Tahap II : Pembebanan Overhead ke Berbagai Produk
5. Type MAA
5.4 Analisa dan Perancangan Sistem
5.4.1 Analisa Kebutuhan (Requirements Analysis)
5.4.1.1 Analisa Usage
Berdasarkan analisa yang dilakukan mengenai kebutuhan dari sistem dan analisa yang dilakukan terhadap aktor-aktor yang akan terlibat dalam sistem, maka diperoleh suatu use case diagram sebagai berikut:
Gambar 5.1 Use Case Diagram untuk Aplikasi Perhitungan Biaya Produksi Metode ABC dan Tradisional
Actor Description
a) Actor : Bagian Produksi Tujuan :
Tujuan utama dari bagian produksi adalah melakukan perhitungan biaya produksi untuk suatu periode tertentu. Untuk melakukan perhitungan ini, bagian produksi harus mengupdate data produk, bahan produk, alokasi pemakaian bahan langsung sesuai dengan Bill of Material (BoM) dari produk, kemudian mengupdate data prosentase pembobotan overhead per aktivitas, prosentase overhead divisi dan menentukan kebutuhan tenaga kerja langsung untuk bagian produksi. Di samping itu, bagian produksi juga mesti melakukan update aktivitas per divisi jika dirasa perlu dilakukan penambahan atau pengurangan. Karakteristik :
Pengguna system yang mengerti tentang basic industri, terutama berpengalaman dalam hal biaya produksi, serta mengerti tentang bagaimana penggunaan / operasi dari komputer, seperti input dan update data.
b) Actor : Bagian Pembelian Tujuan :
Tujuan dari bagian pembelian adalah melakukan pengupdatean data pembelian bahan baku sesuai dengan pesanan pembelian yang dilakukan kepada supplier pada periode waktu tertentu. Di samping itu, bagian pembelian juga bertanggungjawab dalam mengupdate
harga-harga bahan baku yang nantinya akan digunakan dalam perhitungan biaya biaya bahan langsung.
Karakteristik :
Pengguna system yang mengerti tentang bagaimana penggunaan / operasi dasar dari komputer, seperti input dan update data.
c) Actor : Bagian Keuangan Tujuan :
Tujuan dari bagian keuangan adalah bertugas melakukan pengupdatean terhadap data overhead perusahaan yang meliputi biaya-biaya seperti biaya bahan tidak langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung, biaya kesejahteraan pegawai, biaya energi dan fasilitas, depresiasi, pajak, biaya promosi, biaya pengiriman, biaya pesan, serta biaya reparasi dan maintenance.
Karakteristik :
Pengguna system yang mengerti tentang dasar akuntansi dan mengetahui tentang bagaimana penggunaan / operasi dasar dari computer, seperti input dan update data.
Use Case Description
a) Use Case : Mengupdate Data Produk dan Bahan Produk Deskripsi :
Mengupdate data produk dilakukan oleh bagian produksi ketika perusahaan akan menambah produk baru ataupun menghapus data produk yang sudah tidak diproduksi lagi.
o Untuk mengupdate data produk, pengguna dapat memilih menu master produk. Kemudian ,sistem akan menampilkan drop list nama divisi dan jenis produk yang dihasilkan oleh divisi tersebut. Pengguna dapat menambah data produk baru, menghapus data produk, melihat data produk beserta data bahan produknya, dan melakukan edit terhadap data bahan produk tersebut.
o Untuk menambah data produk baru, sistem akan meminta inputan untuk nama divisi dan nama produk baru yang akan dibuat. Pengguna memasukkan nama divisi dan nama produk baru tersebut. Sistem akan mengecek apakah data produk tersebut sudah tersedia dalam database atau belum. Jika sudah ada, sistem akan membatalkan proses dengan menampilkan pesan kepada pengguna bahwa produk tersebut sudah tersedia. Jika belum sistem akan membuat data produk baru sesuai dengan nama divisi dan nama produk yang diinputkan oleh pengguna. Setelah melakukan pembuatan data produk baru, sistem secara otomatis akan melakukan perhitungan terhadap jumlah produk yang tersedia dalam divisi tersebut.
