BAB II URAIAN TEORITIS
2.1 Kerangka Teoritis
2.1.4 Media Internal
2.1.4.1 Bentuk Media Internal
Frank Jefkins menyebutkan terdapat lima bentuk utaama house jurnal (Soemirat, 2003:23) yaitu:
1. The sales bulletin: sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular
antara seorang sales manajer dengan salesman-nya dilapangan. Terbit secara mingguan
2. The newsletter: berisi pokok-pokok berita yang diperhitungkan bagi
pembaca yang sibuk
3. The magazine: berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar,
foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan
4. The tabloid newspaper: mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan
pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali
5. The wall newspaper: bentuk media komunikasi staff/karyawan di lokasi
pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan surat kabar/ majalah dinding.
M. Linggar Anggoro menyebutkan (Anggoro, 2000:213), bentuk media internal bervariasi, yaitu :
1. Majalah : Jurnal internal yang memiliki format majalah biasanya berukuran A4 (297x210 mm). isinya kebanyakan adalah artikel-artikel, feature dan ilustrasi. Jurnal internal itu dicetak biasa saja (letterpress) atau bias juga melalui teknik yang canggih, seperti teknik litografi dan fotografer
2. Koran : isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi artikel feature dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho atau web-offset-litho.
3. Newsletter : jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan
ukurannya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya bias letterpress (cetakan biasa) atau litografi dan bias juga hanya dengan mesin fotografer
4. Majalah dinding : bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal.
Sedangkan menurut Moore (Moore, 2004: 355-356), bentuk-bentuk media internal non lisan yang digunakan untuk sebuah perusahaan yaitu :
1. Surat manajemen untuuk karyawan, ialah surat manajemen yang memaparkan masalah perusahaan yang penting disebarkan kepada karyawan yang dikirimkan ke rumah karyawan
2. Majalah karyawan, ialah majalah karyaan yang menyajikan komunikasi dua arah, memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan dan sebagai wadah karyaan untuk menyatakan pendapatnya 3. Papan pengumuman, yaitu salah satu media komunikasi kelompok
karyawan yang paling murah, paling diacuhkan, dan paling efektif seperti berita kesejahteraan masyarakat, pemberitahuan kelompok karyawan, kebijaksanaan perusahaan, pemberitahuan hari libur, serta informasi tentang penutupan
4. Pameran produk, yaitu pameran bahan baku dan produk akhir memberikan kesan kepada karyawan berkenaan dengan peranannya dalam menghasilkan produk tersebut
5. Laporan keuangan, yaitu untuk memberikan informasi kepada karyawan tentang keuangan perusahaan dan memperbaiki kesalahpahaman tentang pendapatan perusahaan
6. Iklan surat kabar perusahaan, yaitu iklan yang memberikan informasi kepada karyawan dan keluarganya tentang kegiatan perusahaan dengan biaya iklan yang relative murah serta mengontrol pesan dari pemasang iklannya.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi proses pembuatan media internal adalah :
1. Readers (pembaca)
Penting untuk diketahui bahwa sponsor dan redaksi jurnal internal harus secara pasti tahu siapa yang menjadi target/sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan kebanyakan. Pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan, dan pembaca yang telah mengenal serta memahami dengan saksama tentang penerbitan pers. Para teknisi tentu akan senang membaca tentang mereka sendiri dan teman sekerja, salesman sangat menghargai jurnal yang menginformasikan perusahaannya dan membantu untuk penjualannya.
2. Quantity (eksemplar/oplah)
Besar-kecilnya kuantitas penerbitan atau oplah juga akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya
3. Frequency (waktu terbit media)
Jurnal harus diterbitkan secara teratur ndan memiliki tanggal publikasi yang tetap. Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk menerbitkan sebuah jurnal internal dengan waktu edisi terbit harian, mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulanan, atau dengan waktu yang jarang tetapi tidak boleh ada celah yang terlalu besar karena akan menghilangkan pengertian dari keberkalaan atau kontinuitas terbit
4. Policy (kebijakan redaksi)
Dalam pembuatan jurnal internal kita menetapkan tujuan penerbitan. Apakah jurnal internal dibuat hanya memberikan informasi kepada pembaca tentang perusahaan/organisasi atau untuk membina hubungan baik antara top manajemen dengan karyawannya. Hal terpenting adalah jurnal internal yang diterbitkan harus sejalan dengan program PR secara menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu organisasi/perusahaan dalam memelihara dan meningkatkan citra positif
Nama dan logo jurnal internal termasuk dalam rancangan/desain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah nama itu harus mencerminkan kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan komunikatif
6. Proses pencetakan
Proses pencetakan bisa menggunakan letterpress, photogravure, atau
web offset. Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor sebagai
berikut : bentuk dan lebarnya jurnal internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan warna (banyak warna atau hitam putih, dan jumlah gambar/foto)
7. Style (format/gaya)
Hal-hal yang mempengaruhi penampilan/gaya jurnal internal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, keseimbangan berita, feature dan artikel
8. Free issue or cover price
Ada dua pendapat mengenai hal ini, apakah jurnal internal itu tidak dijual atau dinilai lebih tinggi atau dijual. Hal ini sepenuhnya bergantung pada nilai yang diberikan para pembaca pada jurnal tersebut
9. Distribution (sirkulasi)
Dalam mendistribusikan jurnal internal harus diperhitungkan aktualitas penerbitan. Penyampaian jurnal internal bias dikirim melalui kurir (ditangani sendiri), via pos, atau digabung dengan sirkulasi pers komersial
10. Advertisement (iklan)
Jurnal internal mampu menyerap iklan tergantung kepada karakteristik pembaca dan jumlah tiras yang dimiliki jurnal internal agar bias menarik bagi pemasang iklan. Pada jurnal internal dari beberapa perusahaan, para pegawai dipersilahkan memasang iklan kecil yang bersifat pribadi dan gratis. Ternyata cara hidup ini mapu meningkatkan minat baca terhadap jurnal yang bersangkutan. Kehadiran iklan juga dapat menghidupkan penampilan dari suatu jurnal internal.
(Soemirat, 2004:24-26)