Bagian ini menyajikan sebuah daftar pertimbangan-pertimbangan untuk manajemen rantai-pasok dan logistik. Daftar ini mengikuti siklus manajemen program dan termasuk berbagai elemen penting lainya yang perlu dipertimbangkan juga.
Manajemen rantai-pasok (supply chain management – atau SCM) dimulai dari pemi-lihan komoditas atau layanan. Hal ini termasuk mengidentifikasi sumber apa saja yang dibutuhkan, pembelian, manajemen mutu, manajemen risiko (termasuk asuransi), pengepakan, pengiriman, transportasi, gudang penyimpanan, manajemen inventaris, pengantaran dan distribusi. SCM melibatkan berbagai macam mitra yang beragam, dan penting untuk saling berkoordinasi dalam aktivitasnya ⊕ lihat Komitmen 6 dari Standar Kemanusiaan Inti.
Kepakaran SCM yang spesifik dibutuhkan. Tipe-tipe tertentu yang kepakarannya rele-van termasuk manajemen kontrak, manajemen transportasi dan pergudangan, manaje-men inventaris, manajemanaje-men analisis penyaluran dan informasi, manajemanaje-men pengiriman barang, dan manajemen impor. Berbagai praktik manajemen dan pemantauan harus dapat memastikan bahwa berbagai komoditas yang ada aman dijaga hingga ke titik-ti-tik distribusi. Namun, berbagai organisasi kemanusiaan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk-produk dan layanannya (termasuk berbagai layanan ban-tuan berbasis tunai) sampai ke masyarakat yang membutuhkan banban-tuan tersebut.
Pembelian barang lokal dan regional akan merangsang pasar lokal yang dapat membe-rikan insentif bagi parapetani dan pengrajin lokal untuk memproduksi lebih banyak dan pada akhirnya akan meningkatkan ekonomi lokal itu sendiri. Namun, ketika persediaan-nya memang sudah terbatas, pembelian barang lokal dan regional dapat menyebab-kan timbulnya berbagai masalah di pasar-pasar yang lainnya atau mengganggu ber-bagai jaringan komersial yang memang sudah ada. Sebaliknya, kegiatan impor dapat menying kirkan berbagai produsen lokal atau regional dan juga mengganggu berbagai jaringan perniagaan yang telah ada sebelumnya.
Rancangan program
▪
Lakukan pengkajian ketersediaan barang-barang kebutuhan dan berbagai layanan lokal sebelum mencari sumber yang lainnya dari luar daerah tersebut.▪
Pertimbangkan untuk bekerja dengan berbagai penyalur terpercaya milik lokal atau regional yang memiliki pengetahuan penting mengenai berbagai regulasi, prosedur, dan fasilitas lokal serta dapat membantu membantu menyesuaikan de ngan ber-bagai aturan hukum di negara setempat dan mempercepat pengiriman nya.▪
Dalam lingkungan konflik, gunakan suatu proses pemeriksaan ketat khusus untuk para penyedia layanan.▪
Pastikan dengan hati-hatibahwa sumber lokal tersebut tidak sampai menimbulkan atau meningkatkan terjadinya perselisihan.▪
Pertimbangkan apakah penggunaan sumber daya alam apapun berkelanjutan dan apakah penggunaannya akan menyebabkan makin meningkatnya konflik terhadap berbagai sumber daya tersebut.▪
Tetapkan suatu prosedur yang transparan, adil, dan terbuka dalam pemberian ber-bagai kontrak, dengan mempertimbangkan berber-bagai pilihan baik dari lokal, nasio-nal maupun internasionasio-nal.▪
Jika beberapa organisasi turut serta, usahakan untuk melakukan koordinasi dengan sumber lokal semaksimal mungkin.Pelaksanaan
▪
Bangun suatu hubungan baik dengan para pemasok, pedagang lokal, dan penye-dia layanan.▪ Tegakkan mutu barang-barang dan layanan yang layak melalui kontrak-kontrak serta praktik- praktik etik dan lingkungan yang berkelanjutan.
