Membantu Manajer Pemasaran dalam hal pengiriman barang ke dalam dan ke luar negeri, serta menangani penagihan piutang kepada konsumen di dalam negeri sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. b. Rincian tugas
Tugas pokok:
1) Melaksanakan pengiriman barang sesuai dengan bukti pengeluaran barang atau surat jalan.
Peran/wewenang: Tidak menunda pengiriman barang, dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung, bertanggung jawab mengenai jumlah dan keadaan fisik barang yang akan dikirim (jika barang diantar langsung).
Indikator prestasi: Barang tiba tepat waktu di tempat konsumen dan keutuhan barang terjamin hingga tempet tujuan.
2) Merencanakan jadwal penagihan.
Peran/wewenang: Membuat jadwal penagihan terhadap piutang atas barang-barang yang telah dijual di dalam negeri.
Indikator prestasi: Teraturnya jadwal pembayaran piutang.
3) Melaksanakan penagihan piutang sesuai jadwal yang dibuat atau sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Peran/wewenang: Menghubungi konsumen dan mengingatkan konsumen perihal piutang tersebut.
4) Melaporkan hasil penagihan kepada Manajer Pemasaran dan Bagian Keuangan.
Peran/wewenang: Menyetorkan hasil penagihan ke bank pada hari yang sama dengan hari penagihan, atau jika tidak memungkinkan penyetoran dilakukan pada hari berikutnya pada kesempatan pertama. Pelaporan tetap dilakukan jika piutang yang telah jatuh tempo telah ditagih tetapi tagihannya belum berhasil diperoleh. Indikator prestasi: Tidak lalai dalam melaporkan penagihan. Tugas berkala:
1) Memberikan laporan kepada Bagian Keuangan berupa data-data pengiriman dan penagihan untuk keperluan penyusunan anggaran dan laporan.
Peran/wewenang: Mengetahui dan memiliki data-data yang dimaksud diatas.
Indikator prestasi: Kelengkapan data dan informasi yang dimaksud diatas.
c. Hubungan kerja
1) Internal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Pengiriman dan Penagihan dengan pihak internal perusahaan dijelaskan melalui Tabel 11.
Tabel 11. Hubungan kerja internal Bagian Pengiriman dan Penagihan Pihak/Jabatan Terkait Organisasi/ Instansi Maksud/Tujuan Manajer Pemasaran
Pemasaran Konsultasi, menyampaikan saran,
pendapat, rapat berkala, melaporkan pelaksanaan tugas Bagian Pengiriman dan Penagihan.
Manajer Keuangan
Keuangan Menyampaikan laporan/data.
2) Eksternal perusahaan
Hubungan kerja Bagian Pengiriman dan Penagihan dengan pihak luar perusahaan dijelaskan melalui Tabel 12.
79
Tabel 12. Hubungan kerja eksternal Bagian Pengiriman dan Penagihan
Pihak/Jabatan Terkait
Organisasi/
Instansi Maksud/Tujuan
Agen pengiriman - Koordinasi pengiriman barang.
Konsumen - Sehubungan dengan penagihan
piutang.
d. Tanggung jawab jabatan 1) Pengawasan yang diterima
Bagian Pengiriman dan Penagihan menerima pengawasan setiap hari dari Manajer Pemasaran.
2) Pemberian pengawasan
Bagian Pengiriman dan Penagihan tidak mengawasi jabatan apapun di perusahaan.
3) Peralatan/mesin/bahan - Alat tulis kantor (ATK).
- Alat perlengkapan kantor (APK) berupa telepon, fax dan perangkat komputer, serta alat komunikasi lainnya.
- Kendaraan operasional.
- Mesin pembayaran credit card. 4) Rahasia
Bagian Pengiriman dan Penagihan tidak memiliki tanggung jawab atas rahasia apapun di perusahaan.
e. Lingkungan kerja
1) Akibat kecelakaan : Tidak ada 2) Gangguan kesehatan : Tidak ada
3) Kegiatan saat melakukan pekerjaan (Lampiran 7)
- Duduk : 20,1%
- Berdiri : 16%
- Berjalan : 63,9%
4) Tempat melaksanakan pekerjaan (Lampiran 10) - Di dalam gedung : 20,1%
- Di luar gedung : 79,9% 5) Alat keselamatan kerja : Tidak ada
f. Persyaratan/kompetensi pemangku jabatan 1) Pendidikan formal minimal : SMA
2) Pendidikan/pelatihan khusus : Tidak harus ada 3) Pengalaman kerja :
- Memiliki pengalaman bekerja di bidang pelayanan masyarakat selama minimal 1 tahun.
