BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAN
4.2 Analisis Sistem Berjalan
4.2.2. Analisis Masalah
Sistem Pengelolaan Pesanan Cetak pada Retina design & printing dianalisa dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, and Service) sebagai dasar untuk memperoleh pokok- pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. Kemudian berdasarkan hasil analisa ini nantinya dapat dirancang usulan- usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. Hasil analisa penulis jelaskan sebagai berikut.
1. Analisis Kinerja ( Performance )
Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Sistem yang berjalan kurang memberikan kinerja yang maksimal, karena sistem pengolahannya dilakukan dua
kali (buku dan file excel), sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan atau rekapitulasi baik secara periodik maupun secara berkala.
2. Analisis Informasi ( Information )
Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pengguna dalam proses pengambilan keputusan, oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan-kesalahan informasi yang diberikan mengakibatkan kesalahan cetak. Penyimpanan data masih dalam bentuk arsip-arsip, mengakibatkan informasi yang diberikan tidak akurat apabila terjadi kerusakan atau kehilangan arsip tersebut. Selain itu, data- data pesanan cetak tidak diklasifikasikan sehingga memiliki nilai informasi yang minim karena sulit untuk dipahami.
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan manfaat. Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang lama maka akan mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal atau dikenal. Pengembangan sistem diharapkan dapat memberikan banyak manfaat dan ketidak efisienan biaya yang terjadi bisa diminimalisasi sekecil mungkin.
Pada sistem yang berjalan, sebagai media penyimpanan, masukan, dan keluaran masih menggunakan kertas (pembukuan sederhana) sebagai medianya. Hal tersebut terlihat dalam pencatatan data dalam sebuah buku. Sehingga dipandang tidak ekonomis terhadap media yang digunakan dan dalam back-up
data. Dalam pembuatan laporan yang masih dalam bentuk buku menyebabkan tingkat kesalahan tinggi sehingga membutuhkan banyak biaya.
4. Analisis Pengendalian ( Control )
Kontrol atau pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan yaitu untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya pengendalian maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.
Media penyimpanan masih belum terproteksi dengan baik dan belum adanya batasan hak akses/ pengguna sistem. Selain itu, tidak adanya suatu peringatan dari sistem yang memberitahukan pengguna mengenai batas akhir penyelesaian pesanan cetak.
5. Analisis Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan secara optimal, meliputi waktu, uang, dan peralatan sehingga tidak terjadi pemborosan.
Informasi detail pesanan hanya diketahui secara pasti oleh staff admin yang menerima pesanan. Jika staff admin tidak masuk kerja, staff produksi harus menghubungi staff admin melalui telephone untuk mengetahui informasi pesanan tersebut. Dalam pengolahan data masih dilakukan pembukuan sederhana, menyebabkan efisiensi dari sistem ini masih kurang.
6. Analisis Pelayanan ( Service )
Pelayanan merupakan faktor utama dalam suatu perusahaan, yang menentukan apakah perusahaan sudah mencapai tujuan utamanya dalam pelayanan terhadap perusahaan itu sendiri dan para pelanggannya.
Proses pengelolaan data pesanan masih menggunakan pembukuan sederhana dan penyediaan informasi yang kurang lengkap sehinigga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pelayanan serta kurang memudahkan dan memuaskan untuk para pengguna.
4.2.3.Analisis Kebutuhan
Dengan ditemukannya permasalahan yang terjadi pada sistem pengelolaan pesanan cetak di Retina design & printing Bandarlampung serta telah dibuatnya identifikasi masalah menggunakan PIECES, maka penulis mengusulkan untuk menggunakan sistem pengelolaan pesanan cetak secara terkomputerisasi yang diharapkan dapat mempermudah proses pengelolaan pesanan cetak. Adapun rancangan dari sistem yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut.
1. Rancangan Masukan
Form pengisian data- data masukan yang akan diproses. Rancangan masukan yang diusulkan adalah sebagai berikut.
Tabel 4.1. Rancangan masukan sistem usulan
No Nama Fungsi Keterangan
1. Input Data User Berfungsi untuk menginputkan data user yang terdiri dari atribut username, password dan hak aksesdiperoleh masing- masing user.
2. Input Data Karyawan berfungsi untuk menginputkan data karyawan yang terdiri dari atribut NIK, nama, tanggal lahir, alamat, jabatan, dll.
3. Input Data Pesanan Berfungsi untuk menginputkan data pesanan cetak yang teridiri dari atribut kode pesanan, nama pemesan, spesifikasi pesanan, tanggal selesai, dll.
