2. System Overview
2.3 Activity Diagram
Activity Diagram Input Pembayaran
Activity Diagram Input KRS
posting
user type no.pokok
user select payment category
Fee Amount Nama Mhs
Form Pembayaran
User Login Record Saved
posting user type
no.pokok User Login
Blm Bayar
Sdh Bayar List Entry KRS
Status Pembayaran Form KRS
Record Saved
Activity Diagram Input Kelas
Activity Diagram Input Nilai
user type no.pokok User Login
List KRS
save Record Saved
Entry Kelas Form Kelas
user type no.pokok User Login
List KRS
save Record Saved
Entry Nilai Form Nilai
2.4 SYSTEM SPESIFICATION
Spesifikasi umum software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik:
a. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah sistem informasi yang terintegrasi pada jaringan komunikasi data (Networking System) dengan meggunakan sistem akses data On-Line dan Real-Time.
Sistem On-Line dan Real-Time adalah data-data dasar yang diperlukan dari satu bagian ke bagian lain dapat diakses langsung dari komputer menggunakan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. Hal ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas catatan dan mengurangi waktu transfer data yang harus dibawa oleh mahasiswa, dosen atau staf lainnya.
Sebagai contoh mahasiswa yang telah mengisi KRS menggunakan komputer (Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik) di ruang pengisian KRS akan dapat langsung dilihat dari komputer di bagian jurusan atau bagian lainnya. Sistem dapat langsung mencetak daftar hadir dan menghitung prediksi jumlah kelas parallel sehingga penjadwalan kuliah dapat dibuat dengan tepat.
b. Dapat dikembangkan untuk akses data melalui internet menggunakan paket website.
c. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik telah dirancang terlebih dahulu dalam bentuk prototype atau bentuk simulasi yang akan dapat didemokan.
d. Karena Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini telah dibuat dalam bentuk prototype maka dalam pengembangannya kemudian tidak lagi membutuhkan waktu pengerjaan yang lama seperti pada program aplikasi yang baru akan dirancang.
e. Bila peralatan computer telah tersedia, maka perlu dilakukan pemeriksaan dan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui apakah memenuhi standar kebutuhan dari software sistem informasi yang akan digunakan dan juga kebutuhan jaringan dan terminal secara umum.
Software aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat dalam bentuk tampilan menarik (Visual Grafical User Interface) dan mudah digunakan untuk pemula (user frindly).
Spesifikasinya detail software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik:
a. Compiler: Microsoft Visual FoxPro 9.0
b. Database: Microsoft Visual FoxPro 9.0 Free Table dan MySQL Database Server c. Program application access mode: Client-Server
d. Database access mode: Multi-User dan Client-Server
e. Database processing model: support Distribute Data Processing (DDP) dan Cetralize Data Processing (CDP).
f. Support until 10 Data Session (default 4 data session).
g. Garansi paket: 6 bulan terhitung sejak tanggal penyerahan.
2.5 DATA FLOW INTEGRATION
Aliran data teritegrasi secara umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ( On-Line System & Real-Time System )
Input Pendaftaran MABA
Input Pembayaran
Input KRS
Input Kelas &
Jadwal (semua jenis pembayaran)
SERVER
Informasi
1. Master MTK 2. Master Kelas &
Jadwal 3. Master Dosen 4. Master Setting
Lainnya
1. Nilai & Kelas 2. Kapasitas Kelas &
MTK
3. Jml. MHS Aktif /angkatan /jurusan 4. Rekap IPS dan
IPK 5. Alumni 6. Evaluasi Hasil
Belajar /semester 7. dan lain-lain…
Input Data Master
Data Kelas &
Jadwal Data Nilai
Input Nilai
Cetak KHS, Transkrip dan Kartu Ujian
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
Data KRS
(MTK yg diprogram) 1. mengecek pembayaran
2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
2.6 FLOW OF DOCUMENT
2.7 DATA FLOW DIAGRAM
DATA FLOW DIAGRAM SISTEM INFORMASI AKADEMIK
( BIODATA, PEMBAYARAN, KRS dan KELAS )
6.3 Cetak DNS
e.
UPT EDP
DATA FLOW DIAGRAM SISTEM INFORMASI AKADEMIK
(Matakuliah/Kelas)
6.1 Cetak Daftar
Hadir Perkuliahan
6.4
Cetak Transkrip
6.5 Cetak Laporan
Penerimaan
No.Pokok Mahasiswa
( INFORMASI dan PENCETAKAN )
Jxx9999
Lxx9999 Jadwal Kelas
Peserta Kelas
(NIRM & Nama)
(NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah)
( Nama Matakuliah)
Lxx9999 (Kelas)
1
2
(Matakuliah&Nilai) (NIRM & Nama) ( Nama Matakuliah) No.Pokok Mahasiswa
(Matakuliah&Nilai)
Pembayaran
MSTMHS99 1
2 ( Nama Matakuliah)
(Nama) (NIRM & Nama) No.Pokok Mahasiswa
7.1 Proses Kapasitas Matakuliah/Kelas
7.2 Proses Nilai
Mahasiswa ( Nama Matakuliah)
e.
UPT EDP Nilai Mahasiswa ( Nama Matakuliah)
(Matakuliah&Nilai) (NIRM & Nama)
7.3
2.8 DATABASE ENTITY RELATIONSHIP
Entity relationship untuk database Sistem Informasi Akademik. Tabel-tabel yang digambarkan adalah table utama secara general, dari hasil relation akan terbentuk beberapa table transaksi.
