BAB VI SPIRAL OF CONFLICT (KONFLIK SPIRAL) DAN CONFLICT AND ASSER TFVENESS (KONFLIK DAN PENYELESAIANNYA)
DEFINITION/REDEFINITION (REDESCRIBING) OF PROBLEM (PERUMUSAN/ PERUMUSAN KEMBALI MASALAH)
B. Analisis masalah
Dalam rangka pemecahan masalah, kita harus melakukan analisis terhadap masalah tersebut. Analisis terhadap masalah terdiri dari dua bagian sebagai berikut :
1. identifikasi masalah (problem identification); 2. pemecahan masalah (problem solution);
Sebelum sebuah masalah dapat dipecahkan, maka masalah, tersebut perlu diidentifikasikan terlebih dahulu. Identifikasi masalah bersifat vital dalam pemecahan masalah. Analisa dan perumusan tentang suatu masalah yang salah dapat bersifat fatal dalam mencari efektivitas dan efisiensi. Seorang manager harus melaksanakan hal yang tepat dan dengan cara yang tepat. Pentingnya identifikasi masalah dapat dilihat dari sebuah pepatah kuno "sebuah masalah yang dirumuskan dengan baik, sudah terpecahkan separuhnya". Identifikasi masalah merupakan salah satu tugas tersulit yang dihadapi seorang manajer.
Hal tersebut akan sangat dibantu oleh pengetahuan, keterampilan serta pengalaman manager yang bersangkutan. Perlu memperhatikan sumbangan penting dari manajemen berdasarkan sasaran (MBO) terhadap identifikasi masalah. Seorang yang tidak memiliki sasaran tidak mempunyai masalah. Sebuah masalah merupakan suatu hal yang mempengaruhi seorang mencapai sasaran. Apabila hasil-hasil ditekankan seperti halnya pada MBO maka masalah yang menghalangi pencapaian hasil menjadi lebih jelas.
Hilangkan penghalang tersebut, maka sasaran yang dikehendaki akan tercapai.
1. Identifikasi masalah
Untuk bisa menyusun perumusan masalah secara jelas, lebih dahulu perlu mengidentifikasi masalah apakah yang sebenarnya ada dan akan dipecahkan. Untuk perlu diuraikan terlebih dahulu, bagaimana suatu masalah dapat diinventarir. Suatu masalah dapat diidentifisir dengan mengajukan dua pertanyaan sebagai berikut : Pertama, apakah yang sebenarnya menjadi masalah. Kedua, bagaimana masalah itu dapat diidentifikasi.
Menjawab pertanyaan pertama, apakah yang sebenarnya menjadi masalah, suatu masalah dapat ditinjau dari tiga segi yaitu :
a. dari segi kedalamannya;
b. dari segi kaitannya antara satu bagian dengan bagian lain; c. dari segi yang ierlihat dan yang tidak terlihat;
d. menjawab pertanyaan kedua, bagaimana masalah itu biasa diidentifisir, suatu masalah dapat ditinjau dari dua segi yaitu :
1) bagaimana situasi dewasa ini; 2) sasaran apa yang ingin dicapai.
Meninjau suatu masalah dari segi kedalamannya, dapat meminjam suatu model yang disebut "Model bawang" (Onion model of a problem). Bila diperhatikan bentuk sebuah bawang. Bawang terdiri dari lembaran-lembaran yang berlapis-lapis. Katakan, lembar paling atas (top layer) menggambarkan suatu masalah yang tampak sebagai mana adanya. Misalnya mengenal harganya, kualitasnya dan sebagainya. Masalah tidak ditinjau dan segi penyebabnya. Peninjauan ini kadang-kadang sama sekali tidak efektif untuk melakukan sesuatu. Lembar kedua (second layer) mengambarkan suatu masalah dari segi orang lain. Apakah kesalahan orang lain dalam masalah ini. Peninjauan hanya menganggap dirinya sebagai korban masalah yang ada. Lembar ketiga (third layer) menggambarkan suatu masalah dari segi peninjau. Apakah peninjau ikut menyelesaikan masalah, atau justru menghambat pemecahan masalah. Atau dengan kata lain apa peranannya dalam rangka masalah itu.
