BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis
Tahap analisis dibagi menjadi beberapa bagian antara lain: analisis proses bisnis, analisis data, analisis peramalan penjualan, deskripsi umum sistem, identidikasi pengguna, spesifikasi kebutuhan perangkat lunak, dan kasus penggunaan.
Analisis Proses Bisnis
Setiap ERP memiliki proses bisnis yang berbeda-beda. Pada tugas akhir ini, aplikasi ERP yang dikembangkan memiliki proses bisnis tersendiri dan dibandingan dengan aplikasi ERP lainnya yang cukup banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaann, seperti Odoo, Adempiere, dan InoERP. Pada subbab ini akan dijelaskan tentang analisa proses bisnis yang telah ada. Proses bisnis yang dimiliki oleh Odoo, Adempiere, dan InoERP ditunjukkan pada Lampiran A.1, Lampiran A.2, dan Lampiran A.3. Perbandingan masing-masing ERP di tunjukkan pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1. Perbandingan Proses Bisnis ERP 2016, Odoo, InoERP, dan Adempiere pada modul Sales and Distribution No Nama
Modul
Odoo InoERP Adempiere 1 Sales and Distribut ion Kontra: Pada proses creating delivery, apabila barang yang dipesan Kontra: Pada proses creating delivery, apabila barang yang dipesan Kontra: Pada proses creating delivery, apabila barang yang dipesan
No Nama Modul
Odoo InoERP Adempiere tidak tersedia di gudang, delivery tetap dapat dilakukan Tidak memiliki proses presales activity tidak tersedia di gudang, delivery tetap dapat dilakukan tidak tersedia di gudang, delivery tetap dapat dilakukan Pro: Memiliki halaman front end untuk pemasaran secara langsung Pro: Dapat menghitung probabilitas pembelian barang dari pelanggan Pro: -
Pada Tabel 3.1 menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing ERP pada modul Sales and Distribution. Berdasarkan kekurangan yang dimiliki oleh setiap ERP maka perlu dikembangkannya sebuah aplikasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan pada perencanaan bisnis. Terdapat dua jenis proses bisnis yang digunakan sesuai dengan subbab 2.3, yaitu Make-To-Order (MTO) dan Make-To-Stock (MTS). MTO adalah sebuah proses bisnis dimana produksi didasarkan pada permintaan yang dilakukan oleh sales order. MTS adalah sebuah proses bisnis dimana produksi didasarkan oleh peramalan penjualan. Proses bisnis yang dirancang sesuai dengan kebutuhan business plan dimana proses bisnis ini telah mengakomodasi kekurangan Odoo, Adempiere, dan InoERP ditunjukkan pada Gambar 3.1, Gambar 3.2, Gambar 3.3, Gambar 3.4, Gambar 3.5, Gambar 3.6, dan Gambar 3.7.
25
Gambar 3.1. Proses Bisnis ERP Level 0
Pada Gambar 3.1, modul yang berlatar belakang hijau merupakan modul yang dikerjakan dalam tugas akhir ini, yaitu modul Sales and Distribution.
Proses bisnis ERP level 0 dapat dipecah kembali menjadi proses-proses bisnis yang lebih rinci berdasarkan subbab 2.3. Proses bisnis secara keseluruhan ditunjukkan pada Lampiran A.4 dan Lampiran A.5. Hasil pemecahan proses bisnis ditunjukkan pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3.
Gambar 3.2. Proses Bisnis Level 1 Make-To-Order
Pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3 ditunjukkan proses bisnis level 1 MTO dan proses bisnis level 1 MTS. Penjelasan proses bisnis level 1 terdapat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2. Deskripsi Proses Bisnis Level 1 No Proses Bisnis Keterangan
1 Creating Inquiry Merupakan proses bisnis untuk membuat inquiry.
2 Creating Quotation Merupakan proses bisnis untuk membuat quotation.
3 Creating Sales Order Merupakan proses bisnis untuk membuat sales order.
4 Confirming Sales Order
Merupakan proses bisnis untuk memastikan jumlah barang yang dipesan telah tersedia sebelum dilakukan.
5 Creating Delivery Merupakan proses bisnis untuk membuat pengiriman barang ke pelanggan.
6 Creating Forecast Merupakan proses bisnis untuk membuat peramalan penjualan. Dari masing-masing proses bisnis level 1 dapat dipecah kembali menjadi proses bisnis yang lebih rinci lagi. Proses bisnis ditunjukkan pada Gambar 3.4 dan Gambar 3.5.