N mstmtk
2.9 USER INTERFACE FORMS SAMPLE
Manajemen Mahasiswa:
Transaksi KRS (Study Plan):
2.10 REPORTS SAMPLE
Cetakan Daftar Hadir:
Cetakan Daftar Pengisian Nilai:
Cetakan Daftar Nilai Semester:
Cetakan Transkrip Nilai Sementara:
Cetakan Daftar kapasitas kelas (monitoring):
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model rekapitulasi):
Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model detail):
3. SCHEDULING & PRICE 3.1 GENERAL SCHEDULE
General Activities Week‐
3.2 DETAIL ACTIVITIES
a. Tahap I Analisis system yang sedang berjalan sekitar 10 hari.
Elemen yang akan dianalisis:
i. Analisis kebutuhan perangkat keras komputer dan instalasi jaringannya.
ii. Analisis struktur data dan dokumentasi/ arsip (nota, catatan, dan sejenisnya) iii. Analisis form input dan output.
iv. Analisis prosedur administrasi.
v. Analisis kebutuhan.
vi. Analisis tambahan yang diperlukan.
Analisis akan dilakukan terpisah untuk masing-masing bagian/unsur yang berhubungan dengan paket modul software, yaitu:
i. Analisis pada bagian/unsur keuangan atau BAUK.
ii. Analisis pada bagian/unsur BAAK
iii. Analisis pada bagian/unsur Jurusan/ Fakultas.
iv. Analisis pada bagian/unsur tambahan Catatan:
Dalam pelaksanaan tahap analisis ini kami akan menugaskan 1 atau 2 orang (tergantung kondisi) untuk melaksanakan kegiatan analisis yang telah dijabarkan diatas. Mohon pihak Perguruan tinggi membantu dalam hal menyiapkan jadwal/waktu dan personil yang bersangkutan dengan unsur yang akan dianalisis (bagian iii). Hal-hal lain akan dibicarakan lebih lanjut.
b. Tahap II Penyiapan Prototype program aplikasi sekitar 15 hari.
i. Prototype program aplikasi akan dirancang untuk masing-masing modul paket program aplikasi kemudian akan dikonsultasikan kembali.
ii. Bila perlu penyesuaian harga dari harga paket yang telah disebutkan diatas, maka akan dikonfirmasikan kembali, demikian juga penyesuaian harga untuk paket komputer.
iii. Setelah prototype dan harga disesuaikan dan disepakati bersama, selanjutnya akan dibuatkan kontrak atau perjanjian tertulis untuk pelaksaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini sesuai hasil kesepakatan bersama yang isinya antara lain paket apa saja yang akan kami kerjakan, berapa rincian biayanya dan berapa lama waktu penyelesaiannya.
Kontrak atau perjanjian tertulis ini bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan dikemudian hari.
iv. Kontrak atau perjanjian tertulis ini yang akan dijadikan acuan pengembangan software pada tahap selanjutnya.
v. Tahap selanjutnya akan dikerjakan setelah biaya dibayar 20% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian.
c. Tahap III Penyempurnaan prototype menjadi program aplikasi akhir membutuhkan waktu sekitar 25 hari.
d. Tahap IV Testing dan implementasi membutuhkan waktu sekitar 10 hari.
Pada tahap ini akan dilakukan 3 hal yaitu:
i. Pemasangan dan instalasi program aplikasi Sistem Informasi Manajemen &
Administrasi Akademik.
ii. Pada tahap ini pula sisa biaya 80% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian diharapkan untuk dilunasi.
e. Tahap V Dokumentasi membutuhkan waktu sekitar 5 hari.
Pada tahap ini akan dibuatkan dokumentasi yang terdiri dari 2 dokumen yaitu:
f. Dokumen teknis yang dapat digunakan untuk dasar pengembangan sistem dikemudian hari.
i. Dokumen penggunaan sistem (user’s manual) yang dapat digunakan sebagai dokumen penuntun penggunaan sistem yang dirancang.
f. Tahap VI Pelatihan membutuhkan waktu sekitar 2 hari kerja.
i. Mohon pihak Perguruan tinggi telah menyiapkan personil yang akan dilatih sesuai bidang operasionalnya masing-masing.
ii. Pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya tidak termasuk dalam paket proposal yang kami tawarkan ini, dapat dikerjakan sendiri oleh operator yang sudah ditraining.
iii. Bila diperlukan, kami dapat menyiapkan operator yang akan membantu pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya dan kami membutuhkan biaya tambahan untuk itu.
g. Tahap VII Control Maintenace.
Control Maintenance adalah garansi perawatan (maintenance) lanjutan jangka panjang. Pada control maintenance ini kami akan meninjau performance sistem secara keseluruhan meliputi program aplikasi, basis data dan perangkat komputer serta instalasi jaringannya. Untuk control maintenance ini kami akan buatkan kontrak kerja tersendiri dan biaya yang per tahun.
3.3 PRICE
Harga penawaran ditetapkan dalam bentuk harga paket sesuai system specification, general schedule dan detail activities adalah: 180.000.000 IDR.
Harga tidak termasuk perangkat keras, jaringan dan instalasinya serta biaya transportasi, akomodasi (bila diperlukan) serta fasilitas training.
3.4 PROPOSAL CONTACT
Dokumen proposal ini adalah proposal umum, untuk proposal detail dan penjelasan lebih lanjut serta permintaan ‘live-demo’, silahkan email ke : [email protected].