BAB III PEMBAHASAN
B. Azas-azas Organisasi dan Fungsi Organisasi
Agar suatu organisasi berjalan baik, maka perlu memperhatikan beberapa azas organisasi, yang pada hakekatnya "azas" merupakan penyebab dasar pikiran daripada terciptanya sesuatu, dasar pikiran tersebut adalah :
1. Suatu pangkal tolak pikiran untuk kasus
2. Suatu jalan dan saran untuk menciptakan sesuatu tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki.
Menurut J.Sudarsono 2003 : 45) ada 4 sekmen dalam struktur organisasi yaitu :
1. Spesialisasi aktivitas, yaitu yang mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh organisasi pembagian kerja dan pernyatan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja (departementalization). 2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju
kelayakdugaan (predictability ) aktivitas-aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.
26
4. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja.
Sesudah mengetahui arti dan fungsi dan pada prinsip atau azas, maka selanjutnya akan dikemukakan beberapa azas organisasi yang dianggap penting didalam menganalisa struktur organisasi yaitu :
1. Azas Perumusan Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai oleh suatu organisasi haras dirumuskan dengan jelas dan sebaiknya secara tertulis, karena tujuan ini akan dijadikan pedoman untuk menyusun fungsi-fungsi yang diperlukan, aktivitas yang akan dilakukan serta tugas-tugas yang akan dilaksanakan. Tujuan harus diketahui dan diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi dari puncak pimpinan sampai pejabat terendah, karena tujuan hanya tercapai melalui kerjasama yang teratur dan kontinyu antara personilnya. Hal ini mengandung konsekuensi adanya kesatuan pimpinan dan kesatuan arah gerak.
Contoh didalam perusahaan yaitu bagaimana Jasa Marga sebagai salah satu perusahaan yang membangun dan mengelola jalan tol dapat mengatasi kebutuhan ruas jalan tol yang diinginkan masyarakat sehingga laba Jasa Marga harus meningkat dan mampu menyediakan ruas jalan tol yang layak untuk masyarakat.
2. Azas Departementasi
Yang dimaksud departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Agar pekerjaan berjalan dengan lancar dan efisien, maka kegiatan
27
yang sejenis dan saling berhubungan secara langsung dikelompokkan masing-masiug menurut jenis serta hubungannya. Setiap kelompok tugas dilaksanakan oleh suatu unit kerja tertentu, jangan sampai ada batas-batas unit kerja yang tidak jelas dan tidak tegas.
Contoh didalam perusahaan yaitu Kabag Keuangan membawahi Kasubag Anggaran dan Akun Perpajakan, pada dasarnya satuan-satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan.
3. Azas Pembagian Kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Jadi yang diharapkan dengan adanya pembagian kerja adalah terdapatnya keseimbangan antara tugas yang dibebankan, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga luas dan berat tanggung jawab yang dibebankan akan sesuai dengan luas dan berat tugasnya.
Contoh didalam perusahaan yaitu bagaimana Jasa Marga memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab pekerjaan kepada kabag-kabag perusahaan seperti Kabag SDM dan Umum, Kabag Keuangan, Kabag Operasi untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan bidangnya masing-masing.
28
4. Azas Delegasi Kekuasaan
Delegasi kekuasaan adalah penyerahan hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. Pelimpahan kekuasaan itu sedapat mungkin tertulis dan dirumuskan dengan kata-kata yang jelas dan mudah dipahami, menunjukkan isi materinya dan batas-batasnya yang tegas. Dalam pendelegasian kekuasaan atau wewenang dikenal istilah " sentralisasi dan desentralisasi".
Contoh didalam perusahaan bagaimana Kabag Keuangan mendelegasikan pekerjaanya kepada Kasubag Anggaran dan Kasubag Akun Perpajakan.
