ANALISA PEMECAHAN MASALAH
6.3.1. Analisa Current State Map
Analisa Current State Map PT Central Windu Sejati dilakukan untuk mengidentifikasi pemborosan-pemborosan yang terjadi sepanjang value stream. Tahapan langkah yang dilakukan antara lain:
1. Perincian kegiatan yang termasuk dalam value added time (VA) dan Non- value added time (NVA)
Tabel 6.1. Total Value Added Time
Aktivitas Waktu Standar (menit)
Penerimaan Raw Material
26.95 Deheading
26.19 Pengupasan dan Pembelahan
137.13 Filling 72.62 Breading 81.12 Seaming 1.02 Freezing 1.06 Pemeriksaan 2.61 Pengepakan 2.72 Jumlah 351.42
Aktivitas Waktu (menit)
Udang disimpan dalam fiber box
1440 Udang hasil sortir menunggu untuk dibawa ke bagian deheading
28.30 Udang headless menunggu untuk dibawa ke bagian filling
35.20 Udang filled menunggu untuk dibawa ke bagian breading
30 Produk menunggu untuk proses seaming
75 Produk menunggu untuk proses freezing
135 Produk menunggu final checking
5 Produk menunggu dikepak
5 Produk menunggu untuk dibawa ke gudang bahan jadi
10 Penyimpanan di gudang bahan jadi
1440 Jumlah
3203.50 (2.23 hari)
Perbandingan antara VA dan NVA dapat dilihat pada gambar 6.1.
Perbandingan Value Added Activities dan Non Value Added Activities
90%
10%
VA NVA
Dari pie chart pada Gambar 6.1. terlihat bahwa persentase aktivitas value added time hanya sebesar 9.885 % (≈10 %) dari keseluruhan aktivitas pada produksi breaded shrimp di PT CWS. Aktivitas non value added yang terjadi dapat dihilangkan, tetapi tidak semuanya, karena ada aktivitas yang tidak dapat dihindarkan dan akan dianalisis lebih rinci pada tahapan berikutnya. 2. Analisa cycle time
Pada dasarnya waktu siklus merupakan value added time. Namun jika diperhatikan lebih jauh terdapat bagian aktivitas pada waktu siklus yang mengindikasikan bagian aktivitas tersebut merupakan non value added activities atau disebut juga non value creating time. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti di lantai produksi PT CWS terdapat kegiatan yang termasuk non value creating time, yaitu pada proses breading dimana terjadi overprocessing pelumuran udang dengan roti tawar. Aktivitas ini akan dibahas lebih lanjut pada identifikasi pemborosan.
3. Identifikasi Pemborosan pada Proses Produksi
Tahapan ini digunakan untuk menentukan aktivitas-aktivitas yang menyebabkan terjadinya pemborosan waktu sehingga dapat menyebabkan lead time menjadi lebih panjang. Berikut ini pembahasan tujuh waste (pemborosan) pada PT CWS sesuai definisi Toyota.
a. Overproduction (Kelebihan produksi)
PT Central Windu Sejati melaksanakan kegiatan produksinya menggunakan metode make to order. Karena perusahaan bersifat export oriented maka perusahaan cenderung mendahulukan pesanan customer
luar negeri yang berskala besar dan hanya memproduksi produk lokal dalam skala kecil untuk pelanggan tetap dalam jumlah pesanan yang biasanya bersifat konstan. Hal ini mengakibatkan pada lantai produksi sangat jarang sekali terjadi kelebihan produksi (overproduction). Adapun lead time pemesanan maksimum hanya 1 minggu sehingga perusahaan tidak memiliki masalah dalam hal overproduction.
b. Waiting (Waktu menunggu)
Pada Tabel 6.2 terlihat bahwa waktu menunggu terjadi saat pemindahan dari satu proses ke proses selanjutnya. Hal ini menunjukkan bahwa proses berjalan secara bertahap dan tidak mengalir sementara proses produksi yang paling efektif adalah one piece flow atau dengan kata lain proses mengalir tanpa waktu menunggu yang terlalu panjang. Selain itu pada saat udang selesai dikupas dan dibelah dan masih menunggu untuk proses filling, udang diletakkan dalam fiber box sementara suhu ruangan 16-18
o
C, hal ini dapat menyebabkan udang mengalami penurunan mutu dari segi warna dan rasa (karena udang menjadi basi). Selain itu, waktu menunggu pada proses seaming menyebabkan kualitas produk menurun akibat kontaminasi udara yang terlalu lama sementara produk breaded tidak mengizinkan kontak udara yang terlalu lama karena dapat menyebabkan penurunan kualitas rasa.
