Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan tata kearsipan, yaitu:
1. Penerimaan dan pencatatan arsip 2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip
4. Penyusutan dan Pemusnahan arsip
5. Fasilitas arsip 6. Pegawai kearsipan
1. Penerimaan dan pencatatan arsip
Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:26-28) agar supaya surat-surat yang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang, hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain untuk menyerahkan surat-surat pada loket. Dalam hal penerimaan surat-surat masuk, petugas penerima surat-surat harus mengumpulkan dan menghitung surat-surat yang masuk serta meneliti ketepatan tujuan dari surat tersebut.
Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir surat-surat ke dalam surat-surat pribadi dan surat-surat dinas, memisahkan surat-surat pribadi untuk
commit to user
pimpinan, sekretaris atau pegawai lainnya, membagi surat dinas menjadi 3 golongan yaitu dinas rutin, penting atau rahasia. Setelah itu membuka sampul (amplop) dan mengeluarkan surat dari dalam sampul.
Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda atau ciri-cirinya. Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan sampulnya. Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan wewenangnya. Membaca surat disamping untuk mengetahui isinya juga untuk menentukan mana surat yang penting dan mana surat yang biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat-surat mana yang perlu disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-surat mana yang dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau unit-unit pengolah yang dimaksud oleh surat.
Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya adalah pencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat disesuaikan dengan sifat surat yaitu apakah termasuk surat penting, surat biasa atau surat rahasia. Sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutin biasa dan surat rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar.
Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada yang berhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan pokok masalah yang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar disposisi
(routing slip). Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan
memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruktur (untuk bawahan) atau informasi (untuk pimpinan sederajad).
2. Penyimpanan arsip a. Asas Penyimpanan Arsip
Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi tentunya berbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel).
Ada tiga macam asas menurut Ig Wursanto yang dapat dipergunakan dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas sentralisasi adalah penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi, penyimpanan warkat dari setiap unit yang ada di dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.
Keuntungan dari asas sentralisasi adalah:
a) Tanggung jawab penyimpanan warkat ada dipusat
(dipusatkan) sehingga penyelenggaraan penyimpanan warkat lebih efektif Penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan lebih mudah
Karena mereka itu terdiri dari tenaga-tenaga yang ahli atau paling tidak mereka itu mengerti tentang seluk beluk pengelolaan warkat, maka mereka akan lebih mudah mengembangkan kemampuan, kecakapan dan keahlian mereka dalam bekerja.
Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah, lebih efisien dengaan prosedur pengawasan yang sederhana
Karena dalam asas sentralisasi itu hanya dikenal saluran tunggal, maka kekeliruan-kekeliruan dalam penyelenggaran warkat dapat dicegah sekecil dan sedini mungkin
Dapat diperoleh berbagai penghematan dalam masalah biaya, perlengkapan, peralatan, ruang dan pegawai
Kelemahan dari asas sentralisasi adalah:
a) Apabila masing-masing unit atau satuan kerja sewaktu-waktu
membutuhkan warkat, tidak dapat segera dipenuhi karena berbagai hal b) Dalam menentukan warkat penting atau tidak penting antara pusat dengan
masing-masing unit satuan kerja kemungkinan berbeda, padahal pusat cenderung untuk menyingkirkan warkat-warkat yang dianggap tidak penting dan tidak dipergunakan oleh semua unit satuan kerja.
2) Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini addalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
Keuntungan dari asas desentralisasi adalah:
a) Tiap-tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam melaksanakan sistem penyimpanan warkat
b) Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah menyesuaikan sistem atau metode kearsipan yang akan dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unit satuan kerja masing-masing
c) Lebih menghemat waktu karena tidak telalu banyak prosedur
d) Penyingkiran dan penyusutan warkat dapat dilakukan dengan tepat karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang mengadakan penyusutan.
commit to user Kelemahan asas desentralisasi adalah:
a) Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan penyimpanan
warkat
b) Tidak menghemat biaya
c) Kekembaran dalam penyimpanan warkat akan sering terjadi karena setiap
unit satuan kerjaa cenderng memerlukan dan menyimpan warkat yang sama dalam bentuk salinan atau fotocopy.
3) Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan
penyimpaanan warkatnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri: sedangkan penyimpanan warkat untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. (1991:171-174)
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Hal yang penting dalam penyimpanan arsip adalah dapat
menemukannya dengan mudah dan cepat bila dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:87-88), yaitu:
Penyimpan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuaan kembali dengan mudah dan cepat apabila diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi belum tentu sama dengan organisassi yang lain. Hal ini karena :
Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda-beda Volume pekerjaan tidak sama
Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan
Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama (Ig.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud agar:
1) Jangan sampai kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
2) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit dimengerti.
3) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.
4) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbukan
pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya, atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan.
5) Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetap ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.
Sistem penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:49-204) adalah:
1) Sistem Abjad ( Alphabetic filing system )
Adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan ini berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi atau kantor yang didalamnya termuat nama-nama, seperti nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutan susunan abjad.
Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan dan ketentuan yang berlaku bagi masing-masing nama.
2) Sistem Subjek ( Subject filing system )
Merupakan tatacara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri.
3) Sistem Nomor ( Numeric filing system)
Adalah tatacara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam sistem filing nomor setiap
commit to user
surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpananya dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan itu. Semua arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri.
4) Sistem Ilmu Bumi ( Geograpic filing system)
Adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing sistem wilayah harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau daerahnya. Susunan itu dapat berupa satuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan.
5) Sistem Kronologis ( Chronological filing system )
Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan ururtan tanggal yang tercantum dalam surat.
Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan : a) Waktu surat itu ditandatangani;
b) Mulai berlakunya surat tersebut; c) Saat dikeluarkannya surat tersebut;
d) Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari berlangsungnya peristiwa atau ditulisnya suatu surat.
c. Proses Penyimpanan Arsip
Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Memisah-misahkan (segregating) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks, yang tealh ditentukan.
2) Meneliti (examining arsip)
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetaahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. Arsip-arsip yang belum diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
3) Memadukan (assembling) arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susuna kronologis tanggal surat.
4) Mengklasifikasi (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada serta mengelompokkan arsip atas dasar
persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek) beserta kodeenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
5) Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a) Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.
b) Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
c) Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks).
d) Membubuhkan caption utama berikut kode masalah (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan.
6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption kedua dicantumkan pada tunjuk silang.
7) Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan; misalnya sistem abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan lain sebagainya.
8) Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau
folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filing dan penempatanmnya dalam penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu. (Ig. Wursanto,1995:16-18)
3. Pemeliharaan Arsip
Menurut Ig. Wursanto (1991:220), yang dimaksud dengan
pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
commit to user
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip.
b.Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersiha ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
c.Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemari arsip.
4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya memiliki nilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi para pegawai maupun pimpinan organisasi itu sendiri; karena arsip-arsip itu tersebut membutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi baik untuk masa sekarang atau masa yang akan datang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip.
Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek
pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
a. Memindahan arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan dalam lingkungan organisasi masing-masing;
b.Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c. Menyerahkan arsip-arsip statis ke Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. (Ig. Wursanto, 1995:208)
Pemusnahan atau disporal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna.( Ig. Wursanto,1995:207)
Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan arsip: 1) Pencacahan
Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu memusnahkan arsip dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
2) Pembakaran
Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena dianggap paling aman, walaupun terkadang arsip yang dibakar terlempar dari api
pembakaran sehingga mungkin saja ada arsip rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat ini metode ini dianggap kurang bersahabat dengan
lingkungan.
3) Pemusnahan kimiawi
Metode ini menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4) Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan: walaupun kurang begitu populer di Indonesia. Arsip yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. (dikutip Badri Munir Sukoco,2007:105-106)
commit to user 5. Fasilitas Kearsipan
a. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Pada dasarnya alat-alat dan perlengkapan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 6 macam sebagai berikut: 1) Perlengkapan alat-alat tulis, antara lain :
- Pensil - Pena - Tinta - Pulpen - Bolpen - Kertas
- Buku tulis, dan sebagainya
2) Perlengkapan selain alat-alat tulis, antara lain :
- Map (stofmap)
- Map jepitan (snelhecchter) - Folder
- Odner (briefordner) - Penggaris
- Dossier dan sebagainya
3) Alat-alat Bantu khususnya dipergunakan dalam penyimpanan, antara lain : - Kartu penunjuk ( file guide)
- Kartu indeks - Daftar indeks
- Lembar atau kartu tunjuk silang - Kartu pinjam arsip
- Lembar pengantar
- Lembar disposisi dan sebagainya
4) Tempat menyimpan arsip, antara lain : a. Kotak arsip
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user 19 c. Tancapan surat d. Berkas surat e. Rak arsip f. Rotary filling g. Card indeks h. Visible books i. Filling cabinet
5) Perlengkapan perabot kantor, antara lain : a. Meja
b. Kursi c. Almari 6) Mesin-mesin kantor
Yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis, antara lain :
a. Mesin ketik (mesin ketik manual, mesin ketik elektris dan mesin ketik elektronis)
b. Mesin fotokopi c. Mesin stensil d. Sprit duplicator e. Mesin microfilm f. Mesin microfilm reader g. Mesin microfilm printer h. Mesin microfilm reader-printer
i. Mesin penghancur dokumen
j. Computer k. Penjepit kertas l. Pelubang kertas
m. Nomorator dan sebagainya
commit to user b. Ruang Kearsipan
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis kerusakan. Dalam pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto (1991:220) dapat dilakukan dengan:
1) Ruangan penyimpanan jangan terlalu lembab.
2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari
3) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api dan air. 5) Dalam hal tertentu periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan
adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
6) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama, serangan perusak atau pemakan kertas arsip.
7) Lokasi ruangan atau gedung penyimpanan yang bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
8) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lainnya.
9) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.
Pengaturan udara ruang arsip yang baik adalah menggunakan AC yang dihidupkan selama 24 jam secara terus menerus. Temperatur ruangan arsip yang deal adalah 50%-65%.
6. Pegawai Kearsipan
Meskipun sistem penyimpanan arsip tepat, fasilitas dan ruangan memadai dan memenuhi syarat tetapi pelaksanaan tata kearsipan tidak dapat berjalan baik jika tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainnya yang harus dipenuhi.
The liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user 21 a. Ketelitian b. Kecerdasan c. Kecekatan
d. Kerapian ( dikutip Ig. Wursanto,1995:39 )
Selain pendapat diatas juga ada pendapat lainnya yaitu Littlefield dan Peterson sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie, mengemukakan enam syarat bagi pegawai kearsipan, yaitu :
a. Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal.
b. Memahami alfabet yang baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang tercantum pada warkat-warkat.
c. Memiliki sifat kecermatan.
d. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil. e. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi
f. Memiliki pertimbangan yang baik. ( dikutip Ig Wursanto,1995:41)
Syarat lain yang belum disebutkan adalah keahlian, sebaiknya pegawai kearsipan mempunyai keahlian paling tidak mempunyai pengetahuan tentang kearsipan.
Pegawai kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak berhubungan dengan pihak-pihak lain. Untuk memberikan pelayanan yang baik, pegawai kearsipan dituntut mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku sopan santun, ramah, sabar dan tidak bersifat emosional.