Bab ini akan membahas tentang analisa dan perancangan sistem meliputi perancangan Data Flow (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang ada pada Penerapan Double Eksponential Smoothing untuk hasil penjualan. Pada ERD terdapat Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang menggambarkan tabel-tabel dan relasinya secara konsep dan detailnya. Dalam Bab ini juga di lengkapi dengan desain Input Output.
3.1 Analisis Masalah
Penjualan dalam transaksi banyak melakukan penumpukan barang suku cadang, penumpukan suku cadang ini terjadi karena selama tujuh hari Stock suku cadang yang tidak terjual habis. Hal ini disebabkan oleh pihak management tidak mengetahui dalam memperkirakan jumlah penjualan beberapa hari kedepan.
Dalam melakukan pembelian suku cadang management perusahaan masih kesulitan dalam menentukan jumlah suku cadang yang akan dibeli karena tidak tahu beberapa jumlah penjualan beberapa periode kedepan dan berapa banyak macam suku cadang apa yang terjual, sedangkan suku cadang tersebut barang abadi. Melihat masalah itu tentu pihak management masih kesulitan dalam menetukan jumlah suku cadang yang akan dibeli, karena mereka merasa takut jika melakukan pembelian suku cadang terlalu banyak dan suku cadang tersebut tidak laku penjual tersebut akan mengalami kerugian. Maka seharusnya pihak
management dapat mengantisipasi masalah tersebut sehingga mereka tidak akan
mengalami kerugian dan dapat memaksimalkan keuntungan.
Untuk itu diperlukan sistem yang dapat memprediksikan penjualan suku cadang dari waktu ke waktu. Dengan hasil estimasi yang diperoleh, maka para pihak yang berkepentingan diharapkan dapat mengambil keputusan sesuai dengan kondisi yang ada. Walaupun nilai yang dihasilkan dalam peramalan tidak 100% benar-benar akurat, namun tujuan estimasi adalah agar meminimalkan kesalahannya sekecil mungkin. Dengan mengetahui nilai penjualan pada periode tertentu, diharapkan dapat membantu pihak penjual dalam mengambil keputusan misalnya untuk menentukan beberapa jumlah prediksi penjualan suku cadang .
Dengan adanya sistem estimasi penjualan suku cadang diharapkan dapat memprediksikan beberapa periode kedepan dengan tingkat kesalahan sekecil mungkin, sehingga pihak management dapat menentukan jumlah pembelian suku cadang dalam beberapa periode kedepan.
3.2 Desain Ar sitektur
Setelah terdapat sekumpulan data Time Series, konstanta estimasi, dan panjang periode estimasi, maka proses estimasi dapat dilakukan untuk menghasilkan suatu nilai prediksi yang di ambil adalah nilai estimasi yang memilik tingkat kesalahan terkesil (MAD). Desain arsitektur proses estimasi penjualan dan pembelian pada tugas akhir ini
Gambar 3.1 Arsitektur Proses Estimasi
3.3 Per ancangan Sistem
Berdasarkan dari analisa permasalahan yang ada, tahap berikutnya dari siklus pengembangan sistem adalah perancangan sistem. Pada tahap ini terdapat aktifitas pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun hingga implementasi dari sistem.
Sebelumnya membangun sebuah model perancangan ke dalam bentuk
Context Diagram akan di jelaskan proses bisnis pada sistem yang akan dihapus.
Proses bisnis dari Penerapan Metode Double Exponential Smoothing untuk
1. Pengelolaan Data Suku Cadang
Proses ini merupakan proses pengelolaan data suku cadang yang dilakukan oleh admin dapat melakukan bebarapa manipulasi data input data suku cadang,
edit data suku cadang dan hapus suku cadang.
2. Pengelolan data User
Proses ini merupakan proses pengelolaan data User data yang dilakukan oleh Admin. Didalam proses ini seorang admin dapat melakukan bebarapa manipulasi data yaitu tambah data user. Admin juga bias menentukan otoritas
user, apakah sebagai petugas atau admin sebagai admin.
3. Transaksi penjualan
Proses ini berfungsi melakukan transaksi penjualan dapat di lakukan seorang admin maupun petugas penjualan. Proses ini sangat penting karena data penjualan merupakan dasar yang di perlukan untuk melakukan proses estimasi.
4. Estimasi
Estimasi penjualan hanya dapat di lakukan oleh admin, proses ini hanya dapat dilakukan jika data time series, Konstanta pemulusan, dan periode estimasi. Melalui proses ini seorang admin akan bisa mengetahui prediksi penjualan suku cadang beberapa periode kedepan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan pertimbangan menetukan jumlah pembelian suku cadang.
