SURAT KETERANGAN HASIL SURVEILAN
DALAM RANGKA PENERBITAN SERTIFIKAT KESEHATAN
1.Pendahuluan
Dalam kegiatan surveilan, selain melakukan inspeksi terhadap penerapan GMP/SSOP, dapat sekaligus dilakukan pengambilan contoh baik secara terjadwal maupun tidak terjadwal.
Pengambilan contoh merupakan proses pemilihan produk/unit contoh dari suatu lot untuk keperluan inspeksi (pemeriksaan) dan/atau pengujian. Dari hasil suatu pengambilan contoh dapat diperoleh keterangan mengenai penafsiran keadaan mutu suatu lot apakah dapat di terima, ditolak atau perlu ditindaklanjuti (ditangguhkan).
2.Ruang Lingkup
Petunjuk teknis ini mengatur tata cara Pengambilan Contoh yang meliputi metode pengambilan contoh, prosedur pelaksanaan pengambilan contoh, waktu pengambilan contoh, jumlah contoh, pengujian contoh, laporan hasil uji, dan cuplikan contoh.
3.Tujuan
Sebagai pedoman bagi inspektur mutu dalam melaksanakan pengambilan contoh .
4.Acuan
4.1. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;
4.2. Peraturan Kepala Badan KIPM No. 03/BKIPM/2011 Tentang Pedoman Teknis Penerapan Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;
4.3. SNI No. 2326:2010 tentang Metode Pengambilan Contoh Produk Perikanan;
49 4.4. Commission Regulation (EC) No. 1881/2006 tanggal 19 Desember
2006 tentang Setting Maximum Level for Certain Contaminants in Foodstuffs;
4.5. Commission Regulation (EC) No. 2073/2005 tanggal 15 November 2005 tentang On Microbial Criteria for Foodstuffs.
5. Definisi
5.1. Otoritas Kompeten yang selanjutnya disingkat OK adalah unit organisasi dilingkungan Kementerian yang diberi mandat oleh Menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan
5.2. Unit Penanganan dan Pengolahan Ikan yang selanjutnya
disingkat UPI adalah adalah tempat yang digunakan untuk
mengolah ikan, baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok maupun badan usaha.
5.3. Pengambilan Contoh (sampling) adalah suatu pengumpulan satu atau lebih unit contoh yang dipilih dari lot yang diinspeksi. Contoh terdiri atas semua unit yang ditarik untuk tujuan penilaian atau pengujian.
5.4. Pengambilan contoh terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan pada saat surveilan untuk konfirmasi bahwa bahaya dalam penerapan HACCP di suatu UPI berada dalam kendali atau mengecek bahwa produk memenuhi standar nasional maupun standar negara tujuan;
5.5. Pengambilan contoh tidak terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan terhadap produk pada suatu tahapan proses karena kondisi tertentu yang dicurigai; adanya potensi bahaya kontaminasi; adanya keluhan konsumen; informasi/peringatan bahaya pada produk; penolakan produk; perusahaan, produk atau proses baru; atau permintaan UPI.
5.6. Pengambilan contoh yang ditargetkan (targeted sampling) adalah pengambilan contoh berdasarkan kondisi yang dicurigai atau untuk menjawab pertanyaan suatu hipotesa.
5.7. Surveilan adalah kegiatan penilaian kesesuaian terhadap UPI yang dilakukan secara sistematis dan berulang dalam kurun waktu tertentu sebagai dasar untuk memelihara validitas pernyataan
50 kesesuaian dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan.
5.8. Sertifikat Kesehatan (Health Certificate) adalah sertifikat yang menyatakan bahwa ikan dan hasil perikanan telah memenuhi persyaratan jaminan mutu dan keamanan untuk konsumsi manusia
5.9. Contoh adalah sejumlah unit contoh yang digunakan untuk pemeriksaan;
5.10. Unit contoh adalah kemasan terkecil sebagian isi kemasan terkecil atau komposit contoh dari produk yang diperiksa atau diuji sebagai unit tunggal;
5.11. Rancangan pengambilan contoh (sampling plan) adalah program pengambilan contoh meliputi : jumlah contoh, tingkat pemeriksaan, jumlah contoh yang diterima dan atau ditolak sehingga dapat diputuskan untuk menerima atau menolak lot atau produksi berdasarkan hasil pemeriksaan atai pengujian contoh; 5.12. Lot atau Lot Inspeksi adalah sekelompok kemasan terkecil atau
unit contoh yang mempunyai ukuran, jenis, cara dan waktu proses dalam kondisi yang sama.
