1. Majlis Jawatankuasa Agung hendaklah menetapkan tarikh, masa dan tempat mengundi Kesatuan. Majlis Jawatankuasa Agung hendaklah memberi hak dan peluang yang sama kepada semua anggota yang berhak untuk membuang undi.
2. Setiausaha Agung hendaklah memberitahu semua Setiausaha Cawangan perkara-perkara yang perlu dibuat dan menghantarkan kepada mereka itu dalam tempoh yang cukup bilangan kertas-kertas undi yang dikehendaki dan kertas-kertas undi ini hendaklah disediakan menurut Contoh A atau Contoh B.
3. Urusan pengundian bagi cawangan-cawangan pula, Setiausaha Cawangan hendaklah berikhtiar menyediakan sejumlah kertas-kertas undi yang dikehendaki menurut borang-borang di Contoh B atau C.
4. Mengenai kertas undi di Contoh C, isu-isu yang berlainan tujuannya hendaklah ditentukan dengan tanda-tanda pangkah secara berasingan.
5. Majlis Jawatankuasa Cawangan pula hendaklah menetapkan tarikh, masa dan tempat mengundi dan hendaklah memastikan semua anggota berhak di cawangan masing-masing diberikan hak dan peluang yang sama supaya semua anggota yang berhak dapat membuang undi mereka dengan bebas.
6. Setiausaha Cawangan hendaklah mengeluarkan kepada tiap-tiap anggota yang berhak di cawangan masing-masing kertas undi yang bercap mohor Kesatuan atau yang ditandatangani oleh Setiausaha Agung atau Setiausaha Cawangan, bersama-sama dengan satu (1) sampul surat yang beralamat kepada Setiausaha Cawangan.
7. Kertas-kertas undi itu hendaklah dikeluarkan kepada semua anggota berhak dengan pos atau dengan unjukan tangan oleh Setiausaha Cawangan atau mana-mana pegawai lain dengan kelulusan Majlis Jawatankuasa Agung. Sekiranya diberikan dengan unjukan tangan, tandatangan penerima secara bersendirian hendaklah diperolehi sebagai bukti penerimaannya.
8. Sampul surat itu hendaklah mengandungi perkataan “Kertas Undi” dan nombor anggota dicatatkan di atasnya. Kertas undi dan sampul surat itu, hendaklah disampaikan kepada semua anggota berhak dalam tempoh masa yang cukup supaya ia boleh memulangkannya kepada Setiausaha Cawangan sebelum tarikh yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Cawangan.
9. Anggota-anggota berhak bebas memilih samada hendak mengundi dengan pos atau secara peribadi. Sekiranya seorang anggota itu memilih hendak mengundi dengan pos dia hendaklah mengembalikan kertas undi yang telah ditandanya kepada Setiausaha Cawangan menurut cara-cara yang ditentukan di dalam aturan ini tetapi sekiranya dia memilih hendak mengundi secara
39
peribadi, dia hendaklah membuangkan undinya menurut cara-cara yang ditentukan dibawah ini.
10. Jika seseorang yang berhak mengundi dan hadir di tempat mengundi menyatakan secara bersurat bahawa ia belum lagi menerima kertas undi melalui pos dia hendaklah diberi oleh Setiausaha satu (1) kertas undi yang bertandakan mohor Kesatuan atau ditandatangani oleh Setiausaha Cawangan berserta dengan satu (1) sampul surat yang mengandungi perkataan “Kertas Undi” dan nombor anggota bertulis di atasnya. Mana-mana anggota yang tidak membuat aduan kerana tidak menerima kertas undi sebelum Mesyuarat Agung Cawangan tidak boleh membuat aduan tentang hal ini kemudian.
11. Pembuangan undi hendaklah dilaksanakan di bawah pengawasan Pemeriksa-pemeriksa Undi Cawangan. Sekurang-kurangnya dua (2) orang Pemeriksa-pemeriksaan undi hendaklah hadir sepanjang masa urusan undi itu dijalankan. Pemeriksa-pemeriksa undi hendaklah memeriksa peti sebelum peti undi itu digunakan bagi memastikan bahawa ianya kosong. Setelah itu mereka hendaklah mengunci, memeteri dan kemudian menyimpan kunci-kunci itu dalam jagaan mereka.