Meninjau suatu masalah dari segi kaitan antara satu bagian dengan bagian lain. Bagian-bagian yang dimaksud adalah merupakan sub system-sub system, yang saling berkaitan dari suatu system. Melihat suatu masalah dengan cara ini, dapat mencoba memahaminya dengan meminjam suatu model yang dinamakan "Mode teka-teki silang "(Jigsa puzzle model of problem).
a. Kepemimpinan (Leadership)
Masalah dari sub system leadership antara lain adalah :
1) siapakah yang bertanggung jawab untuk menangani masalah; 2) siapakah yang akan melaksanakan segala sesuatunya dalam
pemecahan masalah yang ada;
3) dimanakah energinya untuk melakukan segala sesuatunya dalam upaya pemecahan masalah nantinya
b. Struktur (structure)
Masalah dari sub system struktur organisasi antara lain adalah :
1) bagaimana system diorganisir;
2) bagaimana informasi dikomunikasikan ba-ik ke atas maupun ke bawah, dengan mempertimbangkan gaya manajemen dari or-ganisasi iersebut;
3) bagaimana organisasi itu membagi kerja. c. Mekanisme yang berguna Helpful mechanisme.
Masalah dari sub system mekanisme yang dipakai oleh organisasi adalah :
1) bagaimana pengendalian data;
2) bagaimana pertemuan-pertemuan dilaksanakan; 3) bagaimana konsultasi-konsultasi dilaksanakan;
4) bagaimana pelaksanaaq diskusi yang tidak resmi. d. Penghargaan dan hukuman (Reward & Penalties).
Masalah dari sub system penghargaan dan hukum yang ada antara lain adalah :
1) untuk apa orang dihargai; 2) untuk apa mereka dihukum;
3) bagaimana efek hukuman dan ganjaran.
e. Kegunaan (The purpose of the system)
Masalah dari sub system kegunaan antara lain : 1) apa yang ingin dicapai oleh organisasi; 2) apa inputnya;
3) apa output yang diharapkan. Hubungan-hubungan (Relationships)
Masalah dari sub system hubungan-hubungan antara lain adalah : a. bagaimana keterkakan satu bagian dengan masalah yang ada; b. adanya hirarki formal dan informal;
c. norma apa dan bagaimana konflik yang ada akan ditangani;
d. meninjau suatu masalah dari segi terlihat atau tidak terlihatnya, dapat meminjam suatu model yang disebut "model gunung es" (iceberg model of problem).
Sebagaimana diketahui sebuah gunung es yang mengapung di lautan, hanya sebesar yang tampak di permukaan air, yang lain tersembunyi di bawah permukaan air yang tampak di permukaan menggambarkan masalah-masalah seperti masalah-masalah uang, barang maupun pelayanan. Sementara yang di bawah permukaan air menggambarkan masalah-masalah yang timbul akibat faktor politis dan faktor pribadi.
Masalah yang disebabkan oleh faktor politis antara lain adalah : a. masalah status dan kekuatan;
b. kebutuhan akan mengendalikan atau pengawasan (control).
Masalah yang disebabkan oleh faktor pribadi antara lain adalah : a. kenyamanan kerja dan perhatian;
b. harapan dan rasa takut;
c. penerimaan dan kepercayaan oleh kelompok.
2. Merumuskan kembali masalah (Redescribing/ Redefinition, the problem). Secara umum telah diuraikan mengenai mengapa suatu masalah perlu dirumuskan terlebih dahulu sebelum diadakan pemecahan dalam rangka pengambilan keputusan. Kemudian timbul pertanyaan apakah setelah
perumusan masalah sebagai tahap awal dari langkah-langkah pemecahan masalah tidak perlu diteliti kembali sebelum melangkah pada tahap berikutnya? Jawabannya adalah, walaupun telah dirumuskan permasalahannya tidak tertutup kemungkinannya untuk diteliti kembali dan apabila perlu masih dapat dirumuskan "kembali disesuaikan dengan relevansi data dan fakta yang mendukung pada saat itu. Hal ini disebabkan antara lain :
a. perumusan masalah yang pertama mungkin mum/kompleks;
b. perlu dikemukakan perumusan masalah dengan mempertimbangkan kepentingan pokok-pokok lainnya yang terkait;
c. mungkin masih ada beda pendapat antara pihak-pihak yang terkait dalam suatu masalah;
d. data/fakta tidak relevan.
Upaya merumuskan kembali permasalahan dilakukan dengan :
a. menelusuri (Tracing) keterkaitan antara masalah dengan data dan fakta yang ada dilapangan saat ini disesuaikan dengan tujuan yang hendak di dalam pemecahan masalah;
b. memilah-milah (Fractioning) data / fakta tadi guna mencari akar permasalahan (Main Problem) yang sebenarnya atau menemukan gejala (Symptom);
c. setelah ditelusuri dan dipilah-pilah dengan menghubungkan antara data dan fakta kemudian dikaitkan dengan permasalahan maka kemungkinan perlu diadakan penyesuaian kembali yaitu dengan merumuskan kembali permasalahannya (Redescribing/Redefinition) agar dapat menemukan cara bertindak (CB) yang terbaik dari beberapa alternatif pemecahan yang diinginkan.