Langkah 7. Mengawasi dan mengendalikan sistem operasional
2.2 Teori-Teori Khusus .1 Persediaan
2.2.1.2 Biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan
Menurut Hani Handoko (2000:336), ada beberapa biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan antara lain :
1. Biaya penyimpanan
Biaya penyimpanan (holding costs / carrying cost) terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan biaya-biaya penyimpanan per periode akan semakin banyak apabila kuantitas bahan baku yang di pesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi.
1. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pemanas, atau pendingin).
2. Biaya modal. 3. Biaya keusangan
4. Biaya perhitungan fisik dan konsiliasi laporan 5. Biaya asuransi
6. Biaya pajak persediaan
7. Biaya pencurian, pengrusakan, dan perampokan 8. Biaya penanganan persediaan
2. Biaya pemesanan
Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan.
Biaya pemesanan secara terperinci meliputi : 1. Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi 2. Upah
3. Biaya telepon
4. Pengeluaran surat menyurat 5. Biaya pengepakan
6. Biaya pemeriksaan
3. Biaya penyiapan
Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri”dalam pabrik” perusahaan. Perusahaan menghadapi biaya penyiapan (setup costs) untuk memproduksi komponen tertentu.
Biaya-biaya ini terdiri dari : 1. Biaya mesin menganggur
2. Biaya persiapan tenaga kerja langsung 3. Biaya scheduling
4. Biaya ekspedisi
4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan
Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan (shortage costs) adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan.
Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan adalah sebagai berikut : 1. Kehilangan penjualan
2. Kehilangan pelanggan 3. Biaya pemesanan khusus 4. Biaya ekspedisi
5. Selisih harga
6. Terganggunya operasi
2.2.1.3 Fungsi Persediaan
Menurut Sofjan Assauri (1999:230), fungsi persediaan yang efektif adalah:
1. Memperoleh bahan-bahan
Yaitu menetapkan prosedur untuk memperoleh suplai yang cukup dari bahan-bahan yang dibutuhkan baik kuantitas maupun kualitas.
2. Menyimpan dan memelihara bahan-bahan dalam persediaan Yaitu mengadakan suatu system penyimpanan untuk memelihara dan melindungi bahan-bahan yang telah dimasukkan ke dalam persediaan.
3. Pengeluaran bahan-bahan
Yaitu menetapkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan penyampaian bahan-bahan dengan tepat pada saat serta tempat dimana dibutuhkan.
4. Meminimalisasi investasi dalam bentuk bahan atau barang (mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimum setiap waktu). 2.2.2 Penjualan
Menurut Mulyadi ( 2001 , p202 ), kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam sistem penjulan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
Menurut Mulyadi(2001,p226), Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah :
1. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
2. Fungsi penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
Menurut Mulyadi(2001,p234), jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pembuatan memo kredit
Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk pencatatan pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.
2. Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dari memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan retur penjualan
Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam prosedur ini pula berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.
Menurut Mulyadi ( 2001 , p204 ), fungsi yang terkait pada penjualan secara kredit adalah :
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang nama barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.
3. Fungsi gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar suatu order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan / pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.
5. Fungsi penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat
laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
Menurut Mulyadi ( 2001 , p219 ), sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem penjualan kredit adalah :
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
b. Prosedur persetujuan kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
c. Prosedur pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
d. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
e. Prosedur pencatatan puitang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur distribusi penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.