Hoe om ’n sakeplan in ’n aksieplan te omskep
Tydlyne, Gantt-kaarte en projekbeplanning is drie meganismes wat entrepreneurs kan gebruik om sakeplanne in aksieplanne te omskep.
Tydlyne
’n Tydlyn dui aan watter opdragte uitgevoer moet word en wanneer dit voltooi moet wees.
Tydlyne help ons om die volgorde waarin opdragte uitgevoer moet word, vas te stel.
Sake-ondernemings gebruik verskillende “volgordereëls” om vas te stel watter opdragte eerste uitgevoer moet word:
Eerste betyds, eerste in die ry (first come first served)
Wanneer jy die taak wat eerste aan jou gegee word, eerste afhandel.
Kortste
afhandelingstydperk
Dit is wanneer jy die taak wat die
minste tyd vat om te voltooi, eerste afhandel.
Vroegste
inhandigingsdatum
Dit is wanneer jy die taak wat eerste ingehandig moet word, eerste voltooi.
Mees belangrikste klant Dit is wanneer jy jou belangrikste klant se opdrag eerste afhandel.
Mees winsgewende werk
Dit is wanneer jy die mees winsgewende taak eerste afhandel.
Gantt-kaarte
Definisie van die Gantt-kaart
’n Gantt-kaart is ’n instrument wat projekbestuurders help om projekbeplanning te doen en word as ’n tipe staafgrafiek voorgestel.
Gantt-kaarte wys projekbestuurders:
● Watter take uitgevoer moet word om ’n sekere projek te voltooi
● Wanneer elke aktiwiteit moet plaasvind
● Hoe lank dit gaan neem om die aktiwiteite te voltooi Funksies van Gantt-kaarte
Om projekbestuurders te help om projekte te beplan en vordering te monitor.
Om aan te dui hoe lank dit gaan vat om die projek te voltooi.
Om die aktiwiteite wat uitgevoer moet word, in volgorde te sit.
Om aan te dui watter aktiwiteite gelyk uitgevoer kan word.
Om projekbestuurders te help om dadelik te sien watter opdragte op watter tydstip voltooi moet wees.
Om projekbestuurders te help om hulpbronne te identifiseer wat benodig word om die projek te voltooi.
ONDERWERP 3
Sakeplan in aksieplan omskep
Hoe om ’n Gantt-kaart op te trek
Gantt-kaarte laat projekte soms makliker en eenvoudiger lyk as wat dit werklik is.
Die volgende stappe kan gebruik word om ’n Gantt-kaart op te stel:
Skryf al die aktiwiteite neer wat uitgevoer moet word om die projek te voltooi.
Besluit hoe lank dit gaan neem om elke aktiwiteit te voltooi.
Stel vas watter aktiwiteite eerste uitgevoer moet word en watter aktiwiteite gelyk uitgevoer kan word.
Teken die asse van die Gantt-kaart – trek ’n x-as en ’n y-as.
Skryf elke aktiwiteit wat uitgevoer moet word in volgorde langs die y-as neer.
Tyd word op die x-as uitgedruk. Trek ’n horisontale staaf wat aandui hoe lank dit sal neem om elke aktiwiteit te voltooi.
aktiwiteite week
1 2 3 4 Wie is verantwoordelik
Stel ’n begroting op Reël ’n plek Stuur uitnodigings Reël musiek Volg op (gaste) Reël verversings
Werksverdelingstrukture (work breakdown structures)
’n Werksverdelingstruktuur is ’n diagram wat uiteensit watter take uitgevoer moet word om ’n projek te voltooi.
Dis ’n hiërargiese struktuur.
Die projek word bo-aan die diagram gestel.
Al die take wat uitgevoer moet word om die projek te voltooi, word dan gegroepeer.
Die groepe of “bondels” take word voorgestel as arms.
’n Bondel is ’n groep take wat nie verder opgedeel kan word nie.
Elke bondel sluit in:
● Die take wat by die bondel ingesluit word
● Die koste aan die bondel verbonde
● Die tydsduur van die bondel
voorbereiding en aflegging van 'n toets
voorbereiding
teken 'n rooster vir studie
vind uit waaroor die toets gaan
maak opsommings
studeer
leer jou opsommings
doen hersieningstoetse
doen ou vraestelle
aflegging
lees al die vrae
beantwoord al die vrae
Projekbeplanning
� Projekbeplanning is ’n omvattende beskrywing van al die aktiwiteite wat uitgevoer moet word om ’n projek suksesvol te voltooi.
� Mense wat die bestuur van projekte behartig, staan as projekbestuurders bekend. Hulle word verantwoordelik gehou vir die sukses of mislukking van projekte.
Stap 1 Stel vas waarom die projek voltooi moet word
Wat is die doel van die projek?
Stap 2 Stel vas by wie die projek betrek moet word
Die projekbestuurder moet spanlede
kies met die nodige ondervinding,
vaardighede en motivering.
Stap 3 Identifiseer en ontleed al die aktiwiteite wat uitgevoer moet word om die projek te voltooi.
Maak ’n lys van alles wat gedoen moet word.
Stel ’n datum vas vir wanneer elke aktiwiteit voltooi moet word.
Delegeer opdragte aan
die regte spanlede.
Volg op om seker te maak die span bly op koers.
Stap 4 Identifiseer al die hulpbronne wat jy gaan benodig
Hierdie stap help om te verseker dat die nodige hulpbronne beskikbaar gaan wees.
Die projekbestuurders moet begroot vir die
hulpbronne wat gaan gebruik word om die projek te voltooi.
Stap 5 Identifiseer risiko’s Vra jouself wat fout kan gaan en ontwikkel ’n
risikobestuursplan.
Stap 6 Voer die projek uit Gedurende hierdie stadium
word alle aktiwiteite gekoordineer.
As alle spanlede doen wat van hulle verwag word, sal die projek maklik voltooi word en sal die onderneming se doelwitte bereik word.
Stap 7 Evalueer en reflekteer op die projek.
Dit is belangrik dat die projekbestuurder ’n
verslag skryf waarin die sterk punte en
swak punte van die projek ontleed word.
Dit is die projekbestuurder se verantwoordelikheid om toe te sien dat die projek suksesvol voltooi word.
Ander verantwoordelikhede van die projekbestuurder sluit in:
● Om die regte opdrag aan die regte persoon te gee
● Om die span gemotiveerd te hou
● Om spesifieke doelwitte vas te stel
● Om nie die projek te onderskat nie
● Om op te volg! Moet nooit aanneem dat mense doen wat hulle veronderstel is om te doen nie
● Om redelik te wees – genoeg tyd moet toegelaat word om opdragte uit te voer