Dalam proses estimasi Metode double Exponential Smoothing nilai konstanta pemulusan yang di gunakan adalah antara 0.1 sampai dengan 0.9. Dari masing masing konstanta pemulusan tersebut akan di ambil nilai estimasi yang mempunya nilai MAD terkecil yang akan diambil sebagai keputusan. Selain itu
terdapat proses untuk memasukan periode ρ dimasa datang yang di jadikan acuan
untuk menghasilkan nilai estimasi penjualan pada periode selanjutnya
3.3.1 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu system dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada pada system dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertangguang jawab terhadap sub-sub sistem.
3.3.3.1 System flow Maintenance Suku Cadang
System flow proses maintenance suku cadang terlihat pada Gambar 3.2
Maintenance suku cadang hanya bisa di lakukan dengan admin , pada proses ini
Gambar.3.2 System Flow suku cadang
System flow proses maintenance suku cadang diatas Maintenance suku
cadang hanya bisa di lakukan dengan admin , pada proses ini admin bisa
input,update dan delete.
3.3.1.2 System Flow Maitenance user
Sistem suku cadang flow proses Maitenance user terlihat pada Gambar 3.3 Maitenance suku cadang bisa di lakukan oleh admin, pada proses ini admin bisa menambah, mengubah, dan menghapus data user.
Gambar 3.3 system Flow Maitenance User
System flow proses maintenance User diatas Maintenance suku cadang
hanya bisa di lakukan dengan admin , pada proses ini admin bisa input,update dan
3.3.1.3 System Flow Tr ansaksi Penjualan
System flow proses transaksi penjualan suku cadang terlihat pada gambar
3.4 transaksi penjualan ini bisa di lakukan oleh admin maupun petugas penjualan. Proses ini merupakan proses dasar dalam melakukan prediksi, karena data penjualan merupakan data dasar dalam melakukan estimasi.
Gambar 3.4 System Flow Transaksi Penjualan Suku cadang.
System Flow Transaksi Penjualan Suku cadang dilakukan dengan
melakuka prediksi dengan menggunakan data penjualan yang lalu sesuai
3.3.1.4 System Flow Tr ansaksi Penjualan
Pada gambar 3.6 menjelaskan proses estimasi dengan Double Exponnetial
Smothiing .
Gambar 3.5 System Flow Estimasi Double Exponential Smootthing Beberapa hal yang harus ada sebelum proses prediksi dilakukan adalah data penjualan suku cadang sebagai data user sebagai data dasar, konstanta pemulusan, dan panjang periode prediksi. Setelah proses peramalan di lakukan maka akan di lakukan proses perhitungan kesalahan deviasi terkecil (MAD). Hasil prediksi dengan tingkat kesalahan terkecil akan diambil sebagai nilai ramalan yang mendekati kebenaran.
3.3.1.5 System Flow Tr ansaksi Penjualan
Gambar 3.6 Flowchart Proses Perhitungan DES Estimasi Penjualan .
Flowcahart diatas merupakan langkah-langkah perhitungan
Double Exponential Smoothing yang digunakan dalam penerapan sistem
3.3.2 Data`Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang di buat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
3.3.2.1 Context Diagr am Per amalan Suku Cadang
Context diagram dari sistem prediksi suku cadang menggunakan Metode
Double Exponential Smoothing dapat dilihat pada Gambar 3.6. Pada context
diagram terdapat satu proses utama dari sistem dan 2 entity (Bagian penjualan,
Admin) yang terhubung dengan proses utama.
Dari context diagram dapat didekomposisikan lagi menjadi level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem lebih rinci.
Hasil estimasi penjualan proses estimasi penjualan
transaksi penjualan Informasi data penjualan
Daftar Barang Login Admin 1 Estimasi Double Exponential Smoothing
+
Pada gambar 3.7 dapat di jelaskan bahwa entinity sistem ini terdiri dari bagian penjualan dan admin. Admin nantinya dapat dilihat hasil prediksi merupakan keluaran dari sistem ini. Selain itu admin juga bisa melakukan manipulasi data suku cadang, data user, data transaksi, data penjualan dan dapat juga melihat grafik penjualan selama beberapa hari sebelumnya. Sedangkan petugas penjualan hanya bisa melakukan transaksi penjualan saja.