o Untuk menghapus data produk, sistem akan meminta pengguna memilih nama divisi dan nama produk yang tersedia pada drop list. Setelah melakukan pemilihan nama divisi dan nama produk, sistem akan mencari data produk sesuai dengan nama divisi dan nama produk yang dipilih. Setelah ditemukan, sistem akan menampilkan form konfirmasi penghapusan data produk. Pengguna dapat membatalkan penghapusan data produk atau pengguna dapat mengeksekusi
penghapusan terhadap data produk yang dipilih. Setelah produk dihapus, sistem akan secara otomatis menghitung jumlah produk yang tersedia pada divisi tersebut.
o Untuk melihat data bahan produk suatu produk, pengguna dapat memilih nama divisi dan nama produk yang terdapat pada drop list. Kemudian sistem akan memilih data bahan produk sesuai dengan nama divisi dan nama produk dan menampilkannya. Pengguna juga dapat melakukan penambahan , penghapusan dan merubah entitas data terhadap data bahan produk ini. Setelah selesai melakukan pengeditan data bahan produk, baik menambah ataupun mengurangi data bahan produk, pengguna dapat mengeksekusi penyimpan data bahan produk dan sistem akan menyimpan data bahan produk tersebut.
b) Use Case : Mengupdate Bahan Deskripsi :
Mengupdate bahan dilakukan oleh bagian produksi untuk menambah, menghapus dan mengedit data master bahan (kode bahan, nama bahan, dan jenis bahan).
o Untuk mengupdate data bahan, pengguna dapat memilih menu master bahan. Kemudian sistem akan menampilkan semua list data bahan yang ada. Pengguna dapat melakukan penambahan data bahan dengan menambahkan data bahan pada tabel list bahan yang tersedia, seperti kode bahan, nama bahan dan jenis bahan. Untuk menghapus data, pengguna dapat memilih data bahan yang terdapat pada list bahan dan menghapusnya. Pengguna juga dapat mengedit data bahan, seperti merubah nama bahan, kode bahan dan jenis bahan dengan mengetik ulang data bahan yang ingin dirubah. Setelah selesai melakukan pengupdatean data bahan,
pengguna dapat menyimpan data tersebut dan data bahan yang telah diupdate akan disimpan oleh sistem.
c) Use Case : Mengupdate Pembelian dan Harga Bahan Produk Deskripsi :
Mengupdate pembelian dan harga bahan produk dilakukan oleh bagian pembelian untuk mengupdate jumlah pembelian bahan baku dan harga dari bahan baku sesuai dengan jumlah pesanan pembelian dan harga terbaru yang dibeli dari supplier. o Untuk mengupdate pembelian dan harga bahan produk, pengguna dapat memilih
menu update pembelian dan harga bahan produk. Kemudian sistem akan menampilkan drop list nama divisi, nama produk dan periode.
o Untuk melakukan pengupdatean data pembelian dan harga bahan produk, sistem akan meminta pengguna memilih nama divisi, nama produk dan periode data yang ingin diupdate. Kemudian sistem akan mencari data pembelian dan harga bahan produk sesuai dengan kriteria nama divisi, nama produk dan periode yang diinputkan dan menampilkannya pada layar. Pengguna dapat melakukan pengupdatean terhadap data tersebut dan menyimpannya. Kemudian sistem akan menyimpan data tersebut.
e) Use Case : Mengupdate Pemakaian Tenaga Kerja Langsung Deskripsi :
Mengupdate pemakaian tenaga kerja langsung dilakukan oleh bagian personalia untuk mengupdate jumlah pemakaian tenaga kerja langsung yang dibutuhkan dalam
satu divisi dan besar gaji yang mesti dibayarkan untuk setiap tenaga kerja langsung pada setiap periode.
o Untuk mengupdate pemakaian tenaga kerja langsung, bagian personalia dapat memilih menu update pemakaian tenaga kerja langsung. Kemudian sistem akan menampilkan drop list nama divisi dan periode.
o Untuk melakukan pengupdatean, sistem akan meminta pengguna memilih nama nama divisi dan periode dari data pemakaian tenaga kerja langsung yang akan diupdate. Kemudian sistem akan mencari data pemakaian tenaga kerja langsung sesuai dengan kriteria yang dipilih oleh pengguna dan menampilkannya pada layar. Pengguna dapat melakukan pengupdatean terhadap data tersebut, dan menyimpannya setelah selesai.
f) Use Case : Mengupdate Data Aktivitas Divisi Deskripsi :
Mengupdate data aktivitas divisi dilakukan oleh bagian produksi untuk menambah ataupun mengurangi jenis-jenis aktivitas yang terdapat dalam suatu divisi.