5.13. Cuplikan contoh (retained sample) adalah contoh arsip yang disimpan dalam waktu tertentu yang dapat digunakan untuk pengujian ulang apabila diperlukan.
6. Sarana
6.1. Alat pengambilan contoh (sendok, garpu, bor listrik, pinset dan pisau);
6.2. Lap steril;
6.3. Pengemas steril (kantong, botol, dll); 6.4. Alat penanda ( label);
6.5. Termometer;
6.6. Alat untuk menjamin suhu selama transportasi ( cool box); 6.7. Pakaian kerja laboratorium (Jas Lab, sarung tangan, masker); 6.8. Cairan aseptis, alkohol;
6.9. Alat swab test; 6.10. Dan lain-lain.
51
7. Frekuensi Pengambilan Contoh
Dalam rangka surveilan frekuensi pengambilan contoh ditetapkan sebagai berikut :
7.1. Grade A, pengambilan contoh yang diambil minimal 2 kali satu tahun
7.2. Grade B, pengambilan contoh yang diambil minimal 3 kali satu tahun
7.3. Grade C, minimal contoh yang diambil 4 kali satu tahun
8.Metode Pengambilan Contoh
Metode pengambilan contoh dalam rangka official control terdiri dari pengambilan contoh terjadwal dan pengambilan contoh tidak terjadwal. Pengambilan contoh dilakukan dengan menggunakan rancangan pengambilan contoh yang ditargetkan (targetted sampling) atau tidak menggunakan rancangan acak lengkap
9.Jumlah dan Jenis Contoh
9.1. Jumlah/berat dan volume contoh diambil tergantung pada jumlah parameter uji yang menjadi target atau target yang dicurigai dan berat contoh yang dibutuhkan untuk masing-masing parameter uji tersebut;
9.2. Untuk pengujian organoleptik sebagai end produk testing hasil perikanan yang akan di ekspor jumlah contoh sesuai dengan tabel pada lampiran 3.
9.3. Jumlah contoh produk akhir untuk produk perikanan yang akan dikirim ke Uni Eropa: Mikrobiologi 5 contoh, Histamin 9 Contoh, Logam berat 3 contoh yang dikomposit;
9.4. Jumlah contoh produk akhir untuk produk perikanan yang akan dikirim ke negara selain Uni Eropa: untuk uji mikrobiologi 3 contoh, histamin 3 contoh dan logam berat 1 contoh
9.5. Jumlah pengambilan contoh bahan baku, tahapan pengolahan atau titik pengendalian kritis atau sanitasi peralatan adalah 1 contoh sesuai dengan jenis produk dan bahaya potensial pada tahapan tersebut.
52 9.6. Jumlah dan jenis contoh juga harus disesuaikan dengan jenis uji dan persyaratan nasional maupun negara tujuan ekspor, seperti pada lampiran 4
10. Prosedur Pelaksanaan Pengambilan Contoh
10.1. Persiapan Pengambilan Contoh.
a) Pengambilan contoh dilakukan oleh inspektur mutu yang melakukan surveilan.
b) Inspektur mutu yang bertugas melakukan surveilan atau pengambilan contoh ke UPI menyiapkan bahan dan peralatan pengambilan contoh sesuai poin 6.
10.2. Titik pengambilan contoh tergantung dari resiko/faktor bahaya potensial dalam tahapan proses, seperti pada :
a) Penerimaan bahan baku b) Alur proses
c) Tahap proses yang menyimpang d) Titik pengendalian kritis
e) Produk akhir (End Product); f) Air dan es;
g) Sanitasi peralatan dan personil.
10.3. Apabila diperlukan laporan hasil uji (Test Result) yang akan dilampirkan pada dokumen sertifikat kesehatan maka dapat dilakukan dengan mencantumkan data uji dari kegiatan surveilan, atau apabila harus mewakili lot produk yang dikirim, maka harus dilakukan pengambilan contoh dengan jumlah contoh sesuai butir 9.3 atau 9.4.
