Analisis Sistem

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis dari permasalahan yang diambil beserta rancangan desain sistem dari Sistem Informasi Pelayanan Penggantian Oli Mobil.

3.1 Analisis Sistem

Penggantian oli adalah salah satu proses bisnis yang harus diperhatikan oleh bengkel. Hal ini disebabkan apabila penggantian oli tidak diperhatikan standar dan jenis oli yang tepat, maka akan berpengaruh pada kinerja kendaraan pelanggan. Hal tersebut dapat membuat pihak bengkel kehilangan kepercayaan pelanggan, merusak citra perusahaan, serta mengganti rugi kerusakan kepada pelanggan. Dalam melakukan penggantian oli, pihak bengkel harus mengetahui standar dan jenis oli yang cocok digunakan oleh mobil pelanggan. Aspek penting yang harus diperhatikan dalam penggantian oli adalah jenis oli, kualitas oli, dan kekentalan oli. Untuk mendukung proses penggantian oli diperlukan proses pelayanan, yaitu: rekomendasi oli, transaksi penggantian oli, pengingat waktu penggantian oli, proses booking, dan penyampaian promosi.

Dalam sistem yang akan dibuat, proses pelayanan penggantian oli membutuhkan ketepatan dalam memberikan rekomendasi dan perhitungan transaksi penggantian oli. Di dalam sistem yang dibuat ini penekanannya bukan pada perhitungan otomatis saja, tetapi tujuannya adalah untuk menjaga agar penggantian oli yang dilakukan tidak melewati standar. Proses pelayanan penggantian oli ini juga akan dibantu oleh Short Message Service (SMS) Gateway

yang akan mengirimkan waktu penggantian oli selanjutnya kepada pelanggan, menginformasikan booking, dan promo yang sedang diadakan oleh bengkel.

3.1.1 Identifikasi Permasalahan & Analisis Permasalahan

Masalah yang dihadapi oleh pihak bengkel saat ini adalah pada proses pelayanan penggantian oli, meliputi: pemberian rekomendasi oli, pencatatan transaksi, layanan pengingat waktu penggantian oli, layanan booking, dan penyampaian informasi promo. Pemberian rekomendasi yang dilakukan saat ini tidak berdasarkan standar yang digunakan oleh pihak bengkel, tetapi hanya berdasarkan pengetahuan semata. Tidak menutup kemungkinan pihak bengkel akan salah dalam memberikan rekomendasi oli kepada pelanggan. Apabila hal tersebut terjadi, maka akan berdampak pada kerusakan mesin dan komponen mobil pelanggan.

Pencatatan transaksi saat ini masih dilakukan secara manual, dimana proses transaksi dicatat di kertas yang dimasukkan ke dalam folder binder setiap hari. Hal ini dapat mengakibatkan proses transaksi tidak tercatat. Jika hal tersebut terjadi maka akan berdampak apabila ada pelanggan yang melakukan komplain terkait masalah transaksi. Pihak bengkel juga akan memberikan kartu ganti oli yang berisi informasi waktu penggantian oli selanjutnya kepada pelanggan.

Pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual juga berdampak pada layanan pengingat waktu penggantian oli. Dimana pihak bengkel harus mencari satu per satu mobil yang harus melakukan penggantian oli. Hal ini dilakukan pihak bengkel guna menjaga pelanggan agar tetap melakukan transaksi di bengkel mereka. Apabila pihak bengkel tidak menemukan data mobil yang seharusnya melakukan penggantian oli, maka pelanggan hanya bergantung pada kartu ganti

oli. Jika pelanggan tidak melakukan penggantian oli pada waktunya, maka dapat menyebabkan kerusakan mesin dan komponen mobil.

Layanan booking yang dilakukan oleh pihak bengkel saat ini hanya ketika pelanggan menelepon ke bengkel saja. Permasalahan yang terjadi adalah ketika pelanggan yang hanya ingin melakukan penggantian oli harus mengunggu waktu pengerjaan mobil lain yang lama. Tidak menutup kemungkinan pelanggan tersebut akan melakukan ganti oli di bengkel lain.

Penyampaian informasi promo saat ini dilakukan hanya sekedar memasang spanduk di bengkel. Informasi promo pada spanduk tersebut hanya dapat dilihat apabila melewati depan bengkel. Pelanggan yang tinggal jauh atau tidak melewati depan bengkel tidak dapat mengetahui promo yang sedang diadakan bengkel. Padahal promo yang diadakan oleh pihak bengkel bertujuan untuk meningkatkan pemasukan, tetapi karena penyampaian informasi yang statis maka informasi promo tersebut tidak dapat berperan maksimal.

3.1.2 Identifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dapat dilakukan analisis sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang ada:

A. Kebutuhan Fungsi Memberikan Rekomendasi Oli

Fungsi yang akan dibuat untuk melakukan pencarian rekomendasi oli berfokus pada tipe mobil, jenis oli, kualitas oli, dan kekentalan oli. Jenis oli meliputi oli mesin, oli transmisi, oli gardan, oli rem, dan oli power steering. Kualitas oli menggunakan standar American Petroleum Institute (API). Kekentalan oli menggunakan standar Society of American Engineers (SAE).

B Kebutuhan Fungsi Transaksi

Fungsi pencatatan transaksi dilakukan untuk menyimpan data transaksi yang terjadi. Data transaksi tersebut berisi data transaksi oli, data transaksi komponen, dan data transaksi kerja. Pada sistem pencatatan transaksi yang dibuat, data yang disimpan tidak hanya data transaksi saja, tetapi juga data history penggantian oli. Data history akan digunakan untuk mendukung proses pengiriman informasi waktu penggantian oli.

C Kebutuhan Fungsi Layanan Pengingat Waktu Penggantian Oli

Fungsi yang dibuat ini digunakan untuk memberikan informasi waktu penggantian oli kepada pelanggan yang akan memasuki waktu penggantian oli. Sistem akan mengecek data history ganti oli untuk melihat apakah terdapat mobil yang akan memasuki waktu penggantian oli. Informasi yang akan dikirimkan berisi data mobil, estimasi kilometer mobil, waktu ganti oli, jenis oli, dan oli yang digunakan saat penggantian terakhir, serta harga oli saat ini.

D Kebutuhan Fungsi Layanan Booking

Fungsi layanan booking adalah lanjutan dari sistem layanan pengingat waktu penggantian oli. Pelanggan yang telah dikirimi pesan informasi waktu penggantian oli, dapat menggunakan layanan booking dengan membalas pesan tersebut. Sistem yang menerima balasan pesan dari pelanggan akan mengirimkan waktu pilihan hari booking yang diinginkan pelanggan. Sistem yang menerima balasan pesan hari akan mengirimkan waktu yang masih tersedia sesuai dengan hari piliha pelanggan. Informasi pelihan waktu pelanggan, kemudian akan

disimpan oleh sistem diikuti dengan sistem mengirimkan pesan booking berhasil kepada pelanggan.

E Kebutuhan Fungsi Layanan Pengiriman Informasi Promo

Sistem ini digunakan untuk menyampaikan informasi promo yang telah dibuat oleh pihak manajerial bengkel. Pihak manajerial dapat mengirimkan informasi tersebut melalui sistem dengan cara membuat data promo seperti memilih jenis promo, menentukan waktu mulai dan selesai promo, serta keterangan promo. Sistem kemudian akan menyimpan dan mengirimkan promo kepada setiap nomor pelanggan yang terdaftar oleh sistem. Untuk saat ini promo yang disediakan adalah promo potongan kerja dan promo gratis oli.