memiliki kerangka kerja (framework) yang sistematis dan memadai untuk membangun budaya anti-fraud dan menanamkan sedini mungkin awareness kepada seluruh karyawan
melalui berbagai pendekatan dan strategi.
Dimulai sejak karyawan mulai bergabung di BTPN Syariah, penanaman anti-fraud awareness telah dipupuk pada sesi Induction for new comers, melalui program pelatihan penyegaran yang dilakukan secara berkala, serta melalui kampanye-kampanye anti- fraud dan dialog interaktif yang dilaksanakan melalui media komunikasi internal di bank yang ditujukan kepada seluruh karyawan tanpa terkecuali.
Dalam rangka melakukan mitigasi terjadinya potensi fraud, BTPN Syariah memiliki kebijakan yang salah satunya adalah memastikan dilakukannya rotasi karyawan khususnya pada level Mobile Marketing Sharia sehingga pengawasan dan refreshments terjaga dengan baik.
penyediaan dana kepada pihak terkait dan eksposur besar
anti-fraud management
PT Bank BTPN Syariah Tbk | Laporan Tahunan 2020
Strategi anti-fraud merupakan wujud komitmen manajemen BTPN Syariah dalam mencegah terjadinya fraud dengan menerapkan suatu sistem pengendalian fraud yang dijalankan secara efektif dan berkesinambungan. Sistem ini memberikan arahan bagi Bank untuk mengendalikan fraud, melalui pengelolaan empat pilar:
1. Pencegahan ; 2. Deteksi ;
3. Investigasi, Pelaporan dan Sanksi ;
4. Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut.
1. pencegahan
Merupakan serangkaian tindakan yang dilakukan oleh Bank dalam rangka mengurangi potensi risiko terjadinya fraud, antara lain :
a. Bank melakukan training anti-fraud kepada seluruh karyawan (induction training, refreshment training, training for trainer), melakukan berbagai upaya pendekatan dan pengendalian dari aspek SDM dengan mengenali dan memantau karakter dan perilaku karyawan (know your employee) termasuk melakukan rotasi/mutasi karyawan (khususnya MMS), melaksanakan cuti wajib (block leave) dan pelaksanaan prinsip pengenalan karyawan baik fase sebelum maupun sesudah penerimaan karyawan, seperti screening calon karyawan dan pemantauan perilaku atau gaya hidup karyawan.
b. Meningkatkan intensitas koordinasi dari praktek pengendalian internal, pengawasan dan pemantauan, sehingga diharapkan dapat diperoleh proses perbaikan yang berkelanjutan.
Implementasi dari penerapan three layer of defense telah dijalankan oleh masing-masing pihak dengan sangat baik hal ini terbukti dari pemeriksaan Quality Assurance (QA) dan Internal Audit (IA) secara keseluruhan bahwa pengendalian internal telah dijalankan dengan baik.
Bank juga telah melakukan pengawasan melalui penerapan 4 eyes principle dan
memperkuat fungsi Quality Assurance (QA) sehingga kemungkinan potensial fraud dapat teridentifikasi lebih cepat.
c. Secara berkala Bank melakukan kampanye anti-fraud melalui media internal Bank. Dengan demikian diharapkan pertumbuhan kepedulian terhadap budaya kepatuhan dan anti-fraud di BTPN Syariah semakin meningkat. Dalam hal ini Bank telah melakukan kampanye anti-fraud kepada seluruh karyawan.
d. Pada masa pandemi Covid-19 ini pelaksanaan kampanye anti-fraud dilakukan melalui media online dan dialog interaktif yang dilaksanakan melalui media komunikasi internal di bank yang ditujukan kepada seluruh karyawan.
e. Menyikapi situasi pandemi Covid-19 dan disaat yang bersamaan anti-fraud management terus berupaya dalam menekan terjadinya potensi fraud dengan memperkuat pelaksanaan fungsi Quality Assurance yang berkolaborasi bersama Team Divisi Operasional di Kantor Fungsional Operasional.
2. deteksi
Merupakan tindakan yang dilakukan oleh Bank untuk mendeteksi kejadian fraud dan media pelaporan adanya dugaan fraud, antara lain mencakup :
a. Media Whistle-Blowing JAGA yaitu media bagi karyawan untuk melaporkan dugaan fraud baik melalui layanan hotline, email, maupun surat kaleng dan bank menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan menindaklanjuti laporan tersebut.
b. Bank juga telah menyediakan sarana whistle-blower yang dapat dilakukan secara mudah melalui media link anonymous yang menjamin kerahasiaan identitas pelapor
Bank BTPN Syariah Tbk | Laporan Tahunan 2020 c. Pemeriksaan secara reguler Quality
Assurance (QA) dan Internal Audit (IA) terhadap proses /aktivitas Bank, terutama pada titik rawan yang dinilai memiliki potensi yang lebih besar untuk terjadi fraud.
d. Membangun deteksi dini atas transaksi, aktivitas, atau hal–hal lain yang dapat mengindikasikan terjadinya fraud.
3. investigasi, pelaporan, dan sanksi
Adalah upaya yang dilakukan oleh Bank dalam rangka menggali informasi, sistem pelaporan, dan pengenaan sanksi atas kejadian fraud, di antaranya adalah:
a. Investigasi
Investigasi dilakukan berdasarkan laporan/temuan indikasi fraud, untuk mengumpulkan bukti-bukti yang terkait dengan kejadian yang patut diduga tindakan fraud. Investigasi dilakukan oleh pihak yang berwenang, kompeten, dan independen.
b. Pelaporan
Laporan internal dan laporan eksternal dibuat dan dilaporkan secara reguler.
Pelaporan dilakukan baik kepada Manajemen, pihak ketiga maupun kepada Regulator, sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Sanksi
Berdasarkan laporan hasil investigasi, Bank memberikan sanksi kepada pelaku fraud melalui forum Komite Fraud.
Keputusan yang dihasilkan berdasarkan hasil investigasi dan sesuai peraturan perusahaan yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk memberikan efek jera kepada pelaku dan mencegah tindakan fraud dilakukan oleh karyawan yang lain.
4. pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut memuat perangkat-perangkat dalam memantau dan mengevaluasi kejadian fraud serta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi, di antaranya adalah:
a. Pemantauan
Bank memantau tindak lanjut yang dilakukan terhadap kejadian fraud, seusai ketentuan internal dan eksternal. Tindak lanjut ini antara lain adalah pembukuan kasus-kasus fraud, monitoring pemberian sanksi kepada pelaku fraud, pemantauan pelaksanaan proses hukum (jika ada).
b. Evaluasi
S e l u r u h d a t a ke j a d i a n f r a u d didokumentasikan dan dilakukan evaluasi terhadap proses yang menjadi titik rawan terjadinya tindakan fraud untuk kemudian dilakukan perbaikan.
c. Tindak Lanjut
Bank memperbaiki kelemahan dan memperkuat sistem pengendalian untuk mencegah terulangnya kembali kejadian fraud serupa di masa mendatang dengan mengedepankan pada tindakan preventif agar dapat meminimalisasi/
mencegah tidak adanya kejadian berulang.
Menyikapi situasi pandemi Covid-19 dan disaat yang bersamaan Anti-Fraud Management Division terus berupaya dalam menekan terjadinya potensi fraud dengan memperkuat pelaksanaan fungsi Quality Assurance yang berkolaborasi bersama Team Divisi Operasional di Kantor Fungsional Operasional.
PT Bank BTPN Syariah Tbk | Laporan Tahunan 2020