3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.3 Analisa Kebutuhan Informasi
Analisa kebutuhan informasi dilakukan untuk mengetahui kebutuhan – kebutuhan informasi yang akan digunakan selanjutnya dalam pengembangan Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat. Dapat disimpulkan bahwa kebutuhan – kebutuhan Sistem Basis data Inventaris Perum Pegadaian Pusat setelah penulis melakukan wawancara kepada bagian yang terkait adalah sebagai berikut :
1. Klasifikasi Aktiva tetap Perum Pegadaian adalah : a. Tanah
b. Bangunan kantor dan rumah jabatan c. Kendaraan
d. Inventaris kantor dan rumah
2. Barang inventaris Perum Pegadaian digolongkan menjadi 2 yaitu aktiva tetap dan biaya. Sesuai dengan Instruksi Direksi Nomor ID.4/AK.0.0012.0/2000 yang berlaku saat ini dinyatakan bahwa barang inventaris yang berguna lebih dari 1 tahun dengan harga satuan senilai Rp. 1.000.000 atau lebih digolongkan aktiva tetap, sedangkan barang inventaris dengan harga satuan senilai kurang dari Rp. 1.000.000 digolongkan sebagai biaya.
3. Perhitungan penyusutan yang sudah terkomputerisasi dengan menggunakan metode garis lurus, karena metode ini paling praktis, sederhana dan cukup teliti untuk pelaksanaan pembebanan penyusutan dengan suatu pembebanan yang jumlahnya tetap untuk tiap periode sampai pada akhir masa manfaatnya.
Berdasarkan contoh pada Bab II hal 78, biaya penyusutan pertahun yang dihitung dengan menggunakan metode garis lurus dapat digambarkan dalam bentuk grafik seperti pada gambar 3.11.
Rp2.499.999,80 Rp2.499.999,80 Rp2.499.999,80 Rp2.499.999,80 Rp2.499.999,80 1 2 3 4 5 Rp-Rp500.000,00 Rp1.000.000,00 Rp1.500.000,00 Rp2.000.000,00 Rp2.500.000,00 Rp3.000.000,00 1 2 3 4 5 Tahun B ia y a P e ny us ut a n
Gambar 3.11 Grafik Biaya Penyusutan Dengan Metode Garis Lurus
Untuk membuktikan biaya penyusutan pertahun yang dihitung dengan menggunakan metode garis lurus menghasilkan garis lurus yang terlihat pada gambar 3.11 dapat dibuktikan dengan pembuktian sebagai berikut :
Sebuah garis mendatar mempunyai kemiringan atau gradien (m) adalah nol.2 Hal ini dapat dibuktikan dengan mengambil dua buah titik pada garis yang terdapat pada gambar 3.11, yaitu titik (1;2,499,999.80) dan (2;2,499,999.80). 1 2 1 2 x x y y m − − = 1 2 80 . 499 , 499 , 2 80 . 499 , 499 , 2 − − = m
1 0 = m 0 = m
Pembuktian tersebut berlaku untuk setiap titik yang ada pada garis yang terdapat pada gambar 3.11.
Dimana perhitungan penyusutan tersebut dibuat berdasarkan kriteria – kriteria berikut :
a. Perhitungan penyusutan aktiva tetap dilakukan berdasarkan masa manfaat aktiva tetap yang bersangkutan.
Masa manfaat aktiva tetap yang berlaku adalah :
1. Bangunan kantor dan rumah jabatan : 20 tahun 2. Kendaraan bermotor : 8 tahun
3. Inventaris kantor dan rumah : 4 tahun
b. aktiva tetap yang telah habis masa manfaatnya tetapi masih digunakan dalam operasi, nilai bukunya ditetapkan sebesar Rp 1.00 dan tidak disusutkan lagi.
c. Taksiran nilai sisa atau taksiran harga aktiva tetap pada akhir masa manfaat ditentukan sebesar Rp 1.00
d. Tarif penyusutan yang berlaku untuk barang – barang aktiva tetap adalah :
1. Bangunan kantor dan rumah jabatan : 5% 2. Inventaris kantor dan rumah : 25% 3. Kendaraan bermotor : 12.5% 4. Tanah tidak dilakukan penyusutan
4. Informasi yang akan diisikan (input)
a.. Data barang
b. Data kelompok tanah bangunan
c. Data kelompok barang
d. Data instruksi direksi
e. Data inventaris
f. Data kendaraan
g. Data bangunan
h. Data tanah
i. Data penghapusan inventaris
j. Data penghapusan kendaraan
l. Data penghapusan tanah
m. Data mutasi inventaris
n. Data mutasi kendaraan
o. Data Pemeliharaan
5. Informasi yang akan dihasilkan (output)
Informasi yang dihasilkan nantinya digunakan oleh Direksi, JM Logistik, Manajer Perlengkapan, Manajer Bangunan, Manajer Administrasi aktiva dan Manajer Akuntansi. Informasi tersebut antara lain :
a. Daftar Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang termasuk aktiva
b. Daftar Kendaraan
Laporan kendaraan yang dimiliki oleh perusahaan.
