5S

Một trong những công cụ cơ bản phải được áp dụng để đạt được sự xuất sắc của tổ chức là kỹ thuật quản lý thực hành 5S. Hy vọng cuốn sách thực hiện được mục đích trên và giúp doanh nghiệp phát triển năng suất, chất lượng sản phẩm, hàng hóa và văn hóa doanh nghiệp.

TỔNG QUAN VỀ 5S

Khái niệm

Khái niệm về 5S
Các khái niệm liên quan

Tại sao phải áp dụng 5S?
Ý nghĩa và lợi ích của việc triển khai 5S

Triển khai 5S xuất phát từ nhu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp
Lợi ích do chương trình 5S mang lại
Ngày càng có nhiều tổ chức/doanh nghiệp triển khai 5S, vì

Các bí quyết để 5S thành công

Bốn yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S
Bảy loại lãng phí (muda)

QCC (Quality Control Circle): là nhóm nhỏ (dưới 10 người) nghiên cứu các hoạt động nhằm nâng cao chất lượng. Nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình;.

HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI, ÁP DỤNG THỰC

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S

Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

Tham gia quá trình thực hiện 5S của nhóm - Giám sát tiến độ thực hiện của nhóm. Nội dung trên phải được hiển thị trực quan cho tất cả mọi người.

Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm

Xác định rõ ràng trách nhiệm của khu vực công cộng và khu vực chung. Đội bảo vệ và chăm sóc cây xanh chịu trách nhiệm chăm sóc các vườn hoa trong công ty.

Đào tạo về 5S

Tất cả các chương trình đào tạo đều yêu cầu kiểm tra để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những kiến thức cơ bản về 5S. Cần áp dụng nhiều hình thức khác nhau như đào tạo tại lớp; Thăm các công ty đã áp dụng 5S; đào tạo thông qua bảng tin, tờ rơi, khẩu hiệu; Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S và các cuộc thi ảnh 5S thú vị.

Chuẩn bị các dụng cụ vệ sinh

Bàn chải đánh răng Bụi được tìm thấy trong các thiết bị văn phòng và máy móc sản xuất. Chổi sơn Hút bụi bên ngoài các thiết bị, máy móc văn phòng.

Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất

Thông thường, ngay sau khi người quản lý cấp cao thông báo giới thiệu 5S và các nội dung liên quan, toàn bộ công ty sẽ tiến hành tổng tổng vệ sinh. Các nhóm thực hiện tổng vệ sinh tại nơi được phân công.

Thực hiện Seiri như thế nào?

Khi đã xác định được những mục không cần thiết thì nên loại bỏ chúng. Sau khi loại bỏ những thứ không cần thiết, chỉ còn lại những thứ cần thiết ở gemba.

Thực hiện Seiton như thế nào?

Nguyên tắc thực hiện Seiton
Quy trình thực hiện

Công ty bạn có rất nhiều công cụ làm việc, làm thế nào để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy chúng, lấy ra và trả lại chúng một cách nhanh nhất? Khi dụng cụ của bạn được cất trong hộp hoặc ngăn kéo, bạn sẽ không nhìn thấy chúng (hệ thống đóng). Và khi bạn lưu trữ những công cụ đó theo cách dễ thấy, trực quan nhất, dễ nhận biết và truy cập nhất thì đó là một hệ thống mở.

Lập danh sách tất cả các công cụ bạn có - Quyết định khu vực cất giữ (gần khu vực làm việc). Tối ưu hóa số lượng dụng cụ (dùng chung nếu có thể) - Lập danh sách người dùng tại mỗi bàn và làm thẻ tên cho từng người (số lượng thẻ cho mỗi người tùy theo công việc cụ thể = số lượng dụng cụ tối đa mà người đó có thể cần cùng thời gian).

Thực hiện Seiso như thế nào?

Vệ sinh các đồ vật tại khu vực công cộng: nhà hàng, gara, lối đi, hành lang, nhà vệ sinh, cầu thang, vườn hoa. Phương pháp làm sạch bao gồm các quy tắc chung cho mọi người và phương pháp làm sạch cho từng vật dụng cụ thể. Thực hiện seiso từ 5 đến 10 phút mỗi ngày - Phân công mỗi người một chủ đề cụ thể - Kết hợp dọn dẹp với kiểm tra.

Khi đó, bạn nên xây dựng hướng dẫn vệ sinh cho đối tượng đó. Trong bảng kế hoạch công việc dọn dẹp (Phụ lục 6), ở cột cuối cùng, xác định các dụng cụ và vật liệu cần thiết cho seiso cho từng hạng mục.

Thực hiện Seiketsu như thế nào?

Mục tiêu 5S của công ty và từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn). Văn bản hướng dẫn thực hiện seiri: Tiêu chí phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết; Thẻ đỏ; Danh sách thẻ đỏ cần xử lý. Tài liệu Seiso: kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm vệ sinh, lịch trình vệ sinh, tiêu chuẩn chấp nhận seiso (sạch sẽ là gì) ở mọi khu vực; Quy trình vệ sinh cụ thể và hướng dẫn các vật dụng cần thiết.

Sau khi thiết lập hệ thống văn bản 5S, bạn cần có cơ chế giám sát để đảm bảo việc sử dụng, giám sát và cải tiến nó. Lãnh đạo cao nhất của công ty trực tiếp đánh giá và ghi nhận thành tích của các bộ phận, cá nhân trong hoạt động 5S.

