International Journal of Technology Management and Information System (IJTMIS) eISSN: 2710-6268 [Vol. 2 No. 4 December 2020]
Journal website: http://myjms.mohe.gov.my/index.php/ijtmis
SISTEM PENGESAHAN ASET DI POLITEKNIK MERSING
Umaimah Mokhtar1, Nur Aqila Hussin2* dan Jaidi Ahmad3
1 2 Jabatan Teknologi Maklumat & Komunikasi, Politeknik Mersing, Mersing, MALAYSIA
3 Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Politeknik Mersing, Mersing, MALAYSIA
*Pengarang penghubung: [email protected]
Article Information:
Article history:
Received date : 12 December 2020 Revised date : 23 December 2020 Accepted date : 24 December 2020 Published date : 26 December 2020
To cite this document:
Mokhtar, U., Hussin, N., & Ahmad, J.
(2020). SISTEM PENGESAHAN ASET DI POLITEKNIK MERSING.
International Journal Of Technology Management And Information System, 2(4), 22-35.
Abstrak: Sistem Pengesahan Aset direka untuk membantu pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah di Politeknik Mersing menguruskan aset mereka dengan lebih cekap dan efektif. Sistem ini dibangunkan bagi menjejaki aset dan lokasi asal di Politeknik Mersing dengan lebih cepat dengan menggunakan teknologi kod QR di telefon pintar. Rasional sistem ini dilaksanakan adalah kerana masalah penyelia yang sukar untuk mengingati nombor pendaftaran atau kod pendaftaran setiap aset yang ada di lokasi masing-masing. Sekiranya terdapat kes kehilangan, dipinjam atau salah tempat para penyelia perlu merujuk kepada dokumen Kew PA 7 yang mempunyai keseluruhan senarai asset di lokasi tersebut. Kod QR adalah singkatan bagi Quick Response, yang terdiri daripada kotak segi empat yang berwarna hitam dan disusun yang berlatar belakang putih. Ia merupakan label optik yang mengandungi maklumat item atau produk yang berkaitan.
Kod QR mudah dibaca dan mampu menyimpan pelbagai maklumat. Oleh itu, kod QR boleh digunakan tanpa sebarang kos yang besar dan menjadi kod yang sudah digunakan secara meluas. Metodologi bagi projek ini adalah agile yang melibatkan beberapa peringkat iaitu perancangan, analisis, reka bentuk, pelaksanaan dan pengujian serta penyelenggaraan. Perkakasan yang digunakan dalam sistem ini adalah telefon bimbit dan komputer riba. Manakala perisian yang digunakan bagi membangunkan secara keseluruhan system ini adalah XAMPP dan Notepadd++. Sistem ini adalah sistem yang
1. Pengenalan
Pada masa kini, penggunaan telefon pintar adalah amat meluas dimana setiap individu mempunyai lebih dari satu telefon pintar. Perkembangan ini menyebabkan pelbagai aplikasi mudah alih direka untuk telefon pintar oleh kebanyakan vendor sistem operasi mudah alih seperti Apple, Google, dan Microsoft. (Harmut & Viswanath, 2015). Sistem Pengesahan Aset ini juga menggunakan aplikasi pengimbas kod respon pantas (kod QR) yang boleh dimuat turun secara percuma oleh mana-mana telefon pintar. Selain itu, pembangunan sistem ini juga dapat membantu dalam meningkatkan produktiviti pengurusan aset yang sedia ada di Politeknik Mersing.
2. Sorotan Kajian
Menurut dasar pengurusan aset (2009), aset didefinasikan sebagai harta benda kepunyaan atau milikan atau dibawah kawalan kerajaan yang dibina atau dibeli atau disewa beli atau dipajak dengan wang kerajaan atau yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau proses perundangan atau diperoleh melalui sumber liar atau pembiakan atau penyelidikan warisan. Oleh itu, pengurusan aset yang cekap dan efisyen perlu diterapkan agar aset ini terjaga.
Penggunaan teknologi pada zaman ini telah mengubah proses pengurusan aset kepada yang lebih efektif dan efisyen. Antaranya adalah pembangunan sistem yang pelbagai dalam setiap pengurusan organisasi. Kod QR juga antara teknologi zaman kini yang telah digunakan secara meluas dalam pelbagai medium yang bertujuan untuk mendapatkan maklumat sesuatu produk atau perkhidmatan. Oleh itu, kod QR sesuai digunakan kerana aplikasi pengimbas kod QR boleh dimuat turun dari mana-mana peranti telefon pintar. Penggunaan kod QR menunjukkan komunikasi yang efektif antara penjual dan pembeli (Cata et. al,2013).
