Contoh 2: Isu Kehilangan Peralatan Pejabat

i. Proses menganalisis punca, menentukan terma rujukan dan cadangan penambahbaikan, boleh menggunakan peta minda seperti di bawah:

ii. Tindakan seterusnya seperti Contoh 1.

PUNCA-PUNCA TOR PENAMBAHBAIKAN

1. PENYELIAAN

TIDAK BERKESAN

¾

Kurang Komitmen TOR 3

•

Kaunseling

•

Kursus Motivasi

¾

Tiada Garis Panduan TOR 2

•

Mewujudkan Garis Panduan Penyeliaan

¾

Tiada Pemantauan Pihak

Atasan

TOR 5

•

Meningkatkan Pemantauan Garis Panduan

¾

Tiada Peraturan yang jelas TOR 1

•

Mewujudkan Peraturan Jelas

2. SISTEM KESELAMATAN TIDAK EFEKTIF

¾

Ada prosedur tapi tidak

dipatuhi

TOR 3 TOR 5

•

Kursus meningkatkan integriti

•

Penguatkuasaan

•

Motivasi

¾

Sistem ada telah lapuk TOR 2

•

Mewujudkan sistem baru

¾

Tiada penyelenggaraan TOR 1

•

Mewujudkan dasar berkaitan

penyelenggaraan

3. PEGAWAI

TIDAK AMANAH

¾

Kurang Komitmen TOR 3

•

Latihan

•

Motivasi

¾

Tidak Mengikut Peraturan TOR 3

•

Latihan

•

Motivasi

CONTOH

LAPORAN MAKLUM BALAS

JAWATANKUASA KEUTUHAN TADBIR URUS (JKTU) BILANGAN ...2... TAHUN ...2011... A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 1 : Dasar & Perundangan

ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN) ^{USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN} STATUS KEMAJUAN

Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat • Mengakibatkan kerugian kepada jabatan • Menjejaskan imej jabatan Punca:

Tiada Peraturan yang jelas berkaitan Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat Penambahbaikan: 1. Mewujudkan satu Peraturan yang jelas mengenai kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat 2. Memberikan kursus/latihan berkaitan pengendalian peralatan pejabat Kesan penambahbaikan:

• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan • Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

Usaha-usaha penyelesaian:

1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah disediakan dan diluluskan oleh

Pengurusan Tertinggi

2. Dua kursus mengenai Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat dirancang pada tahun 2012

Status Kemajuan:

1. Peraturan Mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikuatkuasakan mulai 1 Disember 2011 dan kajian akan dibuat untuk melihat keberkesanannya

2. Bahagian Latihan sedang menyediakan modul kursus

29

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 2 : Sistem & Prosedur

ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN) ^{USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN} STATUS KEMAJUAN

Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: • Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat • Mengakibatkan kerugian kepada jabatan dan kerajaan • Menjejaskan imej

jabatan

Punca:

MPK dan FM sedia ada telah lapuk dan tidak relevan dengan masa kini

Penambahbaikan: Mengemas kini MPK dan FM mengenai tatacara kawalan dan penyelenggaraan Peralatan Pejabat yang jelas dan relevan dengan keadaan semasa

Kesan penambahbaikan: • Masalah kehilangan

peralatan pejabat dapat dikurangkan

• Mengurangkan kerugian kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

Usaha-usaha penyelesaian:

1. MPK dan FM mengenai Kawalan dan Penyelenggaraan Peralatan Pejabat telah dikemas kini termasuk memasukkan elemen akauntabiliti, check and balance

serta time frame

2. Satu taklimat mengenai pindaan tersebut akan diadakan setelah diluluskan oleh Bahagian Dasar Status Kemajuan:

Bahagian Dasar masih mengkaji pindaan MPK dan FM berkaitan

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah:

Terma Rujukan 3 : Nilai-nilai Murni dan Kod Etika

ISU & MASALAH

PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN) ^{USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN} STATUS KEMAJUAN

Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: • Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat • Mengakibatkan kerugian kepada jabatan • Menjejaskan imej jabatan Punca:

