Tahap 4 Menyiapkan dan melakukan rencana implementasi Pada Tahap ini terdiri dari dua fase kegiatan yakni:
5.3. BENTUK STRUKTUR DOKUMEN PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI UNTUK PERGURUAN TINGGI
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan peneliti terhadap keempat struktur dokumen perencanaan strategis SI/TI pada perguruan tinggi (lihat tabel 4.2). Peneliti membuat kesimpulan bahwa bentuk struktur dokumen perencanaan strategis SI/TI untuk perguruan tinggi memiliki 7 (tujuh) bagian, yaitu Pendahuluan, Visi dan Misi Pengembangan SI/TI, Evaluasi Kondisi SI/TI, Analisis portfolio aplikasi, Arsitektur Informasi, Rencana Pengembangan, Tata Kelola SI/TI.
Ketujuh bagian tersebut dihasilkan berdasarkan analisis yang bersifat saling melengkapi dari beberapa bentuk struktur dokumen perencanaan strategis SI/TI yang ada pada beberapa perguruan tinggi serta hasil dari pengamatan yang dilakukan oleh peneliti. Isi dari setiap bagian tersebut didapat berdasarkan analisis pada bab sebelumnya yang diperlihatkan pada tabel 4.2 serta ada beberapa isi yang merupakan usulan dari peneliti yaitu kajian keamanan SI/TI, prosedur dan aturan untuk pengelolaan SI/TI, dan rencana anggaran tiap strategi atau
95
pengembangan SI/TI dan SDM TI (lihat kotak tebal) di gambar 5.2. Bentuk Struktur Dokumen perencanaan strategis SI/TI dapat dilihat pada gambar 5.2
Bagian 1 Pendahuluan
Bagian 2 Visi dan Misi Pengembangan SI/TI Bagian 3 Evaluasi Kondisi SI/TI Bagian 4 Analisis Portfolio Aplikasi Bagian 5 Arsitektur Informasi Bagian 6 Rencana Pengembangan
(1) Latar Belakang (2) Penetapan visi
(3) Penetapan misi (4) Penetapan tujuan/sasaran (5) Penetapan struktur organisasi (7)Ruang lingkup Renstra SI/TI (9) Hasil analisis kondisi SI/TI (11) Kajian Aplikasi saat ini (13) Kajian Infrastruktur TI Masa depan (14) Evaluasi aplikasi yang digunakan (15) Aplikasi Portfolio masa depan (16) Kajian aplikasi masa depan (17)Kajian SDM TI (18) Kajian Arsitektur Informasi (19) Tren teknologi (21)Rancangan strategi SI/TI (22)Rancangan pengembangan SDM TI (b) Rencana Anggaran tiap strategi atau pengembangan SI/TI dan SDM TI
(c) Kajian keamanan SI/TI
Gambar 5.2 Bentuk Struktur Dokumen perencanaan strategis SI/TI pada Perguruan Tinggi
Bagian 7 Tata Kelola SI/TI
(a) Prosedur dan aturan untuk pengelolaan SI/TI
97
Keterangan mengenai Gambar 5.2 adalah sebagai berikut: Bagian I : Pendahuluan
(1) Latar Belakang
Pada sub bagian ini dijabarkan latar belakang dibuatnya perencanaan strategis SI/TI pada organisasi.
(4) Penetapan tujuan atau sasaran
Pada sub bagian ini dijelaskan tentang tujuan dibuatnya perencanaan strategis SI/TI dan poin-poin yang menjadi sasaran utama organisasi
Bagian 2 : Visi dan Misi Pengembangan SI/TI (2) Penetapan Visi
Pada sub bagian ini dijabarkan poin-poin penting yang menjadi Visi organisasi.
(3) Penetapan Misi
Pada sub bagian ini dijabarkan poin-poin penting yang menjadi Misi organisasi.
(5) Penetapan Struktur Organisasi
Pada sub bagian ini ditetapkan struktur organisasi bagi perguruan tinggi yang akan digunakan untuk merealisasikan Perencanaan Strategis SI/TI. Hal-hal mengenai tugas dan tanggung jawab bagi setiap bagian dalam struktur organisasi akan dijelaskan pada sub bagian ini.
(7) Ruang lingkup Perencanaan strategis SI/TI
Pada sub bagian ini dijelaskan batasan dari perencanaan strategis SI/TI di perguruan tinggi.
