II. LANDASAN TEORI
2. Ciri-ciri Pokok Sistem Internal Control. 14
Suatu sistem internal control yang memuaskan ha
rus mencakup ciri-ciri khas seperti .di bawah ini :
- Suatu struktur organisasi yang memisahkan tang gung jawab fungsional secara tepat.
- Suatu sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang cukup yang berguna untuk mengadakan pengawasan akuntansi yang layak terhadap aktiva, utang-utang, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya.
- Praktek-praktek yang sehat (sound) harus digunakan dalam melaksanakan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap departemen dalam organisasi itu, dan
- Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai de - ngan tanggung jawabnya. 5
Ciri-ciri pokok diatas masing-masing sangat penting dan
merupakan dasar bagi suatu sistem internal control yang
baik, sehingga kelemahan-kelemahan/kekurangan-kekurangan
yang ada pada salah satu diantaranya biasanya akan meng
hambat sistem itu bekerja dengan baik.
Misalnya, dalam hal sistem wewenang dan prosedur penca -
catan, tidak adanya suatu sistem pemberian wewenang dan
prosedur pencatatan untuk pengawasan akuntansi yang da -
pat dianggap cukup efektif tanpa adanya pegawai yang mam
pu melaksanakan berbagai prosedur yang telah ditetapkan
agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Dalam
membicarakan masing-masing ciri-ciri pokok diatas hendak
nya tetap diingat tentang saling hubungan antara satu de
ngan yang lain. Untuk lebih jelasnya masing-masing akan
dijelaskan sebagai berikut :
a. Struktur organisasi.
Dewasa ini perkembangan dunia usaha sedemikian pe
satnya sehingga persoalan-persoalan didalam per -
usahaan akan semakin kompleks. Dalam banyak hal
pimpinan tidak dapat lagi melakukan pengawasan se
cara pribadi terhadap jalannya operasi perusahaan.
Dalam keadaan demikian ini maka pembentukan suatu
struktur organisasi yang tepat adalah sangat pen
ting sekali. Struktur organisasi yang tepat itu
akan berbeda-beda antara perusahaan yang satu de
ngan yang lain. Hal ini tergantung pada jenis
perusahaan, luas perusahaan, banyaknya cabang - ca
bang perusahaan, dan lain-lain.
Meskipun demikian, pada umumnya suatu organisasi
yang memuaskan haruslah sederhana dalam arti bah
wa suatu kesederhanaan demikian ini adalah mengun
tungkan jika ditinjau dari sudut pandangan ekono
mi, dan struktur organisasi haruslah fleksibel da
mengganggu susunan organisasi yang ada secara ber
arti. Selain itu juga hendaknya organisasi terse
but menunjukkan secara tegas batas-batas wewenang
dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam or
ganisasi perusahaan.
Jadi struktur organisasi yang memisahkan tanggung
jawab fungsional secara tepat merupakan salah sa
tu unsur internal control yang memuaskan. Tetapi
apabila ditinjau dari segi efisiensi, kemungkinan
ada keterbatasan terhadap pemisahan fungsi terse
but karena keterbatasannya jumlah karyawan yang
menanganinya.
Untuk itu perlu diperhatikan dalam hal pembagian
pekerjaan hendaknya ada pemisahan fungsi antara -
mereka yang mempunyai inisiatif atau mengotorisir
transaksi, dengan mereka yang melaksanakan tran -
saksi, dan juga mereka yang bertanggung jawab atas
aktiva, utang, biaya atau pendapatan sebagai ha -
sil dari transaksi.
Dengan demikian diharapkan dapat mencegah terjadi
nya kecurangan-kecurangan didalam perusahaan dan
sekaligus akan dapatlah saling mencek pekerjaan
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan.
Suatu sistem wewenang dan prosedur pencatatan da
lam suatu perusahaan merupakan alat bagi manaje-
men untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi
dan transaksi-transaksi yang terjadi, dan juga
untuk mengklasifikasikan data didalam struktur
rekening-rekening yang formal yang biasanya dise
but dengan Daftar Susunan Rekening (Chart of Ac
counts ).
Alat-alat yang dipergunakan untuk pengawasan ter
hadap operasi dan transaksi adalah berupa catat
an-catatan yang asli, catatan-catatan dan formu
lir-formulir yang telah dirancang dengan tepat,
perencanaan arus yang logis dalam melaksanakan -
pencatatan dan prosedur pengesahan diantara ba -
gian-bagian dalam organisasi.
