วัฏจักรชีวิตผลิตภาพ: สูกิจกรรมอมตะ (Productivity Life Cycle) (ตอนที่ 1)
ดร. อัศมเดช วานิชชินชัย Assadej_v@yahoo.com มหาวิทยาลัยศรีปทุม วิทยาเขตชลบุรี
องคกรนั้นตองการกิจกรรมเพิ่มผลผลิต (Productivity Activity) เขามาเปนตัวขับเคลื่อนชวย ในการพัฒนาความสามารถในการแขงขันอยางตอเนื่อง ดังนั้นชีวิตขององคกรจะยาวนานหรือยั่งยืน เพียงใดสวนหนึ่งก็อยูที่ประสิทธิภาพในการดําเนินกิจกรรมเพิ่มผลผลิตดวยเปนสําคัญ หากกิจกรรม ยั่งยืนองคกรก็ยั่งยืน ในทางตรงกันขามหากกิจกรรมลมเหลวองคกรก็ลมเหลว
จากอดีตจนถึงปจจุบันมีกิจกรรม (Activity) เครื่องมือ (Tool) เทคนิค (Technique) แนวคิด (Concept) ปรัชญาในการบริหารจัดการ (Management Philosophy) หรือระบบบริหารจัดการ (Management System) (แลวแตวาจะเรียกวาอะไร ซึ่งในที่นี้ผมขอเรียกรวม ๆ วา กิจกรรม) เพื่อเพิ่ม ผลผลิตรูปแบบใหม ๆ เกิดขึ้นอยางตอเนื่องมากมายใหนักเพิ่มผลผลิตไดเลือกหานํามาประยุกตใช
ในการพัฒนาองคกร ซึ่งนักเพิ่มผลผลิตไทยเราก็ใหความสนใจกับกิจกรรมเหลานี้โดยเฉพาะอยางยิ่ง กับกิจกรรมใหมที่กําลังเปนกระแสเปนแฟชั่นกันอยูในขณะนั้น ๆ กิจกรรมบางอยางเปนกิจกรรม การเพิ่มผลผลิตที่คลาสสิค (Classic Activity) มีมนตขลังและยังคงไดรับความนิยมจากนักเพิ่ม ผลผลิตอยูเสมอ กิจกรรมเหลานี้มักมีลักษณะ
• เปนพื้นฐานหรือรากฐานในการเพิ่มผลผลิตอยางแทจริง เชน กิจกรรม 5ส กลุมประชุมกอน เริ่มงาน ระบบขอเสนอแนะและไคเซ็น กลุมคิวซีซี กิจกรรมความปลอดภัย KYT
• เปนกฎหมาย ขอบังคับ ขอกําหนดทางการคา หรือมาตรฐาน เชน มาตรฐานการจัดการดาน ตาง ๆ ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949, GMP, HACCP, BRC
• เปนกิจกรรมที่มีองคกรที่ไดรับการยอมรับเปนเจาของในการรณรงคสงเสริมอยางตอเนื่อง เชน การบํารุงรักษาทวีผลแบบมีสวนรวม (Total Productive Maintenance: TPM) กิจกรรม ตาง ๆ ที่มีองคกรรับผิดชอบในการจัดการประกวดและมอบรางวัล
• เปนระบบบริหารจัดการหลักที่ตองใชในการดําเนินธุรกิจ (Operating System) หรือปรัชญา ในการบริหารจัดการที่ยังคงไดรับการพัฒนาตอยอดอยางตอเนื่อง เชน การจัดการโซ
อุปทาน (Supply Chain Management) การจัดการคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management: TQM) ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-In-Time: JIT)หรือระบบการ ผลิตแบบลีน
กิจกรรมคลาสสิคเหลานี้มักจะไดรับการพัฒนาตอยอดใหคงความรวมสมัยอยูตลอดเวลา (เชน ออกเปนเวอรชั่นใหม หรือมีลูกเลนในการประยุกตใชแบบใหม ๆ รวมกับเทคโนโลยี
