BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.2. Analisis Sistem Berjalan
Proses penjualan kayu manis yang ada pada DIS yang berjalan saat ini
digambarkan dalam bagan flowchart sistem yang sedang berjalan yang bertujuan
untuk mengetahui alur sistem prosedur kerja yang berlangsung selama ini.
a. Uraian Sistem yang Berjalan
1. Kegiatan Pemesanan Kayu Manis Cara Datang Langsung
a) Pelanggan datang langsung ke DIS. Konsumen melakukan pemesanan
dengan mengisi di buku pemesanan
b) Bagian pemasaran mengecek ketersediaan barang pada bagian produksi
jika tidak tersedia bagian produksi melakukan pengajuan barang, Data
pengajuan diserahkan pada bagian keuangan untuk diproses apakah
disetujui apa tidak, jika disetujui bagian keuangan mmbuat laporan
pengeluaran dana dan diserahkan pada direktur.
c) Selanjut jika barang tersedia kemudian melakukan perhitungan
pembayaran, kemudian pelanggan melakukan pembayaran.
d) Kemudian bagian pemasaran membuatkan invoice untuk pelanggan dan
juga untuk dijadikan arsip.
e) Pada akhir bulan bagian pemasaran mambuat laporan pemesanan
berdasarkan arsip pemesanan dan diserhkan kepada direktur.
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Berjalan : Pemesanan Kayu manis
b. Kelemahan dan Kelebihan Sistem Berjalan
Berdasarkan analisis sistem berjalan diatas didapat kelemahan dan
kelebihan dari sistem berjalan sebagai berikut :
1. Kelemahan sistem yang berjalan
a) Layanan wilayah pemasaran yang terbatas karena sistem perusahaan
belum berjalan secara online.
b) Layanan perusahaan dengan cara konsumen datang langsung ke
parusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai kayu manis
mengakibatkan konsumen harus menunggu giliran untuk mendapatkan
informasi mengenai produk.
c) Kesulitan dalam pengoperasian transaksi pemesanan sehingga tidak
diketahui transaksi-transaksi pemesanan yang terjadi secara rinci dan
jelas. Serta timbulnya permasalahan-permasalahan internal maupun
eksternal yang mengakibatkan sistem dalam perusahaan menjadi tidak
terstruktur dengan baik.
d) Penggunaan program yang masih manual memungkinkan terjadi
kesalahan data dalam melakukan masalah pencarian data pemesanan
sehingga tidak terkontrolnya barang yang keluar.
e) Proses pencatatan pemesanan yang dilakukan secara sederhana kurang
efisien dan sistematis sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dan
keterlambatan dalam pembuatan laporan ke pihak direktur.
2. Kelebihan sistem yang berjalan
a) Karena prosesnya sistemnya masih berjalan secara offline sehingga tidak
memerlukan biaya untuk membeli hosting dan domain.
b) Tidak memerlukan biaya untuk membangun ataupun membeli program
aplikasi berbasis web yang dapat dipesan atau didesign sesuai
kebutuhan.
c) Tidak memerlukan biaya untuk membayar seorang programer untuk
membangun dan mengembangkan suatu aplikasi berbasis web untuk
sistem pemesanan tersebut.
c. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan pada sistem yang berjalan, diuraikan beberapa permasalah yang
ada pada sistem yang sedang berjalan sebagai berikut :
1. Layanan pemesanan yang terbatas. Konsumen hanya dapat dan memperoleh
detail informasi mengenai produk dengan cara datang langsung.
2. Wilayah pemasaran yang terbatas karena sistem perusahaan belum berjalan
secara online
3. Kesulitan dalam pengoperasian transaksi pemesanan sehingga tidak diketahui
transaksi-transaksi pemesanan yang terjadi secara rinci dan jelas. Serta
timbulnya permasalahan-permasalahan internal maupun eksternal yang
mengakibatkan sistem dalam perusahaan menjadi tidak terstruktur dengan baik.
4. Penggunaan program yang masih manual memungkinkan terjadi kesalahan data
dalam melakukan masalah pencarian data pemesanan sehingga tidak
terkontrolnya barang yang keluar.