10.4. Pengambilan contoh air dan es dilakukan sesuai dengan Petunjuk Teknis Persyaratan Air dan Es Untuk Penanganan dan Pengolahan Hasil Perikanan.
10.5. Dalam pengambilan contoh, inspektur mutu harus meminimalisasikan potensi kontaminasi misalnya dengan menggunakan tutup kepala, jas laboratorium tanpa saku, tidak makan, minum, merokok selama pengambilan contoh dan menghindari kebiasaan yang dapat menimbulkan kontaminasi bakteri
53 10.6. Contoh yang diambil dimasukan dalam wadah steril dan disimpan dalam cool box yang berisi es curah dan diberi identitas tanggal, lokasi pengambilan dan nama UPI.
11. Penanganan Contoh
11.1 Untuk produk segar
a) Produk segar disimpan pada suhu 0 – 5 °C, hindari suhu beku dan di analisa segera, atau disimpan maks 36 jam setelah pengambilan contoh,
b) Produk dalam kemasan harus disimpan pada suhu atau dibawah suhu yang tercantum pada label dan apabila pengujian tertunda, maka sampel harus disimpan pada suhu yang tercantum pada label.
11.2 Untuk produk beku
a) Analisa segera atau disimpan pada suhu atau dibawah suhu yang tercantum pada label (untuk produk beku disimpan pada suhu – 20 °C atau lebih rendah)
b) Apabila pengujian tertunda, maka sampel harus disimpan pada suhu yang tercantum pada label.
11.3 Produk kaleng / kering harus disimpan pada suhu ruang
11.4 Untuk contoh air dan es harus dianalisa paling lambat 6 jam setelah pengambilan contoh.
12. Transportasi Contoh
12.1. Transportasi contoh dilakukan dalam kondisi aman dan mampu mempertahankan kondisi contoh sesuai dengan kondisi semula. 12.2. Contoh dipastikan disimpan dan dibawa dalam kondisi baik sampai
ke UPT dan diserahkan kepada petugas penerima contoh dengan berita acara penyerahan contoh;
12.3. Petugas penerima contoh mengecek kondisi contoh, memberi kode dan mengagendakannya pada buku agenda penerimaan contoh. 12.4. Petugas penerima contoh memberi kode contoh agar asal
contoh/identitas UPI tidak diketahui oleh laboratorium penguji. 12.5. Contoh yang akan diuji di laboratorium subkontrak, segera dikirim
54 dengan kondisi semula dilengkapi dengan surat permohonan pengujian.
13. Pengujian Contoh
13.1. Jenis parameter uji untuk pengujian contoh terjadwal atau tidak terjadwal sesuai dengan SNI dan atau persyaratan negara Importir
sesuai pada lampiran 4
13.2. Metode pengujian yang digunakan harus sesuai metoda uji SNI atau ISO yang sudah diverifikasi.
14. Laporan Hasil Uji
14.1. Laporan hasil uji diterbitkan berdasarkan hasil pengujian contoh yang di uji dan diserahkan kepada bagian pengendalian.
14.2. Laporan hasil uji dievaluasi apakah memenuhi standar nasional maupun negara importir, apabila hasil uji tidak memenuhi standar maka harus segera disampaikan kepada UPI untuk dilakukan investigasi dan tindakan perbaikan.
14.3. Apabila UPI tidak melakukan tindakan perbaikan, maka Kepala UPT melakukan temporary suspend sampai UPI melakukan perbaikan ketidaksesuaian.
15. Cuplikan Contoh
Untuk mengantisipasi keperluan pengujian ulang apabila terjadi kesalahan dalam pengujian atau ada sanggahan terhadap hasil uji, maka perlu dilakukan penyimpanan cuplikan contoh di laboratorium pengujian. Cuplikan contoh disimpan produk diterima di pasaran
16. Lampiran
Form 1. Laporan Pengambilan Contoh; Form 2. Berita Acara Serah Terima Contoh Form 3. Jumlah sampel uji Organoleptik; Form 4. Standar Mutu Negara Mitra.
55
KOP UPT KIPM