สมัยใหม) และอาจยิ่งทวีความสําคัญมากขึ้นไปอีกเรื่อย ๆ ในอนาคต
ในขณะที่กิจกรรมเพิ่มผลผลิตบางกิจกรรมก็เปนแคกิจกรรมแฟชั่น (Fashionable Activity) ที่เพียงผานเขามาใหนักเพิ่มผลผลิตไดเรียนรูและนําไปทดลองใชในระยะเวลาสั้น ๆ แลวคอย ๆ ลม หายตายจากไป กิจกรรมพวกนี้มักเปนกระแสแฟชั่นที่ไดรับความนิยมอยางรวดเร็วและรุนแรงจาก พลังทางการประชาสัมพันธ ทําใหมีหลักสูตรฝกอบรม สัมมนา รวมถึงการใหคําปรึกษาแนะนําใน การนํากิจกรรมเหลานี้ไปประยุกตใชในองคกรตามมามากมาย แตเมื่อเวลาผานไปสักพักกิจกรรม เหลานี้ก็จะคอย ๆ เสื่อมความนิยมลงเรื่อย ๆ จนถูกลืมไปในที่สุด กิจกรรมแฟชั่นในกลุมนี้ เชน Reengineering (ราชบัญฑิตสถานใหคําแปลวา การรื้อปรับระบบ) ซี่งแมจะมีนักเพิ่มผลผลิตหรื
องคกรบางแหงยังคงประยุกตใชกันอยูแตก็ตองยอมรับความจริงกันวากิจกรรมเหลานี้ไดรับความ นิยมนอยลงทุกที ๆ ยังมีกิจกรรมอื่น ๆ ในกลุมนี้อีกมาก แตผมจะไมขอกลาวถึงเพื่อไมใหเกิดการ โตแยงจากผูเชี่ยวชาญและผูที่ยังคงนิยมกิจกรรมเหลานี้อยู ทั้งนี้กิจกรรมเพิ่มผลผลิตอีกหลายตัว (เชน Six Sigma) ยังอยูระหวางการพิสูจนตัวเองวาจะเปนกิจกรรมตัวจริงหรือเพียงแคตัวสํารองหรือ ของเลนที่มีสีสันใหนักเพิ่มผลผลิตไดเรียนรูเพียงชั่วครั้งชั่วคราวเทานั้น การเสื่อมความนิยมของ กิจกรรมแฟชั่นในกลุมนี้มาจากสาเหตุหลายประการ เชน ขาดองคกรที่เปนเจาของที่เขมแข็งในการ รณรงคสงเสริมอยางจริงจังและตอเนื่อง ไมไดเปนมาตรฐาน กฏหมายหรือขอกําหนดทางการคา ขาดการพัฒนารูปแบบและตอยอดอยางตอเนื่อง และที่สําคัญที่สุดคือเปนเพราะกิจกรรมเหลานั้น ไมไดนําเสนอทางเลือกในการแกปญหา (Solution) ที่ใหมจริง ๆ ใหกับองคกร แตมักนํากิจกรรม คลาดสิคหรือแนวคิดเดิม ๆ มานําเสนอในรูปแบบใหมใหนาสนใจมากขึ้นและใชการรณรงค
สงเสริมประชาสัมพันธมาชวยในการเผยแพรเทานั้น
กิจกรรมเพิ่มผลผลิตก็เหมือนกับสินคาหรือสรรพสิ่งตาง ๆ ในโลกที่ลวนแลวแตมีความไม
เที่ยงแทแนนอนตามกฎแหงไตรลักษณ กลาวคือ มีวงจรการเกิดมา ตั้งอยู และดับไป วัฏจักรหรือ วงจรชีวิตของแตละกิจกรรมเพิ่มผลผลิตนั้นก็ยาวนานไมเทากัน โดยทั่วไปกลุมกิจกรรมที่เปน แฟชั่นจะเปนเพียงแคตัวสํารอง มีวงจรชีวิตในตลาดเพิ่มผลผลิตสั้น ๆ ในขณะที่กิจกรรมกลุมคลาด สิคนั้นเปนตัวจริงนั้นที่มีวัฏจักรชีวิตที่ยืนยาวกวามาก โดยระดับมหภาคในภาพรวมทั้งประเทศหรือ
