BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1.1 Analisis Prosedur yang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang berjalan perlu dilakukan sebelumnya, dikarenakan akan memperbaiki sistem yang ada, untuk mendapatkan suatu solusi untuk permasalahan yang akan timbul dalam sistem tersebut, jika dalam sistem tersebut ada beberapa permasalahan yang terjadi maka analisis sistem yang berjalan ini perlu dilakukan untuk membuat suatu perancangan sistem yang baru, karena akan dilakukannya perancangan sistem yang akan diusulkan. Dan dilakukan analisis terhadap hal-hal yang menjadi tujuan pemakai sehingga masalah tersebut dapat didefinisikan secara jelas.
4.1.1.1 Use Case Diagram
Use Case Diagram memperlihatkan hubungan diantara aktor dan use case. Aktor merepresentasikan seorang user atau subsistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan use case merupakan urutan kejadian yang menggambarkan
interaksi antara user dengan sistem. Fungsionalitas sistem didefinisikan ke dalam use case dari sudut eksternal sistem yang berguna untuk uji kelayakan sistem.
Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Informasi Transaksi Yang Berjalan 4.1.1.2 Skenario Use Case
Skenario use case digunakan untuk memudahkan dalam menganalisa skenario yang akan kita gunakan pada fase-fase selanjutnya dengan melakukan penilaian terhadap skenario tersebut. Adapun tahapan-tahapan sekenario use case Transaksi yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Nama Use Case : pembokingan Aktor : konsumen,pegawai
54
Tujuan : melakukan pembokingan
Tabel 4.1 Tabel Skenario Use Case Pembokingan
Pegawai Sistem
1. Melakukan pembokingan untuk pemotretan
2. Memeriksa data pembokingan 3. Menerima informasi pembokingan
4. Membuat nota pemotretan
5. Memeriksa No Studio yang kosong 6. Menerima nota pemotretan
7. Menerima informasi No studio Pemotretan
2. Nama Use Case : pemotretan
Aktor : konsumen, pegawai
Tujuan : memanipulasi data pemotretan Tabel 4.2 Tabel Skenario Use Case Pemotretan
Konsumen Sistem
1. Menyerahkan nota pemotretan
3. Menerima informasi Pemotretan 4. Melakukan pemotretan
5. Memanipulasi nota pemotretan
3. Nama Use Case : Pengeditan
Aktor : pegawai
Tujuan : Memanipulasi data pemotretan Tabel 4.3 Tabel Skenario Use Case Pengeditan
Pegawai Sistem
1. Menyerahkan nota pemotretan 2. Menyerahkan Data pemotretan
3. Memanipulasi nota pemotretan 4.Memanipulasi Data pemotretan
4. Nama Use Case : Pencetakan
Aktor : Pegawai
Tujuan : memanipulasi data pemotretan
Tabel 4.4 Tabel Skenario Use Case Pencetakan
Pegawai Sistem
56
2. Menyerahkan data pemotretan
3.Menerima nota pemotretan 4.menerima data pemotretan 5.memanipulasi nota pemotretan 6.mencetak data foto
5. Nama Use Case : Pembayaran
Aktor : Pegawai,konsumen Tujuan : melakukan pembayaran
Tabel 4.5 Tabel Skenario Use Case Pembayaran
Pegawai Sistem Konsumen
1. menyerahkan nota pemoretan
2.menyerahkan foto yang telah dicetak
3. menerima nota pemotretan
4.menerima foto yang telah dicetak
5.menyerahkan nota pemotretan
6.memeriksa nota pemotretan
7.melakukan pembayaran 8.menerima pembayaran
9.memberikan foto yang dicetak
10. menerima foto yang dicetak
4.1.1.3 Activity Diagram
Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang akan dibuat, maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang sedang berjalan, yaitu:
a. Deskripsi :
Konsumen melakukan pembokingan untuk pemotretan apabila tidak ada konsumen akan menerima informasi belum melakukan pembokingan jika ada akan dibuatkan nota dan diberitahu studio yang akan digunakan nantinya.
58
Gambar 4.2 Activity Diagram Pembokingan Yang Berjalan b. Deskripsi :
Konsumen menyerahkan nota pemotretan lalu sistem memeriksa nota pemotretan jika tidak cocok atau sesuai maka konsumen akan menerima informasi jika cocok maka akan melakukan pemotretan dan sistem memanipulasi
Gambar 4.3 Activity Diagram Use Case Pemotretan c. Deskripsi :
Pegawai menyerahkan nota pemotretan dan memberikan data
60
d. Deskripsi :
Pegawai menyerahkan nota pemotretan dan data pemotretan atau data foto untuk di cetak, sistem menerima nota pemotretan dan data pemotretan yang selanjutnya pencetak memanipulasi nota pemotretan lalu mencetak foto.
