GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
D. Aktivitas PT Pos Indonesia dalam pelayanan
Dalam melaksanakan pelayanan pos di Indonesia, pos Indonesia membagi wilayah Negara Indonesia 11 daerah atau devisi regional dalam
47
47
pengoprasiannya. Pembagian devisi-devisi tersebut mencakup semua provinsi yang ada di Indonesia. Setiap devisi meliputi 1 atau beberapa provinsi yang meliputi bagian dari devisi tersebut. Devisi-devisi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Area I perwakilan pusat medan (meliputi provinsi aceh, dan sumatera utara).
2. Area II perwakilan pusat padang (meliputi provinsi riau, kepulauan riau, dan sumatera barat).
3. Area III perwakilan pusat Palembang (meliputi provinsi Bengkulu, jambi, lampung, sumatera selatan, dan kepulauan Bangka Belitung).
4. Area IV perwakilan pusat Jakarta (meliputi provinsi D.K.I Jakarta, sebagian banten dan sebagian jawa barat)
5. Area V perwakilan pusat bandung (meliputi sebagian provinsi banten dan jawa barat).
6. Area VI perwakilan pusat semarang (meliputi provinsi jawa tengah dan D.I Yogyakarta).
7. Area VII pusat Surabaya (meliputi provinsi jawa timur).
8. Area VIII pusat denpasar (meliputi provinsi bali, NTB, dan NTT).
9. Area IX pusat perwakilan banjar baru (meliputi provinsi Kalimantan barat, Kalimantan timur, Kalimantan utara, Kalimantan tengah dan Kalimantan selatan).
10. Area X perwakilan pusat Makassar meliputi provinsi gorontalo, Sulawesi utara, Sulawesi tengah, Sulawesi barat, Sulawesi tenggara dan Sulawesi selatan).
48
48
11. Area XI perwakilan pusat jayapura (meliputi provinsi Maluku, utara, papua barat dan papua).
Ekspansi wilayah pelayanan pos indonesia tidak hanya meliputi wilayah Indonesia saja, tetapi juga sudah meliputi dunia internasional, pelayanan dalam skala internasional ini memungkinkan pos indonesia untuk melaksanakan salah satu tujuannya untuk bisa GO internasional. Ekspansi wilayah pelayanan pos Indonesia ini dilakukan dengan menjalin kerjasama dengan badan-badan usaha di Negara lain yang berskala internasional, seperti western union.
Pos Indonesia dalam melayani pelangganya, baik diskala nasional maupun internasional, tidak terbatas hanya dalam dunia perposan, tetapi juga dalam dunia keuangan fasilitas transfer uang melalui pos Indonesia bisa dinikmati oleh para pelanggannya. Fasilitas pembayaran tagihan listrik dan teleponpun bisa dinikmati dikantor pos Indonesia. Berbagi kemudahan yang ditawarkan dalam pelayanan pos Indonesia terhadap pelanggannya merupakan suatu strategi yang diambil oleh pos Indonesia untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya.
E. Pengembangan sistem pada PT Pos Indonesia 1. Penerapan ERP
Pada saat ini PT Pos Indonesia menerapkan ERP, dimana mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data-data pemasaran dan bagian operasional yang
49
49
mencakup mulai dari kegiatan operasioanl perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.
2. Teknologi dalam aktivitas operasi a. Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagian teknologi dan sarana untuk mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
b. Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karyawan, pemberian sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
c. Website
PT Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos
50
50
seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
F. Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan a. Hybrid-mail
Hybrid-mail/surat elektronik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan short massege service (SMS) melalui nomor 8161 (saat ini hanya untuk telkomsel dan indosat) yang kemudian dapat diterima oleh tujuan dalam bentuk surat maupun kartu.
b. Admail
Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos indonesia yang ditujukan kepada perusahaan yang ingin mengirimkan baik surat maupun catalog iklan kepada pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos Indonesia melakukan proses dari mulai mencetak, menyortir, hingga mengirimkan surat sesuai dengan alamat pelanggan yang dituju.
Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya 4%, mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT Pos untuk mengoptimalkan bisnis ini.
c. Paket pengiriman dengan Track and Trece
Sistem penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim merupakan salah satu contoh dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia.
Barcode ditembak pada setiap kali berpindah tempat sehingga pelanggan kantor pos dapat lebih mudah memantau barang yang ia kirimkan.
51
51 d. Dibidang Jasa Keuangan
Pada wesel pos pelanggan hanya perlu datang kekantor pos untuk mengirimkan sejumlah uang dan mendapatkan nomor PIN. Setelah itu, pelanggan yang menerima kiriman dapat dengan segera mengambil uang di kantor pos terdekat hanya dengan cara menunjukkan nomor PIN. Selain layanan wesel pos, layanan yang banyak digunakan oleh masyarakat saat ini adalah layanan pospay, yaitu jasa pembayaran dan angsuran yang dapat dilakukan secara online di kantor pos. pembayaran dan angsuran tersebut dapat berupa pembayaran rekening listrik, rekening telepon, pembayaran pajak, angsuran kredit, dan lain-lain.
e. Digitalisasi
PT Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C). transaksi e-Commerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan keperusahaan yang lainnya. Peran e-commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (supply chain management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e-Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenew, meningkatkan market intelligence, informasi yang lebih akurat,
52
52
pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangi kesalahan.
Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, e-commerce juga menimbulkan beberapa ke khawatiran pasar, khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi dan perlu untuk diperhatikan dalam mendukung keberhasilan, antara lain teknologi yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan tersebut adalah bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis dibidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu mendatang, untuk itu bisnis dibidang ini sudah seharusnya mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.