Kurang Komitmen dan sikap tidak bertanggungjawab pegawai dan kakitangan Penambahbaikan: • Memberi Kursus Motivasi dan latihan kepada pegawai / kakitangan • Mengadakan sesi kaunseling kepada pegawai dan kakitangan Kesan penambahbaikan:

• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat • Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

Usaha-usaha penyelesaian:

• Empat Kursus Motivasi dirancang diadakan pada tahun 2012 untuk meningkatkan sikap integriti dan tanggungjawab pegawai dan kakitangan

• Sesi kaunseling akan diberikan kepada pegawai dan kakitangan bermasalah dari semasa ke semasa Status Kemajuan:

Bahagian Latihan sedang merangka modul Kursus Motivasi untuk dilaksanakan pada tahun 2012

A. Laporkan mengikut pecahan 7 terma rujukan JKTU mengikut format di bawah: Terma Rujukan 5 : Kawalan Dalaman

ISU & MASALAH PUNCA ISU/MASALAH & PENAMBAHBAIKAN

KESAN PENAMBAHBAIKAN

(ORGANISASI DAN PELANGGAN) ^{USAHA-USAHA PENYELESAIAN DAN} STATUS KEMAJUAN

Isu: Kehilangan Peralatan Pejabat Masalah: • Menyukarkan tugas harian dilaksanakan kerana kekurangan peralatan di pejabat • Mengakibatkan kerugian kepada jabatan • Menjejaskan imej jabatan Punca: Tiada mekanisme kawalan atau pemantauan ke atas peralatan pejabat Penambahbaikan: • Melantik pegawai penyelia yang berperanan memantau ke atas peralatan dan pejabat • Mewujudkan jadual pemantauan penyelenggaraan peralatan pejabat secara berkala Kesan penambahbaikan:

• Masalah kehilangan peralatan pejabat dapat dikurangkan kerana wujud kesedaran dan perasaan tanggungjawab di kalangan pegawai dan kakitangan di pejabat • Mengurangkan kerugian

kepada jabatan

• Meningkatkan imej jabatan

Usaha-usaha penyelesaian: • Melantik Pegawai Pemantau/

Penyelia yang akan berperanan ke atas penyeliaan dan pemantauan peralatan pejabat

• Satu senarai tugas dan checklist

untuk tugas-tugas penyeliaan dan pemantauan telah disediakan • Menyediakan Jadual Pemantauan

Peralatan Pejabat Status Kemajuan:

Pengurusan Tertinggi bersetuju melantik seorang pegawai Gred 44 sebagai Pegawai Pemantau/Penyelia berkuat kuasa pada 1 Januari 2012

B. Laporkan usaha-usaha pembaharuan dan pencegahan untuk meningkatkan aspek-aspek integriti dalam organisasi yang memberi faedah berbanding kepada pelanggan

BIL. USAHA-USAHA PEMBAHARUAN DAN

PENCEGAHAN ^{FAEDAH KEPADA ORGANISASI FAEDAH KEPADA PELANGGAN} Kelulusan Lesen Perniagaan:

1. Permohonan lesen dibuat secara online

2. Tempoh kelulusan dipendekkan dari satu bulan kepada tiga hari untuk permohonan yang lengkap

3. Pembayaran dibuat secara

online

4. Pemohon yang berjaya boleh mencetak sendiri lesen

5. Prosedur baru ini

dimasukkan dalam laman web organisasi dan boleh diakses oleh orang ramai

1. Boleh menutup ruang dan peluang berlakunya perbuatan rasuah 2. Mengurangkan tohmahan/ aduan

terhadap organisasi

3. Dapat menjimatkan kos seperti kertas

4. Boleh meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap organisasi 5. Meningkat imej positif organisasi

1. Memudahkan urusan pelanggan

2. Menjimatkan masa pelanggan

PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan boleh menghubungi:

BAHAGIAN KEUTUHAN PENGURUSAN

SURUHANJAYA PENCEGAHAN RASUAH MALAYSIA ARAS 7, BANGUNAN 26 BOULEVARD

LOT 3C4, PRESINT 3

WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA 62675 PUTRAJAYA : 03-88900613 : 03-88886929 03-88905144 : q1@sprm.gov.my 35