PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
ANALISIS PEMECAHAN MASALAH
5.1 Persediaan Kebutuhan Obat di Puskesmas Dolok Merawan
Puskesmas Dolok Merawan memiliki 76 jenis obat yang dibedakan kedalam sediaan farmasi atau kelas terapi untuk penulisan resep pada pelayanan kesehatan dibuat berdasarkan formularium nasional. Sediaan farmasi atau kelas terapi yang terbanyak yaitu obat antiinfeksi sebanyak 16 jenis obat dan obat saluran cerna sebanyak 10 jenis obat hal ini menunjukkan bahwa mayoritas penyakit pasien pada puskesmas yaitu infeksi saluran nafas atas (ISPA) dan gastritis (peradangan lapisan perut). Pada puskemas juga terdapat obat emergensi sebanyak 5 jenis obat untuk palayanan instalasi gawat darurat (IGD).
Puskesmas tidak dapat melakukan pengadaan sendiri, sehingga selama ini obat di Puskesmas diperoleh dengan melakukan permintaan ke Dinas Kesehatan Puskesmas melakukan permintaan kebutuhan obat sebulan sekali. Waktu tunggu atau Lead Time yang diperlukan saat pemesanan sampai obat tiba di puskesmas yaitu 14 hari. Perencanaan kebutuhan obat yang ada di Puskesmas Dolok Merawan sudah sesuai standar operasional yang ada, namun belum efektif dalam menentukan jumlah kebutuhan obat yang ada, dikarenakan terjadinya kekurangan maupun kelebihan obat yang dapat menyebabkan terganggunya pelayanan kesehatan.
(Krisogonus E. Seran, 2020).
Puskesmas Dolok Merawan melakukan permintaan kebutuhan obat berdasarkan rata – rata pemakaian obat sebelumnya dan berdasarkan kebiasaan di
V-2
lapangan. Selain itu,pada puskesmas tidak ada tim khusus untuk mengelola persediaan obat dikarenakan kekurangan sumber daya manusia sehingga persediaan kebutuhan obat dikelola tidak maksimal. Sehingga menyebabkan kurangnya pengendalian persediaan obat di puskesmas dan menyebabkan obat kehabisan persediaan serta ketidakmampuan untuk memenuhi kebutuhan pasien. Hal ini juga dapat mengakibatkan penumpukan obat dikarenakan ketidaksesuaian pemakaian dan permintaan obat pada puskesmas.
Pada persediaan obat puskesmas menggunakan sistem FIFO (First In, First Out) yaitu pemakaian berdasarkan waktu kedatangan obat untuk mencegah kedaluwarsa obat. Namun pada puskesmas ini belum melakukan pencatatan obat berdasarkan masa kedaluwarsa sehingga belum bisa menerapkan pengendalian persediaan dengan sistem FEFO (First Expired First Out) yaitu pemakaian obat berdasarkan prioritas masa kedaluwarsa obat tersebut.
Pada puskesmas jika terjadi kekurangan obat maka dilakukan permintan khusus kepada gudang obat di dinas kesehatan. Pasien yang mengalami ketidaktersediaan obat tersebut akan diberi pilihan menunggu obat datang dari dinas atau ingin diberi resep agar dapat membeli obat pada apotik diluar. Hal ini akan mengakibatkan pasien merasa kecewa dan tidak puas akan pelayanan puskesmas bahkan dapat mengakibatkan kemarahan pasien yang dapat mengganggu pelayanan di puskesmas. Sehingga dibutuhkan analisis persediaan kebutuhan obat agar pelayanan kefarmasian dapat berjalan dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan obat pasien.
V-3
5.2 Analisis ABC (Always, Better, Control)
Analisis ABC dapat menentukan prioritas persediaan berdasarkan biaya terhadap pemakaian obat. Untuk hasil rekapitulasi perhitungan analisis ABC dapat dilihat pada Tabel 5.1 sebagai berikut :
Tabel 5.1 Rekapitulasi Perhitungan Analisis ABC Kategori Jumlah
Berdasarkan perhitungan analisis ABC diperoleh 20 jenis obat yang memiliki persentase biaya terhadap pemakaian obat yang terbesar di tahun 2020.
