Kartu Jam Hadir sudah
3.2.5 Alternatif pemecahan masalah
Dalam skripsi ini diusulkan suatu sistem informasi penggajian dan pengupahan yang dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada dimana sistem ini dilengkapi dengan control plan, baik control yang terkomputerisasi maupun control secara manual. Control plan yang dimaksudkan disajikan dalam bentuk matriks dibawah ini.
Control Goals of the Operations System Control Goals of the Information System Ensure effectiveness of operations by achieving the following system goals :
For time card inputs, ensure :
For the employee/ payroll file,
ensure : Recommended Control Plans
A B C Ensure efficient employment of resources Ensure security of resources (cash, and employee/ payroll file) IV IC IA UC UA M-1 : Penanganan employee/payroll
master file secara independen
M-1 M-1
M-2 : Pembayaran upah mekanik tiap bulan dengan cara transfer ke rekening mekanik di bank
M-2
M-3 : Membuat jurnal pembayaran gaji karyawan secara otomatis
M-3 M-3 M-3 M-3 M-3
M-4 : Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan, cuti, dan tunjangan
M-4 M-4
M-5 : Menggunakan imprest payroll bank account
M-5 M-5 M-5 M-5
M-6 : Pencetakan berbagai
dokumen penggajian sebagai output dari sistem infomasi penggajian
M-6 M-6 M-6
M-7 : Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan,
permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji.
M-8 : Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan
pengupahan yang terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai bagian yang berhubungan dengan
penggajian
M-8 M-8 M-8 M-8 M-8
M-9 : Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan
M-9 M-9 M-9 M-9 M-9
P-1 : Rekonsiliasi antara rekening koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar gaji
P-1
P-2 : Setiap karyawan yang direkrut atau diberhentikan harus ada surat pengangkatan atau surat
pemberhentian yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager yang menangani pembayaran gaji.
P-2
P-3 : Menerima bukti transfer gaji dari bank
P-3
P-4 : Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
P-4
Penjelasan terhadap Control Matrix :
1. Effectiveness of operations, within which three representative system goals are listed :
A – Provide employees with timely paychecks
B – Provide timely filling of tax returns and other reports to government agencies
C – Comply with the requirements of payroll tax laws and regulations 2. IV = Input Validity
3. IC = Input Completeness 4. IA = Input Accuracy
5. UC = Update Completeness 6. UA = Update Accuracy
7. M = Missing adalah control plans yang missing dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dan akan diusulkan dalam sistem yang baru
8. P = Present adalah control plans yang sudah diterapkan dalam sistem yang berjalan
Penjelasan terhadap Recommended Control Plans :
M-1: Penanganan employee/payroll master file sebaiknya independen. Disarankan penanganan employee/payroll file dilakukan oleh kepala HRD sendiri. Penanganan yang independent ini membantu menjamin keamanan sumber daya kas, misal: agar tidak terjadi pembayaran gaji kepada karyawan fiktif. Tugas admin ini adalah untuk membatasi hak akses terhadap employee/payroll file hanya kepada orang-orang yang dipercaya dan bertanggung jawab untuk masalah penggajian.
M-2: Pembayaran upah mekanik dengan cara transfer ke rekening mekanik. Dalam sistem yang sedang berjalan, pembayaran upah untuk karyawan masih menggunakan uang kas, hal ini dapat menimbulkan resiko yang cukup besar antara lain: pencurian uang kas dan juga kesalahan memasukkan jumlah uang kedalam amplop gaji.
M-3: Membuat jurnal pembayaran gaji dan upah karyawan secara otomatis. Jurnal ini akan terbentuk secara otomatis ketika Finance Manager melakukan pencetakan slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan. Bentuk jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:
Jurnal pembayaran gaji
Payroll Expense X
Cash A
M-4: Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan, cuti, dan tunjangan untuk menghidari masalah human error dari penghitungan yang manual agar tidak merugikan perusahaan dan juga karyawan. Selain itu, control system akan menjamin karyawan hanya akan mendapat cuti, tunjangan, uang transport dan insentif kehadiran yang sesuai dengan hak mereka.
M-5: Menggunakan imprest payroll bank account. Sistem imprest payroll bank account mirip dengan sistem petty cash fund, dimana dana ditransfer dari general cash ke payroll bank account dalam jumlah yang sama dengan total daftar gaji dan upah yang dibuat tiap bulan. Menggunakan imprest payroll bank account membantu memeriksa akurasi dari proses penggajian (IA dan UA). Keamanan dari kas juga dapat terjaga karena perbuatan curang dengan menarik cek dari payroll bank account dapat terdeteksi.
M-6: Pencetakan berbagai dokumen penggajian sebagai output dari sistem informasi penggajian seperti Laporan Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Slip Gaji, Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Mutasi, Surat Pemberhentian Karyawan, Surat Peringatan, dll. Cara ini akan lebih efisien, efektif dan juga lebih akurat jika dibandingkan dengan harus melakukannya secara manual.
M-7: Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan, permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji. Hal ini dilakukan untuk pengontrolan agar tidak terjadi kecurangan dalam pembuatan daftar gaji, permohonan cuti karyawan, lembur, dan kenaikan gaji.
M-8: Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan kegiatan personalia yang diproteksi hak aksesnya. Hal ini untuk mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan maupun data penggajian, sehingga jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan data terbaru.
M-9: Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk kedalam komputer untuk pembuatan rekap absensi yang lebih efisien dan akurat.
P-1: Rekonsiliasi antara rekening koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar gaji harus dilakukan untuk menjamin bahwa bank melakukan transfer gaji ke rekening karyawan dengan tepat sehingga tidak merugikan perusahaan maupun karyawan
P-2: Setiap karyawan yang direkrut harus ada surat pengangkatan yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan untuk karyawan yang keluar dari perusahaan harus ada surat pemberhentian yang menyatakan bahwa karyawan tersebut tidak bekerja lagi di perusahaan. Tembusan dari kedua jenis surat ini harus diberikan kepada Manajer Finance yang menangani pembayaran gaji agar tidak dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif dan karyawan yang sudah keluar dari perusahaan.
P-3: Menerima bukti transfer gaji dari bank. Bukti transfer gaji dari bank digunakan untuk membantu mengamankan sumber daya kas – meyakinkan bahwa kas dibayarkan hanya untuk pengeluaran yang sudah diotorisasi.
P-4: Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Hal ini berguna agar tidak terjadi kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor distribusi gaji dan upah dilakukan oleh Manajer Finance