Analisis Kinerja PUSTAKA dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA)

II. TINJAUAN PUSTAKA

3.8. Metode Analisis

3.8.1. Analisis Kinerja PUSTAKA dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA)

Melakukan analisis terhadap kinerja PUSTAKA dilakukan metode deskripsi kualitatif. Tujuannya untuk membuat deskripsi berkaitan dengan faktor-faktor yang ada dalam program pengembangan PUSTAKA yang sangat mempengaruhi potensi PUSTAKA.

Pengukuran faktor dilakukan dengan membandingkan antara tingkat kepentingan penyuluh sebagai penerima program pengembangan PUSTAKA dan kinerja PUSTAKA sebagai pusat informasi. Metode Importance-Performance Analysis (IPA) diperlukan dalam penelitian ini guna menjelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi potensi PUSTAKA yang berpengaruh terhadap keberlanjutan program pengembangan PUSTAKA.

Metode Importance-Performance Analysis (IPA) adalah suatu teknik analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengukur tingkat

23 kepentingan dan tingkat kinerja atribut. Penerapan teknik Importance- Performance Analysis (IPA) dimulai dengan identifikasi atribut-atribut yang relevan terhadap situasi pilihan yang diamati. Daftar atribut-atribut dapat dikembangkan dengan mengacu kepada literatur-literatur, melakukan interview, dan menggunakan penilaian manajerial.

Sekumpulan atribut yang melekat kepada barang atau jasa di evaluasi berdasarkan seberapa penting masing-masing produk tersebut bagi konsumen dan bagaimana jasa atau barang tersebut dipersepsikan oleh konsumen. Evaluasi ini biasanya dipenuhi dengan melakukan survey terhadap sampel yang terdiri atas responden yaitu dalam penelitian ini adalah penyuluh. Setelah menentukan atribut-atribut yang layak, responden ditanya dengan pertanyaan-pertanyaan yang menonjol dan disesuaikan dengan atribut pusat informasi penelitian yaitu PUSTAKA seperti yang ditunjukan di Tabel 1.

Adapun atribut - atribut pada pusat informasi penelitian disesuaikan dengan pola pengembangan pusat-pusat informasi yang berdasarkan dengan tuntutan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

Teknik ini mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan penawaran pasar dengan menggunakan dua kriteria yaitu kepentingan relative atribut dan kepuasan konsumen. Penilaian tingkat kinerja yang dapat mempengarui kepuasan konsumen akan mewakili oleh huruf Y. untuk menilai kinerja dan kepentingan konsumen digunakan skor seperti terlihat pada tabel 3.

Tabel 3. Skor Penilaian Kinerja dan Tingkat Kepentingan Konsumen Skor/Nilai Tingkat Kepentingan Tingkat Kinerja

Skor 1 Sangat Tidak Penting Sangat Tidak Baik

Skor 2 Tidak Penting Tidak Baik

Skor 3 Penting Baik

Skor 4 Sangat Penting Sangat Baik

Sumber: Analisis Perilaku dan Tingkat Kepuasan, oleh Judo Satria, 2011.

Total penilaian tingkat kinerja dan kepentingan diperoleh dengan cara menjumlahkan skor penilaian yang diberikan konsumen. Hasil perhitungan akan digambarkan dalam diagram kartesius. Masing-masing atribut diposisikan dalam diagram tersebut berdasarkan skor rata-rata, dimana skor rata-rata penilaian kinerja (X), sedangkan posisi atribut pada sumbu Y di tunjukkan oleh skor rata- rata tingkat kepentingan (Y).

Adapun rumus yang digunakan adalah ∑in=1Yi X = n ∑in=1Xi Y = n Keterangan: X = Skor rata-rata

Y = Skor rata-rata tingkat kepentingan N = Jumlah data konsumen

Diagram kartesius merupakan ruang yang dibagi atas empat bagian dan dibatasi oleh dua buah garis yang berpotongan tegak lurus pada titik-titik (a,b). Titik tersebut diperoleh dari rumus : Yi

∑Xi a = k ∑Yi b = k Keterangan:

a = Batas sumbu X (tingkat kinerja) b = Batas sumbu Y ( tingkat kepentingan) k = Banyaknya atribut yang diteliti

Selanjutnya setiap atribut tersebut dijabarkan dalam diagram kartesius seperti yang terlihat pada Gambar 4.