3.3.2.2 DFD Level 0 Estimasi Suku Cadang
Setelah context diagram didekomposoisikan maka akan dapat DFD level 0 seperti yang terlihat pada Gambar 3.8
Pada Level 0 di atas, terdapat 3 proses yaitu:
1. Poses master User. Proses ini di gunakan untuk Maintenance User.
2. Proses Transaksi penjualan. Proses ini di gunakan untuk mencatat transaksi
penjualan yang terjadi.
3. Proses Forecasting. Proses ini digunakan untuk mendapatkan hasil estimasi
penjualan berdasarkan periode prediksi yang diberika oleh admin.
3.4 Conseptual Data Model (PDM) dan Physical Data Model ( PDM)
Model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Biasanya direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram.
Dalam perancangan sistem ini, ada entitas yang saling terkait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk
conceptual data model (CDM) dan Physical data model (PDM). ERD dalam
Gambar 3.9 CDM Sistem Informasi Estimasi Penjualan Suku cadang.
Pada CDM sistem informasi estimasi penjualan suku cadang ini, memiliki 5 entinitas yaitu Suku Cadang, User , Rekap_Penjualan, dan Peramalan. Dengan meng-generate CDM, maka akan didapat PDM seperti pada Gambar 4.10.
mengakses
mengambil barang
Detail menghitung
Detail transaksi barang id_tbarang nota tgl_reff id_barang harga_gross qty <pi> Integer Variable characters (10) Date Integer Money (10) Variable multibyte (20) <M> Identifier_1 <pi> Master barang id_mbarang nama_barang harga_jual harga_beli keterangan <pi> <Undefined> Variable characters (20) Money (10) Money (10) Variable characters (20) <M> Identifier_1 <pi> Master penjualan id_npenjualan no_nota tgl_nota nama_mpembeli kode_namapembeli <pi> Integer Variable characters (5) Date Variable characters (20) Variable characters (10) <M> Identifier_1 <pi> user id_user nama_mpembeli password_user <pi> Integer Variable characters (20) Variable characters (10) <M> Identifier_1 <pi> Forecasting id+forecasting alpha st invalue bt invalue tahun <pi> <Undefined> Variable characters (2) Float (10) Float (10) Date & Time
<M>
Gambar 3.10 PDM Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang.
PDM ini merupakan gambaran dari struktur database dari sistem penerapan
Metode Double Exponential Smoothing untuk Estimasi hasil Penjualan suku
Cadang.
FK_MASTER_B_MENGAKSES_USER
FK_MASTER_B_MENGAMBIL_MASTER_P
FK_DETAIL_T_DETAIL_MASTER_B FK_MASTER_B_MENGHITUN_FORECAST
Detail transaksi barang id_tbarang id_mbarang nota tgl_reff id_barang harga_gross qty integer <Undefined> varchar(10) date integer numeric(10) varchar(20) <pk> <fk> Master barang id_mbarang id_npenjualan id_user id+forecasting nama_barang harga_jual harga_beli keterangan <Undefined> integer integer <Undefined> varchar(20) numeric(10) numeric(10) varchar(20) <pk> <fk1> <fk2> <fk3> Master penjualan id_npenjualan no_nota tgl_nota nama_mpembeli kode_namapembeli integer varchar(5) date varchar(20) varchar(10) <pk> user id_user nama_mpembeli password_user integer varchar(20) varchar(10) <pk> Forecasting id+forecasting alpha st invalue bt invalue tahun <Undefined> varchar(2) float(10) float(10) timestamp <pk>
3.5 Desain Input/Output
Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. Desain antarmuka ini dibuat dengan menggunakan peranggkat lunak Mikrosoft Visio terdiri dari desain antarmuka dan halaman
admin.
3.5.1 For m Login
Terdapat label username dan password untuk login.user diminta untuk login terlebih dahulu jika mau menggunakan aplikasi ini. Form login ditampilkan pada Gambar 3.11 Desain Form login.
Gambar 3.11 Desain Form login.
3.5.2 For m Utama
Form ini merupakan tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan Menu-menu dari aplikasi ini akan muncul sesuai dengan otoritas user. Form utama seperti yang ditampilkan pada Gambar 3.12
Gambar 3.12 Desain Form Utama
Untuk dapat menggunakan Menu-menu tersebut user harus melakukan
login dahulu. Menu dapat digunakan tergantung dengan otoritas user, jika user
memiliki otoritas sebagai admin maka semua menu akan bisa digunakan akan tetapi jika user sebagi hanya sebagai petugas maka menu yang bisa digunakan hanya menu transaksi penjualan barang, data jual dan data barang.