Kod QR ialah singkatan bagi “Quick Response” kod. Kod QR menyediakan kapasiti penyimpanan data yang tinggi, pengimbasan pantas, kebolehbacaan omnidirectional, dan banyak kelebihan lain termasuk pembetulan ralat (supaya kod yang rosak juga dapat dibaca dengan jayanya) dan pelbagai jenis versi (S. Tiwari, 2016). Oleh itu penggunaan sistem dan kod QR secara serentak dapat mempertingkatkan pengurusan aset di Politeknik Mersing. Contohnya kod QR telah digunakan untuk merekod kehadiran pelajar ke dalam pangkalan data atas talian (Jadhav et.al, 2018). Manakala beberapa sistem atas talian bagi merekod kehadiran pelajar ke kuliah menggunakan kod QR yang digabungkan bersama teknologi GPS juga telah dibangunkan oleh beberapa pihak (Hendry et.al, 2017).
kuliah di Politeknik Mersing untuk lebih mudah mengenal pasti lokasi sebenar asset dengan segera dan efisyen.
Kata Kunci: Sistem Pengesahan Aset, Kod QR, aset.
2.1 Penyataan Masalah
Rasional sistem ini dilaksanakan adalah berpunca dari pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah yang menghadapi kesukaran untuk mengingati nombor pendaftaran atau kod pendaftaran bagi setiap asset sekiranya berlaku kehilangan, dipinjam atau kesilapan lokasi tanpa merujuk dokumen. Hal ini berikutan kebanyakan aset seperti kerusi dan meja reka bentuk yang seakan sama. Selain itu, pegawai aset dan penyelia juga perlu mengambil masa bagi mengenal pasti identiti dan lokasi aset dengan merujuk Kew PA 7 melalui nombor pendaftaran atau kod pendaftaran.
2.2 Objektif Kajian
Pembangunan sistem pengesahan aset adalah untuk mempercepatkan pengesahan identiti dan lokasi aset. Pembangunan sistem dan penggunaan kod QR dapat mempermudahkan perekodan aset terkini dan proses pengesahan sekiranya berlaku salah lokasi, peminjaman dan lain-lain. Ini dapat membantu pegawai aset dan penyelia makmal untuk mengesahkan maklumat aset dengan lebih efisyen. Seterusnya mengapliksaikan teknologi yang mesra pengguna dan mudah untuk dilaksanakan. Selain itu, dapat merekod data aset di dalam pangkalan data yang lebih mudah dicapai berbanding cara manual melalui dokumen.
3. Reka Bentuk dan Metodologi
Sistem Pengesahan Aset dibangunkan dengan menggunakan model Agile bagi memastikan proses pembangunan berjalan secara teratur dan lebih terarah. model ini merupakan kaedah yang digunakan secara meluas dalam reka bentuk produk terutamanya dalam pembangunan sistem.
Selain itu, model ini juga bersesuaian dengan projek yang lebih kecil dan dapat menghasilkan sistem yang berkualiti dalam masa yang singkat dan mengikuti bajet.
Model ini melibatkan beberapa peringkat iaitu perancangan, analisis, reka bentuk, pelaksanaan dan pengujian serta penyelenggaraan. Model ini memastikan setiap peringkat akan dilakukan pemeriksaan secara berkala bagi melengkapkan sistem ini. Merujuk Rajah 3.1, pembangunan sistem pengesahan aset bermula dengan perancangan yang teliti dimana dalam fasa ini pengkaji mengenalpasti permasalahan yang ingin diselesaikan, mendapatkan maklumat yang lebih jelas mengenai data aset dari pemilik proses dengan menemubual dan soal selidik. DAlam fasa analisis adalah proses penelitian yang lebih mendalam dan beberapa keperluan disenaraikan bagi membantu pembangunan sistem. Dalam fasa ini juga beberapa antaramuka diberikan perhatian bagi membantu proses pengesahan aset lebih efektif. Fasa reka bentuk melibatkan pembangunan penuh sistem dengan menggunakan Notepad++, XAMPP dan MySQL. Fasa yang agak kritikal adalah fasa dimana proses megenalpasti permasalahan yang akan dilaksanakan dengan kerjasama oleh pegawai aset dan pembangun sistem sebelum diserahkan kepada pihak pengurusan aset Politeknik Mersing. Seterusnya adalah kerjasama daripada pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah bagi menguji keseluruhan sistem yang dibangunkan. Sebarang permasalahan yang berlaku dan tidak memenuhi kehendak pengguna akan diperbaiki dari semasa ke semasa oleh pihak pembangun sistem.
Rajah 3.1: Model agile
3.1 Keberhasilan Projek
Reka bentuk menentukan sejauh mana hasil yang diinginkan boleh dicapai. Pada fasa ini, pengkaji merekabentuk dan menyediakan perisian dan perkakasan bagi membangunkan web.