Tinggi

I II

Prioritas Utama Pertahankan Prestasi Yi

III IV

Prioritas Rendah Berlebihan

Tinggi Rendah Xi (Tingkat Performance) X Sumber: Analisis Perilaku dan Tingkat Kepuasan, oleh Judo Satria, 2011.

25 Diagram diatas digunakan untuk menggambarkan prioritas atribut-atribut guna perbaikan ke depan dan dapat memberikan panduan untuk formulasi strategi i i Yi. il i il i i Yi digunakan sebagai pasangan koordinat beberapa titik yang memposisikan suatu dimensi pada diagram kartesius. Setiap hasil akan menempati salah satu kuadran dalam diagram kartesius yang terdiri dari:

A. Kuadran I (Prioritas Utama)

Faktor-faktor yang terletak dalam kuadran ini dianggap sebagai faktor yang Penting dan atau Diharapkan oleh konsumen tetapi kondisi Persepsi dan atau Kinerja Aktual yang ada pada saat ini belum memuaskan sehingga pihak manajemen berkewajiban mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk meningkatkan kinerja berbagai faktor tersebut. Faktor-faktor yang terletak pada kuadran ini merupakan prioritas untuk ditingkatkan.

B. Kuadran II (Pertahankan Prestasi)

Faktor-faktor yang terletak pada kuadran ini dianggap penting dan Diharapkan sebagai faktor penunjang bagi kepuasan konsumen sehingga pihak manajemen berkewajiban memastikan bahwa kinerja institusi yang dikelolanya dapat terus mempertahankan prestasi yang telah dicapai.

C. Kuadran III (Prioritas Rendah)

Faktor-faktor yang terletak pada kuadran ini mempunyai tingkat persepsi atau kinerja aktual yang rendah sekaligus dianggap tidak terlalu penting dan atau terlalu Diharapkan oleh konsumen sehingga manajemen tidak perlu memprioritaskan atau terlalu memberikan perhatian pada faktor-faktor tersebut. D. Kuadran IV (Berlebihan)

Faktor-faktor yang terletak pada kuadran ini dianggap Tidak Terlalu Penting dan atau Tidak Terlalu Diharapkan sehingga pihak manajemen perlu mengalokasikan sumber daya yang terkait dengan faktor-faktor tersebut kepada faktor-faktor lain yang mempunyai prioritas penanganan lebih tinggi yang masih membutuhkan peningkatan, semisal di kuadran B.

Costumer Satisfaction Indexs (CSI)

Costumer Satisfaction Indexs (CSI) atau dalam arti kata Metode Indeks Kepuasan Konsumen merupakan metode yang menggunakan indeks untuk mengukur tingkat kepuasan konsumen berdasarkan atribut atribut tertentu.

Irawan (2003) mengatakan pengukuran terhadap CSI diperlukan karena hasil dari pengukuran dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan sasaran yang akan datang. Tanpa adanya CSI, top management tidak dapat menentukan goal dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Indeks diperlukan karena proses pengukuran kepuasan pelanggan bersifat kontinyu. Menurut Dickson dalam Phebruanti, 2004 terdapat empat langkah dalam perhitungan CSI yaitu:

1. Menentukan Mean Importance Score (MIS) dan Mean Satisfaction Score

(MSS). Nilai ini berasal dari rata-rata tingkat kepentingan dan kinerja tiap responden:

n

Y

MIS

n i i





1 dan 1  



i X MSS n i n = jumlah responden

Yi = nilai kepentingan atribut ke i Xi = nilai kinerja atribut ke i

2. Membuat weight factor (WF), bobot ini merupakan presentase nilai MIS per atribut terhadap total MIS seluruh atribut

%

100 





 n i i

MIS

WF

Dimana:

P = jumlah atribut kepentingan (k=24) I = atribut pelayanan ke-i

3. Membuat Weighting Score

Bobot ini merupakan perkalian antara Weighting Factor (WF) dengan rata-rata tingkat kepuasan (Mean Satisfaction Score = MSS)

Wsi = Wfi x MSSi

Dimana: I = atribut pelayanan 4. Menentukan CSI

Skala kepuasan konsumen yang umum dipakai dalam interpretasi indek adalah skala nol sampai satu atau nol sampai seratus.

Perhitungan CSI: % 100 5 1  



 n i i WS CSI

Dari tingkat kepuasan responden secara keseluruhan dapat dilihat dari kriteria tingkat kepuasan pelanggan atau konsumen pada Tabel 4.

