Administrasi produksi dibagian botol kotor ini menguraikan alur persediaan botol yang dipergunakan sebagai bahan pengemas hasil produksi yang dimulai dari penerimaan botol dari penerimaan botol sampai sebelum diteruskan kebagian pencucian botol. Hal ini seperti petikan wawancara dengan Kepala Unit Gudang Botol Kotor:
“Administrasi produksi digudang botol kotor merupakan alur persediaan botol
yang akan digunakan untuk mengemas hasil produksi yang diawali dari penerimaan botol sampai sebelum botol diteruskan kebagian cuci
commit to user
Botol yang dipergunakan untuk mengemas hasil produksi diperoleh dari beberapa cara, antara lain:
1. Dari Salesman dan team drop
Para salesman dan team drop mengambil dan membeli botol-botol dari toko
ataupun dari penjualan perseorangan yang masih merupakan botol kotor.
2. Dari Produksi
Botol yang berasal dari bagian produksi diperoleh dari sisa barang jadi yang telah kadaluarsa atau melebihi batas kelayakan konsumsi. Isi botol dituang untuk dibuang, kemudian botolnya akan dipergunakan kembali.
3. Dari Pembelian
Botol pembelian diperoleh dari membeli botol-botol kotor yang memenuhi
persyaratan sesuai dengan ketentuan perusahaan kepada supplyer.
Proses administrasi yang dilakukan dalam gudang botol kotor ada dua macam, yaitu administrasi pemerimaan barang dan administrasi pengeluaran barang.
Berikut ini administrasi penerimaan barang dari sales dan drop:
a. Sales dan drop tiba di pabrik Lombok Gandaria yang bertanggung jawab adalah satpam.
b. Mobil masuk kegudang botol kotor dan petugas gudang menunjukkan
tempat untuk pembongkaran botol.
c. Team drop melakukan pembongkaran botol. Botol dibongkar beserta
kratnya. Saat melakukan pembongkaran botol harus dipisahkan menurut jenisnya. Ada tiga jenis botol yang diterima, yaitu:
1. Botol bir putih (BP), disebut botol bir putih karena bentuk botol seperti
botol bir. Biasanya digunakan untuk kemasan saos sambal.
2. Botol bir warna (BW), botol bir warna yang diterima hanya warna coklat
dan hijau. Biasanya untuk kemasan kecap.
3. Botol drum (BD), disebut botol drum karena bentuknya seperti drum.
commit to user
d. Karyawan gudang melakukan pengecekan kondisi fisik botol sesuai dengan
standar penerimaan botol PT. Lombok Gandaria. Standar penerimaan botol meliputi:
1. Botol tidak gempil, ini dikhususkan untuk dibagian bibir botol. Botol
gempil yang layak pakai yaitu gempilnya hanya sedikit dan bentuk bibir botol masih utuh.
2. Botol tidak pecah, jika botol retak juga tidak dapat dipergunakan.
3. Botol yang bertuliskan paten atau tulisan timbul dari merk lain.
4. Pada leher botol tidak boleh ada drat atau bentuk ulir.
Hal ini seperti yang dijelaskan dalam wawancara dengan kepala unit gudang botol kotor:
“Botol yang diterima adalah botol yang memenuhi standar yang telah ditentukan
oleh perusahaan,botol tidak gempil, tidak pecah, tidak ada tulisan paten dan leher botol tidak berbentuk ulir.”(wawancara, 23 Februari 2011).
e. Dilakukan proses QC (Quality Control) atau seleksi. Botol yang tidak sesuai
dengan standar penerimaan dari perusahaan ditolak dan dikembalikan ke
salesman.
f. Botol yang sesuai standar dihitung dan dibuatkan bukti penerimaan botol.
Satuan yang digunakan adalah krat, setiap krat berisi 24 botol. Jika jumlah botol kurang dari 1 krat, maka dihitung perbiji dan krat kosong juga dihitung tersendiri. Berikut ini bentuk bukti penerimaan botol:
commit to user
Bukti Penerimaan Botol Dari Sales
PT. Lombok
Gandaria
Penyerahan Botol/ Krat
No : Tanggal: Dari : No. plat:
Jenis Barang Jumlah Terbilang
Botol Bir Botol Drum Krat Besar Krat Kecil Ttd Sales Jam Transaksi Ttd Pgs. Gudang
Tabel 4.01 Bukti pemerimaan botol dari sales
Keterangan:
No : nomor urut kedatangan sales.