Reka bentuk yang bersesuaian dan mudah difahami amat penting bagi memastikan sistem ini dapat membantu pegawai aset dan penyelia makmal dan bilik kuliah. Rajah 3.2 menunjukkan halaman utama bagi Sistem Pengesahan Aset. Bagi capaian sistem, pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah perlu memasukkan nama pengguna dan kata laluan yang disediakan oleh pihak pentadbir.
Rajah 3.2: Halaman Utama Perancangan
Analisis
Reka bentuk Pelaksanaan
Uji lari dan Penyelenggar
aan
Merujuk Rajah 3.3, halaman menu utama yang memberikan penerangan secara ringkas mengenai Sistem Pengesahan Aset serta terdapat beberapa menu yang berada di sebelah kiri antaramuka bagi memudahkan pengguna sistem.
Rajah 3.3: Halaman menu utama
Rajah3.4 memaparkan halaman bagi membuat penambahan lokasi(makmal atau bilik kuliah) yang akan dimasukkan data oleh pegawai aset yang bertanggungjawab dan dilantik oleh pihak pentadbiran bagi mengawal capaian terhadap lokasi yang sudah ditetapkan sahaja.
Rajah 3.4: Halaman penambahan lokasi
Seterusnya adalah merujuk Rajah 3.5 yang memaparkan halaman bagi proses penambahan aset mengikut lokasi yang sudah didaftarkan oleh pegawai aset. Penyelia makmal atau bilik kuliah akan mendaftarkan aset yang terdapat dalam lokasi yang diselia.
Rajah 3.5: Halaman penambahan aset
Selepas selesai proses pendaftaran aset di lokasi yang ditetapkan, sistem akan menjana kod QR bagi setiap aset yang didaftarkan. Senarai jenis aset, lokasi aset dan kod QR akan dipaparkan seperti dalam Rajah 3.6 dan contoh kod QR kod yang dijana dapat dicetak seperti di Rajah 3.7.
Rajah 3.6: Senarai kod QR yang dijana
Rajah 3.7: Kod QR yang dicetak
Merujuk Rajah 3.8 adalah cara penggunaan kod QR yang dijana oleh sistem selepas dicetak dan diletakkkan di aset yang berada dalam makmal atau bilik kuliah.
Rajah 3.8: Penggunaan kod QR
4. Keputusan dan Perbincangan
Menurut tinjauan yang dilakukan terhadap pegawai dan penyelia makmal atau bilik kuliah mendapati kebanyakan responden bersetuju dan berpuas hati dengan sistem yang menggunakan kod QR ini. Rajah 4.1 menunjukkan keputusan soal selidik yang dijalankan. Secara keseluruhannya pengguna berpuas hati dengan sistem yang dibangunkan bagi membantu pengajaran dan pembelajaran berjalan lancar dan dipersetujui sepenuhnya. Selain itu, pengguna juga menyatakan sistem ini mesra pengguna. Tambahan lagi, pengguna juga sepenuhnya bersetuju bahawa sistem ini dapat menjimatkan masa sekiranya berlaku masalah terhadap aset seperti kehilangan atau berada dilokasi yang salah.
Rajah 4.1: Soal selidik
82 84 86 88 90 92 94 96 98 100 AVS system saves my time to search aset if
misplaced or lost.
[Sistem AVS menjimatkan masa saya untuk mencari aset jika tersalah letak atau hilang.]
The system is simple and easy to understand.
[Sistem ini mudah dan senang difahami.]
Whenever I made a mistake using the system, I could recover easily and quickly.
[Jika saya membuat kesilapan menggunakan sistem ini, saya boleh faham dengan mudah dan
cepat.]
AVS system very user friendly.
[Sistem AVS sangat mesra pengguna.]
Overall, I am satisfied with this AVS system because the system can help teaching and learning
run smoothly.
[Secara keseluruhan, saya berpuas hati dengan sistem AVS kerana sistem boleh membantu pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan…
B1B2B3B4B5
Supervisor satisfaction perspective in the use of AVS system.
PERCENT
Rajah 4.2 dan 4.3 adalah perbezaan sebelum dan selepas penggunaan sistem kod QR digunakan.
No Sebelum
1 Pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah sukar mengenal pasti identiti dan lokasi aset dengan pantas dan efektif sekiranya berlaku pertukaran lokasi atau hilang dan sebagainya semasa aktiviti atau program yang dilaksanakan.
2 Pegawai atau penyelia makmal atau bilik kuliah perlu merujuk dokumen Kew PA terlebih dahulu untuk mengenal pasti identiti dan lokasi aset melalui nombor pendaftaran atau kod pendaftaran.
3 Pergerakan aset yang kerap seperti kerusi dan meja ketika aktiviti atau program di politeknik. Contohnya terdapat kerusi dari bilik kuliah 2 dan 3 yang digunakan untuk pameran projek. Keadaan ini menyukarkan penyelia untuk mengenal pasti aset dengan cepat setelah aktiviti selesai.