5. Azas Kesatuan Komando
Yang dimaksud azas kesatuan komando adalah tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu, yang dikenal lewat motto : " No man can serve two bosse". Prinsip ini berarti bahwa setiap penyusunan organisasi itu harus mengikuti tata hubungan bawahan atasan mulai dari bawah ke atas sampai berakhir pada suatu titik puncak organisasi. Tidak adanya kesatuan komando akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.
Contoh didalam perusahaan bagaimana Kasubag PU & PKBL, Kasubag SDM & Sekretaris, Kasubag Logistik, diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat yaitu kepada Kabag SDM & Umum.
29
6. Azas Koordinasi
Azas koordinasi berarti " adanya keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi dan keselarasan tugas diantara para pejabatnya". manfaat koordinasi adalah:
a) Menghindari konflik
b) Menghindarka rebutan sumber atau fasilitas c) Menghindarkan kekosongan pengerjaan d) Menghindarkan perasaan lepas atau sama lain e) Menjamin kesatuan sikap
f) Menjamin kesatuan tindakan g) Menjamin kesatuan kebijaksanaan h) Menjamin kesatuan pelaksanaan
Contoh didalam perusahaan bagaimana setiap departemen seperti Kabag SDM & Umum, Kabag Keuangan, Kabag Operasi, menjalankan keselarasan aktivitas menurut departemen masing-masing.
7. Azas Rentang Kendali (Span of Control)
Yang dimaksud azas rentang kontrol yaitu " berapa orang setepat-tepatnya harus berada di bawah kekuasaan pimpinan sehingga pimpinan mampu untuk mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan perintah-perintahnya".
30
Contoh didalam perusahaan bagaimana Kabag Keuangan melakukan pengawasan terhadap Kasubag Anggaran apakah pelaksanaan perintah-perintah berjalan sesuai dengan semestinya.
8. Azas Jenjang Organisasi
Yang dimaksud jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Dalam pengembangannya organisasi dapat bergerak secara vertikal maupun horizontal, pengembangan vertikal berarti diperlukannya unit-unit baru secara vertikal dari atas ke bawah sehingga rantai sekala semakin panjang. Sedangkan pengembangan horizontal berarti akan terjadi penambahan unit-unit fungsional baru, baik ke samping kiri maupun kanan.
Orang yang menduduki posisi dalam garis vertikal mempunyai otoritas nilai (Une outhority) dengan fungsi garis atau (Une function) dan disebut sebagai pejabat lini. Pejabat lini ini berhubungan langsung dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Sedangkan orang-orang yang menduduki jabatan horizontal mempunyai otoritas horizontal dan tidak langsung berhubungan dengan pencapaian tujuau organisasi dan sifatnya hanya sebagai penunjang pejabat fungsional sehingga disebut sebagai staf.
Tugas staf adalah pengabdian yang berupa pembinaan pendapatan dan nasehat, sebagai suatu fungsi yang dapat dibedakan dari fungsi kekuasaan atau komando. Pengabdian tersebut mempunyai 3 taraf yang timbul dalam 22
31
hubungan yang terjalin dengan jelas. Taraf-taraf tersebut adalah memberikan keterangan, memberi saran atau pendapat dan mengadakan pengawasan. Taraf memberi keterangan berhubungan dengan hal-hal yang harus diketahui oleh pejabat yang berkuasa memberi perintah dan memutuskan kebijakan. Taraf memberi pendapat berkuasa memberi perintah dan memutuskan kebijakan. Taraf memberi pendapat/nasehat sebenarnya didasarkan atas keterangan yang telah diberikan, sedangkan taraf pengawasan dengan taraf keterangan dan staf memberikan nasehat dilaksanakan terhadap semua detail pelaksanaan melalui staf pengawasan sifat pemberian keterangan dan nasehat dilaksanakan secara operasional dalam seluruh organisasi.
Dengan demikian jelaslah bahwa tugas staff, tidak sama dengan kedudukan manajer. Staf hanyalah pembantu dari pimpinan dan tidak boleh memberikan perintah kepada petugas lini.