o Untuk mengupdate data ativitas divisi, bagian produksi dapat memilih menu update data aktivitas divisi. Sistem akan menampilkan drop list nama divisi. o Pengguna dapat melihat list data aktivitas divisi dengan memilih nama divisi
pada drop list dan kemudian sistem akan mencari dan menampilkan semua aktivitas yang terdapat pada divisi yang dipilih. Pengguna dapat melakukan penambahan aktivitas, disamping itu, pengguna juga dapat menghapus aktivitas yang dirasa tidak dibutuhkan dengan. Setelah selesai mengupdate data aktivitas
divisi, pengguna dapat menyimpan data aktivitas divisi dan sistem akan menyimpannya.
g) Use Case : Mengupdate Aktivitas Deskripsi :
Mengupdate aktivitas dilakukan oleh bagian produksi untuk menambah, menghapus dan mengedit data aktivitas (kode aktivitas, nama aktivitas, dan tingkat aktivitas). o Untuk mengupdate data aktivitas, pengguna dapat memilih menu master
aktivitas. Kemudian sistem akan menampilkan semua list data aktivitas yang ada. Pengguna dapat melakukan penambahan data aktivitas dengan menambahkan data aktivitas pada tabel list aktivitas yang tersedia, seperti kode aktivitas, nama aktivitas dan tingkat aktivitas. Untuk menghapus data, pengguna dapat memilih data aktivitas yang terdapat pada list aktivitas dan menghapusnya. Pengguna juga dapat mengedit data aktivitas, seperti merubah kode aktivitas, nama aktivitas dan tingkat aktivitas dengan mengetik ulang pada data aktivitas yang ingin dirubah. Setelah selesai melakukan pengupdatean data, pengguna dapat menyimpan data tersebut dan data aktivitas yang telah diupdate akan disimpan oleh sistem.
h) Use Case : Mengupdate Data Prosentase Pembobotan Overhead per Aktivitas Deskripsi :
Mengupdate data prosentase pembobotan overhead per aktivitas dilakukan oleh bagian produksi untuk mengupdate prosentase pembobotan overhead ke masing-masing aktivitas. Prosentase ini digunakan untuk mengalokasikan pemakaian overhead ke masing-masing aktivitas divisi.
o Untuk mengupdate prosentase pembobotan overhead per aktivitas, bagian produksi dapat memilih menu update prosentase overhead dan sistem akan menampilkan drop list nama divisi. Untuk mengupdate bobot aktivitas, sistem akan meminta pengguna untuk memilih data bobot yang ingin diupdate dengan memilih nama divisi pada drop list. Kemudian sistem akan menampilkan data bobot aktivitas untuk divisi yang dipilih dan pengguna dapat menginput ulang nilai prosentase bobot untuk aktivitas tersebut. Jika proses pengupdate an telah selesai dilakukan, pengguna dapat menyimpan data bobot yang telah diupdate dan sistem akan menyimpan data bobot aktivitas tersebut.
i) Use Case : Mengupdate Pemakaian Overhead Deskripsi :
Mengupdate pemakaian overhead dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan akan mengupdate data keuangan yang berhubungan dengan semua pemakaian overhead yang terjadi pada perusahaan, seperti biaya bahan tidak langsung, biaya tenaga kerja tidak langsung, biaya kesejahteraan pegawai, biaya energi dan fasilitas, depresiasi, pajak, biaya promosi, biaya pengiriman, biaya pesan, serta biaya reparasi dan maintenance.
o Bagian keuangan pertama-tama harus memilih menu pemakaian overhead. Sistem akan menampilkan drop list periode. Kemudian pengguna dapat memilih periode data pemakaian overhead yang ingin diupdate. Sistem akan mencari data pemakaian overhead sesuai dengan periode yang dipilih pengguna dan menampilkannya pada layar. Pengguna kemudian dapat melakukan penambahan, penghapusan ataupun pengeditan terhadap data pemakaian overhead tersebut.