4) Persyaratan khusus
- Dapat mengemudikan sepeda motor dan mobil. - Memiliki izin mengemudi (SIM A dan SIM C). 5) Persyaratan usia : 20 – 40 tahun
6) Persyaratan jenis kelamin : Diutamakan laki-laki 7) Persyaratan status pernikahan : Tidak ada
Tugas utama Bagian Pengiriman dan Penagihan adalah melakukan pengiriman barang dan menerima pembayaran/tagihan dari konsumen. Pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang tinggi, sehingga dibutuhkan kemampuan mengemudikan kendaraan, baik kendaraan roda dua maupun roda empat. Jabatan ini lebih mengutamakan laki-laki sebagai pemangku jabatan karena dibutuhkan kekuatan fisik dalam menjalankan tugasnya. 5.4. Analisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawan yang efektif. Pekerjaan akan selesai dengan baik dan tepat pada waktunya jika setiap hari karyawan dapat bekerja secara efektif.
5.4.1 Waktu Produktif Per Tahun
Untuk menghitung beban kerja, terlebih dahulu harus mengetahui waktu produktif dalam satu tahun melalui hari dan jam kerja efektif. Sebagai dasar perhitungan dalam penelitian ini, digunakan tahun 2009 untuk menghitung waktu kerja efektif. Berdasarkan informasi dari pihak PTEK, jumlah rata-rata absen, izin, cuti pribadi, dinas ke luar kota dan lain-lain adalah sebesar 10% dari jumlah hari dalam satu tahun. Dengan demikian jumlah hari absen, izin dan lain-lain tahun 2009 adalah:
81
10% × 365 hari = 36,5 hari, dibulatkan menjadi 37 hari
Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2009. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun Jumlah hari Minggu
Jumlah hari libur nasional Jumlah hari cuti bersama
Jumlah absen (sakit, izin, cuti pribadi, dll)
Hari kerja efektif dalam satu tahun
52 hari 14 hari 4 hari 37 hari 365 hari 107 hari 258 hari Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektif dalam satu tahun adalah 258 hari.
Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun, perhitungan dilanjutkan dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan memperhitungkan jam kerja per hari di PTEK, yaitu 9 jam dengan 1 jam istirahat, maka perhitungan jam kerja efektif di PTEK adalah sebagai berikut:
Jam Kerja Efektif = (80%) × (9 jam - 1 jam) = 6,4 jam/hari Dengan demikian, waktu produktif dalam satu tahunnya adalah:
258 hari × 6,4 jam/hari = 1651,2 jam.
Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu tahun adalah 1651,2 jam. Perhitungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi waktu dan biaya bagi suatu perusahaan. Dengan demikian, selain waktu produktif, beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan juga penting untuk diketahui agar dapat melakukan perhitungan jumlah karyawan yang efektif.
5.4.2 Perhitungan dan Alokasi Beban Kerja
Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran PTEK belum memiliki standar baku beban kerja untuk menyelesaikan pekerjaannya. Pada umumnya karyawan ketiga divisi
tersebut telah terbiasa mengerjakan tugas masing-masing sehingga menjadi rutinitas. Standar beban kerja pada PTEK hanya dimiliki oleh Divisi Operasional, yaitu ditentukan berdasarkan jumlah produksi yang dilakukan. Selama ini waktu penyelesaian tugas pada karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran ditentukan berdasarkan kebutuhan dan intuisi. Dengan demikian, perhitungan beban kerja yang dilakukan pada penelitian ini dapat digunakan oleh perusahaan sebagai titik awal penentuan standar beban kerja bagi karyawan Divisi Keuangan, Divisi Personalia dan Umum, serta Divisi Pemasaran. Berikut ini adalah hasil perhitungan beban kerja yang dimaksud.