Dan agar prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan
dapat dipahami oleh semua orang yang terlibat da
lam organisasi perusahaan, maka disusun suatu pe
doman prosedur yang memuat bentuk-bentuk formu -
lir, petunjuk-petunjuk yang berhubungan dengan
arus pencatatan dan prosedur pengesahan.
Berikut ini akan diuraikan mengenai formulir :
Formulir adalah berupa suatu blangko yang diguna
Dan formulir yang dapat dipakai dalam suatu per
usahaan mempunyai peranan/kegunaan yang . menurut
Cecil Gillespie dalam bukunya : "Accounting Sys -
terns Procedures and Methods” disebutkan sebagai
berikut ;
1. To determine the results of operations. This function involves : (a) what in sys tems work is known as distribution (meaning abstracting quantity and dollar informa - tion from business papers) and (b) the pro duction of reports for the management.
2. To keep track of assets and liabilities of the business.
This function involves keeping accounts of various kinds : cash, accounts with cuto - mers, accounts with creditors, accounts foi*
equipment, accounts with proprietors, and so forth.
3. To get things done : to purpose materials or goods for resale, to instruct the fac - tory to produce, to instruct the warehouse employees to fill orders and the shipping
clerks to ship them, and so forth.
In this connection, the various order pro cedures in a business come to mind.
4. To facilitate planning of business activi ties, follow-up of performance, and adjust ment of plans. Thus, (a) production plan ning and production order procedures are operated to tell the factory what to pro - duce and when to produce it, (b) actual production is compared with planned produc tion and (c) adjusted production schedules are made in the light of current and expec ted factory performance, inventories, un - filled customer’s order, and expected sa - les. 6
/>
Cecil Gillespie, Accounting Systems : Procedures and tie - thods, Prentice Hall of India, New Delhi, 1982, hal. 1.
Menurut Drs. Zaki Baridwan,Ak dalam bukunya yang
berjudui : "Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur
dan Metode", kegunaan/peranan formulir disebutkan
sebagai berikut :
a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan - laporan untuk pimpinan.
b. Untuk menjaga aktiva-aktiva dan h u t a n g - h u tang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo-saldo masing-masing rekening.
c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pe - kerj aan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan Surat Perintah Pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan Su - rat Permintaan Pembelian agar dibelikan ba rang-barang yang dibutuhkaa.
d. Untuk memudahkan penyusunan rencana-renca- na kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi, kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap - rencana tadi. 7
Dengan demikian dapatlah dikatakan bahwa formulir
sangat berperanan dalam suatu sistem akuntansi,
dan formulir akan dipergunakan oleh berbagai ba
-gian dalam perusahaan sesuai dengan masing-masing
n
Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan - Metode, Edisi Kedua, Cetakan Ketiga, Bagian Penerbit Akademi Akun- tansi YKFN Yogyakarta, 1981, hal. 4.
prosedur yang telah ditetapkan. Untuk itu hen -
daknya formulir direncanakan dengan sebaik - baik
nya. Apabila formulir itu dipakai sebagai bukti
suatu transaksi, biasanya akan dibuat dengan tem
busan-tembusan.
Berapa banyaknya tembusan yang harus dibuat akan
berbeda-beda sesuai dengan ke'gunaan dan kebutuh-
an. Untuk membuat formulir, ada 4(empat) prin -
sip dasar yang dikemukakan yaitu :
1. Bilamana sesuatu harus dicatat dalam sua tu formulir karena suatu keharusan, seper ti pesanan-pesanan, permintaan-permintaan, catatan-catatan, faktur dan sebagainya. 2. Jika suatu informasi harus dicatat ber -
ulangkali, maka penggunaan formulir mengu rangi waktu yang dibutuhkan untuk menulis informasi itu.
3. Suatu formulir harus digunakan, jika per lu memiliki semua informasi pada formulir itu ditempat yang sama, oleh karena infor masi itu memungkinkan suatu pengecekan yang segera terhadap kelengkapan dari ca tat an.