Gambar 4.5 Activity Diagram Pencetakan Yang Berjalan
e. Deskripsi :
Pegawai setelah mencetak maka akan memberikan foto yang teah di cetak dan nota pemotretan.
Gambar 4.6 Activity Diagram Penyerahan foto Yang Berjalan
f. Deskripsi :
Konsumen menyerahkan nota pemotretan yang akan di periksa oleh pegawai yang setelah diperiksa dan menyiapkan foto yang telah dicetak kemudian konsumen melakukan pembayaran lalu kasir memberikan foto yang telah dicetak
62
4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, penulis menemukan beberapa permasalahan baik itu secara langsung ataupun tidak langsung yang dapat mempengaruhi kinerja terhadap sistem yang ada. Masalah-masalah ini apabila jika ditinjau lebih jauh lagi akan berpengaruh terhadap pengembangan sistem nantinya.
Setelah melakukan identifikasi terhadap penyebab permasalahan yang ada, penulis juga melakukan pengamatan dan wawancara dengan maksud untuk mengumpulkan fakta atau data yang menjadi permasalahan pada sistem ini. Adapun masalah-masalahnya adalah sebagai berikut:
Tabel 4.6 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
No Permasalahan Bagian Rencana Solusi
1. Proses pembokingan masih belum terkomputerisasi yaitu pencatatan dalam bentuk pembukuan dan nota yang berangkap rangkap tanpa ada cadangan yang tersimpan, yang resiko data rusak ataupun hilang lebih besar.
Pegawai Membangun Sistem Informasi yang dapat membantu masalah pembokingan sehingga dapat memperkecil resiko kehilangan dan kerusakan data
2. Sering terjadian kesalahan ataupun pengkodeaan ganda no pemotretan untuk nota yang membuat bagian
– bagian yang lain kebingungan
Pegawai Membangun Sistem Informasi yang dapat menghilangkan
pengkodean ganda ataupun redudansi.
3. Dalam proses memberikan data foto dan nota actor yang terlibat seperti fotografer, editor, pencetak harus meninggalkan tempat dia bertugas dan memberikan data dan nota ke bagian selanjutnya.
Pegawai Membangun Sistem Informasi yang dapat terjaring 1 sama lain agar bagian - bagian lain dapat terhubung tanpa harus meninggalkan tempat dia bertugas.
4. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan hasilnya kurang akurat dikarenakan kasir harus mencari data-data yang jumlahnya banyak yang telah di arsipkan sebelumnya.
Pegawai Membangun Sistem Informasi yang dapat membuat laporan lebih akurat dan tidak
membutuhkan waktu yang lama dalam proses
pencarian data dan pencocokan data.
64
4.2 Perancangan Sistem
Perencanaan sistem merupakan syarat untuk melakukan pengembangan sistem. Perencanaan sistem ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4. Menggambarkan sistem yang akan dibentuk, berupa peng-gambaran perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem. 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang akan diaplikasikan ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan dibangun dan mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Tujuan perancangan sistem informasi ini akan diuraikan sebagai berikut : 1. Untuk mengurangi kekurangan dan kelemahan–kelemahan yang ada pada sistem sebelumnya serta meningkatkan ketepatan, kecepatan dan keakuratan informasi yang dibutuhkan.
2. Diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan sehinggan pelayanan terhadap penyewa pun menjadi lebih baik.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Sistem informasi transaksi Yogya Foto Studio memiliki beberapa prosedur, dari analisis analiis dari bab bab sebelumnya, maka penulis melakukan perancangan sistem untuk mengatasi masalah – masalah yang terjadi. Penulis melakukan perubahan dalam prosedur – prosedur dalam hal seperti proses penyimpanan data, edit data, hapus data, dan pembuatan laporan yang semula dilakukan secara manual yaitu proses pencatatan dalam buku yaitu di rubah menjadi terkomputerisasi dimana bagian yang terlibat dalam proses yang ada di sistem informasi penyewaan alat pesta terkait dengan pengelolaan data di sistem informasi tersebut menggunakan database yang sama atau terintegrasi ke satu database.