Tanggal : tanggal kedatangan sales.
Dari : nama sales yang datang.
No. plat : nomor plat motor atau kanvas dari sales yang
datang.
Jenis barang : pengisian jumlah barang yang datang ditulis menurut
nama jenis barang dalam kolom yang telah ditentukan.
Jumlah : banyaknya jumlah botol yang dibawa oleh sales,
misalnya jumlah yang dibawa 12 krat 10 botol, ditulis 12 K 10. Krat besar atau krat kecil satuan yang digunakan adalah biji, misalnya membawa krat besar kosong 3, ditulis 3 Bj.
commit to user
Terbilang : isi sesuai dengan kolom jumlah tetapi diganti dengan
huruf, misalnya 12 K 10, ditulis dua belas karat sepuluh botol.
Jam transaksi : waktu selesainya pembuatan bukti penerimaan
barang.
Ttd sales : tanda tangan dan nama terang sales.
Ttd pgs. gudang: tanda tangan dan nama terang petugas gudang yang membuat bukti penerimaan barang.
Bukti penerimaan botol dibuat dua rangkap, satu untuk sales dan satu gudang botol kotor. Penerimaan barang berupa jerigen dibuatkan bukti tersendiri. Berikut ini bentuk bukti penerimaan barang berupa jerigen.
Bukti Penerimaan Barang Berupa Jerigen
PT. Lombok Gandaria
Jl. Raya Jaten Km. 7 Kra 57771 Solo Phone: 825053 Hunting fax: 825343
No. 008601
Nomor : Tanggal:
BUKTI PENERIMAAN BARANG Diterima dari:
No. SJ : Angkutan :
Kode barang Nama barang Satuan Kuantitas Harga satuan
(Rp)
Jumlah (Rp)
No. rekening Debit Kredit PPN
Jumlah
commit to user
Bagian gudang
Dibukukan oleh: Diberi harga oleh:
Bag. Akuntansi Bag. pembelian
Tabel 4.02 bukti penerimaan jerigen dari sales
Keterangan:
Nomor : kode untuk penerimaan jerigen, terdiri dari no urut masuk, kode
barang masuk, bulan dan tahun pembuatan bukti. Misalnya 25/JRGM/III/11
Tanggal : tanggal penerimaan barang masuk.
Diterima dari : nama sales yang membawa jerigen.
Nama barang : jenis jerigen yang dibawa oleh sales.
Satuan : satuan yang digunakan adalah biji.
Kuantitas : jumlah barang yang dibawa sales.
Kolom dibuat ditandatangani oleh petugas gudang, sedangkan kolom diserahkan ditandatangani oleh sales. Kolom dibukukan ditandatangani bagian akuntansi dan kolom diberi harga ditandatangani oleh bagian pembalian.
Bukti penerimaan jerigen dibuat tiga rangkap, satu untuk sales sisanya untuk gudang botol kotor dan bagian akuntansi. Bukti penerimaan barang untuk semua barang yang diterima adalah sama, yang membedakannya kode pada nomor pemerimaan barang. Kode penerimaan barang dari sales berupa jerigen menggunakan kode JRGM untuk penerimaan barang dari produksi menggunakan kode BMB.
Setelah bukti penerimaan diserahkan kepada salesman dan meninggalkan
pabrik, karyawan gudang botol kotor membuka tutup botol dan membuang segel pada botol. Botol dibersihkan kemudian dipemisahan berdasarkan jenis dan kondisi botol. Botol yang telah dipisahkan menurut jenisnya dipindahkan ketempat penyimpanan botol kotor sesuai dengan jenis, warna, dan kode pada tempat penyimpanan botol serta menuliskan penambahan barang kedalam kartu gudang. Hal ini bermanfaat untuk mempermudah dalam melihat stok botol dengan cepat.
commit to user
Petugas gudang mengumpulkan seluruh bukti transaksi pada hari tersebut,
dicatat dan dijumlahkan kedalam bukti laporan cross ceck departemen botol kotor.