4. Suatu formulir harus digunakan untuk mene tapkan tanggung jawab. §
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan da -
lam merencanakan formulir, hal-hal tersebut oleh
Drs. Zaki Baridwan,Ak dalam bukunya Sistem Akun
Soemita, Sistem-Sistem Akunting (Accounting Systems) I, Penerbit Sinar Baru, Bandung, 1981,h a l .102.
tansi disebutkan sebagai berikut :
1. Formulir yang direncanakan harus berisi se mua informasi yang dibutuhkan, untuk kolom kolom yang akan diisi dengan angka, harus dipastikan bahwa kolom-kolom itu cukup le bar sehingga akan cukup untuk menampung angka-angka tersebut.
Kata-kata yang selalu dituliskan dalam for mulir sebaiknya dicetak sehingga tidak per
lu menulis berulang-ulang;
2. Formulir-formulir yang dibuat dengan mema kai tembusan, sebaiknya warnanya dibeda-be dakan dan pada masing-masing tembusan dice tak nama bagian yang akan diberi tembusan. 3. Sedapat mungkin semua formulir-formulir di
beri nomor urut yang dicetak, hal ini da - pat berguna sebagai alat pengawasan.
4. Perlu ditentukan jumlah penggunaanformulir dalam satu periode agar penyediaannya da pat direncanakan dan tidak sampai kehabis- an. 9
Dalam hubungannya dengan internal control, formu
lir juga harus memuat data adanya otorisasi yang
memadai, misalnya penggunaan dengan tanda tangan
yang harus dibubuhkan oleh pejabat yang bertang -
gung jawab/yang mempunyai wewenang untuk itu.
c. Praktek-pralctelc yang sehat.
Yang dimaksud dengan praktek-praktek yang sehat
ini adalah setiap pegawai perusahaan didalam me -
laksanakan tugasnya selalu sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Praktek-praktek yang sehat ini berlaku untuk se
luruh prosedur yang ada. Prosedur-prosedur yang
dianut harus memuat langkah-langkah yang diperlu
kan untuk memberi persetujuan atas transaksi
transaksi, pencatatan dan penyelenggaraan penyim
panan aktiva.
Hal ini biasanya dicapai dengan jalan pembagian
tugas dan tanggung jawab sehingga tidak ada se -
orang petugaspun yang dapat melakukan semua ta
hap transaksi secara lengkap dalam suatu perusa
haan, dan bila struktur organisasi dan prosedur
yang disusun perusahaan sudah dapat memisahkan -
antara tugas dan wewenang masing-masing bagian
secara jelas, maka pekerjaan suatu bagian akan -
langsung dicek oleh bagian yang lain. Sehingga
kemungkinan dapat ditemukannya kesalahan-kesalah
an/kecurangan-kecurangan dengan segera.
Jadi praktek-praktek yang sehat yang diikuti da
lam pelaksanaan tugas setiap bagian dalam organi
sasi perusahaan akan besar pengaruhnya terhadap
efektifitas internal control dan efisiensi usaha.
d. Pegawai yang cukup cakap.
Suatu sistem internal control yang dapat berfung
rencana organisasi yang efektif, prosedur-prose -
dur dan praktek-praktek yang cukup baik saja , akan
tetapi juga tergantung pada pemilihan pegawai-pe-
gawai dengan kecakapan dan pengalaman yang diper
lukan untuk menjalankan prosedur-prosedur yang te
lah ditetapkan. Selain itu perlu diperhatikan
tingkat kejujurannya. Walaupun pelaksananya ahli
akan tetapi tidak jujur, maka tujuan internal control ti
dak dapat tercapai. Cleh sebab itu dalam memilih
pegawai perusahaan hendaknya memperhatikan -
kedua syarat tersebut yaitu ahli dalam pekerjaan
dan jujur dalam bertugas.
Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapan-
nya memenuhi syarat yang diperlukan untuk menja -
bat suatu fungsi tertentu dalam suatu perusahaan,
perlu dilakukan seleksi sejak awal penerimaan pe
gawai baru, selanjutnya diadakan latihan - latihan
apabila pegawai sudah diterima bekerja dalam per
usahaan. Dengan demikian dapatlah diharapkan pe
kerjaan yang dilakukan sesuai dengan kemampuan ma
sing-masing pegawai.
Selain keempat ciri-ciri pokok yang telah diurai-
kan diatas, diperlukan juga beberapa pengawasan
tambahan untuk menjamin berlakunya sistem inter -
Pengawasan-pengawasan tambahaa terseout terdiri -
dari :
1. Laporan-laporan.
2. Standard atau budget.
3. Staff audit intern.
Masing-masinh pengawasan tambahan akan dibahas di
bawah ini.