Tabel 4. Nilai Index Kepuasan Konsumen

Nilai Index (100%) Interpretasi

81% – 100% Sangat puas 66% - 80.99% Puas 51% - 65.99% Cukup 35% - 50.99% Kurang Puas 0 % - 34.99% Tidak Puas Sumber: Simamora, 2004

27 3.8.2. Merumuskan strategi pengembangan PUSTAKA mendukung peran penyuluh menggunakan Analisis SWOT (Strengths-Weaknesses- Opportunities-Threats)

Penyusunan strategi pengembangan PUSTAKA untuk mendukung peran penyuluh di Kabupaten Bogor, dilakukan dengan melalui tiga tahap, yaitu tahap masukan, tahap analisis, dan tahap keputusan. Setelah dilakukan penetapan strategi, selanjutnya menyusun pengembangan PUSTAKA sesuai dengan visi-misi PUSTAKA. Visi PUSTAKA yaitu “Menjadi lembaga pengelola informasi pertanian terpercaya yang menghasilkan berbagai produk dan layanan informasi yang inovatif untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengembangan teknologi inovatif pertanian dalam mewujudkan sistem pertanian bioindustri b k l j ”. Sedangkan misi PUSTAKA adalah: (1) Menghasilkan dan menyebarkan informasi iptek Pertanian, (2) Meningkatkan kapasitas pengelolaan sumberdaya informasi iptek pertanian untuk mewujudkan pengakuan ilmiah di tingkat nasional dan internasional, (3) Mengembangkan jejaring kerja sama nasional dan internasional dalam pengelolaan sumberdaya informasi iptek pertanian.

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi. Analisis ini merupakan alat untuk memaksimalkan peranan faktor yang bersifat positif, meminimalisasi kelemahan yang terdapat dalam tubuh organisasi dan menekan dampak ancaman yang timbul. Hasil analisis SWOT adalah berupa sebuah matriks yang terdiri atas empat kuadran. Masing-masing kuadran merupakan perpaduan strategi antara faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan faktor eksternal (peluang dan ancaman). Secara lengkap matrik SWOT dapat dilihat di tabel 5. Menurut David (2002) langkah-langkah dalam menyusun matrik SWOT adalah sebagai berikut:

1. Daftar peluang eksternal. 2. Daftar ancaman eksternal. 3. Daftar kekuatan internal 4. Daftar kelemahan internal.

5. Mencocokan kekuatan internal dengan peluang eksternal dan mencatat hasilnya Strategi SO.

6. Mencocokkan kekuatan internal dengan peluang eksternal dan mencatat hasil Strategi WO.

7. Mencocokkan kekuatan internal dengan ancaman eksternal dan mencatat hasil Strategi ST.

8. Mencocokkan kelemahan internal dengan ancaman eksternal dan mencatat hasil WT.

Menurut Soesilo (2002), sebelum menjabarkan analisis SWOT maka hal utama yang harus di putuskan adalah siapakah steakholder utama. Dalam penelitian ini, PUSTAKA yang menjadi steakholder utama. Analisis internal PUSTAKA bertujuan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dalam program pengembangan PUSTAKA dengan mengacu pada 6 faktor utama yaitu:

a. Sumberdaya Manusia mencakup tingkat kompetensi SDM, tingkat produktivitas SDM, tingkat kapasitas SDM, tingkat kualitas SDM.

Merupakan kumpulan dari faktor faktor yang tersedia dan dimiliki oleh pekerja (karyawan PUSTAKA) yang mempengarui pelaksanaan program pengembangan PUSTAKA. Analisis ini penting untuk memberikan gambaran

mengenai potensi SDM yang dimilikinya. Gambaran hasil analisis ini dapat dijadikan tolak ukur untuk menyusun rencana strategis selanjutnya.

b. Fasilitas meliputi kemudahan akses informasi, media dan saluran komunikasi, sarana TIK, layanan fotocopy, ruang baca, ruang layanan internet, penerangan interior atau tata ruang perpustakaan.

