berlaku, sehingga acap kali mengalami kesulitan ketika harus mendefinisikan arahan strategis yang bersifat visioner,
3. Arsitektur Sistem Informasi Terintegras
Arsitektur Sistem Informasi di MA yang ideal pada masa mendatang
dapat dilihat dalam bagan berikut ini:33
33 Bagan merupakan penyederhanaan, bersifat generik serta netral terhadap berbagai pendefinisian oleh para produsen TI. Vendor akan memberikan penjelasan yang lebih kompleks dengan istilah-istilah yang berbeda, namun pada prinsipnya memiliki fungsi yang sama.
Sesuai bagan di atas, sistem informasi tunggal tersebut sesungguhnya
terdiri dari beberapa lapisan. Lapisan platform inti berada di tengah. Pada
prinsipnya berfungsi mengatur layanan akses terhadap data, pengelolaan data, termasuk antara lain: pengindeksan, pengelompokan, dan agregasi, maupun pengolahan pendahuluan untuk membuatnya menjadi informasi
yang memiliki makna (knowledge management), serta pengaturan alur akses
atas informasi (workflow management) dan manajemen pengolahan
dokumen (document management). Fungsi manajemen alur perkara dan
manajemen dokumen ini menjadi penting karena berbagai proses dalam organisasi, termasuk manajemen perkara, akan bertumpu pada dua fungsi penting tersebut.
Lapisan platform tersebut akan digunakan bersama oleh seluruh layanan
aplikasi di MA dan badan-badan peradilan di bawahnya (yang terletak pada kotak sebelah kanan atas). Seluruh aplikasi yang dibuat akan mendayagunakan fitur dan fasilitas yang disediakan. Interaksi dengan pengguna, sesungguhnya terjadi melalui layanan aplikasi tersebut. Pada dasarnya, terdapat dua kelompok besar aplikasi yudisial, yaitu aplikasi
manajemen perkara (case management) dan aplikasi untuk manajemen
Aplikasi untuk manajemen perkara (case management) akan membantu antara lain: pengaturan distribusi dan alur perkara, akses para hakim dan panitera, serta perubahan status putusan. Dukungan tersebut diwujudkan
dengan bantuan platform workflow tadi. Selain itu, aplikasi ini juga akan
mengakses fungsi yang disediakan platform manajemen dokumen untuk
keperluan pengelolaan dokumen perkara dan putusan. Untuk membantu hakim mengambil keputusan dan mendorong adanya konsistensi hukum,
aplikasi ini juga akan mengakses fitur-fitur dalam platform solusi knowledge
management, misalnya: untuk penelusuran dan pengelompokan putusan sejenis, melihat kemiripan argumen maupun pertimbangan hukum yang pernah diambil di masa lalu, dan sejenisnya. Semua kinerja aktivitas
dalam pengelolaan perkara akan dipantau oleh platform workflow yang
selanjutnya disampaikan kepada aplikasi manajemen pengawasan dan kinerja untuk keperluan evaluasi dan pengambilan kebijakan manajerial.
Sementara itu, aplikasi untuk manajemen pengadilan (court management)
meliputi manajemen sumber daya yang dipakai untuk melakukan proses persidangan. Sumber daya tersebut antara lain mencakup panitera, ruang sidang, maupun penghadiran saksi dan terdakwa, serta penyediaan akses ke pengadilan. Selain itu, juga meliputi aspek manajemen ruang persidangan itu sendiri, antara lain: perekaman persidangan, transkripsi
otomatis, dan video conference untuk pemeriksaan saksi. Pemanfaatan
teknologi sangat terbuka untuk penyediaan akses bagi layanan pengadilan, khususnya di pengadilan tingkat pertama, misalnya untuk melayani kalangan masyarakat yang lokasi geografisnya jauh dari pengadilan. Aplikasi tersebut juga perlu memiliki kemampuan untuk digunakan bagi kepentingan manajemen para pemangku kepentingan, baik para pihak, kuasa hukum, dan lembaga hukum lainnya, seperti: kejaksaan, kepolisian, Lapas, serta pihak lain yang relevan. Analogi di
sistem privat adalah aplikasi untuk customer relationship management (CRM)
dan supply chain management (SCM).
