Appendik II / SOP adalah rincian skedul pembayaran tenant berdasarkan perjanjian (addendum) atau LOI
4. Sosialisasi dan Diklat
4.6. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif
Hasil pengolahan data pada level dua (faktor atau kriteria masalah) menunjukan bahwa kriteria masalah yang dihadapi Departemen Collection PT. PBP berturut-turut adalah SMM (0,344), Tanggungjawab Manajemen (0,250), Manajemen Sumber daya (0,230), Realisasi Produk (0,101) dan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan (0,075) seperti yang terlihat pada Tabel 5. Berdasarkan kelima faktor tersebut, dapat diketahui bahwa faktor utama yang menjadi permasalahan penerapan ISO 9001:2000 pada Departemen Collection PT. PBP adalah SMM.
SMM menjadi faktor utama yang harus mendapatkan perhatian lebih dari perusahaan dibandingkan dengan faktor-faktor yang lain. Kesalahan yang muncul didalamnya berupa kesalahan dalam hal pendokumentasian, yaitu belum dilakukannya penomoran pada dokumen (invoice) dan prosedur penyimpanan dokumen yang belum berjalan maksimal. Untuk itu, perusahaan perlu mulai melakukan penomoran dokumen pada Departemen Collection, sehingga seluruh dokumen dapat terdokumentasi dengan baik. Selain itu, perlunya tertib administrasi pada proses pengambilan dokumen, setiap dokumen yang diambil, harus segera dikembalikan ketempatnya sesuai dengan susunan yang telah ditentukan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pencarian dokumen yang dibutuhkan.
Tabel 5. Susunan prioritas faktor kriteria masalah
Faktor / Kriteria Masalah Bobot Prioritas
Sistem Manajemen Mutu 0,344 1
Tanggungjawab Manajemen 0,250 2
Manajemen Sumber Daya 0,230 3
Realisasi Produk 0,101 4
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 0,075 5
Hasil pengolahan data pada tingkat tiga (aktor) menunjukan bahwa secara berurutan peranan pelaku atau aktor yang bertanggungjawab terhadap faktor atau kriteria masalah dalam pelaksanaan ISO 9001:2000 pada Departemen Collection PT. Para Bandung Propertindo adalah pihak Top Management (0,6857), Middle Management (0,1727) dan Operational Management (0,1416). Data tersebut dapat dilihat pada Tabel 6. Aktor utama yan bertanggungjawab dalam proses implementasi SMM ISO 9001:2000 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang berada pada skala lebih besar dari 20%. Dengan demikian Top Management merupakan faktor yang mutlak berpengaruh dibanding kedua faktor lainnya karena memiliki bobot lebih kecil.
Peranan pihak Top Management menjadi peran yang utama karena pihak Top Management dapat menginterpretasikan kebijakan mutu dan
mengembangkan prosedur yang dapat digunakan oleh seluruh staf atau karyawan. Selanjutnya pihak Middle Management akan menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh Top Management. Setelah kebijakan diinterpretasikan, selanjutnya adalah tugas Operational Management untuk melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan yang telah disahkan.
Tabel 6. Susunan prioritas aktor
Aktor Bobot Prioritas
Top Management 0,6857 1
Middle Management 0,1727 2
Operational Management 0,1416 3
Hasil pengolahan data pada tingkat 4 (tujuan) menunjukan bahwa secara berurutan tujuan yang hendak dicapai oleh aktor-aktor dalam hubungannya dalam pelaksanaan ISO 9001:2000 pada Departement Collection adalah Perbaikan Dokumentasi dan Administrasi (0,6922), Perbaikan Mutu Karyawan (0,1547) dan Perbaikan Sistem Informasi (1,1531). Data tersebut dapat dilihat pada Tabel 7.
