BAB IV PAPARAN DATA DAN PEMBAHASAN HASIL
4.2 Pembahasan
4.2.3 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Kas LTPLM
Sistem Informasi Akuntansi dapat dikatakan baik ketika keefektifan dan keefisian dari sistem tersebut juga baik, maka untuk mengetahui tersebut harus dilakukannya analisis terhadap sistem tersebut. begitu juga dengan sistem informasi kas pada Pesantren Luhur, maka perlu adanya analisis pada prosedur penerimaan dan pengeluaran kas.
1. Analisis Prosedur Penerimaan Kas
a. Iuran santri (syahriah/bangunan, kegiatan, tahunan, dan jariyah/bangunan)
Prosedur penerimaan kas dari pembayaran iuran syahriah pada pesantren luhur yaitu bendahara langsung menghampiri setiap kamar santri pada bagian per blok masing-masing, kemudian santri menyerahkan buku tanggungan santri dengan menyebutkan pembayaran apa yang ingin dilakukan dan tambahan barang apa saja yang dibawa beserta
menyerahkan uang. Bendahara menerima kartu tanggungan santri dan menghitung semua total pembayaran, Menerima uang dari santri, memberikan paraf dan cap lunas, kemudian mencatat pada buku rekap pembayaran santri dan menyimpan uang berdasarkan kriteria pembayaran, serta mencatat kas masuk pada buku rincian kas. Penulis merekomendasikan tambahan fungsi bagian administrasi. Jadi bagian bendahara menghampiri setiap kamar santri dan mencatat pada buku rekapitulasi, kemudian bagian bendahara melaporkan ke bagian administrasi. Setelah itu bagian bendahara bisa menyimpan uang pembayaran tersebut. Sedangkan untuk pembayaran tahunan dan jariyah/bangunan uang langsung disetorkan ke bagian administrasi. b. Dana Hibah/Sumbangan
Dalam prosedur penerimaan kas dana hibah/sumbangan pada pesantren luhur ini menggunakan dua macam cara, untuk pengajuan dana hibah dalam mengotorisasi sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, yaitu bendahara dan sekretaris yang membuat proposal pengajuan, diberikan dan otorisasi oleh ketua umum, setelah diberikan kepada ketua yayasan dan diotorisasi pengaush/ketua yayasan.
Untuk penerimaan dana hibah belum ada kwitansi tanda terima untuk donatur. Maka dari itu penulis merekomendasikan ketika ada donatur menyumbang, bagian bendahara memberikan informasi kepada penyumbang. Bendahara membuat kwitansi penerimaan rangkap 2 yang 1 diberikan kepada donatur dan ke 2 diberikan kepada bagian
administrasi. Kuitansi yang diberikan lengkap dengan tandatangan sah bagian bendahara. Selanjutnya kuintasi yang diberikan ke bagian administrasi dicatat dan diposting ke buku besar. Kemudian setelah itu uang disimpan bagian bendahara.
c. Infaq/jariyah Jumat
Prosedur penerimaan kas dari infaq jumat pada pesantren luhur yaitu santri membawa dan memasukkan uang yang akan diinfaqkan ke dalam kotak infaq dan takmir masjid mengeluarkan uang tersebut untuk dikelompokkan dan dihitung jumlah perolehan uang infaq jumat. Setelah itu mendata dan mengumumkan serta membacakan doa santri yang berinfaq (sabtu pagi). Uang infaq jumat ini dikelola oleh takmir masjid karena untuk mengantisipasi tercampurnya uang iuran syahriah dan uang iuran kegiatan yang digunakan untuk operasional pesantren dan dalam pengelolaannya departemen takmir masjid tidak membuat laporan keuangan. Maka dari itu, penulis merekomendasikan tambahan fungsi bagian administrasi untuk mencatat dan membuat laporan keuangan. jadi departemen takmir masjid menghitung infaq jumat dan mendata yang dibuat rangkap 2, yang 1 diberikan ke bagian administrasi dan yang 2 dibawa departemen takmir sendiri untuk mengumumkan dan membacakan doa santri yang berinfaq pada hari sabtu pagi.
a. Setoran dana
Setoran dana merupakan dana yang diberikan oleh bagian bendahara kepada pengasuh. Dana tersebut digunakan untuk kebutuhan keluarga pengasuh terutama ibu nyai, untuk peringatan haul Prof. DR. KH. Achamd Mudlor, membeli hewan qurban dan memberi THR (Tunjangan Hari Raya) kepada Dewan Kyai. Adapun prosedurnya adalah bendahara mengumpulkan semua uang tahunan dan jariyah/bangunan dari setiap bendahara, membuat kwitansi besar sebagi bukti penyetoran dana dan memberikan uang beserta kwitansi yang telah dibuat kepada pengasuh yang kemudian uang tersebut disimpan. Maka dari itu penulis merekomendasikan fungsi administrasi sebagai pencatat dan pembuat laporan keuangan dan fungsi pengawasan dengan melakukan otorisasi melalui ketua umum majelis santri.
b. Pengeluaran rutin pesantren
Dalam pengeluaran rutin pesantren dan pengeluaran lain-lain, sumber dana yang digunakan adalah dana iuran syahriah. Dalam prosedur yang telah dijalankan pesantren luhur masih kurang baik. Hal ini terjadi karena fungsi bendahara merangkap fungsi administrasi yang akan menyebabkan kerancuan dan penyelewengan. maka dari itu untuk menjadikan prosedur yang baik maka ditambahkan bagian administrasi, yang akan mencatat pengeluaran kas dan membuat laporan keuangan, sedangkan bagian bendahara yang memberikan uangnya.
c. Pengeluaran kas untuk kegiatan pesantren
Dalam pengeluaran kas untuk kegiatan pesantren, sumber dana yang digunakan pesantren luhur adalah dana iuran kegiatan. Dalam prosedurnya, bendahara kegiatan membuatan rencana anggaran kegiatan dan mengajukan pada bagian bendahara, namun hal tersebut masih kurang baik karena bendahara merangkap dua fungsi, maka dari itu penulis merekomendasikan untuk menambah fungsi administrasi, jadi bendahara kegiatan membuat dan mengajukan rencana anggaran kegiatan kepada bagian administrasi dan bagian administrasi untuk mengambil keputusan diterima atau tidaknya anggaran kegiatan yang diajukan. Selanjutnya bagian bendahara memberi uang sejumlah yang telah diputuskan oleh bagian administrasi.
d. Pengeluaran kas untuk kebutuhan insidental
Dalam pengeluaran kas untuk kebutuhan insidental, sumber dana yang digunakan adalah dana hibah/sumbangan. Prosedur yang digunakan prosedur pengeluaran kas pada dana hibah/sumbangan yaitu, ketika pesantren luhur telah mengajukan dana hibah/sumbangan dan dana yang diajukan sudah disetujui maka dana pengajuan akan dicairkan, dan dana tersebut dapat digunakan untuk membeli kebutuhan insidental pesantren. Dan untuk prosedur pembelian kebutuhan pesantren sesuai dengan kebijakan akuntansi, Pengajuan untuk pencairan dana di atas Rp 500.000 harus atas persetujuan pengasuh. Dengan begitu masih terdapat kekurangan diantaranya belum ada pengotorisasi untuk pengajuan kepada
pengasuh. Maka dari itu, penulis merekomendasikan fungsi administrasi sebagai pencatat dan pembuat laporan keuangan serta fungsi pengawasan dengan melakukan otorisasi melalui ketua umum majelis santri untuk pengajuan kepada pengasuh.