4. Input Data Pembayaran Berfungsi untuk menginputkan data pembayaran pesanan yang dilakukan oleh pemesan yang teridiri dari atribut kode pesanan, jumlah uang muka, tanggal dilunasi, dll
2. Rancangan Keluaran
Informasi dari hasil masukan data. Rancangan keluaran dari sistem yang diusulkan berupa laporan pesanan dan laporan pembayaran.
3. Rancangan Data
Rancangan data digunakan untuk memberikan informasi mengenai file yang digunakan untuk menyimpan data serta menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Tabel 4.2. Rancangan data sistem usulan
No Nama Fungsi Keterangan
1. File User Menyimpan data- data pengguna/ user 2. File Karyawan Menyimpan data- data karyawan 3. File Pesanan Menyimpan data- data pesanan
4. File Pembayaran Menyimpan data- data pembayaran yang dilakukan oleh pemesan
4.2.4.Analisis Kelayakan
Studi kelayakan merupakan suatu proses mempelajari dan menganalisa permasalahan sesuai dengan tujuan yang akan tecapai. Untuk itu ada beberapa hal yang terjadi pertimbangan layak atau tidaknya sebuah sistem yang terkomputerisasi diterapkan pada Retina design & printing Bandarlampung. 1. Kelayakan Teknis
Dinilai dari segi kelayakan teknis, peracangan sistem pengelolaan pesanan cetak pada Retina design & printing Bandarlampung mempunyai sumber daya yang dapat mendukung dalam mengimplementasikan sistem ini nanti. Hal ini ditinjau dari ketersediaan komputer yang akan menunjang dalam pengoperasiaan sistem ini.
2. Kelayakan Operasional
Dari segi kelayakan operasional, sistem ini dirancang agar mudah dimengerti dan dioperasikan oleh staff pada Retina desing & printing Bandarlampung sehingga dapat membantu dalam proses pengelolaan pesanan cetak.
3. Kelayakan Ekonomis
Sistem pengelolaan pesanan cetak yang akan dibuat ini dapat memberikan keuntungan, karena dapat membantu dalam proses pengelolaan dan mempermudah dalam membuat laporan pesanan cetak pada Retina design & printing Bandarlampung.
4.3. Desain
Proses desain merupakan tahap menerjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah representasi perangkat lunak dengan kualitas yang diharapkan sebelum pengkodean dimulai. Adapun tahapan- tahapan dalam desain adalah sebagai berikut.
4.3.1. UML
4.3.1.1. Usecase Diagram
Usecase diagram merupakan salah satu diagram dalam bahasa pemodelan UML yang dapat menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh aktor secara garis besar, dan hubungan antara aktor dengan tiap kegiatan (actor – usecase) atau hubungan antara kegiatan (usecase – usecase). Gambaran atau model dari perancangan sistem pengelolaan pesanan cetak dapat dilihat dari usecase diagram pada gambar berikut.
Gambar 4.2. Usecase diagram sistem pengelolaan pesanan cetak pada Retina design & printing
Pada diagram usecase diatas terdiri dar dua aktor, yaitu administrasi dan karyawan. Administrasi merupakan aktor yang mengatur spesifikasi pesanan cetak yang diinginkan oleh pelanggan dan melayani pembayaran yang pelanggan lakukan. Sedangkan karyawan merupakan karyawan bagian desain, operator mesin cetak, dan finishing.
Deskripsi mengenai usecase pada gambar 4.1 akan dijelaskan pada tabel berikut.
Tabel 4.3. Deskripsi Usecase Diagram
Nama Use Case
Perancangan Sistem Pengelolaan Pesanan Cetak Pada Retina Design & Printing Bandarlampung
Tipe Use Case Pengelolaan
Pesanan ID Use Case Retina Design & Printing
Prioritas Tinggi
Sumber Retina Design & Printing Pelaku Bisnis Utama Retina Design & Printing Pelaku Partisipan 1. Administrasi
2. Karyawan Stakeholder yang
berminat lain
-
Deskripsi Use Case ini mendeskripsikan proses pengelolaan pesanan cetak pada Retina Design & Printing Bandarlampung. Pada Retina Design & Printing Bandarlampung ini pengelolaan pesanan cetak masih dilakukan secara sederhana yaitu menggunakan buku besar. Maka sistem yang akan dibuat diharapkan bisa digunakan sebagai alat bantu pengontrolan/
pengelolaan pesanan cetak.
Prakondisi Individu
Sasaran Use Case ini diawali saat administrasi login dan memasukan password.