12. Sebelum undi rahsia itu dijalankan, Setiausaha Cawangan hendaklah memberi kepada Pemeriksa-pemeriksa Undi satu (1) senarai anggota yang telah diberi kertas undi (dengan tangan atau dengan pos) dan mereka hendaklah menentukan dengan menyemak senarai itu dengan Buku Daftar anggota/Yuran, bahawa :-
(a) Anggota-anggota yang berhak sahaja diberi peluang mengundi;
(b) Tiap-tiap anggota hanya mengundi sekali sahaja bagi sesuatu perkara;
(c) Anggota-anggota yang telah mengundi dengan pos itu tidak diberi kertas undi menurut perenggan di atas; dan
(d) Anggota-anggota boleh mengundi mengikut kehendak mereka dan undi mereka tidaklah diketahui oleh orang lain.
13. Apabila sampai masa mengundi, tiap-tiap anggota yang telah diberi kertas undi hendaklah masuk seorang demi seorang ke dalam bilik mengundi atau di bahagian dewan yang di tempatkan peti undi itu dan menurunkan undinya dengan menandakan satu pangkah atau beberapa pangkah di mana berkenaan di atas kertas undi itu. Tanda-tanda yang lain tidak boleh ditulis. Selepas itu lipatkan kertas undi itu sekurang-kurangnya sekali, masukkan ke dalam sampul surat yang diberikan oleh Kesatuan dan kemudian masukkan pula ke dalam peti undi yang telah disediakan untuknya setelah itu tinggalkan tempat itu dengan segera.
14. Sesorang anggota yang mengundi melalui pos hendaklah menurunkan undinya dengan menandakan satu pangkah atau beberapa pangkah di mana berkenaan di atas kertas undi itu. Tanda-tanda yang lain tidak boleh ditulis. Selepas itu lipatkan kertas undi sekurang-kurangnya sekali, masukkan ke dalam sampul surat yang telah disediakan untuknya serta menghantarkannya
40
kepada Setiausaha Cawangan supaya sampai kepadanya sebelum dari yang ditetapkan untuk mengundi itu.
15. Setiausaha Cawangan hendaklah menyimpan segala kertas undi itu tanpa dibuka di suatu tempat yang selamat sehingga hari yang ditetapkan. Ia hendaklah menyerahkannya kepada Pemeriksa-pemeriksa Undi dan mereka hendaklah memasukkanya ke dalam peti undi.
16. Setelah semua anggota yang berhak mengundi itu membuang undi masing-masing maka Pemeriksa-pemeriksa Undi, setelah mengisytiharkan pembuangan undi ditutup, hendaklah membuka peti undi dan mengira sampul surat yang mengandungi kertas-kertas undi itu dihadapan sekurang-kurangnya tiga(3) orang pegawai Cawangan.
17. Pada pemulaannya mereka hendaklah menyemak nombor anggota di atas sampul surat itu dengan senarai anggota yang diberi oleh Setiausaha. Sambil sampul surat itu disemak maka nombor anggota itu hendaklah dipotong hingga tidak dapat dibaca semula dan sampul-sampul surat itu dimasukkan dengan tidak dibuka ke dalam satu peti yang berkunci.
18. Setelah semua sampul surat itu disemak maka Pemeriksa-pemeriksa Undi hendaklah mengeluarkan sampul-sampul surat itu semula daripada peti berkunci itu, membuka sampul-sampul surat itu dan masukkan kertas undi yang masih terlipat itu ke dalam peti undi. Setelah itu mereka akan mula mengira undi. Jika pada pendapat seseorang Pemeriksa Undi ada undi yang tidak sah maka undi berkenaan hendaklah dianggap “rosak” dan ditolak.