c. Excessive Transportation (Transportasi yang berlebihan)
Transportasi dalam proses produksi tidak hanya mencakup perpindahan material dari satu stasiun ke stasiun lainnya tetapi juga mencakup
pengangkutan material pada satu stasiun. Pemindahan yang repetitif dan tidak efisien dapat dilihat pada layout di stasiun receiving raw material, pengupasan dan pembelahan, filling dan breading. Semua transportasi pada proses tersebut mengharuskan pekerja khusus untuk mengangkut hasil proses pada tiap meja secara repetitif ke stasiun selanjutnya. Hal ini tidak efisien karena saat pekerja khusus mengumpulkan hasil proses, maka pekerja mesti terhenti untuk beberapa detik membiarkan hasil pekerjaannya dibawa oleh pekerja khusus pengumpul material.
d. Overprocessing (Proses yang berlebihan)
Adapun proses yang berlebihan mengindikasikan proses yang sebenarnya tidak diperlukan tetapi tetap dijalankan. Pada proses breading sering terlihat beberapa pekerja melumuri udang dengan roti berulang-ulang sementara hasilnya sama saja. Kegiatan ini digolongkan sebagai proses yang berlebihan.
e. Excessive Inventory (Persediaan yang berlebihan)
Persediaan produk jadi umumnya tergantung schedule pengiriman dan jadwal keberangkatan kapal (dimana produk akan dimuat dalam kontainer). Selama ini di perusahaan, khusus untuk produk food seperti breaded shrimp yang masa kadaluarsanya tidak lama, inventory bahan baku udang ditetapkan tidak boleh melebihi 3 hari. Kebijakan ini juga diambil mengingat persediaan yang lama mengakibatkan biaya persediaan semakin tinggi seperti es batu untuk bahan baku udang yang selalu diganti setiap 5-6 jam sekali. Sementara untuk bahan baku kotak dan plastik
pembungkus tidak menjadi persoalan karena selain tahan lama juga sudah diprediksi sesuai dengan jumlah order. Untuk bahan bahan baku adonan sotong, susu, tepung dan roti, perusahaan masih memakai metode MRP (Material requirement planning), hal ini kurang efisien karena persediaan di awal bulan sering memenuhi gudang bahan baku sehingga biaya persediaan menjadi tinggi.
f. Unnecessary Motion (Gerakan yang tidak perlu)
Unnecessary Motion terjadi pada proses filling, saat pekerja akan mengisi udang dengan adonan sotong, pekerja harus mengambil adonan untuk diisi ke udang dengan kedua tangan dimana 1 tangan memegang mangkuk adonan dan 1 lagi mengambil adonan dengan sendok. Adapun aktivitas pada stasiun ini dapat dilihat melalui Gambar 6.2.
Gerakan menahan mangkok dilakukan oleh pekerja karena mangkok adonan berukuran kecil (diameter ± 10 cm) sehingga pekerja tidak leluasa mengambil adonan bila tidak menahan dengan tangan kirinya. Kegiatan ini sebenarnya tidak ergonomis karena ada kegiatan yang bisa digabung bersamaan saat sotong diambil.
g. Product Defect (Produk Cacat)
Produk dikategorikan cacat apabila pada proses sortasi di bagian receiving raw material, udang tidak memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan oleh bagian quality control. Selain itu produk breaded shrimp juga mengalami final checking seperti apakah produk telah dibungkus dengan rapat dan tidak terdapat benda asing dalam produk. Dalam hal ini, produk cacat umumnya terjadi lebih banyak pada bagian sortasi daripada pada final checking.