Fungsi organisasi dibedakan atas :
a. Staff Line Model (Model Staf dan Lini)
b. Staff Functional Model (Model Staf Fungsional) yang terdiri dari: 1) General Staff (staf umum) yang tugasnya membantu pimpinan
dan mempergunakan waktunya untuk membuat perencanaan / rencana strategis dan memberi pertimbangan dan nasehat atas diputuskannya kebijakan yang bersifat strategis.
32
2) Technical Staff (staff teknis) yang mengkhususkan pada kegiatan laboratorium, riset, engineering design, supervisor fungsional secara langsung pada para pekerja.
3) Authority Staff (staf bantuan) yang melayani kegiatan personalia, keuangan supply industrial engeneering dan analyse administrative.
Contoh didalam perusahaan bagaimana Kepala Cabang mempunyai wewenang terhadap bawahan Kabag SDM & Umum, Kabag Keuangan, Kabag Operasi, kemudian Kabag tersebut mempunyai wewenang masing-masing terhadap bawahanya yaitu Kasubag dan seterusnya, Kasubag memimpin bawahanya sehingga masing-masing tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu..
9. Azas Fleksibelitas
Azas ini menghendaki struktur organisasi harus mudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubaha yang terjadi tanpa merngurangi aktivitas yang sedang berjalan. Jika terjadi sesuatu terhadap organisasi itu maka segera timbul inisiatif dari perusahaan yang bersangkutan untuk bertindak dan mengamankan keadaan kondisi organisasi, yang penting perubahan tersebut jangan sampai menganggu kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.
33
Contoh didalam perusahaan bagaimana mengamankan keadaan kondisi organisasi yaitu Kepala Cabang harus mampu menyesuaikan perubahan didalam struktur organisasi agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
10. Azas Berkelangsungan
Suatu organisasi yang dibentuk, oleh para pembentuknya diharapkan dapat berjalan terus menerus dan makin berkembang tidak boleh terhenti karena seseorang berhalangan (sakit, tugas luar kota, cuti dan sebagainya). Oleh karena itu harapan pembenruk ini harus dapat menyediakan sarana-sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya terus-menerus.
Contoh didalam perusahaan bagaimana setiap departemen apabila pimpinan sedang berhalangan terdapat Staf yang bertugas membantu pimpinanya untuk menyelesaikan tugasnya.
11. Azas Keseimbangan
Yaitu satuan-satuan organisasi hendaknya ditempatkan pada struktur organisasi sesuai dengan peranannya. Beberapa satuan organisasi yang memiliki peranan sama penting harus ditempatkan pada jenjang organisasi yang setingkat. Satuan yang berperan penting hendaknya dijadikan satuan utama jangan dijadikan satuan lanjutan.
Contoh didalam perusahaan Kabag SDM & Umum hendaknya hanya menangani tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya yang membawai Kasubag PU & PKBL, Kasubag SDM & Sekretaris, Kasubag
34
Logistik sehingga tidak menangani atau mencampuri urusan peranan Kabag setingkat.
Pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Belmera yang menjadi tujuan organisasinya adalah untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan karyawan melalui pertumbuhan dan profittabilitas juga sebagai pedoman kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha dan kegiatan para anggota organisasi. Pelaksanaan organisasi pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Belmera dilaksanakan dengan mengelompokkan tugas-tugas atau pekerjaan yang bertujuan untuk memudahkan adanya pengarahan dan pengawasa pada setiap individu yang terlibat dalam aktivitas perusahaan. PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Belmera ini menjalankan azas-azas organisasinya dengan baik pada azas perumusan tujuan telah ditetapkan melalui RUPS target / sasaran yang akan dicapai. Pada azas departementasi telah dikelompokan aktivitas berdasarkan bidang SDM dan unit bagian keuangan juga bagian operasional dan masing-masing bagian dipimpin oleh Kepala Bagian dan membawahi Kasubag., pada azas pembagian kerja terdapatnya keseimbangan antara tugas yang dibebankan, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga luas dan berat tanggung jawab yang