Rajah 4.2: Sebelum penggunaan Sistem Pengesahan Aset
No Selepas
1 Pelaksanaan sistem ini dapat membantu pegawai dan penyelia makmal atau bilik kuliah menjimatkan masa bagi mengenal pasti identity dan lokasi aset.
2 Sistem ini dapat mengesan identity dan lokasi aset dengan lebih cekap dan efisyen. Hal ini menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kecekapan proses.
3
Pergerakan aset yang kerap seperti kerusi dan meja ketika aktiviti atau program di politeknik. Contohnya terdapat kerusi dari bilik kuliah 2 dan 3 yang digunakan untuk pameran projek. Keadaan ini menyukarkan penyelia untuk mengenal pasti aset dengan cepat setelah aktiviti selesai.
Rajah 4.3: Selepas penggunaan Sistem Pengesahan Aset
No Siri :KPM/PMJ/H/13/234|
Jenis Aset:PERALATAN PANDANG DENGAR / LCD PROJECTOR DELL 1610HD|
Bilik : FCD Keadaan : Baik|
Pensyarah :Nur Aqila Binti Hussin|
No tel :0137111780
5. Kesimpulan dan Cadangan
Sistem Pengesahan Aset ini telah meningkatkan kualiti keberkesanan penyelia dalam menguruskan aset di Politeknik Mersing. Sistem ini praktikal dan mudah untuk dilaksanakan.
Kod QR mengimbas dengan pantas dan menjimatkan masa berbanding semakan dokumen yang mempunyai senarai yang pelbagai. Tindakan penambahbaikan telah dilakukan dari semasa ke semasa sehingga sistem ini relevan.
Menurut soal selidik yang diedarkan kepada pegawai aset dan penyelia makmal atau bilik kuliah secara kesimpulannya bahawa sistem terutamanya kod QR lebih menjadi pilihan dalam pengurusan aset berbanding penggunaan dokumen untuk merujuk identiti aset dan lokasi melalui nombor pendaftaran atau kod pendaftaran. Oleh itu, artikel ini mencadangkan kepada pihak pengurusan Politeknik Mersing khususnya untuk menggunakan sistem ini secara maksimum didalam organisasi.
6. Penghargaan
Penulis ingin merakamkan setinggi penghargaan kepada pihak pengurusan aset di Politeknik Mersing terutamanya di Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi dalam menyokong pembangunan sistem ini.
Rujukan
Hartmut, H., & Viswanath, V. (2015). Mobile Application Usability: Conceptualization and Instrument Development. MIS Quarterly, 51. Retrieved from https://pdfs.semanticscholar.org/8171/405b2c1538c6b2eff0eb7fb87b7b2c68eeba.pdf
Cata, T., Patel, P. S. & Sakaguchi, T. (2013). QR Code: A New Opportunity for Effective Mobile Marketing. Journal of Mobile Technologies, Knowledge and Society, l, 1 – 7
S. Tiwari, "An Introduction to QR Code Technology," 2016 International Conference on Information Technology (ICIT), Bhubaneswar, 2016, pp. 39-44.
doi: 10.1109/ICIT.2016.021
Jadhav, S., Gagare, A., Gunjal, P., & Jagtap, V. (2018). Android Based Smart Attendance System using QR Code. International Journal of Innovative Research in Computer and Communication Engineering, 6, 2458 – 2464
Hendry, M. R. M., Rahman, M. N. A. & Seyal, A. H. (2017). Smart Attendance System Applying QR Code. 12th International Conference on Latest Trends in Engineering and Technology (ICLTET’2017) May 22-24, 201. Kuala Lumpur, Malaysia.
B. Şarlak, "Agile Methodology for Project/Process Management IT System Infrastructure," 2020 11th International Conference on Computing, Communication and Networking Technologies (ICCCNT), Kharagpur, India, 2020, pp. 1-7, doi:
10.1109/ICCCNT49239.2020.9225593.
Yohana Tri Widayati (2017), “APLIKASI TEKNOLOGI QR (QUICK RESPONSE) CODE IMPLEMENTASI YANG UNIVERSAL”, KOMPUTAKI Vol.3, No.1. Retrieved from https://www.unaki.ac.id/ejournal/index.php/komputaki/article/view/154
Jabatan Perbendaharaan Malaysia (2009), Dasar Pengurusan Aset Kerajaan. Putrajaya:
Kewangan.
EDUCBA, 2019“SDLC vs Agile.” Retrieved from https://www.educba.com/sdlc-vs-agile/
tutorialspoint, 2020, SIMPLYEASYLEARNING, SDLC – Agile Model, Retrieved from https://www.tutorialspoint.com/sdlc/sdlc_agile_model.htm
