Komunikasi merupakan bagian dari assurance engagement baik melalui komunikasi interim maupun komunikasi final. Kewajiban engagement communication antara lain :
1. Audit Report
a) Hasil akhir dari suatu engagement process yang akan dikomunikasikan pada pihak-pihak terkait
b) Cara formal sebuah fungsi internal audit mengkomunikasikan hasil dari engagementnya kepada manajemen dan pihak lain yang tepat (appropriate) yang mengandalkan hasil dari engagement tersebut.
2. Individual assurance engagements didesain untuk memenuhi tujuan audit yang spesifik yang terikat dengan annual risk assessment dan internal audit plan.
a. Uji control untuk memastikan bahwa annual risk assessment dan internal audit plan telah didesain dengan memadai dan dioperasikan dengan efektif.
b. Contoh control assertions
Criteria for Assessing Management’s Control Assertions
Authorization Apa pihak yang disetujui mengotorisasi transaksi?
Validity Apa transaksi benar2 terjadi?
Accuracy Apa jumlah barang, harga, waktu, dll sudah benar?
Timeliness Apa semua sudah dicatat di periode yang
wajar dan tepat?
Confidentiality Apa informasi dirahasiakan?
Integrity Apa informasi masih asli, tidak diubah dan tidak dikorupsi?
Availability Apa informasi sudah disimpan dan siap tersedia jika sewaktu-waktu dibutuhkan? LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMBUAT ASSURANCE ENGAGEMENT YANG EFEKTIF
Perencanaan
1. Tentukan tujuan dan ruang lingkup engagement
2. Pahami auditee, termasuk tujuan2 dan pernyataan2 (assertions) auditee 3. Identifikasi dan nilai risiko
4. Identifikasi key control activity 5. Evaluasi kecukupan control design 6. Buat uji perencanaan
7. Kembangkan program kerja
8. Alokasikan sumberdaya pada engagement Pelaksanaan
1. Lakukan test untuk mengumpulkan bukti
Komunikasi
1. Lakukan evaluasi observasi dan proses eskalasi
2. Lakukan interim dan preliminary engagement communication 3. Kembangkan final engagement communication
4. Distribusikan formal dan informal final communications 5. Lakukan prosedur monitoring dan tindak lanjut
Aktivitas assurance engagement communication
a) Segera setelah satu atau lebih observasi2 diidentifikasi, internal audit harus menilai setiap
observasi tsb menggunakan sebuah proses evaluasi dan eskalasi dan menentukan implikasi dari pengamatan2 (observasi) tersebut pada komunikasi yang dihasilkan untuk daerah yang sedang dikaji/direviu.
b) Observasi
Sebuah temuan, ketetapan, atau judgement yang dihasilkan dari hasil pengujian yang dilakukan oleh internal auditor dari sebuah assurance atau consulting engagement.
Observasi dan Rekomendasi berdasarkan pada atribut-atribut berikut ini: Criteria (Kriteria)
Berisi tentang what should exist (apa yang seharusnya) yakni terdiri atas standar-standar, ukuran atau ekpektasi yang digunakan dalam melaksanakan evaluasi/verifikasi (the correct state)
Condition (Kondisi)
Berisi tentang what does exist (seperti apa yang sedang terjadi) yakni merupakan fakta-fakta aktual yang ditemukan oleh auditor internal dalam melaksanakan pemeriksaan (the current state)
Cause (Sebab)
Berisi tentang alasan adanya perbedaan antara what should exist dengan what does exist. Maksudnya adalah penyebab/alasan yang mendasari adanya perbedaan antara kondisi yang ideal/diharapkan dengan kondisi yang sedang terjadi.
Effect (Pengaruh)
Merupakan konsekuensi yang timbul atas perbedaan antara what should exist dengan what does exist. Jadi merupakan risiko yang dijumpai organisasi maupun pihak lain yang disebabkan karena kondisi yang terjadi tidak konsisten dengan kriteria yang ditetapkan. Dalam menentukan tingkat risiko ini, auditor internal menyadari akan dampak dari engagement observation dan rekomendasi yang diberikan kepada operasional organisasi dan laporan keuangan.
Recommendation (Rekomendasi)
Berisikan usulan tindakan korektif untuk memperbaiki kondisi yang ada. Dalam detailed recommendation ini dijelaskan rangkaian aksi dan tindakan manajemen yang harus disadari dalam memperbaiki kondisi yang ada dan mengeliminasi dampak negative yang ada.