ทั่วโลกแลวกิจกรรมคลาสสิคสวนใหญนี้ยังอยูในชวงเติบโตหรือชวงอิ่มตัวที่กินเวลายาวนานหลาย สิบป และยังไมอาจทํานายไดวาจะสิ้นสุดหรือตายลงเมื่อไร แตในระดับจุลภาคในทางปฏิบัติจริงใน หลายองคกรกลับพบความจริงที่นาตกใจวา กิจกรรมในกลุมคลาสสิคนี้เมื่อถูกนํามาประยุกตใชใน หลายองคกรก็ยังคงมีวงจรชีวิตจริงที่สั้นถึงสั้นมาก กลาวคือเมื่อองคกรนําไปประยุกตใชไดอยาง จริงจังสักระยะก็คอย ๆ เสื่อมความนิยมภายในองคกร พนักงานไมใหความมีสวนรวมในการดําเนิน กิจกรรมมากและจริงจังเหมือนชวงแรก จนสุดทายกิจกรรมคลาสสิคเหลานี้ก็จางหายไปไมสามารถ ใชไดอยางจริงจัง ตอเนื่องและยั่งยืน จนเมื่อเวลาผานไปอีกสักระยะเมื่อถูกลูกคาขอแกมบังคับให
นํามาประยุกตใช เมื่อพบปญหาบางอยางที่จําเปนตองใชกิจกรรมนี้ในการแกไข เมื่อเปลี่ยนผูบริหาร และนโยบายใหม หรือเมื่อผูบริหารเกาเริ่มนึกขึ้นมาไดอีกครั้ง จึงคอยนํากิจกรรมคลาสสิคเหลานี้มา ปดฝุนใชกันใหมแลวก็เขากลับสูวังวนเดิม ๆ อีก กลาวคือคอย ๆ เสื่อมความนิยมจนหายไป และนํา กลับมาใชใหมเชนนี้เรื่อย ๆ ผมเคยถามผูบริหารบริษัทแหงหนึ่งวาบริษัทของทานไดทํากิจกรรม 5ส หรือเปลา ผูบริหารตอบวาเราทํามาแลวถึง 50ส ซึ่งก็ทําใหผมสนใจเพราะเคยแตไดยินอยางมากแค 7 ส หรือ 8ส ซึ่งอาจเพิ่มสวัสดิภาพ สามัคคี สนุกหรือคําอื่นที่ขึ้นตนดวย ส เขาไป ผมจึงถามตอไปวา บริษัทมี ส อะไรเพิ่มเติมเขามาอีกบาง ผมไดรับคําตอบที่เปนตลกรายที่ทําใหผมถึงกับอึ้งกึ่งยิ้มนิด ๆ วา “บริษัทของเราทํา 5ส แลวเลิกแลวทําใหมมาแลว 10 ครั้ง รวมกันเลยไดถึง 50ส”
บทความนี้นอกจากผมจะจําแนกประเภทของกิจกรรมตามความยั่งยืนของกิจกรรมเปน กลุมคลาสสิคและกลุมแฟชั่นพรอมทั้งอธิบายเหตุผลประกอบแลว ยังประยุกตใชวงจรชีวิตของ ผลิตภัณฑ (Product Life Cycle) เขามาอธิบายวงจรการเกิดและดับ หรือการเกิด-โต-เต็มวัย-เจ็บและ ตายของกิจกรรมเพิ่มผลผลิต ซึ่งหากนักเพิ่มผลผลิตมีความเขาใจในคุณลักษณะและพฤติกรรมของ กิจกรรมเพิ่มผลผลิตในแตละชวงชีวิตซึ่งมีความแตกตาง ออนไหว และตองการการเนนย้ําที่ไม
เหมือนกันได ก็จะชวยใหสามารถบริหารกิจกรรมไดอยางมีประสิทธิภาพและยั่งยืนที่สุด จนอาจ กลายเปนกิจกรรมที่อมตะไปตราบเทาชั่วชีวิตขององคเองเลยก็ได วงจรชีวิตกิจกรรมเพิ่มผลผลิต ประกอบดวย 5 ชวงหลัก ไดแก Introduction (เกิด) Growth (โต) Maturity (แกหรือเต็มวัย) Decline (เจ็บหรือถดถอย) และ Dead (ตาย) เพื่อใหงายตอการจดจําผมมักใชคําคลองจองตามสํานวนของ พ.อ. น.พ. พงศศักดิ์ ตั้งคณา ซึ่งผมเคยไดฟงทานบรรยายเกี่ยวกับความสุขในการดําเนินชีวิตและ ยังคงประทับใจมาถึงทุกวันนี้วา เตาะแตะ-เติบโต-เตงตึง-โตงเตง-และตองตาย แตละชวงชีวิตของ กิจกรรมเพิ่มผลผลิตมีความสัมพันธกับระดับความมีสวนรวมของพนักงานซึ่งมีความสัมพันธ