5. Proses pencatatan pemesanan yang dilakukan secara sederhana kurang efisien
dan sistematis sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dan keterlambatan
dalam pembuatan laporan ke pihak direktur.
d. Solusi Permasalahan
Dari hasil analisa permasalahan, penulis mencoba untuk memberikan solusi
terhadap masalah yang terjadi pada tabel berikut :
Tabel 4.1 Solusi Permasalahan Sistem Berjalan
No Gejala Permasalahan Akibat Solusi
1. 2. 3. 4. Pendapatan menurun Kurang maksimalnya pendapatan pemesanan Timbulnya permasalahan internal dan eksternal
Proses bisnis yang lambat
Layanan pemesanan yang terbatas. Sebab konsumen
hanya dapat dan
memperoleh detail
informasi mengenai produk dengan cara datang langsung ke perusahaan.
Cakupan wilayah
pemasaran yang terbatas.
Kesulitan dalam
pengoperasian transaksi pemesanan sehingga tidak diketahui transaksi-transaksi pemesanan yang terjadi secara rinci dan jelas. Serta timbulnya
permasalahan-permasalahan internal maupun eksternal
Penggunaan program
yang masih manual
memungkinkan terjadi kesalahan data dalam
melakukan masalah
pencarian data
pemesanan.
Banyak konsumen yang engan pergi ke tempat penjualan produk karena masalah jarak sehingga menyebabkan menurunnya
tingkat pedapatan
perusahaan.
Tidak berkembangnya
tingkat pendapatan
perusahaan karena dibatasi oleh wilayah. Tidak mencakup konsumen yang berjarak jauh.
mengakibatkan sistem dalam perusahaan menjadi tidak terstruktur dengan baik
Lambatnya sistem
pemesanan sehingga
mengangu proses
pemesanan dan juga tidak terkontrolnya barang yang keluar
Dengan membangun
sebuah sistem pemesanan
berbasis web yang
digunakan secara online
dimana sistem
menampilkan semua jenis produk secara detail dari cara memesan produk
hingga melakukan
pembayaran.
Pembuatan sistem
pemesanan berbasis web yang digunakan secara online sehingga semua orang yang ada diseluruh Indonesia bisa mengakses sistem ini dan bisa melakukan pemesanan dengan melalui beberapa prosedur yang ada pada sistem.
Diperlukan suatu sistem yang terstruktur dan terkomputerisasi yang dapat meringankan dan
membantu kinerja
perusahaan
Pembuatan program yang terkomputerisasi dan di dukung oleh database yang handal dalam penyimpanan dan pencarian data pemesanan
5. Kinerja yang tergangu
Proses pencatatan
pemesanan yang
dilakukan secara
sederhana kurang efisien dan sistematis
Dapat mengakibatkan kesalahan pencatatan data
pemesanan dan
keterlambatan dalam pembuatan laporan ke pihak direktur
Pembuatan sistem secara
otomatis yang
menampilkan harga serta penjumlahan biaya produk yang dipesan berikut nomor pesanannya dan juga pembuatan sistem laporan secara periode.
4.1.3 Literatur Sejenis
Dari analisa literatur sejenis maka penulis mencoba membandingkan
kelebihan sistem yang dibuat penulis dengan kekurangan sistem yang lama dari
literatur sejenis. Berikut tabel perbandingannya :
Tabel 4.2 Perbandingan Literatur Sejenis
No. Kelebihan Kekurangan
1.
2.
3.
4.
5.
Terdapat konten berita yang update setiap saat, yang berhubungan dengan produk kayu manis dan kemudahan dalam mengupdate berita.
Sistem memiliki tampilan biaya pengiriman pada tiap daerah berdasarkan biaya kurir pengiriman sehingga pelanggan bisa mengestimasi sendiri total pemesanan.
Tampilan sistem dibuat dengan semenarik mungkin dengan memasukan animasi teks dan gambar. Pada sistem terdapat fasilitas kontak untuk pelanggan jika mempunyai keluhan atau bertanya dan pihak admin dapat membalas pesan langsung pada sistem. Sistem dibangun dengan mengunakan perangkat lunak terbaru sehingga lebih terupate.
Konten yang ada pada sistem hanya berisi proses transaksi dan profile perusahaan saja, sehinnga bersifat monoton.
Sistem tidak menampilkan biaya pengiriman yang akan dikenakan jika barang diantar.
Tampilan sistem kurang memikat dan menghidupkan suasana.
Jika pelanggan mempunyai keluhan atau bertanya harus menelphone ke pihak admin terlebih dahulu.
Sistem dibangun dengan mengunakan perangkat lunak terdahulu.