4. Menentukan Akar Permasalahan
Dari hasil analisis sebelumnya, pemborosan yang terjadi di PT. Cental Windu Sejati mencakup:
- Pemborosan waktu menunggu - Transportasi yang berlebihan - Pemborosan gerakan
- overprocessing - Excessive Inventory
Untuk mengetahui akar permasalahan yang terjadi, digunakan tool 5 why seperti yang disajikan pada Tabel 6.3
Tabel 6.3. Analisa Akar Permasalahan Pemborosan Sepanjang Value Stream
NO Permasalahan Why Why Why Why Why
1 Pemborosan waktu menunggu Proses produksi yang berlangsung secara setahap demi setahap atau tidak mengalir (not one piece flow)
Production lead time yang tinggi di stasiun deheading,
pengupasan dan pembelahan, filling dan breading
Perhitungan jumlah bahan baku yang tidak sesuai dengan kapasitas produksi Penentuan ukuran batch tidak direncanakan dengan baik Perencanaan produksi yang tidak efektif
2 Transportasi yang berlebihan
Adanya transportasi repetitif pada saat pengumpulan hasil proses di tiap stasiun
Pekerja terhenti selama beberapa detik saat aktivitas lain terjadi
Pekerja khusus
mendatangi meja kerja untuk mengumpulkan hasil proses dari tiap pekerja
Pengumpulan hasil proses untuk dipindahkan ke stasiun berikutnya
Sistem pemindahan atau transportasi yang kurang efisien
Tabel 6.3. Analisa Akar Permasalahan Pemborosan Sepanjang Value Stream (lanjutan)
NO Permasalahan Why Why Why Why Why
3 Pemborosan Gerakan
Adanya gerakan yang tidak memberi nilai tambah pada stasiun filling
Aktivitas mengambil adonan sotong yang akan diisi pada udang dengan menggunakan 2 tangan
Adonan diambil dengan tangan kiri memegang mangkuk dan tangan kanan memegang sendok untuk mengambil adonan
Gerakan tangan tidak ergonomis
Kurangnya perencanaan dalam menciptakan gerakan kerja yang ergonomis
4 Overprocessing
Adanya gerakan yang tidak memberi nilai tambah pada bagian breading
Aktivitas melumuri udang dengan tepung, susu kental dan roti yang berulang-ulang (repetitif)
Hasil akhir proses breading merupakan udang beroti tanpa terlihat dagingnya lagi
Pekerja ingin memastikan pelumuran udang dilakukan secara merata
Tidak ada standardisasi prosedur kerja
5 Excessive Inventory
Bahan baku dibeli dalam jumlah besar karena lebih murah
Perusahaan takut kekurangan bahan Penggunaan metode MRP Perusahaan memakai push system Kurang koordinasi antara perusahaan dan vendor
Pada Tabel 6.3. terlihat bahwa waiting time yang panjang disebabkan oleh jumlah bahan yang diproses tidak sesuai dengan kapasitas produksi pada stasiun kerja yang memiliki cycle time di atas takt time. Hal ini juga menjelaskan overprocessing yang terjadi pada value stream. Ketidakseimbangan kapasitas produksi dan ukuran material yang diproses pada stasiun kerja, antara lain:
1. Stasiun deheading
Kapasitas produksi di stasiun ini adalah 570 kg/jam, sementara ukuran batch material yang di push dari stasiun receiving raw material ke stasiun ini adalah 800 kg.
2. Stasiun pengupasan dan pembelahan
Kapasitas produksi di stasiun ini adalah 396 kg/jam, sementara ukuran batch material yang di push dari stasiun deheading ke stasiun ini adalah 570 kg. 3. Stasiun filling
Kapasitas produksi di stasiun ini adalah 297 kg/jam, sementara ukuran batch material yang di push dari stasiun pengupasan dan pembelahan ke stasiun ini adalah 396 kg.
4. Stasiun breading
Kapasitas produksi di stasiun ini adalah 266 kg/jam, sementara ukuran batch material yang di push dari stasiun filling ke stasiun ini adalah 297 kg.
5. Stasiun seaming
Kapasitas produksi di stasiun ini adalah 118 kg/jam, sementara ukuran batch material yang di push dari stasiun breading ke stasiun ini adalah 266 kg.
Setelah mendapatkan akar permasalahan, langkah selanjutnya adalah mencari altenatif solusi untuk permasalahan tesebut. Dari kelima akar permasalahan pada PT Central Windu Sejati, solusi yang paling sesuai adalah dengan menerapkan sistem kanban. Rancangan sistem kanban akan menciptakan suatu aliran kontinu dimana setiap transportasi antar stasiun dikendalikan dengan kartu visual. Selain itu, sistem kanban yang didasari oleh filosofi JIT akan mengupayakan terciptanya koordinasi menyeluruh antar sistem melalui perbaikan prosedur kerja seperti 5S, prinsip gerakan ergonomis dan mewujudkan zero inventory.
6.1.2. Rancangan Sistem Kanban