Bagian 3 : Evaluasi kondisi SI/TI (9) Hasil analisis kondisi SI/TI
Pada sub bagian ini dijelaskan terlebih dahulu kondisi SI/TI sekarang, kemudian dilakukan analisis kondisi SI/TI yang ada di perguruan tinggi dan hasil dari analisis tersebut secara umum.
(17) Kajian SDM TI
Pada sub bagian ini dijelaskan terlebih dahulu kondisi SDM TI di lingkungan perguruan tinggi, kemudian dilakukan analisis tentang SDM TI seperti keterampilan, kompetensi yang dimiliki serta kinerja yang dihasilkan dengan adanya TI.
Bagian 4 : Analisis Portfolio Aplikasi (11) Kajian aplikasi saat ini
Pada sub bagian ini dijelaskan tentang aplikasi yang digunakan oleh perguruan tinggi saat ini.
(14) Evaluasi aplikasi yang digunakan
Pada sub bagian ini dijelaskan tentang hasil evaluasi terhadap tiap aplikasi yang sedang digunakan oleh perguruan tinggi.
(19) Tren teknologi
Trend teknologi merupakan kajian terhadap trend dan perkembangan teknologi informasi. Termasuk di dalamnya yaitu kecenderungan dari perkembangan teknologi, isu penggunaan teknologi, maupun kondisi penerapan teknologi didalam organisasi khususnya yang dalam hal ini berupa maturity dari penerapan teknologi pada organisasi.
99
Bagian 5 : Arsitektur Informasi
(13) Kajian infrastruktur TI masa depan
Kajian infrastruktur TI masa depan merupakan kajian terhadap perkembangan jaringan, database dan teknologi lainnya.
(15) Aplikasi portfolio masa depan
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai rencana aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi di masa depan.
(16) Kajian aplikasi masa depan
Kajian aplikasi masa depan merupakan kajian terhadap aplikasi-aplikasi apa saja yang kemungkinan akan digunakan di masa depan, kemudian perangkat lunak apa saja yang kemungkinan akan digunakan di masa depan. Kajian ini dilakukan dengan melihat perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi.
(18) Kajian arsitektur informasi
Kajian arsitektur informasi merupakan kajian yang dilakukan untuk memetakan atau membuat rencana kebutuhan informasi dalam suatu organisasi. Kajian ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuannya agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan bisnis strategis organisasi.
(c) Kajian keamanan SI/TI
Kajian keamanan SI/TI merupakan kajian terhadap faktor-faktor apa saja yang mengganggu keamanan dalam proses penggunaan SI/TI sehingga
dapat dilakukan tindakan atau dibuat kebijakan untuk menjamin keamanan SI/TI.
Bagian 6 : Rencana Pengembangan (21) Rancangan strategi SI/TI
Pada sub bagian ini dibuat rancangan rencana pengembangan SI/TI, rencana strategis ini berupa program atau kegiatan yang akan dilakukan untuk mengembangkan SI/TI di masa depan.
(22) Rancangan Pengembangan SDM TI
Pada sub bagian ini dibuat rancangan rencana pengembangan SDM TI, rencana strategis ini berupa program atau kegiatan yang akan dilakukan untuk menambah keterampilan SDM dalam hal TI di masa depan.
(b) Rencana anggaran tiap strategi atau pengembangan SI/TI dan SDM TI Pada sub bagian ini dibuat rancangan rencana anggaran tiap strategi atau rencana pengembangan SI/TI dan SDM TI. Rencana anggaran ini dibuat detail per kegiatan yang dirancang di point (a) dan (b)
Bagian 7 : Tata kelola SI/TI
(a) Prosedur dan aturan untuk pengelolaan SI/TI
Pada sub bagian ini dibuat dibuat prosedur dan aturan untuk pengelolaan SI/TI. Setelah perencanaan SI/TI dibutuhkan tata kelola TI yang mengatur proses-proses pembangunan, implementasi dan evaluasi SI/TI. Tata kelola TI ini dibutuhkan unuk menjamin pencapaian kesesuaian antara strategi SI/TI dengan strategi bisnis. Tata kelola ini memberikan jaminan dengan mengatur implementasi perencanaan strategis SI/TI ke dalam operasional organisasi secara berkesinambungan.