OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3. Data Flow Diagram
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen – dokumen digunakan dalam sistem informasi Rekam Medis Rawat Jalan. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya. Adapaun analisa dokumen dapat dilihat dibawah ini :
1. Nama Dokumen : Kartu Identitas
Fungsi : Untuk Mengetahui Data Pasien Sumber : Pasien
Distribusi : Bagian Pendaftaran Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap mau pembuatan kartu pasien 2. Nama Dokumen : Kartu Pasien
Fungsi : Sebagai bukti Anggota Sumber : Pasien
Distribusi :Bagian Pendaftaran Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap mau daftar berobat 3. Nama Dokumen : Buku Registrasi Pasien
Fungsi : Sebagai Bukti Pasien Berobat Sumber : Bagian Pendaftaran
Distribusi : Bagian pendaftaran Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran berobat 4. Nama Dokumen : Kartu Rekam medis
Fungsi : Arsip Data Rekam Medis pasien Sumber : Bagian Pendaftaran
Distribusi : Dokter Rangkap : 1
Frekuensi : Setelah Pemeriksaan Pengobatan 5. Nama Dokumen : Resep
Fungsi : Untuk mengetahui nama obat setelah diperiksa Sumber : Dokter
Distribusi : Pasien Rangkap : 1
Frekuensi : Setiap mau pengambilan obat 6. Nama Dokumen : Laporan Rekam Medis
Fungsi : Catatan data pasien yang ada dipuskesmas Sumber : Bagian pendaftaran
Distribusi : Pimpinan Rangkap : 2
Frekuensi : Setiap mau Memberikan laporan kepada pimpinan puskesmas
7. Nama Dokumen : Kartu Jaminan Kesehatan. Fungsi : sebagai kartu jaminan kesehatan Sumber : pemerintah dan swasta
Distribusi : puskesmas dan rumah sakit Rangkap : 1
Frekuensi : saat berobat di puskesmas dan rumah sakit 8. Nama Dokumen : Kartu retribusi pelayanan kesehatan
Fungsi : sebagai tanda bukti pembayaran kesehatan Sumber : puskesmas
Distribusi : puskesmas Rangkap : 2
Frekuensi : saat pengobatan dan hanya berlaku satu kali Pengobatan
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit organisasi khususnya dalam Kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur
sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram
Konteks dan Data Flow Diagram.
Berikut ini adalah alur Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan pada Puskesmas Muka yang sedang berjalan.
1. Pasien datang ke Puskesmas untuk berobat. Apabila pasien baru, pasien harus membuat kartu pasien dulu dengan cara menyerahkan identitas pasien. Lalu bagian pendaftaran membuat kartu pasien dan kartu rekam medis, kartu pasien dan kartu identitas dikembalikan ke pasien.
2. Apabila Pasien pernah terdaftar (dibuktikan dengan mempunyai kartu pasien), pasien hanya menyerahkan kartu pasien yang kemudian bagian pendaftaran mencocokan kartu pasien dengan rekam medis yang ada di arsip rekam medis. Jika tidak ada yang cocok, maka bagian pendaftaran akan membuat kembali kartu rekam medis untuk pasien tersebut.
3. Bagian pendaftaran kemudian mencatat data pasien ke dalam buku registrasi pasien dan membuat bukti pembayaran retribusi (jika pasien tersebut bukan pasien yang memiliki kartu jamkes).
4. Selanjutnya Bagian pendaftaran mengembalikan kartu pasien dan bukti pembayaran retribusi sedangkan rekam medis diberikan kepada dokter. 5. Dokter memeriksa pasien dan menulis hasil rekam medis dikartu rekam
medis, selanjutnya dokter membuatkan resep untuk pasien.
6. Kartu Rekam medis yang sudah diisi diberikan kebagian pendaftaran untuk diarsipkan kembali sedangkan resep diberikan ke pasien.
7. Pasien menyerahkan resep kebagian apotik. Bagian apotik mengecek data obat sesuai permintaan pasien. Jika obat tidak tersedia/kosong, maka bagian apotik akan mengembalikan resep kepada pasien.
8. Jika obat tersedia, Bagian apotik membuat bukti pengambilan obat untuk diserahkan ke pasien, sedangkan resep diarsipkan di bagian apotik.