Satuan yang dipakai menggunakan krat dengan tujuan untuk mempermudahkan dalam menghitung penerimaan. Satu krat terdiri dari dua puluh empat botol.
Untuk mengeluarkan stok botol kotor yang ada pada gudang botol kotor Kepala Unit Botol Kotor bekerja sama dengan Kepala Unit Cuci Botol. Kepala Unit Cuci Botol menyampaikan secara lisan kebutuhan botol yang digunakan dalam produksi hari tersebut. Kepala Unit botol kotor melihat stok botol yang ada dalam gudang. Jika mencukupi kapasitas yang diinginkan, maka stok botol akan dikeluarkan. Berikut petikan wawancara mengenai alur pengeluaran botol kotor kebagian cuci botol dengan Kepala Unit Botol Kotor:
“Sebelum botol dikeluarkan untuk dicuci, kepala unit cuci botol terlebih dahulu menyampaikan secara lisan dengan kepala unit botol kotor mengenai kebutuhan
botol yang akan dicuci.”(wawancara, 2 Maret 2011)
Berikut ini administrasi pengeluaran botol kotor ke bagian cuci botol:
1. Karyawan cucian botol menyerahkan girik kepada petugas gudang botol
kotor. Girik digunakan sebagai bukti penganbilan setiap kali karyawan cucian mengambil botol di gudang botol kotor dan berfungsi untuk menghitung akumulasi botol yang diambil pada hari itu. Setiap girik biasanya bernilai 33 K, tetapi ada juga yang 30 K atau 20 K tergantung kebutuhan botol kotor yang akan diambil pada hari tersebut.
Bentuk dari girik yang digunakan sebagai berikut:
Bentuk Girik
No urut
Jumlah krat Jenis botol
1
33 K BW
commit to user
2. Petugas botol kotor menentukan tempat botol yang harus diambil oleh
karyawan cuci botol. Petugas botol kotor menunggu proses pengambilan botol dan karyawan cuci botol wajib mengontrol kembali kualitas dan kuantitas botol yang diambil. Jika ditemukan botol yang cacat (gempil, mati, pecah), maka dapat langsung ditukar dengan botol yang baik.
3. Botol dilangsir/dipindahakan ke bak perendaman botol menggunakan troly.
Setiap troly terdiri dari 11 K. Saat proses perendaman botol ditemukan botol cacat, dikumpulkan oleh petugas unit cuci botol dan selanjutnya ditukarkan ke gudang botol kotor sesuai dengan kesepakatan. Botol yang pecah bagian atas tidak dapat ditukarkan. Jika botol yang cacat bagian bawah, maka ditukar dengan perbandingan 2:1.
4. Setelah selesai botol dilangsir oleh karyawan cuci botol, petugas botol kotor
membuatkan bukti pengeluaran barang. Bukti tersebut ditandatangani oleh petugas gudang botol kotor dan pengawas cuci botol. Berikut ini bentuk bukti pengeluaran barang:
commit to user
Bukti Pengeluaran Barang
PT. Lombok Gandaria
Jl. Raya Jaten Km. 7 Kra 57771 Solo Phone: 825053 Hunting fax: 825343
No. 011 016
Nomor : Tanggal:
BUKTI PENGELUARAN BARANG
Bahan baku Bahan penolong Botol/Krat Spare-part Lain-lain
Diserahkan kepada :
Kode barang Nama barang Satuan Kuantitas Harga satuan
(Rp)
Jumlah (Rp)
Diminta Diserahkan
No. rekening Debit Kredit PPN
Jumlah
Dibuat oleh: Diserahkan oleh:
Bagian gudang
Dibukukan oleh: Diberi harga oleh:
Bag. Akuntansi Bag. pembelian
Tabel 4.03 Bukti pengeluaran barang
Cara pengisian untuk bukti pengeluaran barang sama dengan bukti penerimaan barang yang membedakan pada kode barang untuk kolom nomor. Kode untuk pengeluaran barang adalah KBK.
commit to user
Penyerahan bukti pengeluaran barang dilakukan pada saat akhir jam kerja. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengakumulasian botol kotor yang diambil karyawan cuci botol.