Obat kategori A seharusnya dilakukan pengawasan yang ketat, pencatatan yang lebih di perhatikan, dan memiliki pengendalian persediaan yang lebih ketat. Obat kategori B dan kategori C walaupun menggunakan persentase biaya terhadap pemakaian obat yang cukup kecil namun harus tetap mendapatkan pengendalian persediaan yang baik.
Analisis ABC dapat membantu puskesmas ditahun mendatang untuk mengalokasikan sumber daya keuangan dan dapat menginformasikan terlebih dahulu tentang prioritas persediaan yang diperlukan. Analisis ini juga perlu digunakan untuk mendapatkan pemilihan obat yang tepat dan juga untuk menyediakan ketersediaan obat secara berkesinambungan di fasilitas kesehatan.
Ketersediaan obat kategori C dapat menjadi pilihan utama untuk pengurangan dengan mengutamakan kebutuhan obat lain yang lebih tinggi pemakaiannya.
V-4
5.3 Analisis Metode VEN (Vital, Esensial, dan Nonesensial)
Untuk hasil rekapitulasi pengelompokan obat dengan metode ABC dapat dilihat pada Tabel 5.2 sebagai berikut :
Tabel 5.2 Rekapitulasi Pengelompokan dengan Analisis VEN Kategori Jumlah Item Obat %
V 6 7,89
E 58 76,32
N 12 15,79
Jumlah 76 100,00
Sumber : Pengolahan Data
Pada tabel diatas diperoleh jumlah item obat kategori E lebih besar dari obat kategori V dan N. Hal ini karna kategori E (Esensial) adalah obat yang efektif mengurangi kesakitan. Obat ini bekerja pada sumber penyebab penyakit dan paling dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan. Sedangkan untuk kategori V (Vital) yang jumlah item obatnya sedikit namun selalu tersedia karena obat ini mampu menyelamatkan jiwa (life saving) atau obat emergensi, namun tetap diawasi persediaanya agar pasien dalam kondisi kritis obat tersedia. Dan obat kategori N (Non Esensial) untuk mengatasi keluhan ringan.
Untuk obat kategori V (Vital) ketidaktersediaan nya tidak dapat ditoleransi, obat kategori E (Esensial) memiliki tingkat keparahan yang lebih rendah tetapi masih berguna untuk penyakit serius dan digunakan untuk kasus yang tidak terlalu mengancam jiwa. Ketidaktersediaan obat ini dapat ditoleransi selama 2 – 3 hari karena obat alternatif dapat digunakan. Obat kategori N (Non Esensial) memiliki kepentingan terendah dan digunakan untuk penyakit ringan. Ketidaktersediaan obat ini dapat ditoleransi untuk waktu yang lama.
V-5
5.4 Analisis Kombinasi ABC dan VEN
Untuk hasil rekapitulasi pengelompokan obat dengan analisis kombinasi ABC dan VEN dapat dilihat pada Tabel 5.3 sebagai berikut :
Tabel 5.3 Rekapitulasi Hasil Analisis Kombinasi ABC dan VEN V (Vital) E (Essensial) N (Non- Essensial)
Pada tabel diatas diperleh sembilan kombinasi dari hasil pengelompokan menggunakan analisis ABC dan VEN. Kategori AV merupakan obat yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi dengan jumlah penggunaan yang tinggi yang terdiri dari 3 jumlah item obat. Obat yang termasuk kategori A (dari analisis ABC) adalah obat yang benar – benar diperlukan untuk mengatasi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagian V (dari analisis VEN).
Juga, kombinasi kategori lain menunjukkan tingkat obat berdasarkan total pengeluaran dan kebutuhan pasien.
Selain itu,sembilan kombinasi ketagori obat berdasarkan analisis kombinasi ABC dan VED dikelompokkan menjadi tiga kategori yang dapat dilihat pada Tabel 5.4.
V-6
Tabel 5.4 Kategori Obat dari Analisis Kombinasi ABC dan VEN
Kategori Jumlah Item Obat % Biaya
Kategori I merupakan persediaan obat yang harus diperhatikan karena menggunakan biaya pemakaian yang tertinggi yaitu sebesar 80,66%. Nilai ini dapat disimpulkan bahwa jenis obat tersebut menjadi prioritas untuk pelayanan kesehatan. Kemudian kategori II adalah tingkat rata-rata yang menunjukkan 18,44%. Terakhir, kategori III merupakan tingkat terendah yang perlu diperhatikan yaitu sebesar 0,90%. Kemudian, disarankan oleh penelitian agar pihak puskesmas lebih fokus dan pengendalian yang ketat pada obat Kategori I.