Merupakan beberapa fasilitas yang dimiliki PUSTAKA untuk menunjuang pelaksanaan program pengembangan PUSTAKA. Analisis ini penting dilakukan karena untuk mengetahui kesesuaian dari semua fasilitas yang ada di PUSTAKA. Fasilitas perpustakaan menjadi sisi lain yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan. Biasanya tiap level perpustakaan mempunyai karakteristik masing-masing dalam perencanaan fasilitas

c. Koleksi Perpustakaan, meliputi ketersediaan koleksi, tingkat kemutakhiran koleksi, kelengkapan koleksi, kualitas koleksi, jumlah koleksi, bentuk koleksi, keterawatan koleksi.

Perpustakaan merupakan tempat untuk menyediakan koleksi atau informasi ilmiah ataupun non ilmiah untuk pengguna. Untuk itu koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor penting dalam suatu perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna.

d. Layanan perpustakaan meliputi prosedur pelayanan, persyaratan pelayanan, kejelasan pelaksana pelayanan, kedisipinan pelaksana pelayanan, tanggungjawab pelaksana pelayanan, kemampuan pelaksana pelayanan, kecepatan pelayanan, akses pelayanan, kualitas pelayanan, keadilan mendapatkan pelayanan, kesopanan dan keramahan pelaksana pelayanan, kewajaran biaya pelayanan, kepastian jadwal pelayanan, kenyamanan lingkungan, keamanan pelayanan.

Pelayanan merupakan ujung tombak bagi perpustakaan untuk menjalankan fungsinya, untuk itu dari kegiatan inilah segala perencanaan kebijakan, prosedur dan persiapan manajemen yang sudah ditetapkan akan diuji keberhasilannya.

e. Promosi dan Penguatan Institusi meliputi Open House PUSTAKA, pameran, bedah buku, kunjungan perpustakaan, kerjasama dengan steakholder, kerjasama dengan universitas.

Masyarakat luas belum sepenuhnya mengenal dan memanfaatkan fungsi perpustakaan secara optimal. Murdjilo (1992) mengungkapkan bahwa kurangaya promosi perpustakaan menyebabkan tidak banyak anggota masyarakat yang memanfaatkan jasa perpustakaan. menurut Mustafa (1996), promosi adalah mekanisme komunikasi persuasif pemasaran dengan memanfaatkan teknik-teknik hubungan masyarakat. Diungkapkan pula bahwa promosi merupakan kegiatan di suatu organisasi usaha bagaimana baiknya produk dan pengemasan infomasi dan jasa yang dihasilkan tidak ada gunanya jika tidak diketahui dan tidak dimanfaatkan oleh pengguna atau konsumen. Menurut Surachman (2006), promosi perpustakaan adalah sebuah kegiatan yang merupakan usaha untuk memajukan dan meningkatkan citra popularitas dari layanan perpustakaan, termasuk di dalamnya koleksi-koleksinya sehingga mempengarui sikap dan perilaku individu, kelompok atau organisasi masyarakat untuk memanfaatkan perpustakaan. Promosi merupakan hal yang penting yang harus dilakukan suatu perpustakaan, agar perpustakaan dapat

29 dikenal di masyarakat luas dan termanfaatkan oleh masyarakat ataupun kelompok masyarakat.

Selanjutnya analisis stakeholder eksternal yang bertujuan untuk mengetahui peluang ancaman kontribusi pihak luar dalam implementasi program pengembangan PUSTAKA. Analisis ini dapat dilihat pada 2 faktor utama yaitu: a. Jaringan kerja

Merupakan faktor yang memungkinkan terciptanya kerjasama yang terjalin antara PUSTAKA sebagai pusat informasi yang diteliti dan BKP5K sebagai perangkat daerah sebagai unsur pelaksana penyelenggaraan pemerintahan daerah, yang mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang ketahanan pangan dan penyelenggaraan penyuluhan pertanian, perikanan dan kehutanan.

