AM 3.8 Kehilangan Dan Hapus Kira Ikan
7. Carta Aliran Dan Proses Kerja Hapus Kira
Carta aliran dan proses kerja hapus kira adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8
M.S. 9/21
Jadual 1
CARTA ALIRAN HAPUS KIRA KEHILANGAN IKAN
Melaporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan.
Membuat laporan Polis dalam tempoh 24 jam.
Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal KEW.AI-27 dan mengemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.
Pegawai Pengawal melantik
Jawatankuasa Penyiasat KEW.AI-29 dan mengemukakan
kepada Urus Setia.
Urus Setia menyemak KEW.AI-29.
Tidak
Lengkap?
Ya
Urus Setia mengemukakan Laporan Akhir kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor.
Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8 Perbendaharaan Malaysia bagi hapus kira kehilangan yang
Maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal.
Kementerian/ Jabatan laksana keputusan.
Kementerian/ Jabatan sediakan Sijil Hapus Kira KEW.AI-30 dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus.
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8
M.S. 11/21
Jadual 2
PROSES KERJA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA IKAN
BIL PROSES KERJA 1. Melaporkan kehilangan dengan
serta-merta kepada Ketua Jabatan
Pegawai bertanggungjawab
2. Melaporkan kehilangan kepada Polis dengan seberapa segera, tidak lewat 24 jam dari masa kehilangan diketahui jika ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan itu
Ketua Jabatan/ Pegawai yang bertanggungjawab/ mengemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan melalui Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
Ketua Jabatan
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.AI-27 dan Laporan Polis ( jika perlu).
4. Melantik Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh KEW.AI-27 ditandatangani menggunakan borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Ikan Kerajaan
Pegawai Pengawal
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.AI-28
5. Menjalankan siasatan Jawatankuasa Penyiasat KEW.AI-27, Laporan Polis (jika ada) Tatacara Pengurusan Aset Hidup/
Arahan Keselamatan Kerajaan
6. Menyediakan Laporan Akhir dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan dan mengemukakan kepada Urus Setia
M.S. 12/21 8. Jika Laporan Akhir lengkap terus ke
proses 9
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.AI-27 dan KEW.AI-29 Dokumen-dokumen lain lengkap kepada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan ulasan dan syor
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.AI-29
10. Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir
Pegawai Pengawal KEW.AI-29 11. Setelah berpuas hati dengan hasil
siasatan terus ke proses 12.
Pegawai Pengawal KEW.AI-29 11(a) Jika tidak berpuas hati, kembalikan
12. Pegawai Pengawal hendaklah:- Memberikan ulasan dan syor
(b) Meluluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus.
Pegawai Pengawal KEW.AI-29 P.U.(B)
13. Mengemukakan ke Perbendaharaan Malaysia:
Berdasarkan Kuasa Melulus.
Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira.
KEW.AI-27, KEW.AI-29, Laporan Polis (jika ada), KEW.AI-3 dan gambar lokasi kejadian jika perlu.
14. Perbendaharaan Malaysia membuat pertimbangan dan keputusan.
Perbendaharaan Malaysia KEW.AI-27, KEW.AI-28, Laporan Polis (jika perlu), KEW.AI-3 dan gambar lokasi kejadian (jika perlu)
15. Jika mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan Malaysia terus ke proses 16.
Kementerian/Jabatan Surat Kelulusan
15(a) Jika Perbendaharaan Malaysia memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal.
Perbendaharaan Malaysia/
Pegawai Pengawal
Surat mohon penjelasan
16. Perbendaharaan Malaysia memaklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal.
Perbendaharaan Malaysia Surat Kelulusan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8
M.S. 13/21
17. Kementerian/ Jabatan
melaksanakan keputusan dengan tindakan berikut:-
Catatkan/ kemas kini kelulusan hapus kira pada daftar/ senarai aset yang berkaitan;
Sediakan Sijil Hapus Kira; dan Syor surcaj jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
Kementerian/Jabatan KEW.AI-3 KEW.AI-5 KEW.AI-6 KEW.AI-30
18. Kementerian/ Jabatan hendaklah:- Mengemukakan Sijil Hapus Kira kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada) dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
Menyediakan Laporan Hapus Kira Ikan
Kementerian/ Jabatan Urus Setia Kehilangan Hapus Kira
KEW.AI-30 KEW.AI-31
M.S. 14/21
LAMPIRAN
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8 Lampiran A
M.S. 15/21
KEW.AI-27
LAPORAN AWAL KEHILANGAN IKAN
Nyatakan:-
1. Keterangan Induk Ikan yang hilang.
(a) Kategori (b) Sub-Kategori (c) Jenis
(d) Baka (e) Kuantiti
(f) Tarikh Perolehan (g) Nilai Semasa
2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.