PELAKSANAAN INTERIM DAN PRELIMINARY ENGAGEMENT COMMUNICATIONS
Fungsi Internal Audit akan menggunakan informasi yang dikumpulkan selama proses komunikasi interim untuk memfinalisasi pengamatan/observasi dan pada akhirnya akan menuju ke komunikasi final serta untuk memformalkan action plan dari manajemen ke dalam simpulan komunikasi final.
Fungsi Internal Audit juga harus memberikan penegasan pada preliminary fact dan konklusi/simpulan dengan perwakilan manajemen yang tepat pada area yang telah dicakup dalam engagement sebelum didistribusikan ke dalam bentuk finalnya. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, tetapi secara umum dilakukan melalui formal meeting dengan manajemen yang selanjutnya disebut dengan exit interview atau closing conference, diikuti dengan penyusunan draft final communication seperti apapun bentuknya.
Final Communication
Merupakan sarana dengan mana fungsi internal audit menginformasikan interested parties atau hasil engagements.
Assurance Engagement Consulting Engagement
Melibatkan 3 pihak:
1. Orang/kelompok yang terlibat langsung dengan proses, sistem, atau subjek penting lain (auditee)
2. Orang/kelompok yang
membuat independent assessment (fungsi Internal Audit) 3. Orang/kelompok yang bergantung
pada independent assessment (user)
Melibatkan 2 pihak:
1. Orang/kelompok yang mencari dan menerima advice (customer)
2. Orang/kelompok yang menawarkan jasa advice/saran (fungsi Internal Audit)
Final assurance engagement communication memastikan fungsi Internal Audit memenuhi kewajiban
berikut ini:
1. Berkomunikasi tepat pada waktunya berkaitan dengan informasi kepada manajemen mengenai defisiensi dalam pengendalian (lack of design adequacy atau efektifitas operasi), kekuatan dalam pengendalian, kesempatan untuk maximize penggunaan sumber daya atau mengurangi costs dan area dalam peningkatan produktivitas atau efisiensi.
2. Mendokumentasikan ruang lingkup, kesimpulan, observasi, rekomendasi, dan menghasilkan action plan manajemen ke dalam sebuah engagement.
3. Menyimpan permanent record dari pekerjaan yang dilakukan selama engagement dan hasil dari engagement yang disusun.
Jenis laporan dari tim audit:
1. Laporan dengan kritikan yang tinggi, banyak tindakan remedial dan signifikan yang direkomendasikan oleh tim
2. Laporan yang menyebutkan defisiensi yang perlu dikoreksi, akan tetapi perubahannya tidak terlalu signifikan
3. Laporan yang secara efektif yang mengidentifikasikan beberapa kesempatan untuk upaya improvement.
Formal dan Informal Final Communication
Penerima formal assurance engagement communication adalah senior management, komite audit, auditor eksternal independen dan atau auditee management. Formal communications ini mengindikasikan bahwa pengendalian yang dievaluasi selama assurance engagement di-assess to be insignificantly compromised tapi key controls affected, significantly compromised, dan materially
compromised. Informal communications merupakan komunikasi mengenai insignificant observations berhubungan dengan secondary control yang mungkin dikompromisasikan.
KUALITAS KOMUNIKASI
Kualitas komunikasi (Quality of Communications) harus:
Accurate (bebas dari error dan distorsi)
Objective (fair, imparsial dan tidak bias) Clear (mudah dimengerti dan logis)
Concise (to the point dan menghindari perluasan yang tak perlu)
Constructive (membantu engagement client dan organisasi menuju improvement)
Complete (include all significant and relevan informasi dan observasi untuk mendukung rekomendasi dan simpulan)
Timely (layak dan bijak dalam penggunaan waktu bergantung pada signifikansi permasalahan)
ERRORS AND OMISSIONS
Jika final communications mengandung error atau omission, chief audit executive harus mengkomunikasikan informasi yang telah dikoreksi kepada seluruh pihak terkait yang menerima informasi tersebut. Error merupakan pernyataan salah yang tidak disengaja (unintentionally misstatement) atau kelalaian atas informasi signifikan dalam final engagement communication.
MONITORING AND FOLLOW-UP
Monitoring dan follow-up prosedur didesain untuk memastikan observasi telah ditujukan dan diputuskan dalam cara yang konsisten dengan respon manajemen yang telah dimuat dalam final engagement communication. Proses Follow-up dibangun untuk memonitor dan memastikan bahwa aksi manajemen telah secara efektif diimplementasikan atau senior manajemen telah menerima risiko untuk tidak melakukan aksi. Timing dalam follow-up tergantung pada pentingnya observasi (Insignificant, significant, atau material) yang ditentukan selama evaluasi dan eskalasi observasi.