19. Setelah selesai memeriksa dan mengira kertas-kertas itu maka Pemeriksa-pemeriksa Undi hendaklah menyediakan dua (2) salinan penyata keputusan undi dan menyerahkan kedua-dua salinan tersebut kepada Setiausaha Cawangan sesudah ditandatangani oleh mereka. Penyata itu hendaklah ditandatangani juga oleh Pengerusi dan Setiausaha Cawangan dan satu (1) salinan daripadanya hendaklah disampaikan kepada Setiausaha Agung. Salinan yang satu (1) lagi hendaklah disimpan oleh Setiausaha Cawangan selama sekurang-kurangnya enam (6) bulan.
20. Apabila penyata-penyata keputusan undi telah diterima daripada semua cawangan oleh Setiausaha Agung maka Setiausaha Agung hendaklah meminta tiga (3) orang Pemeriksa Undi yang dilantik oleh Persidangan Perwakilan Tiga Tahunan untuk memeriksa dan menyusun data-data dalam penyata itu dan menyediakan pula dua (2) salinan penyata keputusan undi yang muktamad.
21. Penyata keputusan undi terakhir ini hendaklah ditandatangani oleh Presiden, Setiausaha Agung dan Bendahari Agung. Satu (1) salinan penyata itu hendaklah disampaikan kepada Ketua Pengarah Kesatuan Sekerja dan yang lagi satu (1) itu disimpan oleh Setiausaha Agung selama sekurang-kurang enam (6) bulan.
41
22. Satu (1) salinan penyata undi tersebut yang diakui betul oleh Setiausaha Agung hendaklah dihantarkan kepada tiap-tiap Setiausaha Cawangan dan mereka hendaklah menyimpannya selama sekurang-kurangnya enam (6) bulan dan ditunjukkan kepada anggota-anggota yang ingin melihatnya. Setiausaha Cawangan hendaklah memaklumkan kepada anggota-anggota cawangan akan keputusan undi itu dengan apa cara yang difikirkannya munasabah.
23. Kertas-kertas undi yang telah dikira, termasuk juga kertas-kertas yang ditolak hendaklah disampaikan oleh Setiausaha Cawangan kepada Setiausaha Agung. Setiausaha Agung akan menyimpan kertas-kertas itu dengan selamat selama sekurang-kurangnya enam (6) bulan dari tarikh keputusan undi yang akhir disahkan supaya dapat diperiksa oleh pegawai-pegawai Jabatan Kesatuan Sekerja. Di akhir masa enam (6) bulan, kertas-kertas undi itu bolehlah dimusnahkan oleh atau di bawah kelolaan Presiden dan Setiausaha Agung.
42
Contoh A Nama Kesatuan : Kesatuan Kebangsaan Guru-Guru Agama Malaysia Barat
(KKGAMB) No. Pendaftaran : 457.
Alamat : No.1, Jalan 51, Taman Kluang Barat, 86000 Kluang, Johor.
KERTAS UNDI BAGI PEMILIHAN PEGAWAI-PEGAWAI KANAN
Cara Mengundi :
1. Tuan/Puan berhak menanda lima undi iaitu satu undi bagi tiap-tiap seorang : Presiden, Naib Presiden, Setiausaha Agung, Penolong Setiausaha Agung, dan Bendahari Agung.
2. Tuliskanlah undi tuan dengan sulit dengan mencatatkan tanda pangkah seperti ‘ X ‘ di dalam ruang yang disediakan bertentangan dengan nama calon yang tuan/puan suka mengundi. Jangan ditulis lain dari tanda ‘ X ‘ dalam kertas ini dan jangan mengundi lebih daripada angka yang telah ditetapkan dan jika berbuat demikian kertas undi ini akan ditolak sebagai rosak dan tidak akan dikira.
3. Sesudah menulis tanda undi itu :-
(a) Lipatkan kertas ini sekurang-kurangnya sekali;
(b) Masukkan ke dalam sampul surat yang disediakan oleh Kesatuan; dan
(c) Masukkan ke dalam peti undi yang telah disediakan untuk keperluan di dalam bilik mengundi.
4. Jika tuan/puan mengundi dengan pos, lipatkan kertas ini sekurang-kurangnya sekali, masukkan ke dalam sampul surat yang telah disediakan dan hantar kepada Setiausaha Cawangan supaya sampai kepadanya tidak lewat dari ………
Presiden
No Nama Calon Undi satu sahaja
Naib Presiden