5. Perancangan Basis Data
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
4.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Analisis prosedur yang berjalan menguraikan secara sistematis aktivitas- aktivitas yang terjadi dalam sistem informasi akademik di MTs Pesantren Persatuan Islam 69 Matraman Jakarta Timur, diantaranya :
1. Prosedur sistem penerimaan peserta didik baru yang sedang berjalan.
a. Calon siswa membeli formulir pendaftaran ke panitia PPDB, lalu Calon Siswa mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan formulir pendaftaran yang telah diisi dan persyaratan yang ditentukan Madrasah ke panitia PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru).
b. Panitia PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) menerima dan memeriksa semua formulir pendaftaran dan persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Jika lengkap maka panitia PPDB akan mencatat data pendaftaran, jika tidak lengkap maka panitia PPDB akan mengembalikan formulir dan persyaratan ke calon siswa.
c. Dan Panitia PPDB membuatkan laporan pendaftaran yang akan diserahkan ke kepala madrasah dan pimpinan pondok pesantren.
d. Panitia PPDB menjadikan data pendaftaran sebagai Acuan untuk seleksi penerimaan peserta didik baru, Calon siswa melakukan tes setelah itu Panitia PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) akan menginputkan dan menghitung nilai tes seleksi dan mencetak hasil nilai tes sebanyak 2 rangkap untuk ditempel dimading madrasah dan diarsipkan.
e. Berdasarkan hasil nilai tes yang diarsipkan, tata usaha akan membuat laporan hasil tes penyaringan siswa sebanyak dua rangkap yang kemudian diserahkan kepada kepala Madrasah dan Pimpinan Pondok Pesantren.
2. Prosedur daftar ulang siswa baru yang sedang berjalan :
a. Calon Siswa, melengkapi persyaratan penerimaan peserta didik baru ke Bagian Tata usaha.
b. Tata Usaha akan mencatat data daftar ulang calon siswa baru tersebut Berdasarkan data daftar ulang siswa baru, Tata usaha akan membuatkan bukti registrasi dan kemudian diserahkan ke siswa baru.
c. Sedangkan data daftar ulang siswa baru diarsipkan, Tata Usaha membuatkan laporan daftar ulang siswa yang akan diserahkan ke Kepala Madrasah.
3. Prosedur daftar ulang siswa lama yang sedang berjalan : a. Siswa menyerahkan Formulir Heregistrasi ke Tata Usaha
c. Berdasarkan data daftar ulang siswa, Tata Usaha akan membuatkan bukti registrasi dan kemudian diserahkan kepada siswa tersebut.
d. Sedangkan data daftar ulang siswa yang diarsipkan, Tata Usaha membuatkan laporan daftar ulang siswa yang akan diserahkan ke Kepala Madrasah.
4. Prosedur sistem pembagian kelas yang sedang berjalan :
a. Bagian kesiswaan mendapat data guru dari Tata Usaha dan data kelas dari bagian sarana.
b. Berdasarkan data guru dan data kelas, bagian kesiswaan membuat pembagian kelas dan walikelas sebanyak 2 rangkap untuk diberikan ke siswa dan diarsipkan ke bagian tata usaha.
c. Berdasarkan data pembagian kelas dan walikelas yang diarsipkan bagian tata usaha membuat laporan pembagian kelas dan wali kelas untuk diserahkan kepada Kepala Madrasah.
5. Prosedur pengolahan nilai yang sedang berjalan :
a. Guru menyerahkan nilai ulangan, nilai tugas dan nilai ujian semester setiap kelas ke walikelas masing-masing siswa.
b. Berdasarkan nilai ulangan, nilai tugas dan nilai ujian semester, walikelas akan mencatat nilai-nilai tersebut ke form nilai.
c. Berdasarkan data nilai, walikelas akan menghitung nilai akhir tersebut. setelah itu walikelas akan mencatat kembali nilai akhir tersebut ke raport dan
menandatanganinya. raport yang telah ditanda tangani oleh wali kelas akan diserahkan ke Mudir Mts untuk mendapatkan tanda tangan dari Mudir Mts. Setelah itu raport tersebut diserahkan kembali ke walikelas dan walikelas menyerahkan peserta didik.
d. Walikelas membuatkan laporan ke kepala madrasah dari Data nilai akhir.
4.1.2.1. FlowMap
Flowmap adalah diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda–beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas–entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.
