31. Public Affairs
31.9. Communications with Employees of Danamon and Its Subsidiaries
s
Danamon Portal merupakan fasilitas intranet yang dapat diakses oleh seluruh karyawan yang terhubung dengan fasilitas email. Bila pada tahun sebelumnya anak perusahaan belum dapat mengakses fasilitas ini, terhitung tahun 2011 Adira Kredit telah aktif menjadi bagian dari jalur komunikasi ini. Selain menyediakan informasi terkini bagi karyawan melalui beragam fitur yang ada, Danamon Portal juga memberikan akses informasi sebagai bagian
Testimonial from Jury on Danamon Award:
s
Danamon Portal is an intranet facility accessible to all employees linked via email facility. In 2011, employees from Adira Kredit can also access this communication line. In addition to providing information updates for employees, Danamon Portal also offers information access to support daily working activities. Various kinds of important information, such as corporate data, policy documents and memos are available through the portal. Testimonial from one of the recipients of Danamon Award:
31.9. Communications with Employees of Danamon and Its Subsidiaries
Internal Communications is responsible for ensuring the availability as well as the circulation of information to all employees including subsidiary’s employees and maintaining control over internal communications, which consist of:
dari pelaksanaan proses kerja sehari-hari. Berbagai informasi penting mulai dari data-data perusahaan, arsip kebijakan dan memo yang telah dipublikasikan dapat diakses di sini. Danamon Portal juga merupakan gateway dari berbagai aplikasi transaksional karyawan diantaranya Employee Connection yang memfasilitasi proses administrasi cuti, perjalanan dinas dan berbagai fasilitas karyawan. Pengembangan portal generasi kedua yang diluncurkan tahun 2009 ini terus dilakukan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Selain adanya fitur polling, forum diskusi, shout box serta live chat manajemen, fitur terakhir yang diperkenalkan adalah Danamon Portal Lite
Version yang memungkinkan untuk diakses oleh
kantor-kantor cabang dengan bandwith terbatas.
s
Danamon Spirit merupakan majalah internal yang disirkulasikan setiap dua bulan dan dicetak sebanyak 10.000 eksemplar. Sirkulasinya mencakup seluruh karyawan dimana Danamon berada, dari kantor pusat, kantor-kantor wilayah, cabang-cabang Perseroan dan kantor-kantor Adira Finance, Adira Insurance dan Adira Kredit. Tahun 2011 terdapat 8 edisi Danamon Spirit yang diedarkan, termasuk 2 edisi khusus.
Tim Internal Communications bertindak sebagai Tim Editorial yang berkolaborasi dengan berbagai divisi dan unit kerja dalam pemuatan berbagai berita dan artikel untuk setiap edisi. Majalah Danamon Spirit memuat berbagai artikel yang informatif dan edukatif seputar Danamon dan industri keuangan. Setiap edisi mengetengahkan satu tema yang menjadi benang merah untuk topik utama dan pemilihan nara sumber, ditambah berbagai topik termutakhir di industri serta informasi terkini kegiatan dan pencapaian organisasi.
Danamon Portal also serves as a gateway for a range of employee transactional applications, including Employee Connection that facilities annual leave, business trip administration processes. The development of a second generation Portal that started in 2009 continues along with the requirements of the employees. Among others, the portal offers polling, discussion forums, shout box and management live chats features. Danamon Portal Lite Version was the latest feature introduced to allow office branches with limited bandwidth to access the Portal.
s
Danamon Spirit is an internal, bimonthly magazine with a circulation of 10,000 copies distributed to all Danamon employees in the Head Office, Regional Offices, Branch Offices, as well as Adira Finance, Adira Insurance and Adira Kredit offices. 8 editions of Danamon Spirit were published during 2011, including 2 special editions.
The Internal Communications team acts as the editorial team for Spirit Magazine and collaborates with other divisions and working units to accommodate various news and informative articles in every edition. Danamon Spirit publishes informative and educative articles about Danamon and the financial industry. Every edition features a single theme, which guides the edition’s main topic and resource persons, as well as other up to date topics in the industry and latest information regarding Danamon’s activities and achievements.
