Create Confirmation merupakan menu yang digunakan vendor untuk melakukan konfirmasi atas kesesuaian quantity dan amount PO yang sudah diterima (received) oleh pihak Kawan Lama Group dengan quantity dan amount yang akan ditagihkan (invoicing) ke Kawan Lama Group.
Langkah-langkah untuk melakukan Create Confirmation:
1. Setelah berhasil melakukan login pada Integrated Vendor Portal KLG, klik menu Confirmation
Create Confirmation
2. Maka akan muncul list transaksi yang akan dibuat confirmation-nya seperti contoh di bawah ini:
a) Pilih pada - All - jika ingin menampilkan list transaksi Goods Receive, Goods Return, atau Cancellation. Transaksi pengembalian barang (retur) akan di-confirm secara otomatis.
b) Klik Refresh untuk menampilkan semua list transaksi yang akan dibuat Confirmation Form nya.
c) Untuk melakukan export, pilih data yg diinginkan lalu klik Export. Klik Save File untuk menyimpan file dalam format excel tersebut.
d) Header
Select all rows : untuk memilih seluruh baris pada list transaksi yang muncul.
Clear selection : untuk membatalkan/menghapus seluruh baris pada list transaksi yang sudah dipilih.
e) Table Notes
Header Field Name Description
PurchDoc Nomor Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Reference Nomor referensi, yaitu nomor delivery note sesuai dengan transaksi goods receipt/ goods return yang sudah dilakukan oleh Store atau Distribution Center di Kawan Lama Group
PO_Item Line item pada PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group Article Kode article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama
Group
Article Short_Text Deskripsi article yang terdaftar di Article Master Data Kawan Lama Group
Tax Code Kode pengenaan tarif pajak (V0 = PPN 0% atau V1 = PPN 10%) Article_Doc_Year Tahun dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di
sistem KLG.
Header Field Name Description
Art.doc Nomor dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di sistem KLG.
Item Line Item dokumen goods receipt, goods return atau cancellation di sistem KLG.
Posting_Date Tanggal dilakukannya posting transaksi goods receipt/ goods return
Mv.Type Kode Movement Type atau jenis pergerakan barang di sistem KLG.
Tran.Desc Jenis transaksi yang dilakukan, yaitu Goods Receipt (penerimaan barang), Goods Return (pengembalian barang), atau cancellation.
Quantity Jumlah sesuai dengan transaksi goods receipt atau goods return yang telah dilakukan
Qty Inv Confirm Jumlah yang akan dibuat confirmation.
Qty Inv Outstanding Sisa jumlah barang/jasa yang belum dilakukan confirmation.
Order_Unit Order unit (satuan pengukuran untuk setiap article), contohnya:
EA (each), Pax (paket), KG (kilogram), dsb.
Quan.In.OPUn Jumlah barang/jasa dalam order unit.
Net_Order_Price Harga per unit sesuai dengan PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group
Currency Currency (mata uang).
Amount Jika OUn = UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Net Price)
Jika OUn ≠ UOM For Net Price, maka total nilai (Qty GR x Conversion Factors x Net Price)
Tax_Amount Total nilai pengenaan pajak (Tarif Pajak x Amount)
Vendor Kode vendor sesuai dengan Vendor Master Data di Kawan Lama Group
Comp_Code_Description Deskripsi company di Kawan Lama Group yang menerbitkan PO (Contoh: PT Ace Hardware Indonesia)
PO_Qty Jumlah sesuai PO yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group PO_Amount Total nilai (PO Qty x Net Price) sesuai dengan PO yang diterbitkan
oleh Kawan Lama Group
Header Field Name Description
Site_Desc Deskripsi site di Kawan Lama Group tempat dilakukannya Goods Receipt atau Goods Return
Po_Date Tanggal PO diterbitkan
Net_Price_Unit Satuan pengukuran article untuk setiap harga per unit (net price) Conv_Net_Price_Unit Faktor pengali untuk setiap satuan pengukuran article.
TOP Days Jumlah hari term of payment sesuai dengan TOP di PO Return_OD Nomor delivery order untuk pengiriman goods return
(pengembalian barang) yang diterbitkan oleh Kawan Lama Group Reason for Movement Kode internal di Sistem KLG
Additional_Cost_1 Additional Cost 1 (ZB01) Additional_Cost_2 Additional Cost 2 (ZB02)
f) Contoh untuk OUn, UOM For Net Price dan Conversion Factors:
1 Set = 10 EA (Each), maka
OUn = Set
UOM For Net Price = EA
Conversion Factors = 10
3. Klik checkbox pada line item yang akan dibuat confirmation form-nya.
Notes:
a) Jika dalam satu PO terdiri dari beberapa PO Item dengan nomor referensi (Reference) yang sama, maka saat melakukan ceklis pada salah satu line item, line item yang lainnya akan otomatis terpilih.
b) Satu confirmation form hanya untuk 1( satu) nomor invoice, namun dapat terdiri dari beberapa PO.
c) Pada kolom Total GR akan muncul total nilai barang/jasa sesuai dengan PO yang telah dipilih, kemudian juga ada Total Add. Cost yaitu biaya-biaya tambahan di luar nilai barang/jasa.
Total GR + Total Add. Cost = Total Confirmation
d) Jika ada pengembalian barang (goods return), maka akan muncul Credit Memo. Credit memo diselesaikan bersamaan dengan membuat confirmation form untuk transaksi penerimaan barang (goods receipt). Jika PO yang telah dipilih berhasil create confirmation, maka Credit Memo akan otomatis ter-submit.
e) Jika terjadi perbedaan quantity (goods receipt atau goods return) antara quantity yang terdapat pada Integrated Vendor Portal dengan quantity pada data vendor, maka vendor dapat menghubungi PIC terkait di Kawan Lama Group melalui email atau telepon untuk melakukan follow up. Follow up akan dilakukan secara manual di luar Integrated Vendor Portal dan akan dikonfirmasikan kembali ke vendor jika quantity sudah sesuai.
4. Klik tombol Create Confirmation atas PO line item yang telah dipilih maka akan terbentuk Confirmation Number. Line PO yang telah terbentuk confirmation number tidak akan muncul lagi pada menu Create Confirmation.
Maka akan muncul pop-up seperti, di bawah ini:
Pilih CONFIRM
Maka create confirmation telah berhasil.
Notes:
a) Nomor Confirmation yang terbentuk terdiri dari 16 (enam belas) digit dengan format seperti contoh berikut ini R110202108290001, di mana:
R110 = Kode company code di Sistem KLG
2021 = Tahun create confirmation
08 = Bulan create confirmation
29 = Tanggal create confirmation
0001 = Nomor urut 0001 s.d. 9999 (direset setiap hari)