View of แนวทางการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ในสถาบันอุดมศึกษา : กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยขอนแก่น

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Guidelines for Archives Management in Higher Educational Institutes: A Case Study of Khon Kaen University

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ABSTRACT

This research was aimed at studying the current conditions of archival management and the way of archival management of the higher education institutions, a case study of Khon kaen University. In the aspect of policy about archival acquisition, types of archival materials, the method of receiving the archives, the pattern of archival management, and the structure of archival administration by applying the case study approach, collecting data by interviewing the user, and the archival workers, and the current system analysis of archival management. The informants were archival users consisted of university executive, and other user groups, for example, the doctoral and graduate students, teachers and the personnel. The interviewees were selected from 27 people who have statistics to use the archival materials of Khon kaen University Archives. The obtained data was the qualitative data which the researcher has taken to analyze, interpret, and summarize. The research results were as follows:

Now the archival management of Khon Kaen University was assigned to be the responsibility of the Museum and Archive Group of the Academic Resources Center. It has stored three types of archival resources: Archival materials, archival audiovisual materials and Khon Kaen University publications.

These archival materials have been obtained from the donation per year, it has no acquisition regulation, including the apparent analysis and appraisal procedure that distinct and the effective systematization. In the part of the way of archival management, the executives and other users thought that the university should apparently set the policy of archival management. It should have the institute to take responsibility that it may be the institute under the Academic Resources Center, or the independent institute under the university. But it must have the good archival management system and the user can use it efficiently.

For the administration pattern, it should be the mixed pattern by applying the principle of the archival management, the principle of Institutional Repository, and Hall of Fame principle. The types of archival materials which should be collected are both finished documents and working documents. These documents have been appraised that they are worthy for the university. It could be categorized into three groups:

Written documents, archival audiovisual materials and electronics documents. For the archival acquisition, the university should issue the regulations to provide the institutes under the university to give the finished documents and the current documents to the responsibility institute. Furthermore, it should establish the committee to take responsibility in archival appraisal before storing and serving in the Khon Kaen University Archives further.

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®”π«π 1,799 √“¬°“√, ¿“悪 ‡µÕ√å®”π«π 368

√“¬°“√, ¢Õß∑’Ë√–≈÷°®”π«π 166 √“¬°“√, «’¥’∑—»πå (VDO, CD, VCD) ®”π«π 77 √“¬°“√ ·≈–

‡∑ª∫—π∑÷°‡ ’¬ß ®”π«π 2 √“¬°“√

3)  ‘Ëßæ‘¡æå¡À“«‘∑¬“≈—¬¢Õπ·°àπ À¡“¬∂÷ß  ‘Ëßæ‘¡æå∑’ËÀπ૬ߓπµà“ßÊ„π¡À“«‘∑¬“≈—¬

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¿“…“Õ—ß°ƒ…¡’®”π«π 77 √“¬°“√

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‡Õ° “√∑’ˬ—߉¡à‡ªìπ√–∫∫ ¢“¥™à«ß ¢“¥µÕπ ¢âÕ¡Ÿ≈

‰¡à ¡∫Ÿ√≥å √«¡∑—È߇հ “√∑“ß°ÆÀ¡“¬ µà“ßÊ °Á¬—ß

¡’°“√®—¥‡°Á∫πâÕ¬¡“° ®÷ß∑”„ÀâÀ≈—°∞“π∫“ßÕ¬à“ß  Ÿ≠À“¬‰ª

2.2 ·π«∑“ß„π°“√®—¥°“√‡Õ° “√

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1) π‚¬∫“¬‡°’ˬ«°—∫°“√®—¥°“√

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°“√®—¥°“√ ‡Õ° “√®¥À¡“¬‡Àµÿ¢Õß¡À“«‘∑¬“≈—¬

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π‚¬∫“¬¥â“π°“√®—¥°“√‡Õ° “√®¥À¡“¬‡Àµÿ∑’Ë™—¥‡®π

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µàÕª√–«—µ‘ æ—≤π“°“√ ‡°’¬√µ‘ª√–«—µ‘ „π¥â“πµà“ß Ê ¢Õß