▪
Latih dan awasi para staf di semua tingkatan rantai pasok untuk mempertahankan mutu barang dan mengikutinya, berbagai prosedur keamanan (untuk para penerima bantuan dan staf) juga untuk menjamin praktik etik dan lingkungan yang berkelanjutan.▪
Sertakan para staf dari berbagai organisasi mitra dan penyedia layanan dalam berbagai macam pelatihan dan lakukan pelatihan tersebut menggunakan bahasa setempat.▪
Bangun prosedur-prosedur akuntabilitas, termasuk pasokan, transportasi dan ren-cana penyimpanan barang, manajemen inventaris, pelaporan, dan sistem keuangan.▪
Hindari penggunaan makanan untuk membayar berbagai operasi logistik seper-ti membongkar gudang. Pembayaran seperseper-ti itu harus disertakan di dalam ran-cangan biaya inti.▪
Pisahkan gudang barang untuk pangan dan non-pangan direkomendasikan. Saat memilih gudang penyimpanan, pastikan bahwa gudang tersebut tidak digunakan untuk menyimpan berbagai barang yang berbahaya dan bahwa tidak ada bahaya akan adanya kontaminasi. Berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk:keamanan, kapasitas, kemudahan akses, kepadatan strukturan dan tidak adanya ancaman terhadap banjir.
▪
Lakukan pengkajian dan manajemen risiko untuk mengamankan berbagai jalur transportasi dan gudang.▪
Dalam situasi konflik, tetapkan berbagai sistem pengendalian dan awasi semua tahapan rantai penyediaan barang untuk meminimalkan risiko pencurian atau peng ambilalihan oleh pihak yang bertikai.▪
Analisa dan sampaikan berbagai implikasi yang berhubungan dengan politik dan keamanan yang lebih luas, seperti kemungkinan pengalihan persediaan bahan ba-kar ke konflik bersenjata ⊕ lihat Prinsip Perlindungan 2.▪
Minimalkan dan laporkan kehilangan barang-barang pada semua tahapan rantai penyediaan.▪
Inspeksi berbagai komoditas yang rusak atau tidak layak oleh beberapa inspektur yang memang memiliki kualifikasi (misalnya ahli keamanan makanan dan laborato-rium kesehatan umum) dan telah disertifikasi untuk dibuang.▪
Buang secepatnya berbagai komoditas yang telah rusak; sebelum menjadi suatu masalah kesehatan atau keamanan tersendiri. Berbagai metode pembuangan ko-moditas termasuk penjualan (misalnya atau makanan untuk binatang) dan pengu-buran atau pembakaran yang telah diresmikan dan harus disaksikan oleh otoritas yang relevan. Pada semua kasus, berbagai komoditas yang tidak layak tidak boleh masuk kembali ke dalam rantai penyediaan barang, membahayakan lingkungan atau mengontaminasi sumber air ⊕lihat standar manajemen pembuangan limbah padat WASH 5.1 hingga 5.3.▪
Kebutuhan untuk manajemen harian termasuk pelaporan yang segera dan trans-paran mengenai berbagai penundaan atau penyimpangan dalam rantai penye-diaan barang. Buat dokumentasi yang cukup dan formulir yang tersedia dalam bahasa setempat di semua lokasi barang-barang tersebut diterima, disimpan dan/atau di salurkan. Dengan melakukan hal tersebut dapat menjaga adanya suatu rekam audit transaksi yang terdokumentasi.
Pemantauan, evaluasi dan pembelajaran
▪
Pantau dan kelola alur komoditas untuk menghindari pengalihan dan interupsi ter-hadap pendistribusian, juga untuk menghindari penyimpangan di pasar.▪
Informasikan ke para pemangku kepentingan tentang kinerja dari berbagai usaha rantai penyediaan barang.▪
Bagi informasi yang relevan tentang tingkat persediaan barang, perkiraan keda-tangan dan distribusi diantara para pemangku kepentingan rantai persediaan ba-rang. Gunakan pelacakan tingkat persediaan barang untuk menyoroti kekurangan yang diantisipasi serta berbagai macam permasalahannya pada waktu yang tepat.Pembagian informasi di antara para mitra dapat memfasilitasi peminjaman yang dapat mencegah terputusnya alur. Ketika ada sumber daya yang kurang, perlu adanya prioritas mengenai berbagai komoditas. Konsultasikan dengan para pe-mangku kepentingan ketika ingin mencari pemecahan masalahnya.