3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.
4. Cara bagaimana kehilangan berlaku.
5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menjaga Induk Ikan yang hilang.
6. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.
7. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.
8. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis (jika ada).
9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.
10. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
11. Catatan.
……….……….
Tandatangan Ketua Jabatan
Nama :
Jawatan : Tarikh : Cap Jabatan :
M.S. 16/21
KEW.AI-28 No. Rujukan Fail:
Tarikh:
Kepada:
………
………
(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN IKAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan/ puan sebagai Pengerusi/
Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan ………
(nama Induk Ikan) di .……… (Jabatan/Pusat/Stesen) mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal
………...)
2. Tuan/ Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW.AI-29) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ………..(tarikh).
Tandatangan : ………...
Nama Pegawai Pengawal : ………..
Kementerian/ Jabatan : ………..
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8 Lampiran C
M.S. 17/21
KEW.AI-29 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN IKAN
Nyatakan:-
1. Keterangan Induk Ikan yang hilang:- (a) Kategori
(b) Sub-Kategori (c) Jenis/ Spesis (d) Baka
(e) Kuantiti
(f) Tarikh Perolehan (g) Nilai Semasa 2. Perihal Kehilangan:-
(a) Tarikh diketahui
(b) Tarikh sebenar berlaku (c) Tempat kejadian
(d) Bagaimana kehilangan diketahui (e) Bagaimana kehilangan berlaku
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.
4. (a) Nama pegawai yang:-
(i) Secara langsung menjaga Induk Ikan tersebut.
(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia.
(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.
(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:- (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan.
(ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas).
(iii) Taraf Jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/ sementara/
kontrak).
(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman.
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan.
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) (vii) Maklumat lain, jika ada.
5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Hidup Ikan Kerajaan (TPI), Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada, nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
M.S. 18/21
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
7. Rumusan Siasatan.
...
...
8. Nyatakan sama ada surcaj patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.
(a) Syor surcaj :...
Justifikasi :...
Nama dan Jawatan Pegawai :...
atau;
(b) Syor Tanpa surcaj :...
Justifikasi :...
Nama dan Jawatan Pegawai :...
Tandatangan : ……….(Pengerusi)
Nama : ………..
Jawatan : ………..
Tarikh : ………..
Tandatangan : ……….(Ahli)
Nama : ………..
Jawatan : ………..
Tarikh : ………..
Tandatangan : ……….(Ahli)
Nama : ………..
Jawatan : ………..
Tarikh : ………..
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8 Lampiran C
M.S. 19/21
9. Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal:- Ulasan :...
Syor:...
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
Cap Kementerian/Jabatan:
M.S. 20/21
KEW.AI-30
SIJIL HAPUS KIRA IKAN
Merujuk kelulusan Bil ……… bertarikh ………. Induk Ikan berikut telah dihapus kira dan Daftar Induk Ikan berkenaan telah dikemaskini.
Bil Jenis Induk Ikan Kuantiti
Tandatangan Ketua Jabatan : ………..
Nama : ………..
Jawatan : ………..
Tarikh : ...
Cap Kementerian/Jabatan:
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia AM 3.8 Lampiran E
M.S. 21/21
KEW.AI-31 LAPORAN HAPUS KIRA IKAN
BAGI TAHUN …………..
Nota: Semua kehilangan Induk Ikan bagi tahun semasa hendaklah dinyatakan pada laporan ini. Jika Induk Ikan tersebut hanya dihapus kira, nyatakan amaun hapus kira iaitu nilai perolehan asal Induk Ikan tersebut di ruang yang disediakan.
KEMENTERIAN/
JABATAN
TINDAKAN HAPUS KIRA TINDAKAN SURCAJ TINDAKAN
TATATERTIB
KUANTITI IKAN
NILAI PEROLEHAN
ASAL (RM)
NILAI SEMASA
(RM)
JUMLAH BILANGAN
KES
NILAI SURCAJ
(RM)
JUMLAH BILANGAN KES
JUMLAH KESELURUHAN