOR TASKA ANAKKU COMEL UMP. 1–86. http://umpir.ump.edu.my/5126/ [22 October 2020]
Khadka, R. (n.d.). Youtube : School Management System Project in PHP.
From https://www.youtube.com/watch?v=Tx23rxg9te4&t=865s [22 Mac 2021]