Perbaikan dokumentasi dan administrasi menjadi prioritas utama yang perlu dilakukan oleh perusahaan pada Departemen Collection. Kurangnya fasilitas untuk penyimpanan dan keamanan dokumen pada Departemen Collection serta belum dilakukannya pengkodean atau penomoran pada dokumen-dokumen yang membuat perbaikan dokumentasi dan administrasi menjadi prioritas utama yang perlu dilakukan oleh perusahaan, sehingga tidak menjadi hambatan bagi perusahaan dalam pelaksanaan SMM.
Tujuan kedua yang hendak dicapai oleh perusahaan adalah perbaikan kualitas karyawan. Untuk memperbaiki kualitas karyawan, perusahaan perlu melakukan sosialisasi mengenai pelaksanaan SMM pada Departemen Collection secara jelas dan berkala, sehingga karyawan dapat memahami dan melaksanakan SMM sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, kemudian perusahaan perlu meningkatkan mutu SDM dengan melakukan pendidikan dan pelatihan, sehingga perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan dapat menjalankan seluruh sistem yang telah ditetapkan dengan baik untuk kemajuan perusahaan.
Tujuan ketiga yang hendak dicapai oleh perusahaan adalah perbaikan sistem informasi. Perbaikan sistem informasi perlu dilakukan karena dengan adanya sistem informasi yang modern, proses input dan transfering data menjadi lebih cepat, serta mudah diproses.
Tabel 7. Susunan prioritas tujuan
Tujuan Bobot Prioritas
Perbaikan Dokumentasi dan Administrasi 0,6922 1
Perbaikan Mutu Karyawan 0,1547 2
Perbaikan Sistem Informasi 0,1531 3
Hasil pengolahan data pada tingkat 5 (alternatif tindakan) menunjukan bahwa secara berurutan, alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan atau memecahkan penyebab permasalahan adalah Penambahan Fasilitas Penunjang (0,6780), Input Data yang Tepat Waktu (0,1442), Entry Data secara Online (0,1045), Sosialisasi dan diklat (0,0733).
Penambahan fasilitas penunjang merupakan alternatif dengan prioritas utama dan harus segera dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan.
Penambahan Filling Cabinet merupakan suatu hal yang perlu dilakukan pada Departemen Collection, karena penyewa tempat atau tenant akan semakin bertambah setiap waktu, sehingga dokumen perusahaan pun akan semakin bertambah pula. Selain itu, Filling Cabinet diperlukan untuk menyimpan seluruh dokumen yang dimiliki Departemen Collection, sehingga dokumen akan tersusun secara rapi dan aman.
Input data yang tepat waktu menjadi alternatif kedua dalam pemecahan masalah yang dihadapi. Penginputan data secara maksimal dan tepat waktu pada Departemen Collection dapat mendukung perusahaan dalam penerapan ISO 9001:2000, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penyiapan laporan atau dokumen yang akan diserahkan pada perusahaan. Laporan harian, mingguan dan bulanan yang dilakukan Departemen Collection harus tetap dilaksanakan secara konsisten dan tepat waktu.
Entry data secara online merupakan alternatif ketiga dalam pemecahan masalah yang dihadapi. Entry data secara online merupakan kegiatan yang menerapkan teknologi secara maksimal di dalam pelaksanaannya. Saat ini, teknologi telah berkembang secara pesat dan memerlukan inovasi teknologi.
Entry data secara online pada Departemen Collection perlu dilakukan untuk pemrosesan data yang lebih cepat, sehingga data yang di input dapat ditinjau langsung oleh manajemen perusahaan.
Sosialisasi dan diklat merupakan alternatif terakhir yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan. Sosialisasi dan diklat merupakan kegiatan yang dilakukan untuk membentuk dan meningkatkan pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan, serta memberikan pemahaman merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan SMM ISO 9001:2000.
Tabel 8. Susunan prioritas alternatif tindakan
Alternatif Tindakan Bobot Prioritas Penambahan Fasilitas Penunjang 0,6780 1
Input Data yang Tepat Waktu 0,1442 2
Entry Data Secara Online 0,1045 3
Sosialisasi dan Diklat 0,0733 4