โดยตรงตอผลลัพธที่ไดรับจากการดําเนินกิจกรรม (รูปที่ 1) วัฏจักรนี้สามารถอธิบายไดทั้งวัฏจักร ชีวิตของกิจกรรมเพิ่มผลผลิตกลุมคลาสสิคและกลุมแฟชั่น ซึ่งมีความแตกตางหลักในดานความยืน ยาวของวงจรชีวิตของกิจกรรมและโดยเฉพาะอยางยิ่งในชวงระยะเวลาของการโตเต็มวัยหรือเตงตึง ของกิจกรรม ดังรูปที่ 2 และ 3
รูปที่ 1 วัฏจักรชีวิตกิจกรรมเพิ่มผลผลิต
รูปที่ 2 วัฏจักรชีวิตกิจกรรมเพิ่มผลผลิตกลุมคลาสสิค
เตาะแตะ เติบโต เตงตึง โตงเตง เวลา
ตองตาย ระดับความมีสวนรวม หรือ
ผลที่ไดรับจากกิจกรรม
รูปที่ 3 วัฏจักรชีวิตกิจกรรมเพิ่มผลผลิตกลุมแฟชั่น
วัฏจักรชีวิตกิจกรรมเพิ่มผลผลิต
1) เตาะแตะ (Introduction)
เปนชวงการเกิดที่เพิ่งเริ่มตนนํากิจกรรมเพิ่มผลผลิตมาประยุกตใชภายในองคกร กิจกรรม จึงยังใหมและพนักงานยังไมคอยรูจัก ทําใหจํานวนพนักงาน ความมีสวนรวม และความจริงจัง ใน การดําเนินกิจกรรมยังมีนอย เปาหมายหลักของชวงนี้จึงเพื่อสรางการรับรูของพนักงานตอกิจกรรม ใหม ทําใหพนักงานทราบถึงความสําคัญ ความจําเปน และประโยชนที่จะไดรับจากกิจกรรม รวมถึง บทบาทความมีสวนรวมในกิจกรรมของตัวพนักงานเอง เปนชวงที่องคกรตองดัดแปลงและหา รูปแบบกิจกรรมที่เหมาะสมกับตนเอง สําหรับกิจกรรมที่ยากและมีความซับซอนมากอาจเลือก เฉพาะกลุมพนักงานหรือพื้นที่ตัวอยาง (Model/Pilot Area) มาทดลองดําเนินการกอนและคอยขยาย ผลภายหลัง การฝกอบรมใหความรูที่จําเปนกับพนักงานและการรณรงคสงเสริมประชาสัมพันธมี
สวนสําคัญยิ่งในการทําใหพนักงานรูจัก เขาใจ สนใจในกิจกรรม มีความรู และทักษะเพียงพอที่จะมี
สวนรวมในการดําเนินกิจกรรมได โดยอาจรณรงคสงเสริมผานวิธีการและผานสื่อตาง ๆ เชน ติด ปายหรือบอรดประชาสัมพันธ เสียงตามสาย แจงผานการประชุม จัดประกวดคําขวัญ จัดวันประกาศ นโยบายและพิธีเริ่มดําเนินกิจกรรมอยางเปนทางการ (Kick-off) ประกาศแตงตั้งคณะทํางานอยาง เปนทางการ ฯลฯ ชวงนี้องคกรจึงตองลงทุนในดานเวลา บุคคลากร การฝกอบรม เครื่องมืออุปกรณ
เงิน ฯลฯ กับกิจกรรมมากแตยังไมไดผลตอบแทนกลับคืนมา คณะทํางานหรือผูที่จะมีหนาที่เปน แกนหลักในการประสานงานหรือดําเนินกิจกรรม เชน ฝายบุคคล ฝายฝกอบรม ฝายพัฒนาองคกร
จะมีบทบาทมากในการประสานงานและเตรียมความพรอมตาง ๆ สําหรับกิจกรรม ความเปนผูนําที่