Bidang khas suatu event
Kegiatan Pelaku Respons Sistem Langkah 1: Administrasi login dengan memasukan password. Langkah 2 : Sistem merespons login,
Langkah 3 :menu utama Administrasi yaitu mengelola data
karyawan, data user, data pembayaran, dan data pesanan cetak.
Langkah 5 :
Administrasi melakukan cetak laporan pesanan. Langkah 7:
Administrasi melakukan cetak laporan
pembayaran.
Langkah 9 : Karyawan melakukan lihat data pesanan.
Langkah 11 : Karyawan melakukan update tahap pengerjaan pesanan.
Langkah 4 : Sistem merespons penginputan data karyawan, data user, data pembayaran, dan data pesanan cetak. Langkah 6 : Sistem merespons cetak laporan pesanan.
Langkah 8 : Sistem merespons cetak laporan pembayaran.
Langkah 10 : Sistem merespon view data pesanan berdasarkan status pengerjaan. Langkah 12 : Sistem merespon update tahap pengerjaan pesanan.
Bidang Alternatif Alt-Langkah 13 : Apabila ketika penginputan kode data sama, maka sistem akan merespon bahwa data yang di inputkan sudah ada.
Kesimpulan Use-Case ini menyimpulkan bahwa administrasi memiliki data yang update mengenai tahap
pengerjaan pesanan, selain itu dapat dengan mudah melakukan pencetakan laporan pesanan dan
pembayaran, sehingga dapat menghemat waktu dalam pembuatan laporan.
Batasan dan Spesifikasi Implementasi
Use Case ini hanya dibuat hanya pada proses login, penginputan dan update data pesanan, dan
pembayaran, cetak laporan pesanan dan pembayaran, dan view data.
Asumsi View data pesanan dan update tahap pengerjaan oleh administrasi dan karyawan.
Masalah Terbuka 1. Terjadinya kesalahan cetak.
2. Kesulitan dalam pencarian data-data pesanan.
4.3.1.2. Class Diagram
Untuk memodelkan class, maka digunakan class diagram yang akan menggambarkan class- class apa saja yang terdapat pada sistem yang akan dibuat. Selain itu, class diagram juga menunjukkan relasi antar class yang akan digunakan
sebagai pedoman dalam perancangan sistem. Gambaran dari class diagram dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.3. Class diagram sistem pengelolaan pesanan cetak pada Retina design & printing Bandarlampung
Deskripsi dari class diagram pada gambar 4.3. akan dijelaskan pada tabel berikut.
Tabel 4.4. Deskripsi class diagram
No Nama Kelas Keterangan
1. LoginUI Kelas boundary yang akan menjadi form login. 2. LoginSystem Merupakan kelas control login yang akan
menentukan batasan hak akses pada sistem. 3. tbUser Merupakan kelas entity yang digunakan untuk
menyimpan data-data pengguna sistem, seperti username, password, dll.
4. MengelolaUserControl Merupakan kelas control mengelola data user yang di dalamnya harus juga menangani proses masukan, mengubah, dan menghapus data user.
No Nama Kelas Keterangan
5. MengelolaUserUI Kelas boundary yang akan menjadi form/ tampilan untuk mengelola data user.
6. MengolaPesananControl Merupakan kelas control mengolah pesanan yang di dalamnya harus juga menangani proses masukan, mengubah, dan menghapus data pesanan.
7. MengelolaDataPesananUI Kelas boundary yang akan menjadi form/ tampilan untuk mengelola data pesanan.
8. LihatDataPesananUI Merupakan kelas boundary yang akan
menjadi form untuk melihat data pesanan, pada form ini user dapat meng-update tahap pengerjaan pesanan.
9. TbPesanan Merupakan kelas entity yang digunakan untuk menyimpan data- data pesanan.
10. MengelolaPembayaran Control
Merupakan kelas control mengolah pembayaran yang di dalamnya harus juga menangani proses masukan, mengubah dan menghapus data pembayaran.
11. MengelolaPembayaranUI Kelas boundary yang akan menjadi form
untuk mengelola data pembayaran.
12. TbPembayaran Merupakan kelas entity yang digunakan untuk menyimpan data- data pembayaran.
13. MengelolaKaryawan Control
Kelas control yang menangani proses masukan, mengubah dan menghapus data karyawan.
14. MengelolaKaryawanUI Kelas boundary yang akan menjadi form untuk mengelola data karyawan.
15. tbKaryawan Merupakan kelas entity yang digunakan untuk menyimpan data- data karyawan.