Ad. 1. Laporan-laporan.
Laporan biasanya dibuat oleh suatu bagian dalam
perusahaan, sebagai alat untuK. mempertanggung ja
wabkan tugas-tugasnya kepada pimpinan, maksuariya
agar p i m p m a n dapat mengetahui sampai seberapa -
jauh pekevja^n-pekerjaan >ang dilaksanakan.
Laporan sangat penting fungsinya sebagai bahan in
formasi dan dasar pengamuilan keputusan bagi pi -
hak manajemen. Untuk itu dirasa perlu disusun su
atu laporan yang mana laporan tersebut dapat di -
buat secara rutin setiap hari( setiap minggu atau
pun setiap bulan, atau dapat juga' berdasarkan sua
tu fase tertentu dari perusahaan.
Agar suatu laporan dapat berfungsi dengan baik ,
hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip dasar di
1. Pertanggung jawaban, yaitu prinsip yang mengtienriaki bahwa laporan itu harus disusun
sesuai dengan tanggung jawab bagian-bagian dalam perusahaan. Laporan-laporan seperti ini dibuat bertingkat sesuai dengan ting - kat-tingkat yang ada dalam struktur organi sasi.
2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghen - daki bahwa laporan yang disusun itu hendak nya menunjukkan hal-hal yang menyimpang da ri standard atau budgetnya.
Maksud dari prinsip ini ialah agar manaje men dapat memusatkan perhatiannya pada hal hal yang menyimpang tersebut.
3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghen - daki bahwa laporan yang disusun itu hendak nya dibandingkan dengan data lain agar le bih mempunyai arti. Perbandingan ini da - pat dilakukan dengan standard/budget atau dengan realisasi periode sebelumnya.
4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi ha - rus lebih ringkas, sehingga dapat memberi kan ruang lingkup yang lebih luas.
5. Komentar, yaitu prinsip bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar da ri pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca laporan tersebut dapat segera mengetahui hal — hal yang penting yang ada dalam laporan terse but . 10
Untuk memperoleh manfaat laporan yang maksimal ,
disamping prinsip-prinsip dasar diatas, perlu di
perhatikan pula dalam hal pelaporan hendaknya di,
lakukan tepat pada waktunya supaya tindakan korek
si yang perlu diambil tidak akan terlambat.
Dan informasi yang dilaporkan harus teliti, dapat
dipercaya, serta dengan pertimbangan biaya pene -
tapan laporan yang minimum.
Ad. 2. Standard atau budget.
Standard ini dipakai sebagai suatu ukuran untuk
mengevaluasi hasil pekerjaan yang dilakukan oleh
bagian-bagian yang ada dalam suatu perusahaan.
Standard ini dapat berbentuk : biaya standard, pe
ngontrolan mutu dan perencanaan produksi, budget
penjualan, budget investasi dan lain-lain. Terle
pas dari jenisnya, semua standard bertujuan mem -
bentuk ukuran yang akan dapat dipakai sebagai ba
han perbandingan, penilaian dan an’alisa selama
berlangsungnya dan setelah selesainya periode yang
bersangkutan dengan standard tersebut.
Standard yang merupakan alat untuk mengukur reali
sasi ini sangat efektif untuk pengontrolan terha
dap kemungkinan kecurangan yang terjadi dalam per
usahaan. Oleh karena itu perlu adanya penetapan
standard yang baik. Berbagai cara dapat diguna -
kan didalam menetapkan standard, tergantung pada
kebutuhan situasi dalam perusahaan. Sebagai con
toh, salah satu cara yang dapat dipakai adalah me
rata-ra-ta dari pekerjaan yang sesungguhnya.
Misalnya : dari 100 Kg tembakau campur yang dise
rahkan kepada pekerja dapat menjadi 51.000 batang
rokok. Hal ini berarti standard untuk 1 Kg akan
menjadi 510 batang rokok (yaitu 51.000 dibagi de
ngan 100).
Adalah lebih efektif apabila cara penetapan stan
dard yang digunakan dengan mendasarkan r a t a - r a t a
dari pekerjaan yang sesungguhnya itu diawasi.