b. Kebijakan

kebijakan kementerian pertanian yang tertuang dalam Strategi Induk Pembangunan Pertanian (SIPP) 2013-2045 terkait dalam aspek pembangunan penyuluhan. Tekait dengan hal tersebut kebijakan-kebijakan yang dilakukan antara lain: (1) meningkatkan kapasitas lembaga inovasi (penelitian, diseminasi,penyuluhan) melalui sinergi dan pengintegrasian lembaga- lembaga penelitian dan pendidikan tinggi yang didukung oleh: sumberdaya insani berkualitas, infrastruktur, dan anggaran operasional yang memadai; (2) meningkatkan kerjasama lembaga penelitian pemerintah, perguruan tinggi, industri dan penyuluhan untuk mengakselerasi diseminasi dan penerapan hasil-hasil penelitian; (3) meningkatkan kualitas aparat dan kelembagaan pertanian, baik struktural (teknis dan administrasi) maupun fungsional (penyuluh, peneliti, guru, dosen, dan tenaga fungsional lainnya), kelembagaan pertanian yang tangguh yang meliputi kelembagaan pengaturan dan pelayanan termasuk penelitian, pendidikan dan penyuluhan, dan substansi materi penyuluhan yang sesuai dengan kebutuhan petani untuk mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan, global warming, persaingan globalisasi (perdagangan bebas), atau perubahan lingkungan baik lingkungan alam, sosial maupun budaya; (4) menumbuhkan minat generasi muda untuk bekerja di sektor pertanian dapat dilakukan dengan mengembangkan dan memperkenalkan teknologi yang dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat tani baik laki-laki maupun perempuan, khususnya golongan muda dalam melakukan produksi di tingkat on-farm dan off-farm; (5) mengingat keberadaan penyuluh pertanian merupakan komponen penting di dalam pelaksanaan usahatani di perdesaan, maka ketersediaan sarana dan prasarana menjadi mutlak adanya; dan (6) meningkatkan keterkaitan antara penelitian dan penyuluhan sehingga teknologi pertanian mudah diakses. Beberapa kebijakan tersebut perlu dicermati oleh PUSTAKA dalam mendukung pembangunan penyuluhan pertanian Indonesia. Perlu untuk dirumuskan/disusun rekomendasi/strategi pengembangan PUSTAKA sebagai pusat informasi untuk mendukung peran penyuluh.

Untuk penjabaran dari faktor internal dan eksternal masyarakat dapat dilihat pada Tabel 5.

Tabel 5. Faktor internal dan eksternal

No Faktor S W O T 1. Faktor Internal Sumberdaya manusia Fasilitas Koleksi Pelayanan Promosi 2. Faktor Eksternal Jaringan kerja Kebijakan Karakteristik penyuluh

Setelah dilakukan pengidentifikasian terhadap lingkungan internal dan eksternal, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis internal (strengths and weaknesses), langkah selanjutnya adalah melakukan analisis eksternal (Opportunities and Threats) yang disajikan dalam tabel IFAS (Internal Strategy Factor Analysis System) dan tabel EFAS (Eksternal Strategy Factor Analysis System). Selanjutnya untuk mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan internal dapat disesuaikan dengan peluang dan ancaman eksternal dan bagaimana memilih strategi yang akan diambil maka disusun matrik SWOT seperti pada Tabel 6.

Tabel 6. Matriks SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) Faktor Internal Faktor eksternal Kekuatan (S) 1. Daftar kekuatan Kelemahan (W) 1. Daftar kelemahan Peluang (O) 1. Daftar Peluang Strategi S – O Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Strategi W – O Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang Ancaman (T) 1. Daftar Ancaman Strategi S - T menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman Strategi W – T Meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman

Sumber: Soesilo, 2002

Secara garis besar jenis data, sumber data, serta metode analisis yang digunakan untuk setiap tujuan penelitian dalam kajian ini disajikan pada Tabel 7.

31 Tabel 7. Lingkup data yang digunakan dalam penelitian.

No Tujuan Jenis

Data

Sumber Data Metode Analisis

1. Mengevaluasi sejauh mana

penyuluh memanfaatkan potensi yang tersedia di PUSTAKA Data Primer Responden: Penyuluh, staf layanan PUSTAKA Metode Importance Performance Analysis (IPA) 2. Menganalisis Hambatan-hambatan yang dihadapi penyuluh untuk memanfaatkan PUSTAKA Data Primer Responden: Penyuluh, stakeholder internal Deskriptif 3. Menganalisis koordinasi stakeholder untuk mengoptimalkan pemanfaatan PUSTAKA Data Primer Responden: Penyuluh, Stakeholder internal dan eksternal Deskriptif 4. Merumuskan Strategi pengembangan PUSTAKA mendukung peran penyuluh

Data Primer Responden: Penyuluh, Stakeholder internal dan eksternal Analisis SWOT

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam dokumen Strategi Pengembangan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian untuk Mendukung Peran Penyuluh Studi Kasus di Kabupaten Bogor (Halaman 39-48)