3.5.3 For m Penjualan Bar ang
Proses ini melakukan proses penjualan barang. Pada form ini dapat dilakukan proses insert, update, dan delete. Daftar barang yang ada pada database dapat dilihat pada gridview di form.
Gambar 3.13 Desain Form Penjualan
3.5.4 For m User Account
Form user Account digunakan untuk melakukan maintenance data user.
Pada form ini dapat dilakukan proses simpan , batal ,dan edit data user. Admin bisa menentukan masing-masing user, apakah sebagai petugas atau sebagai
Gambar 3.14 Desain Account User 3.5.5 For m Data Penjualan
Form data penjualan digunakan untuk mencatat seluruh hasil transaksi
penjualan yang terjadi secara detail. Gambar 3.15
3.5.6 For m Master Barang
Form master barang ini digunakan untuk mencatat penjualan yang
terjadi.Gambar 3.16
Gambar 3.16 Desain Form Master Barang
Form ini terdapat pilihan tombol tambah, hapus, edit, dan keluar. Tombol
tambah berfungsi untuk menambahkan daftar barang yang akan dibeli,tombol hapus berfungsi untuk daftar barang yang akan dibeli dan edit berfungsi mengedit daftar barang yang akan dibeli.
3.5.7 For m For ecasting
Form ini Digunakan untuk melakukan estimasi penjualan. Pada form ini
terdapat pilihan tombol start untuk melakukan proses perhitungan
estimasi.memasukan nilai batasan Alpha dan Beta antara 0,1 sampai dengan 0,9 . Dan memasukan nilai St initial value, St initial value yang berfungsi untuk
mengetahui nilai dari St dan Bt. Grafik yang berfungsi untuk mengetahui penjualan suku cadang pada periode tertentu.Gambar 3.17
Gambar 3.17 Desain Forecasting
Saat tombol Start berjalan maka hasil proses estimasi forecasting dari setiap proses perhitungan yang diminta dengan memasukan nilai tahun data,
alpha, beta, st dan bt. Dengan hasil prediksi diatas akan muncul grafik yang
IMPLEMENTASI
4.1 Kebutuhan Sistem
Dalam merancang dan membangun sistem estimasi penjualan ini ada beberapa spesifikasi perangkat lunak dan keras yang dibutuhkan sebagai berikut
4.1.1 Kebutuhan Per angkat ker as
Untuk dapat memanfaatkan sistem peramalan penjualan ini dengan optimal, maka dibutuhkan perangkat keras yang sesuai sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. Adapaun perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah:
1. processor intel intel Pentium 4 atau lebih.
2. Memory 1 Gb atau lebih.
3. VGA Card minimal 32 Mb.
4. Hardissk 5 Gb atau lebih.
5. Monitor dengan resolusi minimal 800 x 600.
4.1.2 Kebutuhan Per angkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem ini adalah:
1. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Profesional.
2. Database untuk pengolahan data menggunakan Microsoft Acces 2003
4.2Implemestasi Database
Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel dalam tabel estimasi berikut ini.
a. Tabel Master Barang
Pada Tabel ini menyimpan barang agar mudah digunakan untuk menyimpan barang.
Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Barang
No Tabel Kolom Tipe Data Keterangan
1 Master Barang Id_barang Integer Primary Key
2 Nama_barang Varchar(20)
3 Harga_jual Integer
4 Harga_beli Integer
5 Keterangan Varchar(25)
b. Tabel Master Penjualan
Pada tabel ini akan digunakan untuk mencatat hasil transaksi penjualan dan mempermudah dalam penyimpanan data penjualan.
Tabel 4.2 Struktur Tabel Master Penjualan
No Tabel Kolom Tipe Data Keterangan
1 Master Penjualan Id_penjualan Integer Primary Key
2 No_nota Integer
3 Tgl_nota Date
4 Kode_mpembeli Integer
5 Nama_pembeli Varchar(25)
c. Tabel Detail Barang
Pada tabel ini akan digunakan untuk mencatat hasil transaksi penjualan sesuai dengan categori agar dapat mengetahui semua trsansaksi penjualan secara detail.