Edisi-1.2011 Edisi.2-2011 Edisi.3-2011
Social Responsibility:
Semangat Baru Untuk Peduli Kepada Lingkungan
Generation Y:
Kinerja Kreatif, Inovatif dan Maksimal
Service from the Heart:
Pelayanan dari Hati yang Menyentuh Hati
Edisi-4.2011 Edisi.5-2011 Edisi.6-2011
Proud Indonesian:
Cerdas dalam Bekerja, Berbudaya dalam Bersikap
Integrity:
Do We Still Listen to Our Inner Voice?
Social Media & Us:
Interaksi Sosial, Berbagi Ide, Meningkatkan
Produktivitas
Edisi-7.2011 Edisi.8-2011
s
Email blast merupakan fasilitas sirkulasi informasi massal
yang dapat diatur pengirimannya, baik kepada seluruh karyawan, maupun kelompok karyawan tertentu.
Terdapat beberapa jenis email blast menurut skala prioritas penayangan sebagai berikut:
1. Informasi Korporasi
Berupa informasi korporasi manajemen yang diteruskan pada kelompok karyawan sesuai kepentingannya.
2. Informasi Kebijakan SDM / Divisional
Berupa pemberitahuan dari divisi, unit kerja tertentu berkenaan pengkinian kebijakan atau ketentuan berkaitan dengan seluruh karyawan, sejumlah fungsi atau unit kerja termasuk internal recruitment dan job
posting.
3. Informasi & Promosi Produk
Pengkinian informasi atas produk-produk dan layanan terbaru, program promosi produk dan layanan yang dapat dimanfaatkan karyawan.
Tim Internal Communications bertanggung-jawab mengatur lalu lintas dan skala prioritas publikasi email
blast termasuk proses editorial dan final proof.
s
E-mail Blasts is a form of mass-information circulation either to all employees or a select group of employees. Categories of email blast based on its level of priority:
1. Corporate Information
Covering corporate management information that needs to be distributed to a certain group of employees.
2. Information on Human Resources/ Division Policies Announcements from a particular division or working unit, related to policy updates or policies relevant for all employees, or certain functions/working units, including announcements on internal recruitments and job postings.
3. Product Information & Promotion
Updates on product and service information, product and service promotion programs for the employees.
Internal Communications is responsible for managing the traffic and priority level of each email blast, including the editorial and final proofing processes.
Rekapitulasi email blast sepanjang tahun 2011
Topik Topic Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des Total
Corporate Message 2 6 2 5 7 3 5 7 7 14 3 1 62 HR 13 7 6 19 7 7 9 11 3 8 7 3 100 Divisional 4 7 6 2 6 11 3 6 3 4 7 2 61 Promo Product 21 16 20 18 22 20 8 17 15 25 26 7 215 Total 40 36 34 44 42 41 25 41 28 43 43 13 438 s (Management
Roadshow, Senior Officer Dialogue)
Dalam menjalankan perannya, Internal Communications mengemas sejumlah forum yang bertujuan memfasilitasi para pimpinan dari berbagai lini usaha di tiap wilayah operasional untuk berkomunikasi langsung dengan jajaran direksi.
Forum-forum ini merupakan kesempatan bagi para perwakilan wilayah untuk bertanya langsung kepada Direksi dan menyampaikan pertanyaan, aspirasi yang merupakan hasil dari mekanisme komunikasi Bottom-Up (dari bawah ke atas).
Pada kesempatan yang sama manajemen juga menyampaikan kondisi Danamon dan perkembangan terkini kepada para pimpinan yang akan meneruskannya pada tim dan unit kerja mereka.
Dalam rangka memperingati HUT Danamon ke-55 di tahun 2011 ini forum sejenis yang di tahun-tahun sebelumnya rutin dilaksanakan di 7 (tujuh) lokasi kantor wilayah sebanyak 2 kali dalam setahun, kali ini dikemas di bawah rangkaian acara Danamon Town Hall Meeting 2011.