27
Gambar 3.5. Proses Bisnis Level 2 Make-To-Order
Pada Gambar 3.4 ditunjukkan proses bisnis level 2 MTO dan Gambar 3.5 ditunjukkan proses bisnis level 2 MTS. Penjelasan proses bisnis level 2 terdapat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3. Deskripsi Proses Bisnis Level 2 No Proses Bisnis Keterangan
1 Create Inquiry Merupakan proses bisnis untuk membuat inquiry.
2 Create Quotation Merupakan proses bisnis untuk membuat quotation.
3 Generate Quotation to PDF
Merupakan proses bisnis untuk membuat dokumen quotation.
4 Quotation Dokumen quotation.
5 Create Sales Order Merupakan proses bisnis untuk membuat sales order.
No Proses Bisnis Keterangan
6 Check Item Merupakan proses bisnis untuk
pengecekan ketersediaan barang. 7 Confirm Sales Order Merupakan proses bisnis untuk
memastikan jumlah barang yang dipesan telah tersedia sebelum dilakukan.
8 Create Delivery Merupakan proses bisnis untuk membuat pengiriman barang ke pelanggan.
9 Complete Delivery Merupakan proses bisnis untuk memastikan bahwa barang yang dikirm telah sampai ke pelanggan. 10 Create Forecast Merupakan proses bisnis untuk
membuat peramalan penjualan. 11 Calculate Forecast Merupakan proses bisnis untuk
melakukan perhitungan permalan penjualan dari data penjualan aktual. Dari masing-masing proses bisnis level 2 dapat dipecah kembali menjadi proses bisnis yang lebih rinci lagi. Proses bisnis ditunjukkan pada Gambar 3.6 dan Gambar 3.7.
Gambar 3.6 merupakan proses bisnis level 3 MTO dan Gambar 3.7 merupakan proses bisnis level 3 MTS. Pada proses bisnis level 3 menjelaskan detail dari kelas, fungsi, dan halaman yang ditampilkan untuk melakukan proses bisnis yang terdapat pada level 2.
29
31
Analisis Data
Konsep autentikasi dan otorisasi data yang digunakan adalah multitenancy separated database, separated schema yang dijelaskan pada subbab 2.5.1. Pada konsep ini, data milik setiap tenant akan disimpan di basis data yang terpisah. Sehingga tidak ada 2 (dua) atau lebih tenant menggunakan tabel dan basis data yang sama. Penambahan tenant baru akan menyebabkan penambahan sebuah basis data baru. Penggunaan konsep separated database, separated schema dimaksudkan agar data milik setiap tenant dapat terjamin kerahasiaannya. Keuntungan lainnya adalah kerumitan proses maintenance basis data dapat dikurangi.
Konsep basis data terdistribusi yang diterapkan adalah replikasi yang dijelaskan pada subbab 2.4.1. Replikasi memungkinkan penyalinan setiap tabel basis data ke node-node penyusun basis data terdistribusi. Kegagalan sebuah node tidak akan menyebabkan basis data berhenti bekerja. Sebaliknya, hal tersebut akan memicu mekanisme sinkronisasi jika node yang mati kembali hidup.
Analisis Peramalan Penjualan
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perancangan peramalan penjualan yang terdapat pada sistem ERP 2016 menggunakan metode Holt-Winters Additive dan Holt-Winters Multiplicative.
Data Masukkan dan Data Keluaran
Data masukkan pada peramalan penjualan merupakan data penjualan bulanan selama 5 tahun yang berupa 60 data yang bersifat time-series. Terdiri dari 48 data latih dan 12 data uji. Data masukkan ditunjukkan pada Lampiran B.1. Data keluaran pada peramalan penjualan berupa hasil peramalan penjualan selama beberapa bulan sejumlah periode.
Proses Peramalan Penjualan
Proses peramalan penjualan terdiri dari beberapa tahap, yaitu inisialisasi nilai alpha, beta, dan gamma untuk menentukan nilai awal dan inisialisasi pada peramalan dengan menggunakan metode Holt-Winters, perhitungan pemulusan eksponesial untuk menghitung pemulusan eksponensial dengan menghitung dari data pemulusan (St) yang dijelaskan pada Persamaan 2.2 dan Persamaan 2.6, perhitungan data trend (Bt) yang dijelaskan pada Persamaan 2.3 dan Persamaan 2.7, dan perhitungan data musiman (Lt) yang dijelaskan pada Persamaan 2.4 dan Persamaan 2.8, yang kemudian dilakukan tahapan untuk menghitung akurasi peramalan dengan menggunakan MAPE (Mean Absolute Percentage Error), pelatihan smoothing untuk menemukan nilai yang alpha, beta, dan gamma yang nilai keluaran yang diharapkan. Proses-proses tersebut ditunjukkan pada Gambar 3.8.