Tabel 4.3 Struktur Tabel Master Barang
No Tabel Kolom Tipe Data Keterangan
1 Master Detail Barang Id_dbarang Integer Primary Key
2 No_nota Integer 3 Tgl_reff Date 4 Id_barang Integer 5 harga_gross Money 6 Qty Integer d. Tabel User
Tabel ini digunakan untuk login dan login hanya bisa admin saja. Tabel 4.4 Struktur Tabel User
No Tabel Kolom Tipe Data Keterangan
1 User Id_user Integer Primary Key
2 Nama_user Varchar(20)
3 Password_user Float (10)
e. Tabel Forecasting
Tabel ini digunakan untuk melakukan proses estimasi mengetahui nilai batasan alpha 0,1 sampai dengan 0,9, mengetahui seluruh hasil dalam setiap periode dengan mengetahui nilai dari setiap batasan periode.
Tabel 4.5 Struktur Tabel Forecasting
No Tabel Kolom Tipe Data Keterangan
1 Forecasting Id_forecasting Integer Primary Key
2 Alpha Float (2)
3 St_ivlalue Float (10)
4 Bt_ivalue Float (10)
4.3 Implementa si Pr ogr am
Berikut ini merupakan tampilan form pada penerapan Metode Double
Exponential Smoothing dengan untuk estimasi hasil penjualan.
4.3.1 For m Utama
Pada Form utama ini terdapat 4 menu yaitu File, Master, Penjualan dan
forecasting. Form utama dapat dilihat pada Gambar 4.1.
1. Menu acces mempunya sub menu berisi:
a. Login Merupakan menu yang berfungsi untuk masuk ke dalam sesi login
sehingga user bisa menggunakan sistem.
b. Logout merupakan menu yang berfungsi untuk keluar dari sesi yang sedang
berjalan.
c. Exit merupakan menu yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi
2. Master mempunyai sub menu yang berisi:
a. Daftar Barang merupakan menu yang berfungsi untuk melakukan proses
penjualan suku cadang, meliputi tambah, ubah dan hapus data suku cadang.
b. Users Acount merupakan menu yang berfungsi untuk proses data user
meliputi, menambah, ubah dan hapus data user.
3. Penjualan mempunyai sub menu yang berisi:
a. Transaksi merupakan menu yang berfungsi untuk melakukan transaksi
penjualan.
b. Data penjualan merupakan menu yang berfungsi untuk melakukan proses
4. Forecasting merupakan menu yang berfungsi untuk proses prediksi penjualan suku cadang untuk periode tertentu dan berisi grafik penjualan yang berfungsi mengetahui jumlah penjualan suku cadang yang ditampilkan dalam bentuk grafik.
Gambar 4.1 Form Estimasi Double Exponential Smoothing
4.3.2 For m Utama
Form Login digunakan untuk memverifikasi apakah user berhak
menggunakan aplikasi ini dan fasilitas apa saja yangdapat digunakan user. Form
Login di gambarkan seperti Gambar 4.2.
4.3.3 For m Master Bar ang
Form Master digunakan untuk menyimpan, menambah dan mengubah data
daftar barang. Form ini ditunjukan pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Form Master
4.3.4 Penjualan Bar ang
Form Penjualan di gunakan untuk menyimpan transaksi penjualan yang
terjadi , baik yang dilakuka petugas penjualan maupun oleh admin. Jika ingin melakukan transaksi penjualan maka user akan memilih barang yang akan dijual dan berapa banyak barang tersebut dan dengan menekan tombol tambah maka data barang akan masuk, tetapi jika ingin membatalkan barang yang akan dijual yang sudah dimasukan terdapat tombol hapus untuk menghapus barang tersebut. Setelah barang masuk maka proses selanjutnya adalah menyimpan data tersebut dengan akan disimpan secara otomatis. Gambar form penjualan barang dapat di lihat pada Gambar 4.5.
Gambar 4.4 Form penjualan Barang.
4.3.5 Data Penjualan
Form data penjualan barang yang digunakan untuk menyimpan seluruh hasil
penjualan barang. Form ini ditunjukan pada Gambar 4.6.
4.3.6 For ecasting
Form forecasting digunakan untuk melakukan proses estimasi
menggunakan metode Double Exponnetial Smoothing. Langkahh awal untuk melakukan estimasi dengan memasukan tahap data dalam periode prediksi. Periode bertujuan untuk menentukan nilai prediksi dalam beberapa periode mendatang. Setelah itu sistem akan akan melakukan prediksi penjualan suku cadang mulai dari 0,1 sampai dengan 0,9. Untuk mengetahui prediksi dengan tingkat kesalahan terkecil user bisa menekan tombol Start. Dan terdapat grafik yang berfungsi untuk mengetahui penjualan suku cadang pada periode tertentu. Proses ini akan menampilkan grafik berdasarkan bulan penjualan. User bulan penjualan Gambar form estimasi penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.7