Thực hiện Shitsuke như thế nào?

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải

Đánh giá 5S trong công ty

Đồng thời, phải có cơ chế khuyến khích, tạo phong trào thi đua 5S trong nội bộ công ty và với các công ty khác. Hãy thể hiện mình là thành viên của công ty uy tín - Luôn cố gắng có mặt đúng giờ. Làm những tấm thẻ bỏ túi có ghi những điểm này cùng với những lời khuyên để thực hiện 5S thành công và phân phát chúng cho mọi người trong công ty của bạn.

Lập kế hoạch đào tạo và đào tạo lại mọi người trong công ty của bạn về 5S. Mỗi người định kỳ đánh giá công việc của mình. - Tổ chức đánh giá 5S nội bộ trong công ty.

Mục đích đánh giá 5S

Định kỳ khen thưởng các tập thể, cá nhân thực hiện tốt hoạt động 5S, chú trọng tinh thần tham gia;.

Các bước đánh giá 5S

Chuẩn bị đánh giá
Tiến hành đánh giá

Phân công lĩnh vực, trách nhiệm cho nhân viên đánh giá + Nội dung đánh giá. Hướng dẫn các bước hoặc nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình đánh giá. Nêu rõ mục đích, ý nghĩa của việc đánh giá, thống nhất chương trình đánh giá và nội dung đánh giá.

Người đánh giá phải đưa ra các đề xuất cải tiến trong tương lai (ghi vào phần khuyến nghị). Báo cáo đánh giá cần bao gồm các nhận xét và điểm cần được sửa chữa, cải thiện.

Trao thưởng sau đánh giá

Tổ chức các cuộc thi 5S trong công ty
Hoạt động cải tiến

Xem xét tất cả các giai đoạn và đầu vào của hoạt động cải tiến là sự không phù hợp được thể hiện trong nhật ký sự không phù hợp và kết quả cần được giải quyết bằng hành động khắc phục là kết quả của hoạt động cải tiến. Đối tượng được kiểm toán phải hiểu rõ ràng và có thông tin chính xác để có thể thực hiện hành động khắc phục và phải lên lịch cho các hoạt động giám sát và xác minh. Vậy bạn còn bao nhiêu thời gian dành cho gia đình (chơi, nói chuyện, dạy con...)?.

Nhưng nên trừng phạt bằng hình thức nào đối với những người thua cuộc để không làm giảm động lực tham gia hoạt động 5S của họ? Việc tự kiểm tra hoặc được tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ 5S cho hoạt động 5S của tổ chức là mong muốn của tổ chức đạt được mục tiêu và có hành động khắc phục. là cơ chế tự hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng, giảm giá thành cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Tiếp cận hệ thống chu trình cải tiến P-D-C-A

Sử dụng phương pháp quản lí trực quan

Triển khai nhóm kiểm soát chất lượng

Khuyến khích cải tiến liên tục (Kaizen)

Áp dụng KPIs (Key Performance Indicators - Các chỉ số đánh

Mỗi nhóm làm việc phải kiểm tra quy trình làm việc của riêng mình để phát triển các KPI cho thấy nhóm đang tác động đến năng suất như thế nào trên các lĩnh vực chính. Khi không thể áp dụng tất cả các KPI cần thiết để thích ứng với văn hóa riêng của tổ chức, nhóm công tác phải thảo luận và ưu tiên sử dụng KPI để thúc đẩy văn hóa làm việc hiệu quả thông qua các tiêu chuẩn so sánh Benchmarking.

THỰC TIỄN ÁP DỤNG 5S Ở MỘT SỐ CÔNG TY

Khái quát về công ty
Con đường đến với 5S của công ty
Đánh giá chứng nhận 5S tại công ty

Thành phần tham dự: Ban chỉ đạo 5S của công ty, các nhân viên, các đơn vị trực thuộc công ty và các chuyên gia tư vấn 5S. Thành phần tham gia: Giám đốc công ty, tổ chỉ đạo 5S, các chuyên gia tư vấn, các đơn vị trong công ty. Phê duyệt và công bố sơ đồ cán bộ chịu trách nhiệm (hoặc điều phối viên) về 5S trong toàn công ty.

Điểm nổi bật của Công ty Thủy điện Yaly là quy định trách nhiệm 5S của các bộ phận đối với từng cá nhân. Cơ sở: Dựa trên Tiêu chuẩn thực hành tốt 5S của Công ty và các câu hỏi đánh giá dưới đây, đánh giá viên tiến hành đánh giá lĩnh vực được phân công.

Khái quát về công ty
Con đường đến với 5S của công ty
Quá trình đánh giá 5S tại công ty

Công ty Cổ phần Bia - Rượu - Nước giải khát Hà Nội - Nam Định là một trong những công ty con của Tổng công ty Bia - Rượu - Nước giải khát Hà Nội (Habeco). Thành phần tham dự: Ban Chỉ đạo 5S của Công ty, các nhân viên, các đơn vị trực thuộc Công ty và các chuyên gia tư vấn 5S. Dưới đây là bảng mẫu tiêu chí đánh giá 5S tại khu vực sản xuất BIA của Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Nam Định.

HÀ NỘI BIA - RƯỢU - TẬP ĐOÀN LIÊN DOANH LIÊN KẾT BIA HÀ NỘI - NAM ĐỊNH. Dưới đây là một số minh họa về việc thực hiện 5S tại Công ty Bia Hà Nội Nam Định.