c. Daftar Penyusutan Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang termasuk aktiva yang sudah mengalami proses perhitungan penyusutan.
d. Daftar Penyusutan Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang sudah mengalami proses perhitungan penyusutan.
e. Daftar Penghapusan Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang sudah dihapuskan.
f. Daftar Penghapusan Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang sudah dihapuskan.
g. Daftar Mutasi Inventaris
Laporan barang – barang inventaris perusahaan yang mengalami mutasi.
h. Daftar Mutasi Kendaraan
Laporan kendaraan perusahaan yang mengalami mutasi.
i. Daftar Bangunan
Laporan bangunan yang dimiliki oleh perusahaan.
Laporan bangunan yang dimiliki perusahaan setelah dilakukan perhitungan penyusutan.
k. Daftar Penghapusan Bangunan
Laporan bangunan yang dimiliki perusahaan setelah dilakukan penghapusan.
l. Daftar Tanah
Laporan tanah yang dimiliki perusahaan.
m. Daftar Penghapusan Tanah
Laporan tanah yang dimiliki perusahaan setelah dilakukan penghapusan.
n. Daftar Pemeliharaan
Laporan mengenai pemeliharaan barang-barang inventaris.
6. Dibentuknya Tim Penghapusan Tanah dan Bangunan apabila Perum Pegadaian Pusat akan melakukan penghapusan tanah dan bangunan, dimana tim tersebut akan dibubarkan setelah penghapusan tanah dan bangunan selesai.
7. Dibentuknya Tim Penghapusan Kendaraan apabila Perum Pegadaian Pusat akan melakukan penghapusan kendaraan, dimana tim tersebut akan dibubarkan setelah penghapusan kendaraan selesai.
8. Barang – barang yang dihapuskan adalah barang – barang yang sudah rusak atau tidak digunakan lagi, dan barang yang telah habis masa manfaatnya dimana barang tersebut diganti dengan yang baru.
9. Barang – barang yang dimutasi di Perum Pegadaian Pusat adalah barang yang berlebih atau tidak dibutuhkan di Suatu Unit Kerja tetapi dibutuhkan di Unit Kerja yang lain.
10. Dibutuhkan tempat penyimpanan data dengan kapasitas penyimpanan yang besar agar dapat menampung semua data yang ada karena data barang inventaris selalu bertambah.
11. Untuk menjaga keamanan data maka setiap user diberikan hak akses untuk dapat menggunakan Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat sesuai dengan hak akses yang dimiliki.
12. Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat akan digunakan oleh Divisi Logisik.
13. Agar Sistem Basis data Inventaris pada Perum Pegadaian Pusat dapat diterapkan maka diperlukan perangkat keras (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan pemakai (brainware).
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Entiti
Entiti Keterangan
Msbangunan Tabel mengenai data-data bangunan Mskendaraan Tabel mengenai data-data kendaraan Mstanah Tabel mengenai data-data tanah
Entiti Keterangan Msinventaris Tabel mengenai data-data inventaris Msbarang Tabel mengenai data-data barang Mskendaraan_susut Tabel mengenai penyusutan kendaraan Msbangunan_susut Tabel mengenai penyusutan bangunan Msinventaris_susut Tabel mengenai penyusutan inventaris Msmutasi_kendaraan Tabel mengenai pemutasian kendaraan Msmutasi_inventaris Tabel mengenai pemutasian inventaris Msunit_kerja Tabel mengenai data-data unit kerja Mskelompok_barang Tabel mengenai pengelompokan barang
Mskelompok_tanah_bangunan Tabel mengenai pengelompokan tanah dan bangunan
Mspemeliharaan Tabel mengenai pemeliharaan inventaris Msuser Tabel mengenai data-data user
Msinstruksi_direksi Tabel mengenai instruksi direksi