9. Setelah semua kegiatan puskesmas selesai setiap harinya bagian pendaftaran membuatkan laporan rekap data pasien rekam medis sebanyak 2 rangkap, rangkap ke 1 untuk pimpinan rangkap ke 2 untuk diarsipkan
4.1.2.1Flowmap sistem yang berjalan
Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area didalam sebuah
organisasi. Flowmap menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci flowmap ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Flowmap ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem. Flowmap disebut juga bagan alir formulir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusannya. Berikut ini flowmap prosedur Rekam Medis yang berjalan di Puskesmas Muka
Bag.Pendaftaran Dokter Apotek Pimpinan Pasien Identitas pasien Identitas pasien Mencatat data pendaftaran pasien
& membuat bukti pembayaran retribusi
A2
Buku registrasi pasien Membuat kartu pasien & kartu rekam medis Kartu pasien Kartu rekam medis Identitas pasien Kartu pasien Identitas pasien
Kartu pasien Kartu pasien
Mengecek kartu rekam medis
A1
Ada? Kartu rekam medis
Membuat kartu rekam medis Kartu rekam medis Kartu pasien Kartu pasien Buku registrasi pasien Kartu rekam medis Kartu pasien Bukti retribusi Kartu pasien Bukti retribusi Y T Kartu rekam medis Kartu rekam medis Mengisi kartu rekam medis & membuat resep Resep Kartu rekam medis Resep Resep A3 Mengecek ketersediaan obat T Y Ada? Resep Resep Membuat bukti pengambilan obat Resep Bukti Pengambilan Obat Bukti Pengambilan Obat Resep A4 Membuat laporan rekam medis Lap. rekam medis Lap. rekam medis Resep
Keterangan :
A1 = Arsip kartu Rekam medis A3 = Arsip File Obat A2 = Arsip Buku Register pasien A4 = Arsip File Resep
4.1.2.2Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks pada Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan pada Puskesmas Muka yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: Pasien Pimpinan Sistem Pelayanan Kesehatan Puskesmas Muka Lap.Rekam Medis Kartu Pasien Bukti Retribusi Resep Bukti Pengambilan Obat
Identitas Pasien Kartu Pasien
Resep
Context Diagram
Gambar 4.2. Diagram Konteks yang berjalan
4.1.2.3Data Flow Diagram
Data flow diagram (diagram alir data) adalah representasi graphis dari suatu sistem menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.
Pasien Pimpinan 1.0 Registrasi pasien 2.0 Rekam Medis Pasien 3.0 Pengambilan Obat Kartu Pasien Identitas Pasien Kartu Pasien Identitas Pasien Bukti Retribusi Kartu Pasien A2.Buku Registrasi
A1.Kartu Rekam Medis
4.0 Pembuatan Lap.Rekam
Medis
Data Rekam Medis
Data Registrasi Pasien
Lap.Rekam Medis Data Pasien
Data Rekam Medis
Resep
Resep
Resep Bukti Pengambilan Obat
A4. Arsip Resep A3.Arsip Obat
Data Obat
Resep
DFD Level 1
Data Rekam Medis
Gambar 4.3. DFD level 1 yang berjalan
DFD Level 2 Proses 1.0
Pasien
A2.Buku Registrasi A1.Kartu Rekam Medis 1.1
Membuat Kartu pasien & kartu rekam medis 1.2 Mengecek Kartu rekam medis 1.4 Mencatat data pendaftaran pasien
& membuat bukti pembayaran
retribusi 1.3
Membuat kartu rekam medis
Identitas pasien Kartu rekam medis
Kartu Rekam Medis
Kartu pasien
Kartu rekam medis Kartu rekam medis Buku Registrasi
Kartu rekam medis Kartu pasien & Identitas pasien
Buku Registrasi
Bukti Retribusi
DFD Level 2 Proses 3.0
Pasien
A4. Arsip Resep A3.Arsip Obat 3.1 Mengecek ketersediaan obat 3.2 Membuat bukti pengambilan obat Resep
Resep Data Obat
Resep
Resep Bukti Pengambilan Obat
Gambar 4.5. DFD Level 2 Proses 3 Yang Berjalan
4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi rekam medis rawat jalan yang sedang berjalan maka penulis mengevaluasi sistem sebagai berikut :
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
No. Masalah Entitas Solusi
1. Pengolahan data yang ada masih bersifat tulis tangan sehingga menghambat kegiatan operasional dan menimbulkan banyak kesalahan Bag.Pendaftaran, dokter, apotek
Perlu di tingkatkan pada proses terkomputerisasi
2. Proses pencarian data masih melihat pada arsip sehingga apabila arsip hilang tidak bisa melakukan proses pencarian data sehingga dalam pembuatan laporan memakan waktu yang lama
Bag.Pendaftaran, dokter, apotek
Perlu adanya suatu sistem informasi untuk mempermudah pencarian dan pembuatan laporan tidak lama