Jadi sama dengan cara yang disebutkan diatas, te
tapi diadakan pengawasan lebih baik atas pekerja
an yang dilakukan. Untuk itu ternyata dari 100Kg
tembakau campur dapat menjadi 52.500 batang rokok*
Hal ini berarti standard untuk 1 Kg akan mengha -
silkan 525 batang rokok (yaitu 52.500 dibagi de -
ngan 100).
Dengan adanya standard ini maka penyimpangan - pe
nyimpangan yang mungkin akan terjadi dapat diketa
hui dengan membandingkan antara realisasi dengan
standardnya, sehingga dapat diambil tindakan per
baikan lebih lanjut.
Ad. 3. Staff Audit Intern.
Staff audit intern merupakan suatu bagian dalam
terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang te -
lah ditetapkan. Karena prosedur itu disusun de
ngan tujuan untuk mengadakan suatu sistem inter
nal control maka pekerjaan staff audit intern -
ini adalah untuk menilai keefektifan alat - alat
atau cara-cara pengendalian intern yang lain.
Hasil pemeriksaan dan penilaian ini berguna bagi
manajemen untuk mengetahui apakah pelaksanaan -
kerja sesuatu atau menyimpang dari kebijaksanaan
yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Petugas audit intern harus mempunyai kebebasan
dalam hal memberi nasehat manajemen atau saran
saran mengenai setiap kekurangan-kekurangan yang
ada, membantu manajemen untuk menemukan adanya
kecurangan atau penggelapan, memberikan penerang
an tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen
kepada seluruh pegawai perusahaan.
Staff audit intern dalam suatu perusahaan dapat
merupakan suatu fungsi staff yang bertanggung ja
wab kepada controller. Dapat pula merupakan
staff dari Direksi atau staff dari Kepala Bagian
Akuntansi. Akan tetapi sebaiknya staff audit in
tern merupakan staff dari Direksi, agar sikap
independent terhadap bagian lainnya dapat diper
Meskipun demikian haruslah dijaga agar terdapat
suatu sistem kerjasama yang baik antara audit
intern dengan bagian lain dalam organisasi per -
usahaan.
3. Keterbatasan Sistem Internal Control
Sistem internal control diciptakan oleh manusia
untuk mengatasi kemungkinan terjadinya lcesalahan-kesa -
lahan atau pengelapan yang akan merugikan perusahaan.
Namun internal control tidalclah dimaksudkan untuk me -
niadakan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penggelapan, karena tidak ada sistem internal control
yang sempurna untuk menjamin tidak terjadinya penyele -
wengan. Jadi meskipun sistem internal control telah di
susun dengan sebaik-baiknya, masih ada batas-batas ter
tentu yang tidak memungkinkan internal control yang me
muaskan ini tercapai.
Batas-batas tersebut adalah :
a. Persekongkolan (Collusion).
Adanya persekongkolan ini akan merusak sistem irf
ternal control, sehingga tidak ada pemisahan
fungsi seperti yang tercermin dalam rencana dan
prosedur perusahaan. Internal control mengusaha
-ngan cara misalnya :
mengharuskan adanya giliran bertugas, keharusan
mengambil cuti untuk dicek pada saat cuti, la -
rangan menjalankan tugas-tugas yang bertentangan
oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan.
Akan tetapi hal ini tidak berarti internal con -
trol dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak
terjadi.
b. B i a y a .
Suatu pengendalian adalah berguna dan diperlukan
untuk berlangsungnya pelaksanaan operasi yang
efisien dan mencegah tindakan yang dapat merugi
kan perusahaan. Di dalam penyelenggaraan sistem
pengendalian intern harus juga mempertimbangkan
antara biaya dan kegunaannya. Hal ini disebab -
kan kemungkinan biaya yang dikeluarkan untuk me
ngendalikan hal-hal tertentu bisa melebihi kegu
naan/manfaat yang akan diperoleh.
c. Kelemahan manusia.
Suatu sistem dan prosedur yang telah ditetapkan
terlebih dahulu, dilaksanakan secara rutin. Hal
ini akan menimbulkan rasa jenuh bagi orang-orang
yang terlibat didalamnya, sehingga kemungkinan -
Misalnya, orang-orang yang memberlkan parafnya
. secara rutin dapat berbuat ceroboh dengan mem
beri paraf secara otomatis tanpa benar - benar
melakukan pengawasan terlebih dahulu.
Keadaan demikian ini membuka kesempatan bagi
orang yang bermaksud untuk melakukan kecurang-
an .■