เขมแข็งของเจาของกิจการหรือผูบริหารระดับสูงก็มีสวนสําคัญยิ่งในการกระตุนพนักงาน.ใหสนใจ และมีสวนรวมในกิจกรรม โดยตองแสดงความมีสวนรวมและความตั้งใจจริง (Commitment) ให
พนักงานเห็นเปนตัวอยาง เชน ใหนโยบายและแตงตั้งคณะทํางานอยางเปนทางการ หาโอกาสพูด ตอกย้ําถึงกิจกรรมบอย ๆ จนพนักงานใหความสนใจและปฏิบัติตาม เปนตน
2) เติบโต (Growth)
เปนชวงการเติบโตของกิจกรรมเพิ่มผลผลิตที่พนักงานมีความรู ความเขาใจ และมีความ สนใจในกิจกรรมดีแลว พนักงานรับรูกิจกรรมผานการรณรงคสงเสริมประชาสัมพันธ พรอมทั้งมี
ความรูและทักษะในการทํากิจกรรมผานการฝกอบรม จึงมีจํานวนพนักงานและความมีสวนรวมใน กิจกรรมเพิ่มขึ้นอยางมาก พนักงานเริ่มยอมรับกิจกรรมทั้งอาจถูกบังคับหรือเห็นประโยชนเบื้องตน จากการดําเนินกิจกรรมจริงบางแลวจนเกิดความมั่นใจ พนักงานบางสวนที่มีบทบาทหลักใน กิจกรรมและประสบความสําเร็จในการดําเนินกิจกรรมอาจภูมิใจหรือประทับใจถึงขั้นมีความ จงรักภักดีในกิจกรรม (Loyalty) วัตถุประสงคของชวงนี้คือเพื่อกระตุนใหพนักงานมีสวนรวมและ ทุมเทในกิจกรรมมากที่สุด จึงตองขยายผลกิจกรรมไปยังพื้นที่หรือหนวยงานตาง ๆ ใหมากขึ้น ซึ่ง จะชวยทําใหกิจกรรมไดรับความนิยมมากขึ้นอยางรวดเร็ว ในชวงนี้จึงยังตองมีการรณรงคสงเสริม อยางตอเนื่อง เพื่อกระตุนและผลักดันใหพนักงานเกิดความทุมเทมากที่สุด โดยอาจใหพนักงานที่
จงรักภักดีในกิจกรรมเขามาเปนผูประสานงาน (Facilitator) หรือมีสวนชวยในการขยายผลและโนม นาวเพื่อนพนักงานดวยกันได แมผลการดําเนินกิจกรรมที่ไดรับกลับคืนมาในชวงนี้จะเพิ่มขึ้นแตยัง ไมมากนัก เนื่องจากมีการเติบโตและขยายพื้นที่ทํากิจกรรมออกไปมากจึงมักมีปญหาตาง ๆ ในทาง ปฏิบัติตามมามากเชนกัน คณะทํางานตองมีการปรับปรุงพัฒนารูปแบบของกิจกรรมเพิ่มเติมตาม ปญหาที่พบ บทบาทของคณะทํางานในการขยายผล ทักษะในการแกปญหาที่พบและการโคชให
พนักงานสามารถใชกิจกรรมไดจริงอยางมีประสิทธิภาพจึงมีความสําคัญยิ่ง คาใชจายในการดําเนิน กิจกรรมในชวงนี้ยังคงสูงอยูเนื่องจากตองขยายผลฝกอบรม รณรงคสงเสริมเพิ่มเติม หรือตองมีการ ลงทุนเฉพาะเรื่องในหัวขอกิจกรรมนั้น ๆ เพิ่มเติม ในชวงนี้องคกรยังไมควรนํากิจกรรมใหมเขา มารวมดําเนินการเพิ่มเติมเพราะจะใหพนักงานสับสน ขาดความมีสวนรวมและทุมเทในกิจกรรม เดิมที่กําลังอยูในชวงเติบโต
ในตอนตอไปผมจะกลาวถึงชวงชีวิตที่เหลือของกิจกรรม (เตงตึง โตงเตง และตองตาย) พรอมทั้งนําเสนอสรุปคุณลักษณะสําคัญในแตละชวงชีวิตผลิตภาพ