16. Koneksi Basis Data Merupakan kelas control untuk koneksi ke basis data dan melakukan query.
4.3.1.3. Activity Diagram
Activity diagram digunakan untuk memodelkan aspek dinamis dari sistem yang memperlihatkan alur kendali dari suatu aktifitas ke aktifitas lain. Gambaran dari activity diagram dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
1. Activity Diagram Login
Staff Administrasi masuk ke menu login dan mengisi username dan password pada field yang terdapat pada form login. Sistem memverifikasi kebenaran data yang diisi oleh pengguna, jika data yang dimasukkan tidak benar maka pengguna kembali ke mengisi data pengguna. Kemudian, jika data yang diisi benar maka sistem akan menampilkan menu utama untuk staff administrasi. Activity Diagram Login dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.4. Activity Diagram Login
2. Activity Diagram Mengelola Data User
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data user. Sistem merespon dengan menampilkan form data user, kemudian pengguna dapat mengelola data user meliputi tambah, ubah, dan hapus data user yang akan
disimpan oleh sistem ke dalam database. Activity diagram mengelola data user dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.5. Activity Diagram Mengelola Data User
3. Activity Diagram Mengelola Data Karyawan
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data karyawan. Sistem merespon dengan menampilkan form data karyawan, kemudian pengguna dapat mengelola data karyawan meliputi tambah, ubah, dan hapus data karyawan yang akan disimpan oleh sistem ke dalam database. Activity diagram mengelola data karyawan dapat dilihat pada gambar 4.6.
Gambar 4.6. Activity Diagram Mengelola Data Karyawan
4. Activity Diagram Mengelola Data Pesanan
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data pesanan. Sistem merespon dengan menampilkan form data pesanan, kemudian pengguna dapat mengelola data pesanan meliputi tambah, ubah, dan hapus data user yang akan disimpan oleh sistem ke dalam database. Activity diagram mengelola data pesanan dapat dilihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7. Activity Diagram Mengelola Data Pesanan
5. Activity Diagram Cetak Laporan Pesanan
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data pesanan dan sistem merespon dengan menampilkan form data pesanan. Lalu pengguna menentukan range tanggal laporan dan sistem merespon dengan menampilkan data pesanan sesuai range tanggal yang telah ditentukan kemudian mencetaknya. Activity diagram cetak laporan pesanan dapat dilihat pada gambar 4.8.
Gambar 4.8. Activity Diagram Cetak Laporan Pesanan
6. Activity Diagram Mengelola Data Pembayaran
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data pembayaran. Sistem merespon dengan menampilkan form data pembayaran, kemudian pengguna dapat mengelola data pembayaran meliputi tambah, ubah, dan hapus data pembayaran yang akan disimpan oleh sistem ke dalam database. Activity diagram mengelola data pembayaran dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9. Activity Diagram Mengelola Data Pembayaran
7. Activity Diagram Cetak Laporan Pembayaran
Setelah melakukan login, staff admin memilih menu mengelola data pembayaran dan sistem merespon dengan menampilkan form data pembayaran. Lalu pengguna menentukan range tanggal laporan dan sistem menampilkan data pembayaran sesuai range tanggal yang telah ditentukan kemudian mencetaknya. Activity diagram cetak laporan pesanan dapat dilihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10. Activity Diagram Cetak Laporan Pembayaran
8. Activity Diagram Lihat Data Pesanan
Karyawan memilih menu lihat data pesanan dan sistem merespon dengan menampilkan data pesanan. Activity diagram lihat data pesanan dapat dilihat pada gambar berikut.
9. Activity Diagram Update Tahap Pengerjaan
Karyawan memilih menu lihat data pesanan dan sistem merespon dengan menampilkan data pesanan. Kemudian memilih data pesanan dan memperbaharui tahap pengerjaannya, dan sistem menyimpan tahap pengerjaan pesanan cetak dalam database. Activity diagram update tahap pengerjaan pesanan cetak dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.12. Activity DiagramUpdate Tahap Pengerjaan Pesanan Cetak
4.3.2.User Interface
Perancangan user interface menjelaskan rutinitas program yang akan dijalankan oleh sebuah sistem komputerisasi untuk menjelaskan interaksi antara pengguna (user) dengan program yang akan dibuat. Sistem pengelolaan pesanan cetak ini memiliki beberapa form, antara lain:
1. Rancangan Form Login
Rancangan form login adalah form yang akan digunakan untuk menentukan tingkat hak akses pengguna terhadap sistem. Rancangan form login dapat dilihat pada gambar berikut.
