Langkah 4: Merancang file organisasi dan indek
8. Memonitor sistem operasional
2.6.4 Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT) .1 Pengertian SWOT
Menurut Rangkuti (2004, p18), analisis SWOT adalah identifikasi dari berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.
Analisis ini didasarkan pada data yang didapat untuk memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Proses pengambilan keputusan yang strategis selalu berkaitan dengan pengembangan keputusan strategis, pengembangan misi, tujuan, strategis, dan kebijakan perusahaan.Dengan demikian maka untuk membuat suatu perencanaan yang strategis (strategis planner) perusahaan harus dapat menganalisis data-data (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) yang berkaitan dengan perusahaan. SWOT merupakan model yang paling popular didalam penganalisaan untuk menentukan strategi perusahaan.
Pada dasarnya analisis SWOT terbagi atas dua bagian besar. Yaitu analisis lingkungan eksternal dan internal. Dimana lingkungan internal adalah kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta lingkungan eksternal yang terdiri dari peluang (opportunities) dan ancaman (threats).
Menurut Pearce (2000,p202), SWOT adalah singkatan dari kekuatan internal dan kelemahan serta kesempatan didalam lingkungan serta ancaman yang dihadapi suatu perusahaan pada lingkungan eksternalnya.
1. Kekuatan (strengths)
Merupakan kekuatan utama perusahaan jika dibandingkan dengan kompetitornya. Misalnya sumber daya, modal, keterampilan, pengalaman, keunggulan persaingan dan penguasaan pasar.
2. Kelemahan (weaknesses)
Merupakan kelemahan dari perusahaan. Seperti, keterbatasan sumber daya, modal, pengalaman, dan kapabilitas yang menghambat kinerja perusahaan. 3. Peluang (opportunities)
Kesempatan atau situasi yang penting yang dapat menguntungkan perusahaan didalam proses bisnisnya.
4. Ancaman (threats)
Merupakan situasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan dan dapat membawa dampak yang merugikan bagi perusahaan.
2.6.4.2 Diagram Posisi SWOT
Setelah melakukan analisa terhadap lingkungan internal serta eksternal perusahaan, maka akan ditemukan posisi perusahaan sesuai dengan nilai yang didapatkan dari hasil analisa tersebut.
4. 1. Mendukung Mendukung Strategi Strategi Turnaround Agresif 3. 2. Mendukung Mendukung Strategi Strategi Defensif Diversifikasi
Gambar 2.10 Diagram Posisi SWOT Sumber : Rangkuti, 2004,p19 BERBAGAI ANCAMAN KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL BERBAGAI PELUANG
Hasil yang didapatkan dari analisis akan dimasukkan kedalam diagram yang ada. Kemudian akan dilihat, kemanakah letak posisi perusahaan. Dari diagram tersebut, terdapat 4 (empat) kuadran posisi, dimana perusahaan bisa berada. Ke 4 (empat), kuadran tersebut menjelaskan posisi dan situasi perusahaan pada saat ini. Adapun penjelasan ke 4 (empat), kuadran tersebut adalah.
Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy).
Kuadran 2 : Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk / pasar).
Kuadran 3 : Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, di lain pihak ia menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
Kuadran 4 : Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.6.4.3 Cara Penentuan Faktor – faktor SWOT
Penentuan faktor strategis ekternal (EFAS) : (Rangkuti,2004,p23). Sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal. Berikut adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) :
a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman)
b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis.
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1(poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi juka peluangnya kecil, yaitu bersifat negative. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah -4. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya -1. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh
faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat dipergunakan untuk membandingkan
perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
Penentuan faktor strategis Internal (IFAS) : (Rangkuti,2004,p25). Setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu table IFAS (Internal Strategic Faktors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka strengths and weakness perusahaan. Tahapnya adalah :
a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1.
b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00).
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negative, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah -4, sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri, nilainya adalah -1.
d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih, dan bagaimana skor pembobotannya dihitung.
f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2.6.4.4 Matriks SWOT
Menurut Rangkuti (2004,p31) alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. Untuk lebih jelasnya, lihat tabel 2.2 berikut.
Tabel 2.2 Matriks SWOT
Sumber : Rangkuti, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, 2004, p31
IFAS