Dukungan TI untuk manajemen SDM akan mencakup manajemen personalia, aktivitas promosi-mutasi-rotasi, pendidikan dan pelatihan,
penyediaan fasilitas untuk pembelajaran, misalnya e-learning dan modul
dan aparatur peradilan lebih merata, sampai penilaian kinerja serta pengenaan tindakan dan pemberian sanksi. Beberapa aspek yang mempunyai kaitan dengan dukungan TI bagi manajemen SDM akan bersifat lintas satuan kerja, seperti pelaksanaan pendidikan dan pelatihan serta penilaian kinerja.
Aplikasi untuk manajemen keuangan akan mencakup aspek keuangan dan akuntasi, perencanaan anggaran dan pemantauan pencapaiannya, manajemen aset dan hal-hal relevan lainnya. Saat ini, aplikasi untuk keperluan tersebut di atas, disediakan oleh Departemen Keuangan RI. Jika ke depan kondisinya masih seperti itu, maka perlu melakukan implementasi fasilitas integrasi informasi dengan sistem yang disediakan oleh departemen tersebut sehingga bisa dimanfaatkan untuk keperluan pelaporan dan kontrol manajemen internal oleh manajemen MA.
Penyediaan dukungan TI untuk Manajemen Pengawasan dan Kinerja akan mencakup kontrol terhadap kinerja proses maupun kontrol terhadap pencapaian target yang sudah dicanangkan sesuai antara rencana dengan realisasi, serta tindakan-tindakan manajerial yang dilakukan dengan berbekal hasil kontrol terhadap kinerja tersebut. Secara teknis, teknologi akan mencatat capaian kinerja pada proses kerja yang dilakukan setiap orang, misalnya, berapa lama proses penanganan perkara dilakukan atau tingkat capaian pemenuhan kebutuhan pendidikan aparatur peradilan sesuai sasaran yang diinginkan oleh MA. Sistem dengan sendirinya akan mencatat kesalahan, anomali proses maupun ketidakmampuan memenuhi target kinerja. Oleh karena itu, fungsi pengawasan juga akan terbantu dengan dukungan teknologi ini.
Bilamana semua rangkaian proses kerja sudah berbasis teknologi dan sudah begitu banyak data yang tersimpan, kebutuhan lanjutan yang akan muncul dengan sendirinya adalah kebutuhan untuk melakukan fungsi pencarian, pengelompokan dan pembuatan laporan serta analisa statistik. Untuk itu diperlukan satu fasilitas yang bisa digunakan segenap pengguna
yang disebut fasilitas temu kembali informasi dan pelaporan (information
retrieval & reporting). Fasilitas ini akan menyediakan akses terhadap data yang diperlukan sesuai dengan tingkat wewenang penggunanya. Contoh
implementasinya antara lain, data keuangan hanya untuk orang keuangan, dan data perkara hanya untuk kepaniteraan. Dengan demikian dapat dicegah adanya potensi penyalahgunaan kewenangan.
Pada awalnya, investasi pada penggunaan model arsitektural tersebut akan terasa cukup mahal karena investasi infrastruktur untuk perekaman
dan manajemen data (data & information management), kontrol proses
(workflow management), pengelolaan dokumen (document management) dan fasilitas untuk mengekstrak pengetahuan dari kumpulan data yang
dimiliki (knowledge management) mungkin tidak terasa secara langsung
manfaatnya bagi pengguna akhir. Pengguna akhir atau aparatur peradilan akan berinteraksi pada level aplikasi, bukan pada infrastruktur. Dalam jangka panjang akan lebih murah dan bisa menggaransi konsistensi pemanfaatan teknologi maupun cara pengelolaan informasi. Selain itu, fleksibilitas yang dimiliki juga tinggi sehingga mudah diadaptasi dengan pengembangan organisasi. Misalnya, pengembangan aplikasi khusus untuk pengadilan tipikor, pengadilan hubungan industrial serta perikanan, dan lainnya, dapat dikembangkan dengan mudah di atas infrastruktur yang sudah ada tersebut.