Form Login Form Login
Enter Text
Username
Password Enter Text
LOGIN BATAL
Gambar 4.13. Rancangan form login 2. Rancangan Form User
Rancangan form user adalah form yang akan digunakan untuk menginputkan data- data user. Level menunjukkan hak akses yang diberikan pada user tersebut. Rancangan form user dapat dilihat pada gambar berikut.
Form User Form User
BARU UBAH BATAL SIMPAN HAPUS KELUAR
Enter Text Username
Password Enter Text
Enter Text Level
Username Password Level
3. Rancangan Form Karyawan
Rancangan form karyawan adalah form yang akan digunakan untuk menginputkan data- data karyawan. Rancangan form karyawan dapat dilihat pada gambar berikut. Form Karyawan Form Karyawan Nama Karyawan Tanggal Lahir Enter Text Enter Text
Alamat Enter Text
Enter Text Nomor HP
Jabatan
DD/MM/YYYY NIK Enter Text
BARU UBAH BATAL SIMPAN HAPUS KELUAR NIK Nama Tanggal Lahir Alamat Nomor HP
Gambar 4.15. Rancangan Form Karyawan
4. Rancangan Form Pesanan
Rancangan form pesanan adalah form yang akan digunakan untuk mengisikan data- data pesanan cetak secara detail. Kode pesanan merupakan kode yang diisikan secara otomatis oleh sistem, sedangkan status menunjukkan tahap pengerjaan pesanan. Rancangan form pesanan dapat dilihat pada gambar 4.16.
Form Data Pesanan
Form Data Pesanan
Kode Pesanan
Nama Pemesan
Telp/ HP Jenis Pesanan
BARU UBAH BATAL SIMPAN HAPUS KELUAR Pilihan Finishing Tanggal Selesai Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text DD/MM/YYYY Pilihan 1 Status Jumlah Pesanan Desainer Enter Text Enter Text Operator Enter Text Enter Text Pilihan 2 Pilihan 3 Pilihan 4 Pilihan 5 Pilihan 6 Pilihan 7 Pilihan 8 Enter Text Enter More Text
Pilihan 9
Kode_Pesanan Nama_Pemesan Telp Jenis_pesanan jumlah Jenis_pesanan Cari Pesanan Enter Text
Filter Data Pesanan DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY Cetak
Gambar 4.16. Rancangan form pesanan cetak
5. Rancangan Form Pembayaran
Rancangan form pembayaran adalah form yang akan digunakan untuk menginputkan data- data pembayaran terhadap pesanan yang telah dilakukan oleh pemesan. Kode pembayaran merupakan kode yang diisikan secara otomatis oleh sistem. Kode pesanan diambil dari data pesanan yang telah tersimpan sebelumnya dengan cara menekan tombol cari ( ) dan memilih data dari tabel yang terdapat pada dialog cari data pesanan. Rancangan form pembayaran dapat dilihat pada gambar 4.17.
Form Data Pembayaran
Form Data Pembayaran
Kode Pesanan
Jenis Pesanan
Enter Text Enter Text Jumlah Pesanan Enter Text Enter Text
Uang Muka Enter Text
Total Harga
Tanggal Pelunasan DD/MM/YYYY
BARU UBAH BATAL SIMPAN HAPUS KELUAR
… Kode Pembayaran Enter Text
Cari Pembayaran Enter Text
Cari Data Pesanan
Cari Data Pesanan
Kode_Pesanan Nama_Pemesan Jenis_pesanan jumlah Cari Pesanan Enter Text
Kode_PembayaranKode_pesanan Total_harga Uang_muka Tgl_pelunasan
Filter Data Pembayaran DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY Cetak
Gambar 4.17. Rancangan form pembayaran pesanan
6. Rancangan Laporan
Rancangan laporan pesanan cetak dan pembayaran pesanan dapat dilihat pada gambar berikut.
Jalan Pisang 5 Pasir Gintung, Bandarlampung Telp. (0721) 263953
Bulan :
No Kode Pesanan Nama Pemesan Jenis Jumlah Tanggal Selesai Desainer Operator Status
Bandarlampung, Pimpinan
(_______________)
Jalan Pisang 5 Pasir Gintung, Bandarlampung Telp. (0721) 263953
Bulan :
No Kode Pembayaran Kode Pesanan Jenis Pesanan Jumlah Total Bayar Tanggal Pelunasan
Total Seluruh :
Bandarlampung, Pimpinan
(_______________)