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2) ª√–‡¿∑¢Õ߇հ “√∑’˵âÕß°“√

„Àâ¡’„πÀÕ®¥À¡“¬‡Àµÿ¡À“«‘∑¬“≈—¬¢Õπ·°àπ ª√–‡¿∑

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¡À“«‘∑¬“≈—¬ ¢Õπ·°àππ—Èπæ∫«à“ ‡ªìπ‡Õ° “√„π∑ÿ°Ê ª√–‡¿∑∑’Ë¡’§«“¡ ”§—≠µàÕ¡À“«‘∑¬“≈—¬ ª√–°Õ∫¥â«¬

1) ‡Õ° “√∑’ˇªìπ≈“¬≈—°…≥åÕ—°…√ ‰¥â·°à ‡Õ° “√°“√

ª√–™ÿ¡ √“¬ß“π°“√ª√–™ÿ¡ √“¬ß“πª√–®”ªï √“¬ß“π

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¡À“«‘∑¬“≈—¬ ®¥À¡“¬¢à“« ®ÿ≈ “√ ∑’ˇªìπ‡√◊ËÕß√“«∑’Ë

‡°’ˬ«¢âÕß°—∫°“√ªÆ‘∫—µ‘ß“π 2) ®¥À¡“¬‡Àµÿ‚ µ∑—»πå

‰¥â·°à ¿“æ∂à“¬ °‘®°√√¡‡Àµÿ°“√≥åµà“ßÊ  ‰≈¥å «— ¥ÿ

¬àÕ à«π ∑’Ë„™â∫—π∑÷°¢âÕ¡Ÿ≈µà“ßÊ ·ºπ∑’Ë¡À“«‘∑¬“≈—¬

¢Õπ·°àπ ·∫∫·ª≈π µ÷°Õ“§“√µà“ßÊ ‚ª ‡µÕ√å

¢Õß∑’Ë√–≈÷° ∑—Èß∑’Ë¡À“«‘∑¬“≈—¬‰¥â√—∫·≈–®—¥∑”¢÷Èπ„π

‚Õ°“ µà“ßÊ ·≈– 3) ‡Õ° “√Õ‘‡≈Á°∑√Õπ‘° å ´÷Ëßªí®®ÿ∫—π

¡’°“√„™âß“π Õ¬Ÿà ¡“°„π√Ÿª·∫∫π’È ‰¥â·°à ·øÑ¡¿“æ ·øÑ¡

‡ ’¬ß ·≈–·øÑ¡‡Õ° “√ ∑’Ë„™â„π°“√ªÆ‘∫—µ‘ß“π

„π·µà≈–™à«ß‡«≈“ µ—Èß·µàÕ¥’µ®π∂÷ßªí®®ÿ∫—π

3) °“√‰¥â¡“´÷Ë߇հ “√®¥À¡“¬‡Àµÿ

¡À“«‘∑¬“≈—¬ ¢Õπ·°àπ 1) ¡À“«‘∑¬“≈—¬§«√°”Àπ¥

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¢Õß¡À“«‘∑¬“≈—¬ µ“¡ª√–°“»¢Õß¡À“«‘∑¬“≈—¬ 2) ®—¥

µ—Èߧ≥–°√√¡°“√ ºŸâ∑√ߧÿ≥«ÿ≤‘∑’Ë¡’ à«π‡°’ˬ«¢âÕß ‡æ◊ËÕ

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archives.msu.ac.th/home/

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§âπ‡¡◊ËÕ 10 ¡‘∂ÿπ“¬π 2551, ®“° http://

www.li.mahidol.ac.th/liua/aboutus-tha.

php

 ”π—°ÀÕ ¡ÿ¥°≈“ß ¡À“«‘∑¬“≈—¬»‘≈ª“°√. 2543.

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ÀÕ®¥À¡“¬‡Àµÿ ¡À“«‘∑¬“≈—¬‡°…µ√»“ µ√å. 2548.

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‡À≈“∑Õß  ÿ√‘¬–. 2551. §Ÿà¡◊Õ°“√¥”‡π‘πß“π‡°’Ë¬«

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