Proses Penerimaan Peserta Didik Baru
Panitia PPDB
(Penerimaan Peserta Didik Baru)
Tata Usaha Kepala Madrasah Pimpinan Pondok Pesantren Calon Siswa Form Pendaftaran Form Pendaftaran Mengisi Form Pendaftaran Persyaratan Form Pendaftaran yg telah diisi Persyaratan Form Pendaftaran yg telah diisi Mencatat Pendaftaran Nilai tes penyaringan Lap. Pendaftaran Lap. pendaftaran Ya
Input Nilai tes
Cetak hasil tes Pengecekan Kelengkapan
Persyaratan Form Pendaftaran
yg telah diisi Tidak
Data Pendaftaran Tes Penyaringan Lap. Hasil Penyaringan Lap. Hasil Penyaringan Lap. Pendaftaran Lap. Hasil Penyaringan Lap. Pendaftaran Lap. Hasil Penyaringan Buat Lap. Hasil Penyaringan Buat Lap. pendaftaran Hasil tes
Gambar 4.1. Flow map Penerimaan Peserta Didik Baru yang sedang berjalan A
C B
Ket :
Arsip Laporan Pendaftaran
Arsip Hasil Tes Penyaringan
Arsip Laporan Hasil Penyaringan
PPDB Pendaftaran Peserta Didik Baru
Proses Daftar Ulang Siswa Baru
Tata Usaha Kepala Madrasah
Calon Siswa
Persyaratan Persyaratan
Mencatat Data Daftar
Ulang
Data Daftar Ulang Siswa Baru
Bukti Daftar Ulang
Lap.Daftar Ualang Siswa Baru
Lap.Daftar Ualang Siswa Baru Lengkap
Bukti Daftar Ulang
Buat Lap.Daftar Ulang Siswa Baru Buat Bukti
Daftar Ulang Cek Kelengkapan Persyaratan Tidak
Gambar 4.2. Flow map Daftar Ulang Siswa Baru yang sedang berjalan A
D B
Ket :
Arsip Data Daftar Ulang Siswa Baru
Proses Daftar Ulang Siswa Lama
Tata Usaha Kepala Madrasah
Siswa
Form Hergistrasi Form Hergistrasi
Catat Data Daftar Ulang
Data Daftar Ulang Siswa Lama
Buat Bukti Daftar Ulang
Siswa
Bukti Daftar Ulang Siswa Bukti Daftar Ulang
Siswa Lap.Daftar Ulang Siswa Lap.Daftar Ulang Siswa Buat lap. Daftar Ulang Siswa
Gambar 4.3. Flow map Daftar Ulang Siswa Lama yang sedang berjalan Ket :
Arsip Data Daftar Ulang Siswa Lama D
E
Proses Pembagian Kelas dan Walikelas
Ur.Kesiswaan Tata Usaha Ur.Sarana Kepala Madrasah Siswa
Data Kelas Data Kelas
Data Guru Data Guru
Data Pembagian Kelas dan Walikelas Data Pembagian Kelas dan Walikelas Lap.Pembagian Kelas dan Walikelas Lap.Pembagian Kelas dan Walikelas Mengolahan Pembagian kelas dan Walikelas Membuat Lap. Pembagian kelas dan Walikelas
Gambar 4.4. Flow map Pembagian Kelas dan Walikelas yang sedang berjalan Ket :
Arsip Laporan Pembagian Kelas dan Walikelas F
Proses Pengolahan Data Nilai
Guru Walikelas Kepala Madrasah
Siswa Nilai Ujian Semester Nilai Tugas Nilai Ulangan Mencatat Data Nilai ke form nilai Data Nilai Lap.Data Nilai Siswa Lap.Data Nilai Siswa Hitung Nilai Akhir Catat Nilai Akhir ke Raport Raport Menandatangani Raport
Raport yang telah ditandatangani
Walikelas
Raport yang telah ditandatangani Walikelas
Menandatangani Raport
Raport yang telah di tandatangani walikelas
dan kepala Madrasah Raport yang telah di
tandatangani walikelas dan kepala Madrasah Raport yang telah di
tandatangani walikelas dan kepala Madrasah
Nilai Ujian Semester Nilai Tugas Nilai Ulangan
Nilai Akhir
Buat Lap. Data Nilai siswa
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan interaksi Sistem Informasi tersebut dengan lingkungan dimana system
tersebut ditempatkan. serta untuk menentukan jangkauan dari sistem. Diagram konteks
sistem informasi akademik yang sedang berjalan di MTs Pesantren Persatuan Islam 69 Matraman Jakarta Timur adalah sebagai berikut :
SI Akademik di MTs Persis 69 Matraman Jakarta Timur Calon Siswa
Siswa Ur. Sarana
Pimpinan pondok pesantren
Kepalan Madrasah
Bukti Registrasi Pembagian kelas dan walikelas Raport yang telah ditandatangani oleh walikelas dan kepala madrasah
Form Heregistrasi Data Kelas
Form Pendaftaran yang telah diisi Persyaratan
Lap.Pendaftaran
Form Pendaftaran yang telah tdk lengkap Persyaratan yang telah tdk lengkap
Bukti Registrasi
Lap. Pendaftaran Lap. Hasil Penyaringan Lap. Daftar ulang siswa Lap. Pembagian kelas dan walikelas
Lap. Data nilai siswa
Guru Data Nilai
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD (DataFlowDiagram) menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
1. Data Flow Diagram level 0 Sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
Calon Siswa Pendaftaran1.0 Pimpinan Pondok
Pesantren 2.0 Registrasi 3.0 Pembagian Kelas Dan Walikelas 4.0 Pengolahan Nilai Siswa Kepala Madrasah Ur.Sarana Formulir pendaftaran Persyaratan Lengkap Lap. Pendaftaran Lap. Hasil Penyaringan
Persyaratan Bukti Registrasi Bukti Registrasi Formulir Heregistrasi F.Dafrtar Ulang Pembagian Kelas dan Walikelas Raport yang Ditandatangani Oleh Walikelas Dan Kepala Madrasah Data Kelas Lap. PembagianKelas dan Walikelas
F.Kelas Dt Pembagian
Kelas Lap.DU Siswa
Lap.Pendaftaran Lap. Hasil Penyaringan F.Pendaftaran
Dt.Siswa Baru
F.Siswa
Lap. Data Nilai Siswa
DT.Siswa Dt. DU F. Nilai Dt. Nilai Siswa guru Data Nilai