Analisis kombinasi ABC dan VEN melakukan pengelompokkan obat berdasarkan biaya terhadap pemakaian obat tersebut serta kepentingan fungsional obat tersebut. Diharapkan analisis ini dapat membantu pihak puskesmas sebagai pertimbangan terhadap persediaan obat pada Puskesmas Dolok Merawan. Tujuan pengendalian persediaan obat agar menjaga obat tetap tersedia dan tidak kedaluwarsa saat dibutuhkan, serta dapat menekan biaya pemakaian obat serendah mungkin. Penggunaan pengendalian persediaan yang lebih baik juga dapat meningkatkan sisem palayanan kesehatan, hubungan pasien dengan puskesmas, dan alokasi sumber daya keuangan puskesmas. Jadi, pengendalian persediaan,
V-7
khususnya terhadap obat vital, dapat mencegah kelangkaan / kehabisan obat dan dapat mengetahui prioritas pemesanan obat serta dapat menghemat anggaran.
5.5 Analisis Perhitungan Peramalan Kebutuhan Obat
Metode peramalan berguna untuk melakukan persediaan secara berkelanjutan dan agar dapat merencanakan kebutuhan obat di masa yang akan datang. Pada penelitian ini peramalan kebutuhan obat menggunakan metode Moving Average (MA) adalah nilai rata-rata dari pergerakan data. Dimana data
yang diambil dirata-ratakan (Zihan Silvya, 2020). Moving Average merupakan suatu metode peramalan yang menggunakan rata-rata periode terakhir data untuk meramalkan periode berikutnya. (Ratih Yulia H., 2021)
Untuk hasil rekapitulasi perhitungan kesalahan peramalan masing – masing obat dapat dilihat pada Tabel 5.5 sebagai berikut :
Tabel 5.5 Rekapitulasi Kesalahan Peramalan Obat
No. Nama Obat Nilai MAPE (%)
1. Difenhidramin HCL injeksi 10 mg/ml -1 ml 16
2. Lansoperazol 30 mg 14
3. Betamethasone Dipropionat krim 13
4. Deksametason injeksi 5 mg/l -1 ml 5
5. Larutan Nacl 0,9% 13
Rata - rata 12,2
Sumber : Pengolahan Data
Hasil error peramalan menunjukkan rata – rata persentase yang kecil yaitu ratta-rata 12,2% yang dapat dikatakan kemampuan peramalan nya baik. (Sindya Wijaya, 2021). Peramalan permintaan obat dilakukan untuk memperhitungkan persediaan yang tersedia. Peramalan merupakan masukan dalam proses pengambilan keputusan dalam memberikan informasi tentang permintaan dimasa
V-8
mendatang dengan tujuan untuk menentukan berapa kapasitas persediaan yang diperlukan. Kegiatan ini dapat menjadi informasi untuk mengambil keputusan persediaan kebutuhan obat. (Marthinuz, 2019)
5.6 Analisis Perhitungan Safety Stock
Perlindungan terhadap kehabisan stok obat dan peningkatan permintaan yang tidak terduga yang meningkatkan risiko kekurangan obat, oleh karena itu stok pengaman dapat mengurangi risiko kehabisan stok terutama saat waktu tunggu hingga permintaan obat tiba di puskesmas. Perhitungan safety stock pada penelitian ini dilakukan pada obat yang termasuk dalam Kategori I.
Pada puskesmas selama ini tidak mempertimbangkan persediaan pengaman atau safety stock. Hal ini terlihat dari tidak adanya acuan jumlah persediaan pengaman yang ditetapkan. Perhitungan terhadap safety stock dilakukan guna melindungi puskesmas dari resiko kehabisan obat secara tiba-tiba dan untuk menghindari adanya keterlambatan dalam penerimaan obat. Dari perhitungan terhadap jumlah safety stock pada obat kategori I diperoleh hasil jumlah persediaan pengaman yang terbesar yaitu obat Lansoperazol 30 mg yang termasuk dalam klasifikasi AE (Always, Essensial) sebesar 214 kapsul dikarenakan memiliki jumlah pemakaian terbanyak.
VI-1 BAB VI