Setelah selesai melakukan pengeditan, pengguna dapat melakukan penyimpanan data dan sistem akan menyimpan data pemakain overhead untuk periode tersebut. Setelah data pemakaian overhead disimpan, sistem secara otomatis akan melakukan perhitungan total pemakaian untuk semua jenis overhead yang terjadi pada periode tersebut.
j) Use Case : Mengupdate Prosentase Overhead Divisi Deskripsi :
Mengupdate prosentase overhead divisi dilakukan oleh bagian produksi untuk menentukan besar prosentase pembobotan overhead yang akan dibebankan pada divisi produksi yang ada, yaitu divisi assembly dan divisi machine production. Prosentase overhead divisi ini digunakan pada saat perhitungan biaya produksi dengan metode tradisional.
o Bagian produksi pertama-tama harus memilih menu overhead divisi. Sistem akan menampilkan prosentase bobot overhead untuk kedua divisi produksi. Kemudian pengguna dapat menginputkan besar prosentase bobot untuk masing-masing divisi. Total prosentase bobot untuk kedua divisi harus sebesar 100 persen.
k) Use Case : Mengupdate Jumlah Produksi Deskripsi :
Mengupdate jumlah produksi dilakukan oleh bagian produksi untuk mengupdate jumlah produk yang akan diproduksi pada masing-masing divisi sesuai dengan target produksi untuk periode tersebut.
o Untuk mengupdate jumlah produksi, pengguna dapat memilih menu update jumlah produksi. Sistem akan menampilkan drop list nama divisi dan periode. Untuk mengupdate jumlah produksi, sistem akan meminta pengguna untuk memilih nama divisi dan periode jumlah produksi yang ingin diupdate. Kemudian sistem akan mencari tabel data jumlah produksi untuk periode tersebut dan menampilkannya pada layar. Pengguna dapat melakukan pengupdatean data jumlah produksi dan setelah selesai sistem akan menyimpan data tersebut.
l) Use Case : Mengkalkulasi Biaya Produksi Deskripsi :
Mengkalkulasi biaya produksi dilakukan oleh bagian produksi untuk menghitung biaya produksi yang terjadi dalam memproduksi sebanyak target produksi yang diinginkan.
o Untuk mengkalkulasi biaya produksi, pengguna dapat memilih menu kalkulasi biaya produksi. Sistem akan menampilkan drop list nama divisi dan periode biaya produksi yang akan dihitung. Untuk mengkalkulasi biaya produksi, sistem akan meminta pengguna untuk memilih nama divisi dan periode biaya produksi yang akan dihitung serta metode perhitungan yang akan digunakan (metode tradisional atau metode ABC). Setelah memilih nama divisi, periode dan metode perhitungan, sistem akan melakukan perhitungan terhadap biaya produksi.
m) Use Case : Mengkalkulasi dengan Metode ABC Deskripsi :
Mengkalkulasi dengan metode ABC merupakan extend use case dari use case mengkalkulasi biaya produksi. Pada saat mengkalkulasi biaya produksi, actor diminta untuk memilih metode perhitungan yang akan dilakukan, jika aktor memilih metode ABC, maka extend use case mengkalkulasi dengan metode ABC baru dilakukan.
n) Use Case : Mengkalkulasi dengan Metode Tradisional Deskripsi :
Mengkalkulasi dengan metode Tradisional juga merupakan extend use case dari use case mengkalkulasi biaya produksi seperti halnya extend use case mengkalkulasi dengan metode ABC. Jika aktor memilih metode tradisional dalam mengkalkulasi biaya produksi, maka extend use case mengkalkulasi dengan metode tradisional baru dilakukan.
o) Use Case : View Aktivitas Deskripsi :
View aktivitas merupakan extend use case dari use case mengkalkulasi dengan metode ABC. Extend use case ini hanya dapat dilakukan jika aktor mengkalkulasi biaya produksi dengan metode ABC saja, sedang dengan metode tradisional maka biaya aktivitas ini tidak tersedia.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dilakukan aktor pada masing-masing use case dan bagaimana use case-use case tersebut bekerja pada sistem maka diperlukan sequence diagram yang berguna untuk menjelaskan
masing-masing use case yang ada.
Gambar 5.5 Sequence Diagram untuk Use Case Update Produk (Create Produk)
Gambar 5.8 Sequence Diagram untuk Use Case Update Pembelian (create pembelian periode baru )
Gambar 5.15 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Biaya Bahan Langsung)
Gambar 5.16 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Biaya Tenaga Kerja Langsung)
Gambar 5.17 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Biaya Overhead Tradisional)
Gambar 5.18 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Biaya Overhead ABC bagian 1)
Gambar 5.19 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Biaya Overhead ABC bagian 2)
Gambar 5.20 Sequence Diagram untuk Use Case Kalkulasi Biaya Produksi (Kalkulasi Biaya Produksi)